contract-law
Πώς να χειριστείτε τις διαφορές για Ωριαία Νομική Χρεώσεις
Table of Contents
Πώς να χειριστείτε τις διαφορές για Ωριαία Νομική Χρεώσεις
Ακόμη και όταν η εργασία που παραδίδεται είναι υψηλής ποιότητας, ένα ασαφές τιμολόγιο ή μια παρεξήγηση σχετικά με το πεδίο της εκπροσώπησης μπορεί να διαβρώσει την εμπιστοσύνη και να οδηγήσει σε επίσημες καταγγελίες. Χειρισμός αυτών των διαφωνιών με τον επαγγελματισμό και τη διαφάνεια όχι μόνο διατηρεί τις σχέσεις των πελατών, αλλά προστατεύει επίσης τη φήμη της επιχείρησης και μειώνει τον κίνδυνο των ηθικών παραπόνων. Αυτό το άρθρο παρέχει έναν περιεκτικό οδηγό για τον εντοπισμό των ριζικών αιτιών της τιμολόγησης των διαφορών, την εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών για την πρόληψη τους, και την πλοήγηση συγκρούσεων όταν προκύπτουν ⁇ ενώ παραμένουν εντός ηθικών ορίων.
Κατανόηση των Κοινών Αιτιών των Διαφωνιών για την Απαγόρευση της Απαγόρευσης
Οι διαφορές χρέωσης σπάνια εμφανίζονται από το πουθενά.
- Vague ή ελλιπείς επιστολές δέσμευσης. Όταν η αρχική γραπτή συμφωνία δεν ορίζει σαφώς το πεδίο της εργασίας, τα τιμολόγια, και τις συγκεκριμένες εργασίες που καλύπτονται από την ωριαία αμοιβή, οι πελάτες μπορεί αργότερα να αισθάνονται τυφλωμένοι από τις χρεώσεις που δεν περίμεναν. Μια καλά συνημμένη επιστολή δέσμευσης είναι η βάση της σαφήνειας χρέωσης. Για παράδειγμα, αν δεν διευκρινίσετε ότι οι εσωτερικές διασκέψεις μεταξύ εταίρων και συνεργατών είναι χρεώσιμες μπορεί να οδηγήσει σε έκπληξη όταν οι εγγραφές εμφανίζονται σε τιμολόγιο.
- Block billing. Πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να ομαδοποιούν πολλαπλές εργασίες σε μια ενιαία χρονική είσοδο (για παράδειγμα, «επανεξετάζονται έγγραφα και συντάσσονται κίνηση»). Αυτή η πρακτική καθιστά σχεδόν αδύνατο για τους πελάτες να επαληθεύσουν την λογικότητα του χρόνου που δαπανάται για κάθε δραστηριότητα και είναι μια κόκκινη σημαία για πιθανή υπερχρέωση. Ο Αμερικανικός Δικηγορικός Σύλλογος έχει επανειλημμένα προειδοποιήσει ενάντια στην τιμολόγηση μπλοκ, και ορισμένες κρατικές μπάρες θεωρούν ότι είναι ένας δείκτης παράλογων αμοιβών. Ακόμα και όταν δεν υπάρχει υπερφόρτιση, η έλλειψη διαφάνειας προκαλεί δυσπιστία.
- Διαφοροποιώντας τις προσδοκίες για επικοινωνία και στρατηγική. Ένας πελάτης μπορεί να υποθέσει ότι κάθε τηλεφώνημα, email ή ερευνητική συνεδρία περιλαμβάνεται στο σταθερό μέρος της αμοιβής, ενώ ο δικηγόρος αναμένει να χρεώσει για κάθε αλληλεπίδραση. Χωρίς προκαταβολική συζήτηση, οι υποθέσεις αυτές συγκρούονται κατά την ώρα του τιμολογίου. Οι δικηγόροι συχνά χρεώνουν για γρήγορους ελέγχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά οι πελάτες μπορεί να τις θεωρούν ως μέρος της υπηρεσίας.
- Σφάλματα εισόδου στον χρόνο και υπερεκτίμηση.[[1]] Ακόμα και ειλικρινή λάθη ⁇ όπως ο χρόνος καταγραφής μετά το γεγονός, η στρογγυλοποίηση των προσαυξήσεων ή η διπλή μέτρηση των επικαλυπτόμενων εργασιών ⁇ μπορούν να συσσωρεύονται σε χρεώσεις που αισθάνονται υπερβολικές. Μελέτες έχουν δείξει ότι οι νόμιμες καταχωρήσεις χρόνου που φουσκώνονται από ακόμη και μερικά λεπτά ανά εργασία μπορεί να οδηγήσουν σε σημαντικές διαφορές χρέωσης κατά τη διάρκεια της ζωής ενός θέματος. Για παράδειγμα, στρογγυλοποίηση κάθε 5 λεπτά τηλεφωνική κλήση σε μια 0.1 ώρα (6 λεπτά) είσοδο σε δεκάδες κλήσεις προσθέτει μέχρι και ώρες χρέωσης φάντασμα που οι πελάτες δυσανασχετούν.
- Αχρεωστήτως έξοδα και έξοδα. Οι πελάτες συχνά παρανοούν ότι η ωριαία χρέωση ισχύει μόνο για τον επαγγελματικό χρόνο, ενώ οι εκταμιεύσεις (αντιγραφή, ταξίδια, αμοιβές εμπειρογνωμόνων) είναι πρόσθετες. Όταν αυτά τα έξοδα δεν είναι κατατεθειμένα ή προ-εγκεκριμένα, η δυσαρέσκεια χτίζει. Ένας πελάτης μπορεί να αισθάνεται τυφλωμένος από μια χρέωση $500 για τη νυχτερινή αποστολή ή ένα $ 2.000 αμοιβή εμπειρογνώμονα που δεν αναφέρθηκε ποτέ. Διαφανής χειρισμός των εξόδων απαιτεί γραπτή αποκάλυψη και περιοδικές ενημερώσεις.
- Έλλειψη περιοδικών ενημερώσεων τιμολόγησης. Η αποστολή τιμολογίων μήνες μετά την εκτέλεση της εργασίας αφήνει τους πελάτες χωρίς την ευκαιρία να αμφισβητήσουν τις χρεώσεις σε πραγματικό χρόνο.Περιμένοντας μέχρι το τέλος μιας υπόθεσης για να δείτε το σύνολο είναι μια συνταγή για έκπληξη και σύγκρουση.Η μηνιαία τιμολόγηση δίνει στους πελάτες μια ευκαιρία να εγείρουν ανησυχίες νωρίς, όταν οι προσαρμογές είναι πιο εύκολες και τα συναισθήματα είναι χαμηλότερα.
Βέλτιστες Πρακτικές για την Αντιμετώπιση Διαφωνιών
Τα ακόλουθα βέλτιστα μέτρα βοηθούν τους δικηγόρους να αποτρέψουν τις διαφορές και να τις διαχειρίζονται εποικοδομητικά όταν συμβαίνουν.
Διατήρηση Καθαρής Επικοινωνίας από την Αρχή
Ξεκινήστε τη σχέση δικηγόρου-πελάτη με μια διεξοδική συζήτηση σχετικά με την τιμολόγηση. Κατά τη διάρκεια της αρχικής διαβούλευσης, εξηγήστε τις ωριαίες τιμές σας, τις αυξήσεις χρέωσης (π.χ., 6-λεπτο ή 10λεπτο μονάδες), πώς χειρίζονται τα έξοδα, και πότε θα σταλούν τιμολόγια. Εγγράψτε αυτή τη συζήτηση στην επιστολή δέσμευσης και ενθαρρύνετε τον πελάτη να κάνει ερωτήσεις. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δώσει στον πελάτη ένα γραπτό “billing FAQ” που καλύπτει κοινά σενάρια -όπως χρεώσεις για εσωτερική διάσκεψη ή αναθεώρηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ⁇ έτσι δεν υπάρχουν εκπλήξεις αργότερα. Τακτικές check-ins σχετικά με τις προσδοκίες του προϋπολογισμού μπορούν επίσης να πιάσουν παρεξηγήσεις πριν γίνουν διαφορές. Για μεγαλύτερα ζητήματα, χρονοδιάγραμμα τριμηνιαίες αξιολογήσεις προϋπολογισμού όπου περπατάτε μέσω των τρεχουσών δαπανών και πρόβλεψη μελλοντικών δαπανών.
Παροχή λεπτομερών, διαφανών τιμολογίων
Κάθε τιμολόγιο θα πρέπει να είναι μια σαφής αφήγηση του έργου που εκτελείται. Αποφύγετε την τιμολόγηση μπλοκ, αντί, να απαριθμήσετε κάθε εργασία ξεχωριστά με μια συγκεκριμένη περιγραφή, ημερομηνία, και χρόνο που δαπανάται. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα και όχι νομική ορολογία. Για παράδειγμα, αντί της «Επισκόπηση των απαντήσεων ανακάλυψης,» γράψτε «Ελεγμένες και αναλύονται απαντήσεις του κατηγορούμενου σε ερωτηματολόγια και εντοπίζονται ασυνέπειες για παρακολούθηση.» Συμπεριλάβετε το ποσοστό χρέωσης και το σύνολο για κάθε στοιχείο γραμμής. Αν η επιχείρηση χρησιμοποιεί λογισμικό, επιτρέπουν στους πελάτες να βλέπουν τις καταχωρήσεις χρόνου σε μια πύλη πελάτη. Όσο πιο διαφανής είναι η απάντηση του πελάτη, τόσο πιο δύσκολο είναι για έναν πελάτη να ισχυριστεί ότι δεν καταλαβαίνουν τι πληρώνουν. Επιπλέον, περιλαμβάνει μια σύνοψη που διασπά τα συνολικά τέλη ανά κατηγορία (επανάληψη, σύνταξη, εμφάνιση δικαστηρίου, κλπ.) ώστε οι πελάτες μπορούν να δουν πού πηγαίνουν τα χρήματά τους με μια ματιά.
Ακούστε τις Ανησυχίες των Πελατών με την Ενσυναίσθηση
Όταν ένας πελάτης αμφισβητεί μια κατηγορία, αντιστέκεται στην τάση να γίνει αμυντικός. Αντ 'αυτού, να αναγνωρίσει την ανησυχία τους και να ζητήσει λεπτομέρειες. Συχνά το ζήτημα δεν είναι το ίδιο το ποσό αλλά η αντίληψη της αξίας. Ακούστε προσεκτικά να κατανοήσουν αν ο πελάτης αισθάνεται ότι η εργασία ήταν περιττή, ο χρόνος ήταν υπερβολική, ή η περιγραφή ήταν ασαφής. Δείχνοντας ότι παίρνετε σοβαρά ανάδραση τους πηγαίνει πολύ προς την απο-αποκρυπτογράφηση. Μερικές επιχειρήσεις υιοθετούν μια πολιτική της παραίτησης από μικρά αμφισβητούμενα ποσά (π.χ., κάτω από ένα ορισμένο όριο) ως χειρονομία καλής θέλησης, υπό την προϋπόθεση ότι η συνολική σχέση παραμένει θετική. Για παράδειγμα, αν ένας πελάτης προκαλεί μια χρέωση $50 για μια απλή αναθεώρηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε το να το γράψετε για να διατηρηθεί η μεγαλύτερη σχέση.
Επανεξέταση του Καταγραφής Χρεώσεων και Επαλήθευση Ακρίβειας
Πριν απαντήσετε σε μια διαφωνία, εξετάστε προσεκτικά τις εν λόγω καταχωρήσεις. Διασταυρώστε τον καταγεγραμμένο χρόνο με το αρχείο της υπόθεσης, τα email και σημειώσεις για να επιβεβαιώσετε την ακρίβεια. Αν βρείτε ένα σφάλμα ⁇ όπως μια διπλή καταχώρηση ή μια λάθος κατατεθειμένη εργασία ⁇ διορθώστε το αμέσως και απολογηθείτε. Παραδεχόμενο λάθη δημιουργεί αξιοπιστία. Αν οι καταχωρήσεις είναι ακριβείς, προετοιμάστε μια σαφή εξήγηση ότι οι σύνδεσμοι κάθε φορά αύξηση σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα και αποτέλεσμα. Οι πελάτες είναι πιο πιθανό να δεχτούν χρεώσεις όταν κατανοήσουν την άμεση σύνδεση μεταξύ της εργασίας και την πρόοδο της υπόθεσής τους. Για παράδειγμα, αντί να λένε «2,5 ώρες για νομική έρευνα,» εξηγούν ότι η έρευνα ήταν απαραίτητη για να βρεθεί ένα προηγούμενο που έσωσε τον πελάτη από την υποβολή μιας κίνησης απώλειας, αποφεύγοντας έτσι πρόσθετα έξοδα.
Διαπραγματευτείτε με Καλή Πίστη
Η διαπραγμάτευση θα πρέπει να είναι ένα εργαλείο για την επίλυση, όχι ένα πεδίο μάχης. Αν η καταγγελία του πελάτη έχει αξία - για παράδειγμα, μια εργασία πήρε περισσότερο από ό, τι αναμένεται λόγω των περιστάσεων πέρα από τον έλεγχο του πελάτη - να προσφέρει μια μερική μείωση ή πίστωση προς τη μελλοντική εργασία. Αν ο πελάτης είναι απλά δυσαρεστημένος με το συνολικό κόστος, αλλά η χρέωση είναι ακριβής, εξετάσει την προσφορά ενός σχεδίου πληρωμής ή μια μικρή έκπτωση για τη διατήρηση της σχέσης. Το κλειδί είναι να προσεγγίσουμε τις διαπραγματεύσεις με καλή πίστη και τον στόχο της μακροπρόθεσμης ικανοποίησης των πελατών, όχι μόνο το άμεσο τιμολόγιο. Μερικές εταιρείες έχουν επιτυχία με «προσαρμογές με βάση την αξία» όπου παραιτούνται ένα μέρος των αμοιβών σε αντάλλαγμα για μια παραπομπή ή μια μαρτυρία, δημιουργώντας μια κερδοφόρα έκβαση.
Νομική και ηθική εξέταση
Οι δικηγόροι πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι πρακτικές τους στον τομέα της τιμολόγησης συμμορφώνονται με τους κανόνες της επαγγελματικής συμπεριφοράς στη δικαιοδοσία τους.
Το Καθήκον της Λογικότητας
Συμφωνίες γραπτών τελών
Η συμφωνία θα πρέπει να περιλαμβάνει το ωρομίσθιο, το πεδίο της εκπροσώπησης, και πώς ο πελάτης θα χρεωθεί. Αν δεν παρέχει μια γραπτή συμφωνία όχι μόνο καλεί τις διαφορές, αλλά και μπορεί να παραβιάζει κανόνες δεοντολογίας. Μερικές δικαιοδοσίες επίσης εντολή ότι ο πελάτης λαμβάνει ένα αντίγραφο της συμφωνίας και έχουν την ευκαιρία να υποβάλουν ερωτήσεις πριν από την υπογραφή. Για παράδειγμα, οι κανόνες της Νέας Υόρκης απαιτούν μια γραπτή επιστολή δέσμευσης σε όλα τα θέματα, ενώ η Καλιφόρνια απαιτεί μια υπογεγραμμένη συμφωνία αμοιβής για περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης. Οι δικηγόροι θα πρέπει επίσης να διασφαλίσουν ότι η συμφωνία δηλώνει σαφώς ότι τα τέλη θα κερδηθούν μόνο κατά την εκτέλεση, όχι κατά την παραλαβή, για να αποφευχθεί η παραβίαση των κανόνων κατά των μη επιστρεπτέων κατακρατητών.
Γνωστοποιήσεις σχετικά με το κόστος και τα έξοδα
Εάν τα έξοδα τρίτων, όπως οι δημοσιογράφοι του δικαστηρίου ή οι μάρτυρες εμπειρογνωμόνων, χρεώνονται ξεχωριστά, ο πελάτης θα πρέπει να ενημερώνεται εκ των προτέρων. Η χρέωση μιας πίστωσης για τις εκταμιεύσεις επιτρέπεται σε ορισμένες δικαιοδοσίες εάν αποκαλυφθούν πλήρως, αλλά οι κρυφές προσαυξήσεις μπορούν να οδηγήσουν σε κατηγορίες υπερφόρτισης. Η καλύτερη πρακτική είναι να χρεώνονται τα έξοδα με πραγματικές δαπάνες, και να ληφθεί προκαταβολική έγκριση για οποιοδήποτε κόστος πάνω από ένα ορισμένο όριο (π.χ. 200 δολάρια).
Η Απαγόρευση Μη Επιστρεφόμενων Συντηρητών Ωριαίας Εργασίας
Ορισμένες επιχειρήσεις προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν τα “μη επιστρεπτέα κεφάλαια” ως έναν τρόπο για να εξασφαλίσουν την προκαταβολή. Ωστόσο, ένα συντηρητικό για ωριαία χρέωση πρέπει να παραμείνει ιδιοκτησία του πελάτη μέχρι να κερδίσει. Η κατοχή κεφαλαίων που ο πελάτης εύλογα πιστεύει ότι είναι δική τους μπορεί να δημιουργήσει μια ηθική παραβίαση, ειδικά αν η σχέση τελειώνει νωρίς. Αν χρησιμοποιείτε τα ταμεία, τα τοποθετήσετε σε λογαριασμό εμπιστοσύνης πελάτη και να παρέχουν τακτικές λογιστικές δηλώσεις. Το California State Bar, για παράδειγμα, έχει εκδώσει πολλαπλές απόψεις δεοντολογίας που δηλώνουν ότι κάθε μη κερδισμένο μέρος ενός συντηρητή πρέπει να επιστραφεί αμέσως μετά τη λήξη της εκπροσώπησης. Αποφυγή του όρου “μη επιστρεπτέα” και αντί “προηγούμενο τέλος κρατήσεων” μπορεί να μειώσει τη σύγχυση και την προστασία από ηθικές καταγγελίες.
Πότε να Επιζητήσετε Διαμεσολάβηση ή Νομική Συμβουλή
Παρά τις προσπάθειες που καταβάλλονται, ορισμένες διαφορές τιμολόγησης κλιμακώνονται πέρα από τις άτυπες διαπραγματεύσεις.
Διαδικασίες εσωτερικής θλίψης
Πολλές εγκατεστημένες επιχειρήσεις έχουν μια επίσημη εσωτερική διαδικασία για την αντιμετώπιση των καταγγελιών χρέωσης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει έναν διευθύνοντα εταίρο που επανεξετάζει τις αμφισβητούμενες χρεώσεις ή μια ουδέτερη επιτροπή τιμολόγησης. Έχοντας έναν τέτοιο μηχανισμό που να δείχνει στον πελάτη ότι η επιχείρηση παίρνει σοβαρά τις ανησυχίες τους και παρέχει μια πορεία επίλυσης χωρίς να καταφύγει σε εξωτερική συμμετοχή. Η διαδικασία θα πρέπει να τεκμηριώνεται στην επιστολή δέσμευσης, με σαφή βήματα και χρονοδιαγράμματα. Για παράδειγμα, η επιχείρηση μπορεί να δεσμευτεί να απαντήσει σε γραπτές καταγγελίες χρέωσης εντός 10 εργάσιμων ημερών και να παράσχει μια γραπτή εξήγηση ή προσαρμογή. Αυτή η δομημένη προσέγγιση μειώνει τη συναισθηματική επιβάρυνση μιας διαφοράς και ενθαρρύνει την ορθολογική συζήτηση.
Διαιτησία επί δικηγορικού συλλόγου
Στις διαδικασίες αυτές, μια επιτροπή δικηγόρων και μερικές φορές μη δικηγόροι επανεξετάζουν τις αμφισβητούμενες κατηγορίες και εκδίδει μια δεσμευτική ή συμβουλευτική απόφαση. Για παράδειγμα, το Κρατικό Bar της Καλιφόρνιας παρέχει ένα πρόγραμμα διαιτησίας υποχρεωτικών τελών ότι πολλοί πελάτες βρίσκουν λιγότερο εκφοβιστική από τη δικαστική δράση και συχνά διατηρεί τη σχέση δικηγόρου-πελάτη. Στην Καλιφόρνια, το πρόγραμμα έχει υψηλό ποσοστό επιτυχίας, με πολλές διαφορές να επιλύονται μέσω διαμεσολάβησης ακόμη και πριν από επίσημη ακρόαση. Άλλες πολιτείες όπως η Νέα Υόρκη και το Τέξας έχουν παρόμοια προγράμματα που αξίζουν διερεύνηση πριν από οποιαδήποτε διαφορά ξεκινήσει.
Αγωγή ή Αδικία
Αν μια διαφορά χρέωσης δεν μπορεί να επιλυθεί μέσω διαιτησίας, ο πελάτης μπορεί να μηνύσει για επιστροφή των τελών ή να ισχυριστεί ότι η νομική αμέλεια. Ενώ οι περισσότεροι δικηγόροι φέρουν την ασφάλιση επαγγελματικής ευθύνης που καλύπτει διαφορές αμοιβής σε κάποιο βαθμό, η φήμη και ο χρόνος που χάνεται σε διαφορές είναι σημαντική. Για να αποφευχθεί αυτό το αποτέλεσμα, οι δικηγόροι θα πρέπει να θεωρούν τη διαιτησία όχι ως έσχατη λύση, αλλά ως ένα λογικό βήμα όταν η άμεση επικοινωνία αποτυγχάνει. Ωστόσο, οι δικηγόροι θα πρέπει επίσης να γνωρίζουν ότι ορισμένοι φορείς κακής πρακτικής απαιτούν από αυτούς να αναφέρουν οποιαδήποτε διαφορά αμοιβής που περιλαμβάνει μια απαίτηση επιστροφής πάνω από ένα ποσό δολαρίου.
Συμβουλευόμενοι έναν Εμπειρογνώμονα Ηθικής
Σε περίπλοκες καταστάσεις, ιδιαίτερα σε εκείνες που αφορούν ισχυρισμούς υπερχρεωτικής ή ανήθικης καταγραφής χρόνου, είναι σοφό να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο ηθικής ή έναν ειδικό επαγγελματικής ευθύνης. Μπορούν να επανεξετάσουν τις πρακτικές τιμολόγησης της επιχείρησης, να προτείνουν διορθωτικά βήματα, και να συμβουλεύσει για το πώς να διαπραγματευτεί μια διευθέτηση χωρίς να παραδεχτεί αδικοπραγία. Για παράδειγμα, αν ένας πελάτης κατηγορεί την επιχείρηση για διπλή χρέωση ή χρέωση για ανύπαρκτη εργασία, ένας ειδικός δεοντολογίας μπορεί να βοηθήσει να καθορίσει αν η συμπεριφορά παραβιάζει τον κανόνα 8.4 (παραπληροφόρηση) του προτύπου ABA και πώς να αντιμετωπίσει την καταγγελία με το κρατικό μπαρ. Η εμπλοκή μιας τέτοιας εμπειρογνωμοσύνης νωρίς μπορεί να αποτρέψει μια μικρή διαφορά χρέωσης από το να κλιμακωθεί σε πειθαρχική έρευνα.
Πρακτικές Συμβουλές για την Πρόληψη Διαφωνιών Πριν Συμβούν
Χρήση λογισμικού νομικών χρεώσεων
Τα εργαλεία διαχείρισης της σύγχρονης πρακτικής επιτρέπουν στους δικηγόρους να παρακολουθούν το χρόνο σε πραγματικό χρόνο, να δημιουργούν λεπτομερή τιμολόγια και να δίνουν στους πελάτες online πρόσβαση στα νομοσχέδιά τους. Πολλές πλατφόρμες περιλαμβάνουν επίσης ενσωματωμένες διασφαλίσεις κατά κοινών σφαλμάτων, όπως διπλές καταχωρήσεις ή χρεώσεις για μη-φιλοκερδώς εργασίες. Η αρχική επένδυση στο λογισμικό συχνά ανακτήθηκε πολλές φορές με τη μείωση των διαγραφών και διαφορών. Για παράδειγμα, εργαλεία όπως Clio, ΠρακτικήΠάνθηρας, και MyCase προσφέρουν πύλες πελατών όπου οι πελάτες μπορούν να δουν τιμολόγια και ακόμη και να πληρώσουν online, αυξάνοντας τη διαφάνεια.
Τακτικές Κριτικές Χρεώσεων
Αν ο δικηγόρος χρέωσης δεν μπορεί να δώσει μια σαφή εξήγηση για ένα συγκεκριμένο δείγμα τιμολογίων πριν βγουν έξω. Αναζητήστε για εγγραφές που είναι ασαφή, υπερβολικά μεγάλη, ή σε αντίθεση με την επιστολή δέσμευσης. Αν ο δικηγόρος χρέωσης δεν μπορεί να παράσχει μια σαφή εξήγηση για μια συγκεκριμένη καταχώρηση, μπορεί να αξίζει να ξαναγράψετε πριν το δει ο πελάτης. Ο έλεγχος των χρεώσεων μπορεί να πιάσει λάθη που μπορεί να παραβλέψει ο αρχικός δικηγόρος. Μερικές εταιρείες εφαρμόζουν μια πολιτική όπου όλα τα τιμολόγια πάνω από ένα συγκεκριμένο ποσό (π.χ., $10.000) πρέπει να επανεξεταστεί από ένα δεύτερο δικηγόρο ή έναν διαχειριστή χρέωσης πριν από τη διανομή. Αυτό το πρόσθετο στρώμα ελέγχου μειώνει την πιθανότητα των διαφορών και αποδεικνύει στους πελάτες ότι η επιχείρηση παίρνει την ακρίβεια σοβαρά.
Συναγερμοί προϋπολογισμού πελάτη
Για θέματα με υψηλό εκτιμώμενο κόστος, βάλτε ειδοποιήσεις που ενημερώνουν τόσο τον δικηγόρο όσο και τον πελάτη όταν η σωρευτική τιμολόγηση φτάνει σε ορισμένα όρια (π.χ. το 50% του αναμενόμενου προϋπολογισμού). Αυτό επιτρέπει στον πελάτη να λαμβάνει ενημερωμένες αποφάσεις σχετικά με το αν θα συνεχίσει ή να προσαρμόσει το πεδίο εργασίας. Η προληπτική επικοινωνία για τον προϋπολογισμό είναι συχνά ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να αποφευχθεί η ανατροπή στο τέλος της υπόθεσης. Για παράδειγμα, αν ένα ζήτημα διαφοράς αναμένεται να κοστίσει $50.000, στείλτε ένα σύντομο email όταν ο λογαριασμός φτάσει τα $25.000, συνοψίζοντας το έργο που έχει γίνει μέχρι στιγμής και τις υπόλοιπες εργασίες. Αυτό δίνει στον πελάτη μια σαφή εικόνα και την ευκαιρία να εγκρίνει περαιτέρω δαπάνες ή να ζητήσει μια στρατηγική περιορισμού του κόστους.
Έγγραφο κάθε συζήτησης τέλους
Όταν συζητάτε για χρέωση με πελάτη ⁇ είτε προσωπικά, είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ⁇ κατόπιν γραπτής περίληψης. Αυτό προστατεύει και τα δύο μέρη και παρέχει ένα σαφές αρχείο εάν προκύψει μεταγενέστερη διαφορά. Ένα απλό ηλεκτρονικό μήνυμα που λέει, «Όπως συζητήσαμε, η επόμενη φάση της ανακάλυψης αναμένεται να απαιτήσει περίπου 20 ώρες χρόνου δικηγόρου,» μπορεί να αποτρέψει έναν πελάτη από αργότερα ισχυριζόμενο ότι δεν προειδοποιήθηκε για το κόστος. Παρομοίως, αν ένας πελάτης συμφωνήσει να αυξήσει το επιτόκιο ή ένα ανώτατο όριο στις αμοιβές, να τεκμηριώσει ότι η συμφωνία γραπτώς. Έχοντας ένα έγγραφο μονοπάτι είναι ανεκτίμητο στη διαιτησία ή το δικαστήριο, όπως αποδεικνύει ότι ο πελάτης ενημερώθηκε και συναινήθηκε στη συμφωνία χρέωσης.
Εκπαιδεύστε τους πελάτες για το πώς λειτουργεί η χρέωση
Πολλές διαφορές τιμολόγησης προκύπτουν από απλές παρεξηγήσεις σχετικά με το πώς οι δικηγορικές εταιρείες χρεώνουν για το χρόνο. Οι πελάτες μπορεί να μην γνωρίζουν ότι μια 0.1-ώρα εισόδου αντιπροσωπεύει έξι λεπτά εργασίας, ή ότι η ανάγνωση ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η απάντησή σε αυτό μετράει ως χρεώσιμο χρόνο. Στην αρχή της εκπροσώπησης, παρέχουν μια μονοσέλιδα \"Πώς Εμείς Bill\" μοίρα που εξηγεί αυξήσεις χρέωσης, κοινές χρεώσιμες εργασίες, και πώς τα έξοδα που χειρίζονται.
Συμπέρασμα
Η διαχείριση των διαφορών επί ωριαία νομική τιμολόγηση απαιτεί ένα συνδυασμό της σαφής προκαταβολική επικοινωνία, σχολαστική τήρηση αρχείων, διαφανή τιμολόγηση, και μια προθυμία να συμμετάσχουν σε καλή πίστη διαπραγμάτευση. Με την κατανόηση των κοινών αιτιών αυτών των συγκρούσεων -από ασαφή επιστολές εμπλοκής για να εμποδίσει την τιμολόγηση ⁇ αιτητές μπορούν να εφαρμόσουν προληπτικά μέτρα που μειώνουν τη συχνότητα και τη σοβαρότητα των διαφορών. Όταν προκύπτουν διαφωνίες, μετά από μια δομημένη προσέγγιση που περιλαμβάνει την επαλήθευση των αρχείων, την ακρόαση με κατανόηση, και την διερεύνηση εναλλακτικών επιλογών επίλυσης διαφορών προστατεύει τόσο τα συμφέροντα του πελάτη και τη φήμη της εταιρείας. Τελικά, ο στόχος δεν είναι μόνο να κερδίσει το επιχείρημα πάνω από ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο, αλλά να διατηρήσει την εμπιστοσύνη που είναι το θεμέλιο όλων των αποτελεσματικών νομικών εκπροσώπησης. Με την υιοθέτηση αυτών των βέλτιστων πρακτικών, οι δικηγόροι μπορούν να μετατρέψουν την τιμολόγηση από μια πηγή σύγκρουσης σε έναν πυλώνα μιας ισχυρής, διαρκούς σχέσης πελάτη.