وتمثل عمليات الاندماج والشراء بعض أكثر الأحداث تحولاً في دورة حياة المنظمة، وفي ظل التكامل المالي والتشغيلي والثقافي، كثيراً ما يكون أحد العناصر الأساسية أقل اهتماماً مما يستحقه: دليل الموظفين، وهذه الوثيقة هي الدليل الأساسي لتوقعات أماكن العمل والحقوق القانونية وقيم الشركات، وعندما تجمع كيانان متميزان، كثيراً ما تصطدم كتيباتهما في الطول والسياسة العامة والامتثال القانوني.

الدور الحاسم في مواءمة السياسات في مجال الإدارة العامة

لماذا الكتيبات أكثر من أي وقت مضى

ويظهر دليل الموظفين تعبيراً واحداً أوضح عن قواعد وثقافة رب العمل، ففي أثناء عملية الدفاع عن المرأة، يتطلع موظفو كل من المنظمتين المتعاقبتين إلى الكتيب لفهم بيئة عملهم الجديدة، إذ أن عدم الاتساق، مثل شركة واحدة تعرض 15 يوماً من أيام الإجازات، بينما تقدم الشركة الأخرى 20 يوماً، أو واحدة لها سياسة صارمة للعمل عن بعد، بينما تسمح ترتيبات مرنة - إجراء احتكاك فوري، ويشير دليل موحد إلى أن الكيان المشترك يمضي قدماً بمجموعة متماسكة من السياسات المتعلقة بالعمالة.

الشلالات المشتركة إلى أفويد

وهناك العديد من المنظمات التي تسرع في الجمع بين الكتيبات دون إجراء استعراض شامل، وتشمل الأخطاء المشتركة اعتماد كتيب شركة واحدة بالجملة دون تقييم الالتزامات القانونية الأخرى، تجاهل المتطلبات التنظيمية للصناعة المحددة، وعدم تحديث السياسات التي تشير إلى الهياكل التنظيمية قبل حدوثها، وهناك مشكلة أخرى تُهمل الإبلاغ عن التغيرات بفعالية، مما يترك الموظفين يكتشفون قواعد جديدة من خلال إشاعة أو قنوات غير رسمية، وأخيرا، تتجاهل بعض الشركات الحاجة إلى فترة انتقالية، وتتوقع الامتثال الفوري لهذه الممارسات.

الخطوات الرئيسية لتحسين السياسات

مراجعة شاملة للسياسات

وتتمثل الخطوة الأولى في مراجعة شاملة للكتيبات الحالية لكل من المنظمتين، من جانب واحد، واستعراض كل مجال من مجالات السياسة العامة من الانتظام والثوب إلى الفوائد والاختلافات في الاختصاصات، وتحديد السياسات القائمة في كتيب واحد فقط من الشركات، ولكن قد تكون هناك حاجة إليها في الكيان المشترك، مثل قواعد خصوصية البيانات أو

كما أنَّ هذا الدليل يتطلب عمليات في بلدان متعددة أو في بلدان عديدة، بل إنَّ الاندماج المحلي يمكن أن يخضع الشركة المشتركة لأنظمة جديدة للدولة، مثل الإجازات المرضية المدفوعة الأجر، وقوانين الجدولة التنبؤية، أو قواعد الأجور والساع، ويُشترط على محامي العمل المتخصص في الامتثال المتعدد الاختصاصات، مثلاً إذا كانت الشركة التي تكتسب قواعد في تكساس والهدف في كاليفورنيا، أن يتناول الدليل الآن قوانين الإجازات الموسعة في كاليفورنيا.

مشاورة أصحاب المصلحة

ولا ينبغي صياغة تحديثات السياسات في فراغ، إذ أن الفريق العامل المشترك بين الوظائف الذي يضم قادة الموارد البشرية من المنظمات القديمة، والمستشار القانوني، ومديري العمليات، وعند الاقتضاء، ممثلي النقابات أو أعضاء مجموعة الموارد من الموظفين، يمكن أن يحدد الشواغل العملية، على سبيل المثال، سياسة تبدو قانونية ولكنها غير قابلة للتطبيق من الناحية الثقافية، وأن يكفل الشراء من حيث المبدأ، كما يساعد على إحداث تغييرات في الخفاء السطحية أو التزامات تعاقدية قد تكون جدية أو بحاجة إلى وثيقة تكامل تدريجي.

عملية الصياغة والاعتماد

وبعد مراجعة الحسابات والتشاور، وضع الدليل الموحد باستخدام لغة واضحة لا لبس فيها، تجنباً للطابع القانوني حيثما أمكن، ولكن ضماناً للدقة القانونية، واستخدام هيكل متسق: تنظيم السياسات المرقمة حسب الموضوع، واستخدامه، وإدراجاً لا يدع مجالاً للشك في أن الدليل ليس عقداً، وينبغي أن يخضع المشروع لجولات استعراض متعددة: استعراض قانوني للامتثال، واستعراض الموارد البشرية للجدوى التنفيذية، واستعراض تطور التنفيذ من أجل تحقيق الاتساق مع الأهداف الاستراتيجية.

استراتيجيات الاتصال والتدريب

الاتصال الشفاف

فكيف تعلنون عن تغييرات في السياسة العامة هي ذات أهمية التغييرات ذاتها، ويستاء الموظفون من التعلم بشأن القواعد الجديدة من خلال إشعار رسمي دون سياق، ووضع خطة اتصال توضح لماذا ، أُدخلت تغييرات على سبيل المثال، لضمان الامتثال القانوني، أو مواءمة الاستحقاقات، أو لدعم ثقافة الشركة المدمجة، واستخدام قنوات متعددة: الإيميل، والنسخ الموجزة للشركة في غضون فترة زمنية معقولة، وعقد اجتماعات للإجازات الرقمية

برامج التدريب

ولا يكون هناك دليل فعال إلا إذا فهمه الموظفون وتمكنوا من تطبيقه، إذ يقدمون دورات تدريبية إلزامية - تُعقد أو تُسجل - لجميع الموظفين، مع دورات منفصلة للمديرين الذين يحتاجون إلى تعليم أعمق بشأن الانضباط وإدارة الإجازات والإبلاغ عن المآوي، وينبغي أن يبرز التدريب التغييرات التي تؤثر على العمل اليومي، مثل إجراءات الإبلاغ الجديدة أو الأهلية للعمل عن بعد، وأن يستخدموا سيناريوهات حقيقية لتوضيح كيفية تطبيق السياسات.

الاعتراف والتوثيق

وحتى مع التدريب الممتاز، يمكن للموظفين أن ينسىوا التفاصيل، ويوفروا نسخة رقمية من الدليل الذي يسهل البحث عنه، وتستخدم شركات كثيرة الآن نظم المعلومات المتعلقة بحقوق الإنسان لتخزين السياسات وتتبع الاعترافات، ويعالجون الدليل بوصفه وثيقة حية: إذا ما تغيرت السياسة العامة لاحقا، يعيدون إصدار الاعتراف، وتوثيق التوزيع والاعتراف أمر حاسم للدفاع عن مطالبات تفيد بأن موظفا لم يكن على علم بالسياسة العامة.

مجالات محددة في مجال السياسات تتطلب التدقيق

مدونة قواعد السلوك والأخلاقيات

وتضع مدونة قواعد السلوك النبرة الأخلاقية للمنظمة المشتركة، وقد تصادفون خلال برنامج العمل المتعدد التخصصات معايير مختلفة فيما يتعلق بالهدايا وتضارب المصالح والصفارات، وتوحيدها في مدونة واحدة تفي بأعلى مستوى من كل من الشركات الموروثة، وإيلاء اهتمام خاص لقوانين مكافحة الفساد، مثل قانون ممارسات الفساد الخارجية، إذا كان الاندماج ينطوي على عمليات دولية، والنظر أيضا في إضافة بيان ينطبق على جميع الموظفين والمقاولين والمجلسين.

التعويض والاستحقاقات

وهذا هو أكثر مجالات السياسة حساسية، إذ قد يخشى الموظفون من الشركة المكتسبة من تخفيض الأجور أو تخفيض الاستحقاقات، ومن الواضح ما إذا كانت المرتبات الأساسية ستتغير، وكيف ستتكامل هياكل المكافأة، وما يحدث لخيارات المخزون أو خطط التقاعد، وفيما يتعلق باستحقاقات مثل التأمين الصحي والتأمين على الحياة، وإجازة مدفوعة الأجر، يقررون تصميم خطة موحدة، وفي كثير من الاتفاقات البيئية المتعددة، يحدث دليل انتقالي يستمر فيه الموظفون المكتسبون في إطار خطتهم السابقة لفترة زمنية محددة (مثلا، مثلا).

سياسات الإجازات والزمن

وتنظم سياسات الإجازات بشدة القوانين الاتحادية وقوانين الولايات والقوانين المحلية، ويجب أن يمتثل الدليل لقانون الشؤون المالية وقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة وقوانين إجازة الأسرة الحكومية (مثل إجازة الأسرة المدفوعة الأجر في نيويورك)، وأي أوامر إجازات مرضية واجبة التطبيق، وعندما تكون لشركتين معدلات استحقاق مختلفة أو قواعد نقل، تختاران نهجاً متسقاً في كثير من الأحيان أكثر سخاء من التصويتين، أو نهجاً تدريجياً في الإجازات.

مناهضة التمييز والمضايقة

ولا يمكن التفاوض على سياسة موحدة لمكافحة التمييز والمضايقة، وهي تكفل تغطية جميع الخصائص المحمية بموجب القانون الاتحادي وقانون الولايات والقانون المحلي، بما في ذلك العرق واللون والدين والجنس (بما في ذلك الحمل والميل الجنسي والهوية الجنسانية) والأصل القومي والعمر والإعاقة والمعلومات الوراثية، وينبغي أن تحدد السياسة التحرش الجنسي، وأن تحدد إجراءات الإبلاغ، وتعد بإجراء تحقيق فوري، وتحظر الانتقام، وأن تنظر في إضافة أمثلة على السلوك المحظور.

السلامة والصحة في أماكن العمل

ويجب أن تمتثل سياسات السلامة لقانون السلامة والصحة المهنيين واللوائح الخاصة بالدولة مثل كالوسواشا في كاليفورنيا، وإذا كانت الشركة المكتسبة تعمل في صناعة مختلفة (مثلاً في الصناعة التحويلية ضد المكتب)، قد يحتاج الدليل إلى أقسام منفصلة لمواقع العمل المختلفة، بما في ذلك السياسات المتعلقة بالإبلاغ عن الإصابات، ومنع العنف في مكان العمل، والإجلاء في حالات الطوارئ، واستخدام معدات الحماية الشخصية، وقد تنشأ مخاطر جديدة من معدات أو عمليات التدريب غير الملزم.

خصوصية البيانات وسياسات تكنولوجيا المعلومات

وتتزايد أهمية خصوصية البيانات في وزارة الشؤون القانونية، وتحتفظ الشركة المشتركة الآن ببيانات الموظفين من كلا الكيانين، التي ربما تكون قد جمعت في إطار إشعارات مختلفة عن خصوصية الشركة، وينبغي أن يتناول الدليل الاستخدام المقبول لتكنولوجيا الشركات، وسياسات كلمة السر، وحظر تبادل المعلومات السرية، والقواعد المتعلقة بالأجهزة الشخصية، وإذا عبرت عملية الاندماج الحدود الدولية، فإن الامتثال لقوانين الناتج المحلي الإجمالي أو غيرها من قوانين حماية البيانات أمر مطلوب.

إدارة الأداء والانضباط

ويجب أن تكون توقعات الأداء والإجراءات التأديبية متسقة، وأن تقرر دورة استعراض الأداء الموحد، وحجم التقييم، وعملية خطط تحسين الأداء، وينبغي أن تحدد السياسة التأديبية الخطوات التدريجية (الإنذار المسبق، والإنذار الكتابي، والتعليق، وإنهاء الخدمة)، وأن تحدد قائمة الجرائم غير شاملة، وأن تضمن ألا تنشئ السياسة حقا تعاقديا في استمرار العمل، وأن تشمل من يستبعد أن يكون العمل في مكانه عند الاقتضاء.

تسخير التكنولوجيا لأغراض إدارة السياسات

كما أن تكنولوجيا الموارد البشرية الحديثة تبسط مهمة تحديث وتوزيع الكتيبات أثناء الأهداف الإنمائية للألفية، ويمكن أن تخزن شبكة المعلومات المتعلقة بالسحب القائمة على الغيوم الدليل الرئيسي، وتتتبع النسخ، وتُخصص نماذج التدريب، وتُجمع على الاعترافات الإلكترونية، كما أن منابر مثل ]Directus توفر إدارة محتوى مرنة تتيح للأفرقة المعنية بحقوق الإنسان أن تُهيّئ السياسات وتُنشئ أبواباً مُستُحدّ من المعلومات.

الرصد والتحسين المستمرين بعد وقوع الكارثة

ولا ينتهي تحديث الدليل بالتوزيع، إذ يرصد كيفية تطبيق السياسات في الممارسة العملية، ويتبع أسئلة الموظفين، والصراعات، والشكاوى التي قد تدل على وجود فجوة في السياسات أو سوء فهم، ويضع جدولاً زمنياً لاستعراض الكتيب بعد ستة أشهر من الاندماج، بحيث يتكيف مع أي واقع عملي، وعلى سبيل المثال، إذا كانت الشركة المشتركة تعمل الآن في ثلاث ولايات جديدة، تدرج تلك المتطلبات الخاصة بالدولة، ويشجع على الحصول على ردود الفعل من المديرين والموظفين من خلال الدراسات الاستقصائية أو مجموعات التركيز.

وبالإضافة إلى ذلك، تحتفظ بسجل لجميع التغييرات في السياسات والأساس المنطقي وراءها، وتساعد هذه الوثائق على الدفاع عن ادعاءات التمييز أو الإنفاذ التعسفي، كما أنها تشكل مرجعا لعمليات الشراء في المستقبل، مما يخلق معيارا يمكن تطبيقه بصورة متسقة.

خاتمة

:: تحسين سياسات الموظفين أثناء عمليات الاندماج والحيازة عملية معقدة ولكنها أساسية، ويتطلب إجراء مراجعة منهجية، والامتثال القانوني الدقيق لجميع الولايات القضائية، والتشاور مع أصحاب المصلحة، والاتصال والتدريب الفعالين، ومن خلال معالجة مجالات السلوك الرئيسية، والتعويض، والإجازات، ومكافحة التمييز، والسلامة، والخصوصية، والانضباط، يمكن أن يقلل من التعرض القانوني، وأن يعزز ثقافة موحدة.