Die rechtlichen Schritte bei der Gründung eines Unternehmens

Die Gründung eines neuen Unternehmens ist ein aufregendes Unterfangen, aber es erfordert mehr als eine großartige Idee und einen soliden Geschäftsplan. Die Navigation in der rechtlichen Landschaft ist unerlässlich, um Ihre persönlichen Vermögenswerte zu schützen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und kostspielige Streitigkeiten zu vermeiden. Nach der FLT:0 SBA scheitern fast die Hälfte der neuen Unternehmen innerhalb von fünf Jahren, und viele dieser Fehler resultieren aus vermeidbaren rechtlichen Fehltritten. Von der Auswahl der richtigen Struktur bis zum Schutz Ihres geistigen Eigentums spielt jeder Schritt eine entscheidende Rolle beim Aufbau einer widerstandsfähigen Grundlage. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten rechtlichen Schritte, die jeder Unternehmer unternehmen muss, bietet praktische Ratschläge und verweist auf maßgebliche Quellen, um Ihnen zu helfen, mit Zuversicht voranzukommen.

1. Wählen Sie eine Geschäftsstruktur

Ihre Geschäftsstruktur bestimmt alles von Ihrer persönlichen Haftungsausrichtung bis hin zu Ihrer Art, Steuern einzureichen. Die gängigsten Strukturen sind Einzelunternehmen, Partnerschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Gesellschaften, die eine sorgfältige Bewertung verdienen, bevor Sie irgendwelche Papiere einreichen.

Einzelunternehmen

Dies ist die einfachste Struktur, die keine formelle Registrierung über Basislizenzen hinaus erfordert. Der Eigentümer haftet jedoch persönlich für alle Schulden und Klagen. Es ist am besten für risikoarme Unternehmen oder Freiberufler, die eine Idee mit minimalem Vermögen testen. Sie werden die Geschäftseinnahmen in Ihrer persönlichen Steuererklärung mit Schedule C melden. Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie Mitarbeiter einstellen, immer noch eine EIN benötigen, auch als Einzelunternehmer.

Partnerschaft

Allgemeine Partnerschaften beinhalten zwei oder mehr Eigentümer, die Gewinne, Verluste und Haftung teilen. Eine schriftliche Partnerschaftsvereinbarung ist wichtig, um Eigentumsanteile, Entscheidungsfindung und Streitbeilegung zu skizzieren. Ohne eine Vereinbarung gelten staatliche Standardregeln, die möglicherweise nicht zu Ihrer Situation passen. Beschränkte Partnerschaften (LPs) und Partnerschaften mit beschränkter Haftung (LLPs) bieten einigen Partnern Schutz vor persönlicher Haftung, aber sie sind weniger üblich für kleine Unternehmen. Wenn Sie eine Partnerschaft gründen, seien Sie sich bewusst, dass alle Partner persönlich für Geschäftsschulden haften, es sei denn, Sie registrieren sich als LLP, wenn verfügbar.

Limited Liability Company (LLC)

Eine LLC kombiniert Haftungsschutz wie eine Gesellschaft mit der steuerlichen Flexibilität einer Partnerschaft. Eigentümer (Mitglieder) sind in der Regel nicht persönlich für Geschäftsschulden verantwortlich. Die meisten Staaten erlauben Einzelmitglieds-LLCs. Die Gründung einer LLC erfordert die Einreichung von Organisationsartikeln beim Staat und die Zahlung einer Gebühr, die typischerweise zwischen 50 und 500 US-Dollar liegt. Möglicherweise müssen Sie auch einen registrierten Vertreter ernennen. Die Betriebsvereinbarung ist - wenn auch nicht immer gesetzlich vorgeschrieben - entscheidend, um Mitgliedsrollen, Gewinnsplits und Managementverfahren zu definieren. Überprüfen Sie die Anforderungen Ihres Staates auf dem Leitfaden für die Geschäftsstruktur von SBA.

Unternehmen

Unternehmen bieten den stärksten Schutz vor persönlicher Haftung, bieten aber mehr Papierkram und potenzielle Doppelbesteuerung (es sei denn, Sie wählen den Status einer S-Unternehmensgruppe). C-Unternehmen sind ideal, wenn Sie Risikokapital suchen oder an die Börse gehen wollen. Sie zahlen Körperschaftsteuer und Aktionäre zahlen auch Steuern auf Dividenden. S-Unternehmen vermeiden Doppelbesteuerung, indem sie Einkommen direkt an die Eigentümer weitergeben, aber sie haben strengere Eigentumsbeschränkungen (z. B. nicht mehr als 100 Aktionäre, alle müssen US-Bürger oder Einwohner sein).

2. Registrieren Sie Ihren Geschäftsnamen

Sobald Sie eine Struktur gewählt haben, müssen Sie Ihren Firmennamen registrieren. Wenn Sie unter einem anderen Namen als Ihrer juristischen Geschäftseinheit tätig sind, benötigen Sie möglicherweise eine Doing Business As (DBA) Einreichung. DBAs werden normalerweise im Landkreis oder Staat eingereicht und sind für Einzelunternehmer oder Partnerschaften erforderlich, die einen Handelsnamen verwenden. Selbst wenn Sie eine LLC sind, können Sie mit einem DBA mehrere Marken unter einer juristischen Person betreiben. Viele Unternehmer vergessen, die Verfügbarkeit von Domainnamen zu diesem Zeitpunkt zu überprüfen, aber die Sicherung einer passenden Domain vermeidet frühzeitig Verwirrung und verlorenen Traffic.

Sie sollten auch überprüfen, ob Ihr gewünschter Name nicht bereits von einem anderen Unternehmen geschützt ist. Eine vorläufige Suche in der Markendatenbank von USPTO hilft, Verletzungen zu vermeiden. Für den Markenschutz des Bundes reichen Sie eine Markenanmeldung ein, wenn Sie planen, den Namen über Landesgrenzen hinweg zu verwenden. Beachten Sie, dass die Registrierung eines Geschäftsnamens bei Ihrem Staat keine landesweiten Markenrechte gewährt, so dass Sie selbst dann, wenn Ihr Landkreis DBA gelöscht wird, später noch vor einer Markenherausforderung stehen können.

3. Erlangen Sie die erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen

Je nach Branche und Standort benötigen Sie möglicherweise mehrere Lizenzen und Genehmigungen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene.

  • Allgemeine Geschäftslizenz – erforderlich von den meisten Städten oder Landkreisen. Die Gebühren reichen von $25 bis zu mehreren hundert Dollar, und Sie müssen oft jährlich erneuern.
  • Berufs- oder Berufslizenz – für Ärzte, Buchhalter, Immobilienmakler, Auftragnehmer, Kosmetiker usw. Diese erfordern oft Prüfungen oder Weiterbildung.
  • Gesundheitsgenehmigungen – für Restaurants, Lebensmittel-LKWs oder alle Geschäfte, die Lebensmittel verarbeiten.
  • Verkaufssteuererlaubnis – erforderlich, wenn Sie steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Jeder Staat hat seine eigenen Regeln; einige erfordern eine separate Genehmigung für Fernverkäufe.
  • Heimbesetzungserlaubnis – wenn Sie Ihr Geschäft von zu Hause aus betreiben. Viele Zoning-Codes schränken Lärm, Beschilderung oder Verkehr ein.
  • Unterschrift-Erlaubnis] – für externe Geschäftszeichen, sogar temporäre Banner.
  • Umweltgenehmigungen – für Unternehmen, die mit gefährlichen Stoffen, Abfällen oder Emissionen umgehen.

Um zu ermitteln, welche Lizenzen für Ihr Unternehmen gelten, beginnen Sie mit dem Lizenz- und Genehmigungstool der SBA. Überprüfen Sie auch das Geschäftsportal Ihres Staates und die lokale kommunale Website. Bewahren Sie Kopien aller Genehmigungen auf und erneuern Sie sie unverzüglich, um Geldbußen oder Schließungen zu vermeiden. Einige Genehmigungen erfordern eine jährliche Erneuerung, also legen Sie Kalendererinnerungen fest.

4. Erhalten Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN)

Eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) ist eine neunstellige Nummer, die vom IRS für die Steuerverwaltung vergeben wird.

  • Haben Arbeitnehmer
  • Als Unternehmen oder Partnerschaft tätig sein
  • Datei bestimmte Steuererklärungen (Steuern, Beschäftigung, Alkohol, Tabak oder Schusswaffen)
  • Quellensteuern auf Einkünfte an nichtansässige Ausländer
  • Haben Sie einen Keogh-Plan (selbstständige Altersvorsorge)
  • Sind mit Trusts, Estates oder Non-Profit-Organisationen beteiligt

Selbst wenn Sie keine EIN benötigen, benötigen viele Banken ein Geschäftsbankkonto. Die Bewerbung ist auf der IRS-Website kostenlos. Sie erhalten Ihre EIN sofort nach Fertigstellung. Halten Sie diese Nummer vertraulich, da sie wie eine Sozialversicherungsnummer für Ihr Unternehmen funktioniert. Möglicherweise benötigen Sie auch eine staatliche Steuer-ID-Nummer für staatliche Einkommenssteuer, Arbeitslosensteuer und Umsatzsteuerzwecke - überprüfen Sie die Einnahmenabteilung Ihres Staates. Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sich innerhalb von 20 Tagen nach der Einstellung bei der neuen Personaldatenbank Ihres Staates registrieren.

5. Entwurf und Ausführung von Rechtsdokumenten

Schriftliche Vereinbarungen klären Rollen, Zuständigkeiten und Verfahren für Entscheidungsfindung, Gewinnverteilung und Streitbeilegung. Sich auf Handshake-Deals oder generische Vorlagen zu verlassen, kann zu kostspieligen Missverständnissen führen.

Betriebsvereinbarung (LLC)

Wenn man dies nicht in jedem Staat verlangt, wird eine Betriebsvereinbarung dringend empfohlen. Sie definiert Eigentumsanteile, Managementstruktur, Stimmrechte und wie Gewinne und Verluste verteilt werden. Ohne sie gehen Sie in die Statuten der LLC über, die möglicherweise nicht Ihren Absichten entsprechen. Für mehrere Mitglieder-LLCs umfasst die Betriebsvereinbarung auch die Aufnahme neuer Mitglieder, Übertragungsbeschränkungen und Auflösungsverfahren. Viele Online-Rechtsdienste bieten Vorlagen an, aber eine Anwaltsprüfung Ihrer spezifischen Situation ist ratsam.

Partnerschaftsabkommen

Bei allgemeinen oder Kommanditgesellschaften werden in diesem Dokument die Kapitaleinlagen, Verantwortlichkeiten, Gewinnbeteiligungen und Ausstiegsverfahren jedes Partners beschrieben. Es wird auch darauf eingegangen, was passiert, wenn ein Partner ausscheiden möchte, behindert wird oder stirbt. Wichtige Klauseln sind Streitbeilegung (Mediation/Schiedsgericht), Wettbewerbsverbote und Buy-out-Bewertungsformeln. Ohne Partnerschaftsvereinbarung können staatliche Ausfallregeln bei Ausscheiden eines Partners die Auflösung erzwingen.

Corporate Bylaws

Die Gesellschaft muss eine Satzung annehmen, die Regeln für Vorstandssitzungen, leitende Aufgaben, Aktienemission und Aufzeichnungen festlegt. Satzungen sind interne Dokumente, die nicht beim Staat eingereicht werden, aber sie sind unerlässlich für die Aufrechterhaltung der Unternehmensformalitäten. Eine Gesellschaft, die keine Jahresversammlungen abhält oder keine Protokolle hält, riskiert, dass ihr Firmenschleier durchbohrt wird, was die Aktionäre einer persönlichen Haftung aussetzt.

Buy-Sell-Vereinbarung

Für jede Einheit mit mehreren Eigentümern regelt eine Kauf-Verkaufsvereinbarung, was passiert, wenn ein Eigentümer seinen Anteil verkaufen will, behindert wird oder stirbt. Es verhindert, dass unerwünschte Dritte Aktien besitzen, und bietet eine faire Bewertungsmethode. Gemeinsame Finanzierungsmechanismen umfassen Lebensversicherungen, die es dem Unternehmen ermöglichen, die Interessen des verstorbenen Eigentümers zu erwerben.

Zusätzliche Unterlagen

Die meisten Unternehmen benötigen auch Non-Disclosure Agreements (NDAs) für Mitarbeiter und Auftragnehmer, independent contractor agreements zur Klärung der Steuer- und Haftungspflichten und Employment contracts für Schlüsselkräfte.

Viele Unternehmer verwenden Vorlagen aus seriösen Quellen wie Nolo, aber es ist ratsam, endgültige Entwürfe einer Anwaltsprüfung zu haben - insbesondere wenn Vermögenswerte signifikant sind oder Beziehungen komplex sind.

6. Verstehen und Verwalten von Steuerpflichten

Tax Compliance ist einer der häufigsten Bereiche, in denen neue Unternehmen stolpern.

Bundeseinkommensteuer

Einzelunternehmer, Partner und LLC-Mitglieder melden Geschäftseinnahmen über ihre persönlichen Renditen (Schedule C oder ähnliches). C-Unternehmen archivieren separate Renditen (Formular 1120) und zahlen Körperschaftsteuer. S-Unternehmen geben Einkommen an Eigentümer weiter, erfordern jedoch eine separate Wahl (Formular 2553). Sie müssen auch in den meisten Staaten Jahresberichte einreichen, auch wenn Ihr Unternehmen nicht aktiv war.

Selbstständige Steuer

Wenn Sie selbstständig sind (Einzelunternehmer, Partner oder LLC-Mitglied), müssen Sie die Steuer auf Selbstständigkeit (Sozialversicherung und Medicare) zu einem kombinierten Satz von 15,3% auf den Nettogewinn zahlen. Sie können die Hälfte dieses Betrags bei Ihrer persönlichen Rückkehr abziehen. Sie müssen vierteljährlich geschätzte Steuerzahlungen (Formular 1040-ES) einreichen, um Unterzahlungsstrafen zu vermeiden. [FLT: 0] IRS Geschätzte Steuern stellt Zahlungsfristen und Arbeitsblätter bereit.

Beschäftigungssteuern

Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, sind Sie dafür verantwortlich, Einkommenssteuer, Sozialversicherung und Medicare-Steuern von ihren Löhnen abzuziehen, plus den Arbeitgeberanteil zu zahlen. Sie müssen auch Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) und staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA) zahlen. Registrieren Sie sich beim IRS und der Personalagentur Ihres Staates, bevor Sie einstellen. Neue Unternehmen unterliegen oft einer Lohnsteuerprüfung, also führen Sie genaue Lohnabrechnungsunterlagen, einschließlich Arbeitszeitabrechnungen und Steuereinzahlungsbelege.

Umsatzsteuer

Wenn Sie materielle Waren oder bestimmte Dienstleistungen verkaufen, müssen Sie möglicherweise Umsatzsteuer an Ihren Staat erheben und abführen. Die Preise variieren je nach Standort und die Regeln können für Online-Verkäufer komplex sein, insbesondere nach der Wayfair Entscheidung, die es Staaten ermöglicht, Fernverkäufe zu besteuern. Überprüfen Sie die Einnahmenabteilung Ihres Staates, um Hinweise zum Erhalt einer Umsatzsteuererlaubnis und zur Einreichung von Rücksendungen zu erhalten. Einige Staaten verlangen monatliche, vierteljährliche oder jährliche Einreichungen, abhängig von Ihrem Umsatzvolumen. Apps wie TaxJar oder Avalara können die Einhaltung automatisieren.

Die IRS Small Business und Self-Employed Tax Center bietet detaillierte Informationen. Erwägen Sie die Verwendung von Buchhaltungssoftware oder die Konsultation eines CPA, um die Fristen und Abzüge einzuhalten. Gemeinsame Abzüge für neue Unternehmen umfassen Startkosten (begrenzt auf 5.000 $), Home-Office-Kosten, Ausrüstung, professionelle Gebühren und Werbung.

Aufzeichnungen

Alle Quittungen, Rechnungen und Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufbewahren (länger für Vermögenswerte). Gute Aufzeichnungen unterstützen Ihre Steuerpositionen und schützen Sie bei einer Prüfung. Die IRS empfiehlt, Aufzeichnungen zu führen für: Bruttoeinnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte, Arbeitssteuern und Entwürfe von Steuererklärungen. Viele Unternehmen verwenden jetzt Cloud-basierte Buchhaltungstools wie QuickBooks oder Xero, um das Tracking zu automatisieren und Berichte zu erstellen. Ziehen Sie auch die Verwendung einer speziellen Geschäftskreditkarte in Betracht, um persönliche und geschäftliche Ausgaben zu trennen.

7. Schützen Sie Ihr geistiges Eigentum

Die immateriellen Vermögenswerte Ihres Unternehmens – Marke, Erfindungen, kreative Werke – können zu den wertvollsten gehören. Ohne Schutz können Wettbewerber sie legal kopieren.

Marken

Eine Marke schützt Namen, Logos, Slogans und andere Markenkennungen. Während Common Law-Rechte durch die Verwendung im Handel entstehen, bietet die Bundesregistrierung beim USPTO stärkere Abhilfemaßnahmen und eine nationale Eigentumsvermutung. Bevor Sie eine Marke übernehmen, durchsuchen Sie die USPTO-Datenbank, um Konflikte zu vermeiden. Die Einreichungskosten variieren, betragen jedoch in der Regel einige hundert Dollar pro Klasse von Waren / Dienstleistungen. Der Prozess dauert etwa 12-18 Monate. Wenn Sie vorhaben, Produkte online zu verkaufen, überprüfen Sie auch Domainnamen und die Verfügbarkeit sozialer Medien. Der internationale Markenschutz erfordert separate Einreichungen in jedem Land.

Urheberrechte

Das Urheberrecht schützt Originalwerke der Urheberschaft – Text, Bilder, Musik, Softwarecode und Website-Inhalte. Schutz entsteht automatisch, wenn das Werk erstellt wird, aber die Registrierung beim US-amerikanischen Copyright Office ist erforderlich, um Verstöße zu verklagen. Wenn Ihr Unternehmen schriftliche Inhalte, Marketingmaterialien oder digitale Produkte produziert, sollten Sie die Registrierung wichtiger Werke in Betracht ziehen. Die Registrierungsgebühr beträgt etwa 45 bis 65 US-Dollar online.

Patente

Patente schützen Erfindungen und Prozesse. Gebrauchsmuster-Patente decken die Funktionsweise von Dingen ab, während Design-Patente dekorative Merkmale abdecken. Der Patentantragsprozess ist komplex und teuer (oft Tausende von Dollar einschließlich Anwaltskosten), aber er kann einen wettbewerbsfähigen Graben für innovative Produkte bieten. Provisorische Patentanmeldungen können Ihren Platz für 12 Monate zu geringeren Kosten halten, so dass Sie Zeit haben, den Markt zu testen. Wenden Sie sich an einen Patentanwalt, um zu beurteilen, ob Ihre Erfindung qualifiziert ist. Der USPTO bietet ein Patent Pro Bono Programm für Erfinder mit niedrigem Einkommen an.

Geschäftsgeheimnisse

Vertrauliche Informationen – Rezepte, Algorithmen, Kundenlisten, Herstellungsprozesse – können durch Geheimhaltungsvereinbarungen und Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden. Im Gegensatz zu Patenten verfallen Geschäftsgeheimnisse niemals, solange sie geheim bleiben. Schutz durch Einschränkung des Zugangs, durch Vertraulichkeitsvereinbarungen und durch Kennzeichnung von Dokumenten als vertraulich. Das Gesetz zur Verteidigung von Geschäftsgeheimnissen ist ein föderalistischer Grund für die Veruntreuung. Ausstiegsgespräche mit ausscheidenden Mitarbeitern sollten sie an ihre laufenden Verpflichtungen erinnern.

IP-Schutz hilft Ihnen, kostspieliges Rebranding und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Sogar eine einfache Markensuche kann jahrelange Kopfschmerzen ersparen. Die USPTO Learning Resources bieten hervorragende Ausgangspunkte. Für das Urheberrecht führt Sie das -Registrierungsportal des US-amerikanischen Copyright Office durch den Prozess.

8. Unternehmensversicherung sichern

Versicherungen sind zwar kein rechtlicher Schritt, der von allen Staaten verlangt wird, aber es ist ein wichtiges Risikomanagement-Tool. Die meisten Unternehmen benötigen eine allgemeine Haftpflichtversicherung, um Sachschäden und Körperverletzungsansprüche abzudecken. Wenn Sie Mitarbeiter haben, verlangen die meisten Staaten eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung, die andere allgemeine Deckungssumme umfasst Berufshaftpflicht (Fehler und Auslassungen), Produkthaftung, gewerbliches Eigentum, Cyber-Haftung und Geschäftsunterbrechungsversicherung. Ihre Branche, Ihr Standort und Ihre Kundenverträge bestimmen bestimmte Deckungsniveaus. Ein lizenzierter Versicherungsmakler kann Ihnen helfen, Richtlinien von Carriern wie Hiscox oder The Hartford zu vergleichen. Faktor Versicherungsprämien in Ihr Startbudget - eine einzige Klage ohne Deckung kann ein neues Unternehmen in Konkurs bringen.

9. Einrichtung eines Geschäftsbankkontos und eines Rechnungsführungssystems

Sobald Sie Ihre EIN- und Gründungsdokumente haben, eröffnen Sie ein separates Geschäftsbankkonto. Dies bewahrt den Firmenschleier und vereinfacht die Steuervorbereitung. Die meisten Banken benötigen Ihre Gründungsdokumente, EIN und eine Lösung, wenn das Konto für eine Körperschaft ist. Betrachten Sie ein Geschäftskonto mit niedrigen Gebühren und eine Geschäftskreditkarte, um eine Kredithistorie zu erstellen. Darüber hinaus richten Sie Ihr Buchhaltungssystem frühzeitig ein - wählen Sie Bargeld oder Periodenabgrenzungsmethode und entscheiden Sie, ob Sie Software oder einen Buchhalter verwenden möchten. Die richtige Trennung von persönlichen und geschäftlichen Finanzen ist nicht nur eine gute Praxis; es ist eine gesetzliche Anforderung für LLCs und Unternehmen, einen begrenzten Haftungsschutz zu wahren.

Schlussfolgerung

Bei der Gründung eines Unternehmens geht es nicht nur darum, einen Geschäftsplan zu schreiben und die Finanzierung zu sichern - es erfordert bewusste rechtliche Schritte, um Ihr persönliches Vermögen zu schützen, Vorschriften einzuhalten und eine skalierbare Einheit aufzubauen. Durch die folgenden neun Schritte - die Auswahl einer Struktur, die Registrierung Ihres Namens, den Erhalt von Lizenzen, die Einholung einer EIN, die Erstellung wichtiger Dokumente, das Verständnis von Steuern, den Schutz geistigen Eigentums, den Kauf von Versicherungen und die Trennung von Finanzen - reduzieren Sie das Risiko von rechtlichen Überraschungen, die Ihr Unternehmen entgleisen könnten. Viele Unternehmer profitieren davon, einen Wirtschaftsanwalt zu konsultieren, auch für ein paar Stunden, um bestimmte Einreichungen und Dokumente zu überprüfen. Schließlich denken Sie daran, dass die rechtlichen Verpflichtungen nach dem Start bestehen bleiben: Jahresberichte, Steuererklärungen, Lizenzverlängerungen, Markenüberwachung und Versicherungsüberprüfungen erfordern ständige Aufmerksamkeit. Mit einer soliden rechtlichen Grundlage können Sie sich auf das konzentrieren, worauf es am wichtigsten ist: Ihr Geschäft zu wachsen und Ihre Kunden zu bedienen.