Table of Contents

Γιατί τα εγχειρίδια εργαζομένων της Καλιφόρνια απαιτούν ειδική προσοχή

Για τους εργοδότες που λειτουργούν στην πολιτεία, ένα εγχειρίδιο εργασίας δεν είναι μόνο μια χρήσιμη αναφορά - είναι ένα νομικά συνεπακόλουθο έγγραφο που πρέπει να συμμορφωθεί με ένα εκτεταμένο ιστό των καταστατικών, κανονισμών, και δικαστικών αποφάσεων. Αν δεν συμπεριλάβει τις εξουσιοδοτημένες πολιτικές μπορεί να εκθέσει μια εταιρεία σε δικαστικές, ποινικές και διοικητικές ενέργειες από οργανισμούς, όπως το Υπουργείο Δίκαιης Απασχόλησης και Στέγης της Καλιφόρνιας (DFEH) και το Τμήμα Επιβολής των Προτύπων Εργασίας (DLSE).

Ο οδηγός αυτός καλύπτει τα υποχρεωτικά νομικά στοιχεία, τις συνιστώμενες βέλτιστες πρακτικές και τους εξελισσόμενους τομείς δικαίου που κάθε εργοδότης της Καλιφόρνιας θα πρέπει να ενσωματώσει στο εγχειρίδιο τους. Επειδή το κρατικό δίκαιο αλλάζει συχνά ⁇ μέσω νέων καταστατικών, κανονιστικών ενημερώσεων, και δικαστικών αποφάσεων ⁇ τα εγχειρίδια πρέπει να αναθεωρούνται και να ενημερώνονται τουλάχιστον ετησίως.

Υποχρεωτικές νομικές πολιτικές

Αν και ο παρακάτω κατάλογος δεν είναι εξαντλητικός, περιλαμβάνει τις πιο κρίσιμες διατάξεις που οι εργοδότες πρέπει να αντιμετωπίσουν για να παραμείνουν συμβατοί.

1. Κατά τη δήλωση απασχόλησης του ⁇ Will

Η Καλιφόρνια επιβεβαιώνει το δόγμα της «προς εργασία», αλλά τα εγχειρίδια πρέπει να ανακοινώνουν σαφώς ότι η απασχόληση δεν είναι εγγυημένη για κάποια συγκεκριμένη περίοδο. Η δήλωση θα πρέπει να αποφύγει τη γλώσσα που θα μπορούσε να δημιουργήσει μια υπονοούμενη σύμβαση ⁇ για παράδειγμα, φράσεις όπως «μόνιμη απασχόληση» ή «θα τερματιστεί μόνο για λόγους».

Γλώσσα: «Η απασχόληση με [επωνυμία εταιρεία είναι στη διάθεση. Αυτό σημαίνει ότι είτε εσείς είτε η εταιρεία μπορεί να τερματίσει τη σχέση εργασίας ανά πάσα στιγμή, με ή χωρίς αιτία ή προειδοποίηση.

2. Αντιδιακρίσεις, παρενόχληση, και πολιτική αντεπίθεσης

Ο νόμος περί δίκαιης απασχόλησης και στέγασης (FEHA) της Καλιφόρνιας απαγορεύει τις διακρίσεις, την παρενόχληση και τα αντίποινα που βασίζονται σε πραγματικά ή αντιληπτά προστατευόμενα χαρακτηριστικά, συμπεριλαμβανομένων της φυλής, των θρησκευτικών πεποιθήσεων, του χρώματος, της εθνικής καταγωγής, της γενεάς, της σωματικής αναπηρίας, της ψυχικής αναπηρίας, της ιατρικής κατάστασης, της γενετικής πληροφορίας, της οικογενειακής κατάστασης, του φύλου, της ταυτότητας φύλου, της έκφρασης φύλου, της ηλικίας (40 και άνω), του γενετήσιου προσανατολισμού, της στρατιωτικής και της βετεράνου κατάστασης, και της εγκυμοσύνης ή των συναφών συνθηκών.

  • Ορισμός απαγορευμένης συμπεριφοράς (συμπεριλαμβανομένης της παρενόχλησης από συναδέλφους, επόπτες ή τρίτους).
  • Διαδικασίες υποβολής αναφορών σε περιγράμματα ⁇ επίσημες και άτυπες ⁇ και να ορίσουν πολλαπλά κανάλια αναφοράς.
  • Εγγυηθείτε μια άμεση, αμερόληπτη έρευνα και περιγράψτε πειθαρχικά αποτελέσματα.
  • Η Επιτροπή θεωρεί ότι η ενίσχυση δεν μπορεί να θεωρηθεί συμβιβάσιμη με την εσωτερική αγορά.

Η California Law δίνει επίσης εντολή να προληφθεί η κατάρτιση βάσει του AB 1825 (για τους επόπτες) και του SB 1343 (για όλους τους εργαζόμενους).

3. Μισθός, ώρα, και πολιτικές διάλειμμα

Οι νόμοι για το μισθό και την ώρα της Καλιφόρνιας είναι από τους αυστηρότερους στο έθνος.

Ελάχιστος Μισθός και Υπερωρία

Ο κατώτατος μισθός του κράτους καθορίζεται από το νόμο (σήμερα $15,50/ώρα για τους εργοδότες με 26 ή περισσότερους εργαζόμενους, με την προϋπόθεση της ευρετηρίασης). Ορισμένες πόλεις και κομητείες έχουν υψηλότερους τοπικούς κατώτατους μισθούς ⁇ για παράδειγμα, το Σαν Φρανσίσκο, το Λος Άντζελες, και το Έμεριβιλ. Τα εγχειρίδια θα πρέπει να αναφέρουν τον εφαρμοστέο κατώτατο μισθό για κάθε τοποθεσία. Η υπερωρία οφείλεται για ώρες που εργάζονται πάνω από 8 σε μια ημέρα, 40 σε μια εβδομάδα, ή οι πρώτες 8 ώρες την έβδομη συνεχόμενη ημέρα εργασίας. Ο διπλός χρόνος απαιτείται για ώρες που εργάζονται πάνω από 12 σε μια ημέρα ή πάνω από 8 την έβδομη συνεχόμενη ημέρα. Οι εξαιρέσεις από τις υπερωρίες είναι πιο περιορισμένες από το ομοσπονδιακό δίκαιο.

Γεύματα και Αναπαύσεις

Οι εργαζόμενοι που εργάζονται πάνω από 5 ώρες την ημέρα δικαιούνται 30 λεπτά αδιάλειπτης διάρκειας γεύματος και η δεύτερη περίοδος γεύματος εάν εργάζονται πάνω από 10 ώρες. Οι αποχωρητές επιτρέπονται μόνο σε περιορισμένες περιστάσεις. Διαλείμματα ανάπαυσης 10 λεπτών ανά 4 ώρες εργασίας (καθώς 20 λεπτά ανά 8ωρη βάρδια) πρέπει να παρέχονται όσο το δυνατόν περισσότερο στη μέση κάθε περιόδου εργασίας. Το εγχειρίδιο θα πρέπει να εξηγεί πότε οι διακοπές πρέπει να είναι εκτός ⁇ υπηρεσίας και πώς είναι προγραμματισμένες.

Απαιτήσεις αποτύπωσης πληρωμής

Σύμφωνα με τα τμήματα 226 και 226.3, οι εργοδότες πρέπει να παρέχουν κατατεθειμένες μισθολογικές καταστάσεις που να δείχνουν ακαθάριστους και καθαρούς μισθούς, όλες τις μειώσεις, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών της περιόδου πληρωμής, το όνομα και τη διεύθυνση του εργοδότη, το νομικό όνομα του εργαζομένου, τα τελευταία τέσσερα ψηφία του αριθμού κοινωνικής ασφάλισης του εργαζομένου ή έναν αριθμό αναγνώρισης του μισθωτού, και το ωρομίσθιο ή το ποσοστό κομμάτι.

Τελικοί έλεγχοι πληρωμής

Οι εργαζόμενοι που παραιτούνται χωρίς προειδοποίηση πρέπει να πληρώνονται εντός 72 ωρών. Όσοι αποστρατεύονται ή παραιτούνται με τουλάχιστον 72 ώρες προειδοποίησης πρέπει να πληρώνονται αμέσως.

4. Οικογένεια και Ιατρική Άδεια

Η Καλιφόρνια παρέχει πολλαπλά δικαιώματα άδειας που συχνά επικαλύπτονται με τον ομοσπονδιακό νόμο.

  • California Family Rights Act (CFRA): Παρέχει έως και 12 εβδομάδες μη καταβληθέντων, άδεια υπό καθεστώς προστασίας από την εργασία σε 12μηνη περίοδο για τη σύνδεση με νέο παιδί ή για τη σοβαρή κατάσταση υγείας του εργαζομένου ή μέλους της οικογένειας. Καλύπτει εργοδότες με 5 ή περισσότερους εργαζομένους (μικρότερο όριο από τον κανόνα 50-εργοδότη του FMLA).
  • Άδεια Αναπηρίας Εγκυμοσύνης (PDL):[[LFT:1] Έως 4 μήνες άδειας άνευ αποδοχών ανά εγκυμοσύνη για λόγους αποσύνδεσης.
  • Paid Family Leave (PFL): Κρατική ασφάλιση αναπηρίας που παρέχει μερική αντικατάσταση μισθού για τους εργαζόμενους που παίρνουν άδεια για να δεθούν με ένα νέο παιδί ή φροντίδα για ένα σοβαρά άρρωστο μέλος της οικογένειας. Το εγχειρίδιο θα πρέπει να εξηγήσει πώς οι εργαζόμενοι ισχύουν για το Τμήμα Ανάπτυξης της Απασχόλησης (EDD).
  • Νέος νόμος περί άδειας γονέων (NPLA): Εκτείνει τα δικαιώματα CFRA σε μικρότερους εργοδότες (20 ⁇ 49 εργαζόμενοι) για την πρόσδεση παιδιών.

Τα εγχειρίδια piρέpiει να piεριλαμβάνουν το δικαίωα του εργαζοένου να συνεχίσει τι piαροχέ υγεία κατά τη διάρκεια τη άδεια, τα δικαιώατα επαναφορά και τη διαδικασία για την αίτηση άδεια (γενικά 30 ηερών piροβλέpiοντα).

5. Αποζημίωση εργαζομένων

Η Καλιφόρνια απαιτεί από κάθε εργοδότη να μεταφέρει ασφάλιση αποζημίωσης εργαζομένων και να δημοσιεύει ειδοποίηση στον χώρο εργασίας. Το εγχειρίδιο θα πρέπει να ενημερώνει τους υπαλλήλους πώς να αναφέρουν έναν τραυματισμό ή ασθένεια, πού να λάβει ιατρική περίθαλψη, και την απαγόρευση των αντιποίνων για την υποβολή αίτησης.

Πρόσθετες απαιτούμενες πολιτικές (Καλιφόρνια ⁇ Ειδικά)

6. Πληρωμένη άδεια ασθενείας

Σύμφωνα με τον νόμο για τους Υγιείς Χώρους Εργασίας, τον νόμο για τις Υγιεινές Οικογένειες του 2014, οι περισσότεροι εργαζόμενοι λαμβάνουν τουλάχιστον μία ώρα άδειας για κάθε 30 ώρες εργασίας (ή ισοδύναμου όγκου-δείγματος), με ανώτατο όριο 48 ώρες (6 ημέρες) ετησίως. Το εγχειρίδιο πρέπει να εξηγήσει την τεκμαρτή, χρήση (για τον εργαζόμενο ή ένα μέλος της οικογένειας, συμπεριλαμβανομένων των καθορισμένων ατόμων), απαιτήσεις ειδοποίησης, και την απαγόρευση των αντιποίνων. Πολλές πόλεις (π.χ., Berkeley, Oakland, San Francisco, Santa Monica) έχουν τις δικές τους αμειβόμενες διατάξεις άδειας ασθενείας που μπορεί να είναι πιο γενναιόδωρες.

7. Διαμονή στη γαλουχία

Το τμήμα 1030 του κώδικα εργασίας απαιτεί από τους εργοδότες να παρέχουν μια ιδιωτική, καθαρή τοποθεσία (εκτός από ένα μπάνιο) για τους εργαζόμενους να εκφράζουν το μητρικό γάλα, και εύλογο χρόνο διακοπής.

8. Εγκληματική Ιστορία και Έλεγχοι Ιστορικό

Ο νόμος της Καλιφόρνιας «Ban the Box» (AB 1008) απαγορεύει στους εργοδότες να ερωτούν για το ποινικό ιστορικό ενός υποψηφίου μέχρι να γίνει μια υπό όρους προσφορά εργασίας. Το εγχειρίδιο θα πρέπει να αναφέρει την πολιτική της εταιρείας για τους ελέγχους ιστορικού, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας για την εξατομικευμένη αξιολόγηση και το δικαίωμα του εργαζόμενου να λάβει αντίγραφο κάθε έκθεσης που χρησιμοποιείται σε μια αρνητική απόφαση. Επιπλέον, ο νόμος για τις υπηρεσίες αναφοράς καταναλωτών (ICRAA) απαιτεί γραπτή αποκάλυψη και εξουσιοδότηση πριν από τη διεξαγωγή μιας έρευνας έκθεση καταναλωτών. Κάθε χρήση των εκθέσεων πίστωσης για τους σκοπούς της απασχόλησης περιορίζεται σε μεγάλο βαθμό σύμφωνα με τα τμήματα 1024.5 και 1024.6.

9. Πολιτικές απορρήτου

Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες, τη χρήση υπολογιστών και τις φυσικές εγκαταστάσεις, αλλά η California Invasion of Privacy Act[ (CIPA) και η Electronic Communications Privacy Act[[LFT:3]]] απαιτούν γνωστοποίηση. Το εγχειρίδιο θα πρέπει να αναφέρει σαφώς τι παρακολούθηση συμβαίνει (π.χ., ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, χρήση διαδικτύου, βιντεοσκόπηση) και ότι οι εργαζόμενοι δεν έχουν καμία προσδοκία για ιδιωτικότητα σε εξοπλισμό που παρέχεται στην εταιρεία. Για τις πολιτικές δοκιμών ναρκωτικών, ο κρατικός νόμος επιβάλλει αυστηρά όρια ⁇ οι δοκιμές κατά τύχη επιτρέπονται γενικά μόνο για θέσεις που είναι ευαίσθητες στην ασφάλεια.

10. Πρόληψη Βίας Χώρου Εργασίας

Στο πλαίσιο του SB 553 (αποτελεσματικό 2024), οι εργοδότες πρέπει να εφαρμόσουν γραπτό σχέδιο πρόληψης της βίας στο χώρο εργασίας και να το συμπεριλάβουν στο εγχειρίδιο ή ως αυτόνομη πολιτική.

Συνιστώμενες πολιτικές και βέλτιστες πρακτικές

Πέραν των νομικών εντολών, ορισμένες πολιτικές ενισχύουν τη συμμόρφωση και ενισχύουν τη σαφήνεια.

  • Κώδικας Δεοντολογίας: Πρότυπα επαγγελματικής συμπεριφοράς, σύγκρουσης συμφερόντων, δώρων και εξωτερικής απασχόλησης.
  • Χρονομέτρηση και Παρακολούθηση: Κανόνες για την εισαγωγή/εξόδωση, την αίτηση διακοπής και την υποβολή εκθέσεων απουσίες.
  • Τεχνολογία και Social Media: Αποδεκτή χρήση των εταιρικών συσκευών, εμπιστευτικότητα των ιδιόκτητων πληροφοριών και κατευθυντήριες γραμμές για τη δραστηριότητα των μέσων κοινωνικής δικτύωσης (ενώ προστατεύονται τα δικαιώματα της NLRA).
  • Ασφάλεια χώρου εργασίας: Πρόγραμμα Πρόληψης τραυματισμών και ασθενειών (IIPP) απαιτήσεις στο πλαίσιο του Cal/OSHA, συμπεριλαμβανομένων διαδικασιών έκτακτης ανάγκης, αναφοράς κινδύνων και εξοπλισμού ατομικής προστασίας.
  • Αφίσματα Απουσίας:[ Μια ολοκληρωμένη μήτρα άδειας που καλύπτει καθήκοντα κριτικής επιτροπής, καθήκοντα μάρτυρα, στρατιωτική άδεια (Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act, PUSTERRA), άδεια ψηφοφορίας, σχολικές δραστηριότητες άδεια (γονείς/φύλακες), και άδεια δωρεάς οργάνων/ μυελού των οστών.
  • Θρησκευτικό Διαμονή: Υπό το FEHA, οι εργοδότες πρέπει λογικά να φιλοξενούν θρησκευτικές τελετές, εκτός αν αυτό δημιουργεί αδικαιολόγητες δυσκολίες.
  • Προστασία από τους Wistleblower: Καταστατικό του πληροφοριοδότη της Καλιφόρνιας (τμήματα Κώδικας labor 1102.5, 6310) προστατεύουν τους εργαζόμενους που αναφέρουν παραβιάσεις του νόμου.

Ειδικές παρατηρήσεις για απομακρυσμένες και υβριδιακές δυνάμεις εργασίας

Τα εγχειρίδια θα πρέπει να εξετάζουν πώς οι πολιτικές ισχύουν για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους ⁇ ιδιαίτερα τη διατήρηση χρόνου, το γεύμα / διάλειμμα συμμόρφωση, την επιστροφή εξόδων (που απαιτείται στο πλαίσιο του κώδικα εργασίας 2802 για τα απαραίτητα έξοδα), και τις επιθεωρήσεις ασφάλειας στα γραφεία στο σπίτι. Αν οι εργαζόμενοι εργάζονται εκτός Καλιφόρνια, οι εργοδότες πρέπει να γνωρίζουν τους νόμους άλλων κρατών, αλλά το εγχειρίδιο θα πρέπει να σημειωθεί ότι ο νόμος της Καλιφόρνιας διέπει για τους εργαζόμενους με βάση την Καλιφόρνια.

Γλώσσα και Πρόσβαση

Αν το 10 τοις εκατό ή περισσότερο του εργατικού δυναμικού μιλάει μια γλώσσα διαφορετική από την αγγλική, η νομοθεσία της Καλιφόρνια απαιτεί να παρέχονται σε αυτή τη γλώσσα εκπαίδευση ασφαλείας, ειδοποιήσεις μισθών και ορισμένες πολιτικές.

Συμφωνίες διαιτησίας και αποποίηση ευθυνών

Σύμφωνα με το νόμο της Καλιφόρνιας (όπως διευκρινίζεται από το Ανώτατο Δικαστήριο της Καλιφόρνιας [[LFT:0]]]Viking River Cruises v. Moriana]] και τις μεταγενέστερες τροποποιήσεις κώδικα), οι συμφωνίες διαιτησίας που παραιτούνται από τις αντιπροσωπευτικές αξιώσεις της ΠΑΓΑ μπορεί να είναι μη εφαρμόσιμες. Αν ένας εργοδότης επιλέξει να συμπεριλάβει μια πολιτική διαιτησίας, πρέπει να είναι ένα ξεχωριστό, αυτοτελές έγγραφο με αμοιβαία συναίνεση και δεν μπορεί να είναι προϋπόθεση απασχόλησης. Το εγχειρίδιο θα πρέπει να δηλώνει σαφώς ότι οποιαδήποτε συμφωνία διαιτησίας δεν αποτελεί μέρος του ίδιου του εγχειριδίου και διέπεται από τους δικούς του όρους.

Ομοίως, τα εγχειρίδια θα πρέπει να περιλαμβάνουν αίτημα για συμβατικά δικαιώματα στην πρώτη σελίδα, δηλώνοντας ότι το εγχειρίδιο προορίζεται μόνο για ενημερωτικούς σκοπούς, ότι οι πολιτικές μπορούν να αλλάξουν ανά πάσα στιγμή και ότι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να συμβουλεύονται την τελευταία έκδοση.

Επιβολή και κοινές παγίδες

Ακόμη και τα συμβατά εγχειρίδια μπορούν να δημιουργήσουν ευθύνη αν περιέχουν γλώσσα που αντιβαίνει στο νόμο της Καλιφόρνια.

  • Η διαπίστωση ότι οι υπερωρίες απαιτούν εκ των προτέρων έγκριση (παράνομη· οι υπερωρίες βασίζονται σε ώρες εργασίας, όχι σε άδεια).
  • Απαιτεί τη χρήση διακοπών πριν από την άδεια ασθενείας (η άδεια για την οποία ισχύει η άδεια είναι προστατευμένο δικαίωμα· οι διακοπές πρέπει να καταβάλλονται μετά τη λήξη της άδειας).
  • Συμπεριλαμβανομένων των πολιτικών “μη ελαττωματικής” συμμετοχής που δεν περιλαμβάνουν CFRA, PDL, ή άδεια αναπηρίας.
  • Χρησιμοποιώντας ευρείες ρήτρες «εμπιστοσύνης» που θα μπορούσαν να καταστήσουν αδύνατη την προστασία της συντονισμένης δραστηριότητας βάσει του νόμου περί εθνικών εργασιακών σχέσεων.
  • Αποτυχία να συμπεριληφθεί αντίγραφο της πιο πρόσφατης έκδοσης του εγχειριδίου στο φάκελο του προσωπικού του κάθε υπαλλήλου ή μη απόκτηση υπογεγραμμένης αναγνώρισης παραλαβής.

Η μορφή αναγνώρισης είναι κρίσιμη. Χωρίς αυτήν, οι εργαζόμενοι μπορεί αργότερα να ισχυριστούν ότι δεν είδαν ποτέ τις πολιτικές. Η μορφή θα πρέπει να αναφέρει ότι το εγχειρίδιο δεν είναι συμβόλαιο και ότι η σχέση εργασίας κατά βούληση παραμένει αμετάβλητη.

Τακτικές ενημερώσεις και Νομική Επισκόπηση

Οι νόμοι για την απασχόληση της Καλιφόρνια αλλάζουν κάθε νομοθετική συνεδρία. Τα τελευταία χρόνια και μόνο, νέοι νόμοι έχουν επηρεάσει την άδεια με αποδοχές, COVID ⁇ 19 συμπληρωματική άδεια (που έχει λήξει πλέον), πρόληψη της βίας στο χώρο εργασίας, η διευρυμένη CFRA (που καλύπτει τώρα τους μικρούς εργοδότες), και οι περιορισμοί στις συμφωνίες μη ανταγωνισμού και τις διατάξεις μη γνωστοποίησης. Οι εργοδότες θα πρέπει να προγραμματίσουν ένα νομικό έλεγχο του εγχειριδίου τους τουλάχιστον μία φορά το χρόνο και μετά από οποιαδήποτε σημαντική νομοθετική αλλαγή. Συμβουλευόμενοι με έναν δικηγόρο εργασίας της Καλιφόρνιας ⁇ που έχει λάβει άδεια κατά τη διάρκεια της σύνταξης και της διαδικασίας αναθεώρησης είναι ο καλύτερος τρόπος για να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος.

Πόροι

Για πρόσθετες οδηγίες, οι εργοδότες μπορούν να συμβουλευθούν τις ακόλουθες επίσημες πηγές:

Με την αντιμετώπιση των ειδικών απαιτήσεων της Καλιφόρνιας που περιγράφονται παραπάνω ⁇ και την τακτική ενημέρωση των πολιτικών σε απάντηση στις νομικές εξελίξεις ⁇ οι εργαζόμενοι μπορούν να προστατεύσουν την επιχείρησή τους, να σεβαστούν τα δικαιώματα των εργαζομένων, και να οικοδομήσουν μια κουλτούρα εμπιστοσύνης και λογοδοσίας.