فهم عملية تسوية المنازعات المتعلقة بمراجعة الضرائب

ويمكن أن يثير تلقي إشعار بمراجعة الحسابات الضريبية قلقاً كبيراً، ولكن فهم عملية تسوية المنازعات يمكن أن يحول عدم اليقين إلى مسار منظم إلى الأمام، وينشأ نزاع بشأن مراجعة الضرائب عندما يطعن دافع الضرائب رسمياً في نتائج فحص دائرة الإيرادات الداخلية، وتنظم هذه العملية إجراءات محددة جيداً تسمح لدافعي الضرائب بالطعن في التعديلات المقترحة، أو التفاوض على التسويات، أو السعي إلى إجراء مراجعة مستقلة.

وتخضع عمليات مراجعة الحسابات الضريبية في حد ذاتها إلى عدة فئات: مراجعة المراسلات (التي تتم بكاملها بالبريد)، ومراجعة حسابات المكاتب (التي تُجرى في مكتب مصلحة الضرائب الدولية)، ومراجعة الحسابات الميدانية (التي تُجرى في منزلك أو في مكتب عمل أو محاسبك)، وبصرف النظر عن نوعها، فإن آلية تسوية المنازعات تظل متشابهة، وتصدر دائرة المراجعة الداخلية للحسابات تقريرا يفصل التغييرات المقترحة في رد ضرائبكم، ويحق لكم الاتفاق على خيارات الهيئة المستقلة، أو الموافقة عليها جزئيا، أو عدم الاتفاق عليها.

الإخطار بالنتائج التي خلصت إليها مراجعة الحسابات

وتبدأ عملية النـزاع رسميا عندما يرسل مرفق المراجعة الداخلية للحسابات إليكم وثيقة تعرف باسم " رسالة مدتها 30 يوما " (تقارير عن الإيرادات أو تقرير الفحص رسميا) ويعرض هذا الإشعار التعديلات المقترحة على مسؤوليتكم الضريبية، بما في ذلك أي ضرائب إضافية أو عقوبات أو فوائد إضافية، كما يوضح البيان الأسباب المحددة لكل تعديل، ويحيل الأجزاء المتعلقة بمدونة الضرائب، ويفسر الحقائق الداعمة، ومن الضروري قراءة هذه الوثيقة بدقة، وليس مجردا.

وعادة ما يكون أمامكم ٣٠ يوما من تاريخ الإخطار بالرد، ويمكنكم، خلال هذه الفترة، إما أن تقبلوا النتائج، وأن تطلبوا عقد اجتماع مع مدير مراجع الحسابات، أو أن تقدموا احتجاجا رسميا على استئناف القرار، وإذا لم تتخذوا أي إجراء، فإن مصلحة الضرائب ستصدر إشعارا قانونيا بعدم الكفاءة ) " رسالة مدتها ٩٠ يوما " (، مما يؤدي إلى تحديد الموعد النهائي الدقيق لتقديم التماس إلى المحكمة الضريبية في الولايات المتحدة.

الرد على مرفق الإبلاغ الدولي

وبعد تلقي نتائج مراجعة الحسابات، لديكم عدة خيارات للرد، وأبسطها قبول التعديلات المقترحة ودفع الضريبة والعقوبات والفوائد الإضافية، مما يؤدي إلى إنهاء النزاع بسرعة، ولكن قد لا يكون مستصوباً إذا ما اعتقدتم أن مصلحة الضرائب قد ارتكبت خطأ، ويتمثل الخيار الثاني في اقتراح تسوية، على سبيل المثال، تتنازل فيها بعض القضايا بينما تطعن في قضايا أخرى، مما يمكن أن يقلل من وقت وكلفة الاستئناف الكامل.

وعند الرد، من المهم جمع وتنظيم جميع الوثائق ذات الصلة: الإيصالات، والبيانات المصرفية، والعقود، والمراسلات، وأي مراسلات سابقة مع مصلحة الضرائب الدولية، وينبغي أن يشير الرد المجهز تجهيزا جيدا إلى كل تعديل متنازع عليه، ويفسر سبب اعتقادك بأن موقف مصلحة الضرائب غير صحيح، ويقدم أدلة داعمة، ويستخدم عبارات واضحة ويتجنب الحج العاطفية، مثلا إذا كان رد الدين غير المصدق عليه على حساب تجاري، بسبب عدم وجود أي دليل بديل.

الطعن في القرار

وإذا لم تتمكن من التوصل إلى اتفاق مع مراجع الحسابات أو مدير مراجع الحسابات، فإن الخطوة التالية هي تقديم استئناف مع مكتب الطعون المستقل التابع للدائرة، ومصممة عملية الاستئناف لتكون غير رسمية وموضوعية وأقل خصوما من التقاضي، ولبدء الاستئناف، يجب أن تقدموا احتجاجا كتابيا رسميا في غضون 30 يوما من رسالة الثلاثين يوما (ما لم تكن مؤهلة لطلب قضية صغيرة، التي تستخدم قائمة بسيطة، وينبغي أن تشمل قضايا التقاضي).

وبعد تلقي احتجاجكم، يكلف مكتب الاستئناف موظف استئناف لم يكن مشتركا في المراجعة الأصلية، وسيستعرض هذا الموظف ملف قضيتكم، واحتجاجكم، وأي وثائق إضافية تقدمونها، ويمكن أن تشاركوا في مؤتمر استئناف يمكن عقده عن طريق الهاتف أو المراسلات أو شخصيا، ويمكنكم أثناء المؤتمر أن تقدموا الحجج والأدلة، ولموظف الاستئناف سلطة تسوية القضايا التي تستند إلى " المخاطر " .

الإعداد لتسوية المنازعات

فالنجاح في نزاع مراجعة الحسابات الضريبية يتوقف في كثير من الأحيان على الإعداد قبل كتابة رسالة الاحتجاج الأولى بوقت طويل، حيث إن تنظيمها ومعرفةها واستباقيتها يمكن أن يؤثر تأثيرا كبيرا على النتيجة، سواء اخترت أن تمثل نفسك أو تستأجر محترفا، فإن الخطوات التالية ضرورية.

تنظيم وثائقك

بدءًا من خلال إنشاء ملف كامل لجميع الوثائق المتصلة بمراجعة الحسابات والمنازعة، ويشمل ذلك إعادة الضرائب الأصلية، وأي عائدات معدّلة، والإخطار بمراجعة الحسابات، والمراسلات مع مصلحة الضرائب الدولية، وجميع الأدلة التي قدمتموها أثناء مراجعة الحسابات، وكذلك جمع أي دليل جديد يؤيد موقفكم، وإعداد مذكرة منفصلة لكل بند متنازع عليه، تبين التعديل المقترح، وأساسكم الوقائعي والقانوني لتنازعه، والأدلة التي تدعم موقفكم، وهذه المنظمة المحددة ستيسر من تقديم طلباتكم.

كما أن التنظيم الرقمي له نفس القدر من الأهمية، إذ يفحص جميع الوثائق في ملفات إدارة الدفاع الشعبي التي تتضمن أسماء وصفية (مثلا " 2022 - DEduction Receipts ABC Corp.pdf " )، ويحتفظ بنسخة على حاسوبك ونسخة احتياطية في التخزين السحابي، وإذا ما تصاعد النزاع إلى التقاضي، فإنه يتعين عليك أن تنتج وثائق في الوقت المناسب، نظرا إلى أن تنظمها لا تقلل من الإجهاد بل وتثبت أيضا من صحة التسوية التي تقوم بها.

العمل مع موظفي الفئة الفنية من الضرائب

والقانون الضريبي معقد، وتُملأ القواعد التي تحكم المنازعات المتعلقة بمراجعة الحسابات بمواضيع إجرائية، إذ إن من الضروري وجود موظف مؤهل في مجال الضرائب، مثل المدعي العام للضرائب أو وكيله المقيد، تقديم مساعدة لا تقدر بثمن، ويمكنهم تقييم مزايا قضيتكم، وتحديد الأخطاء الإجرائية التي يرتكبها مصلحة الضرائب، والتفاوض مع موظف الطعون، وإعداد وثائق قانونية إذا أصبح من الضروري رفع دعاوى قضائية، ويوفر العديد من المهنيين مشاورة أولية حرة، حتى يتسنى لكم تقييم ما إذا كانت خبراتهم تناسب حالتكم.

وعندما تختار شخصاً ذا خبرة محددة في مراجعة الحسابات والاستئنافات، يرجى معرفة مدى نجاحها، أو معرفة المسائل الضريبية التي ينطوي عليها الأمر (مثلاً، الخصم في الأعمال التجارية، أو الحسابات الأجنبية، أو المعاملات العقارية)، أو هيكل رسومها، ويمكنك التحقق من وثائق التفويض من خلال رابطات المحامين في الولاية، أو دليل الرابطة الدولية لخبراء إعادة الضرائب الاتحادية، أو المنظمات المهنية مثل المعهد الأمريكي لوكالة الحماية الاجتماعية، حتى إذا كنت تنوي أن تتقبل نقاط الضعف.

ما الذي يتوقعه أثناء تسوية المنازعات

وتختلف عملية تسوية المنازعات تبعاً لتعقد المسائل، وتعاون الطرفين، وعبء عمل مكتب الطعون التابع للدائرة، غير أن معظم دافعي الضرائب يمكنهم توقع سلسلة من المراحل المتميزة، لكل منها أسلوب والجدول الزمني الخاصان بالاتصال.

المراسلات الأولية وإحالة القضايا

وبعد أن تقدموا احتجاجكم، سيعترف مكتب الاستئناف باستلام ملفكم ويحيل قضيتكم إلى موظف استئناف، وستتلقىون رسالة أو مكالمة هاتفية تؤكد المهمة وتحددون الخطوات التالية، وسيستعرض الموظف ملفكم ويجوز له أن يطلب معلومات أو توضيحات إضافية، وتعالج هذه المرحلة أساسا من خلال البريد أو من خلال البوابات الإلكترونية الآمنة، وإن كانت المناقشات الهاتفية شائعة، ومن المهم الرد فورا على جميع الطلبات؛ ويمكن أن يؤدي التأخير إلى إبطاء العملية أو في الحالات النادرة، تفسيرها على أنها لا تنطوي على أي شكل من أشكال الاهتمام.

مؤتمر أو اجتماع

وإذا لم تحل القضية بالمراسلات، فإن موظف الاستئناف سيحدد موعداً لعقد مؤتمر، وهذا الاجتماع غير رسمي عادة ويمكن أن يعقد بالهواتف، ولا سيما فيما يتعلق بالمنازعات الأصغر أو عندما يعيش دافع الضرائب بعيداً عن مكتب للصرف، كما أن المؤتمرات الشخصية أكثر شيوعاً للقضايا المعقدة التي تنطوي على مسائل متعددة موضع نزاع، ويمكن أن تحضر ممثل - إيدياً - مهنياً للضريبة - كما يمكن أن تحضر شهوداً يدلون على وقائع محددة.

وأثناء المؤتمر، يكون على استعداد لتلخيص موقفكم بوضوح وموجز، ولتنظيم جميع الوثائق ذات الصلة وجاهزة للإشارة إليها، ويجوز للموظف أن يسأل أسئلة الاختبار لاختبار قوة أدلةكم، ولا يكون دفاعيا، بل أن يعتبر ذلك مناقشة مهنية، وإذا لم تكن تعرف الإجابة، قل ذلك، وأن يعرض تقديم المعلومات فيما بعد، ويجوز للموظف أن يقدم عرضا لتسوية في الموقع أو أن يقترح على الطرفين تقديم وثائق إضافية بعد مرور بضعة أسابيع على المؤتمر.

النتائج المحتملة

ويمكن لضابط الاستئناف أن يصل إلى عدة نتائج، وكل منها تترتب عليه آثار مختلفة بالنسبة لك، وأكثرها شيوعا هي:

  • Full agreement:] The IRS accepts your position on all disputed issues, resulting in no additional tax or a refund. This is the best possible outcome but is relatively rare unless the IRS’s original position was clearly flawed.
  • Partial agreement (settlement):] You and the appeals officer negotiate a compromise where you concede some issues and the IRS concedes others. The officer may also reduce penalties or waive interest. almost 80% of appeals cases are resolved at this stage, making it the most reality outcome for many taxpayers.
  • No change:] The appeals officer upholds the original audit findings in full. If you disagree, you still have the right to litigate by filing a petition with the U.S. Tax Court, U.S. Court of Federal Claims, or federal district court within 90 days of the statutory notice of deficiency.
  • Reassessment:] The appeals officer determines that the IRS made an mistake and reduces the proposed tax adjustment or eliminates penalties entirely. This outcome effectively overturns the auditor’s decision.
  • Deferral or remand:] In rare cases, the appeals officer may decide that the case needs further development and send it back to the audit division for additional fact-finding. This can extend the process but may lead to a more accurate resolution.

إن فهم هذه النتائج يساعدكم على وضع توقعات واقعية، إذ أن عملية الاستئناف تهدف إلى حل المنازعات دون اللجوء إلى المحكمة، وتنتهي معظم القضايا بالاتفاق، ولكن إذا كنت تعتقد أن مصلحة الضرائب غير صحيحة، وأنكم لا تشعرون بالضغط لقبول تسوية غير مواتية، فمحكمة الضرائب توفر محفلا رسميا يمكن فيه عرض قضيتكم على قاض.

حالات سوء السلوك المشتركة إلى أفويد

وحتى دافعي الضرائب الذين تم إعدادهم جيداً يمكن أن يتعثروا أثناء تسوية المنازعات، إذ إن إدراكهم للأخطاء المشتركة يمكن أن يساعدكم على تجاوزها، فثمة خطأ متواتر هو عدم التقيد بالمواعيد النهائية، والنوافذ التي تستغرق 30 يوماً و90 يوماً، وإذا سمحتم لهم بالتجاوز دون إجراء، فقد تفقدون حقكم في الاستئناف وتجبرون على دفع المبلغ الكامل، وتذكرون دائماً جدولكم وتتأكدون من تقديم أي طلب باستخدام البريد المعتمد أو بوابة إلكترونية معتمدة.

وهناك خطأ آخر هو عدم الاتصال كتابة، وبينما تكون المكالمات الهاتفية مناسبة، يصعب إنفاذ الاتفاقات الشفوية، ويتابع دائما أي مناقشة هاتفية مع موجز مكتوب ويطالب بالتأكيد، وبالمثل، يتجنب الإدلاء ببيانات يمكن تفسيرها على أنها اعترافات بالذنب أو التنازل عن حقوقك، وإذا لم تكن متأكدا كيف تنطق شيئا، يتشاور مع مهنيك قبل التكلم، وأخيرا لا يفترض أن يكون خطأ في نظام الإبلاغ المتكامل غير صحيح.

الموارد الإضافية والخطوات المقبلة

وبالإضافة إلى ذلك، يتطلب النزاع المتعلق بمراجعة الضرائب الصبر والتنظيم والاستعداد للعمل مع النظام، ويوفر نظام المراجعة الداخلية للحسابات عدة موارد لمساعدة دافعي الضرائب، بما في ذلك [(FLT:0]) دائرة محامي التاكسي ، وهي منظمة مستقلة داخل دائرة المراجعة الداخلية للحسابات تساعد الأفراد الذين يواجهون صعوبات مالية أو قضايا لم تحل بعد، ويمكنكم أيضا أن تجدوا إجراءات مفصلة لمراجعة الحسابات في نشر نظام الإبلاغ الضريبي رقم 5.

وإذا كانت قضيتكم تنطوي على مسائل معقدة مثل الضرائب الدولية أو التجسس أو تقييمات الأعمال التجارية، فإنكم تنظرون في طلب محام ذي معرفة متخصصة، وبالنسبة للمنازعات الأصغر، فإن دائرة المراجعة الداخلية للحسابات تقدم عملية " الوساطة السريعة " يمكن أن تحل القضايا في غضون 60 يوماً، وأخيراً تذكروا أنه ليس من الضروري أن تمروا بهذا الأمر وحدكم، وأن كثيراً من المهنيين في مجال الضرائب الذين يجيدون النظر في فرض رسوم معقولة ويمكن أن يقلل بدرجة كبيرة من حدة التوتر والخطر حدوث نزاع في مراجعة الحسابات.

وبفهم كل مرحلة من مراحل عملية النزاع، وإعدادها بدقة، والاستفادة من الخبرة المهنية عند الحاجة، يمكن أن تتطرقوا إلى نزاعكم الخاص بمراجعة الحسابات الضريبية بثقة، وليس الهدف هو البقاء على قيد الحياة فحسب في مراجعة الحسابات، بل تحقيق حل عادل يحترم حقوقكم القانونية ورفاهكم المالي.