Table of Contents

ولا تزال اتفاقات رسوم العمل الأولى واحدة من أكثر الترتيبات شيوعاً في مجال الفواتير في الصناعة القانونية، مما يتيح المرونة لكل من المحامين والعملاء، غير أن هذه الاتفاقات يمكن أن تؤدي، دون إدارة دقيقة، إلى ارتفاع التكاليف القانونية غير المتوقعة، وإلى إجهاد العلاقات، وإلى عدم رضا العملاء، ويتمثل التحدي بالنسبة للشركات القانونية في تقديم خدمات قانونية عالية الجودة مع الحفاظ على صحة الفواتير وإمكانية التنبؤ بها، والهدف من ذلك في الحصول على كل شيء من الإنصاف دون أن تتفاؤل استراتيجيات بديلة للرسوم.

فهم هيكل الأطعمة داخل وخارج

وأساس أي ترتيب لرسوم الساعة بنجاح هو فهم واضح تماماً لطريقة حساب الرسوم وفواتيرها، إذ لا يعلم الكثيرون عن المعاني من مثل الحد الأدنى من الفواتير، أو المخصصات العامة، أو رسوم المهام الإدارية، وينبغي للشركات القانونية أن تشرح بصورة استباقية منهجية حساب فواتيرها أثناء المشاورة الأولية، وأن تكررها في رسالة التعاقد، مثلاً، هل تقومون بسحب الفواتير في غضون ستة دقائق من التأخير؟

المصاريف والحد الأدنى

وتستخدم معظم الشركات رسوم فواتير جزئية (مثلاً 0.1 ساعة = 6 دقائق)، ولكن بعضها يصل إلى أقرب ربع ساعة، وينبغي أن يسأل العملاء عن هذا في وقت مبكر، ويمكن أن تُدوَّن مكالمة هاتفية بسيطة تستغرق دقيقتين في الساعة 0.1 إذا استخدمت الشركة فترات انقطاع مدتها ست دقائق، أو 0.25 ساعة في إطار فترات انقطاع مدتها ربع ساعة، مما يزيد على عشرات من هذه المكالمات، ويضاف إلى ذلك فرق.

وضع مدونة لكتابة الفواتير ومدونة المهام

كما أن الشفافية تعني تقديم فواتير مفصلة ومصنفة، فالوصفات العامة مثل " البحث " أو " الصياغة " لا تعطي قيمة تذكر، بل تستخدم رموزا محددة للمهام أو وصفا سرديا تبين ما جرى وما هو السبب، فعلى سبيل المثال: " استعرضت 50 صفحة من وثائق الاكتشاف التي أعدها المحامي المعارض فيما يتعلق بالنزاعات التعاقدية (0.8 ساعة) " ، وتساعد هذه التحديد العملاء على فهم ضرورة العمل وتعقيده، والحد من المنازعات المتعلقة ببلورة، وتعزيز الثقة.

تحديد التوقعات من البداية

إن زاحف النطاق هو أحد أكبر العوامل التي تؤدي إلى تجاوز التكاليف في الاتفاقات التي تتم كل ساعة، وعندما يمتد العمل إلى ما هو متوخى أصلا دون مناقشة مقابلة بشأن الرسوم، يعاني كلا الجانبين من الحل، وهو خطاب عمل صيغ بدقة يحدد نطاق العمل، والمنجزات، والساعات المقدرة، ونطاقات الميزانية، وعملية واضحة للحصول على موافقة العملاء قبل تجاوز تلك التقديرات.

كتابات المشاركة المفصلة

وينبغي أن تتضمن رسالة خطية جيداً ما يلي:

  • وصف للمسألة القانونية والمهام المحددة التي يتعين الاضطلاع بها.
  • معدلات شهرية لكل محام وموظف يعمل في هذه المسألة.
  • (ج) نطاق أو ميزانية إجمالية مقدرة، تشير بوضوح إلى أنها تقدير وليس غطاء (ما لم يتفق عليه خلاف ذلك).
  • إجراءات طلب عمل إضافي، بما في ذلك الموافقة الخطية المسبقة اللازمة لأي مهمة خارج نطاقها.
  • تواتر الفواتير وشروط الدفع.

وبوضع هذه العناصر كتابة، تضع الشركة معيارا يقاس عليه كل العمل في المستقبل، ويقل احتمال طلب العملاء الذين يرون النطاق باللونين الأسود والبيض " إجراء استعراض سريع " لوثيقة غير متصلة دون فهم الآثار المترتبة على التكلفة.

أوامر التغيير والإنذار بالميزانية

وعندما يتغير النطاق حتما، تعامله كمشروع بناء: استخدام أمر التغيير، وهذه عملية رسمية يشرح فيها المحامي العمل الإضافي، والتكاليف الإضافية المقدرة، ويحصل على موافقة العميل الخطية قبل الشروع في العمل، كما تقوم بعض الشركات بتنفيذ إخطارات خاصة بالميزانية ترسل إلى العميل عندما يصل المجموع الجاري إلى 75 في المائة أو 90 في المائة من الميزانية المقدرة، وتعطي هذه الإنذارات فرصة لإعادة تقييم الأولويات أو الموافقة على زيادة القيمة قبل أن يتم ذلك.

استخدام الأطعمة الثابتة أو المشتعلة عند الاقتضاء

ولا يلائم جميع الأعمال القانونية بنية ساعة كاملة، إذ إن المهام الروتينية التي يمكن التنبؤ بها - مثل صياغة الإرادة، واستعراض عقد موحد، أو التعامل مع رسوم غير متنازع عليها، هي أمور توفر اليقين من حيث التكلفة وتقضي على النفقات العامة الإدارية لوقت التتبع، وحتى في الدعاوى المعقدة، يمكن أن تكون بعض المراحل )مثل تقييم الحالات الأولية، وصياغة المرافعات( غير مجهزة وتحم َّل كرسوم ثابتة.

النماذج الهجينة

فالنهج الهجين غالبا ما يكون أفضل، مثلا، استخدام رسم موحد للتشاور الأولي وتقييم الحالات، ثم التحول إلى معدل ساعة للاكتشاف وممارسة الحركة، وكبديل لذلك، تقدم بعض الشركات " سعرا للساعة " مفصولا، مقترنا برسوم نجاح أو رسوم مستغلة، والعامل هو تحديد الأجزاء التي يعدونها روتينيا بما يكفي لتسويتها والتي تتطلب مرونة في وضع الفواتير على أساس ساعة.

تنفيذ ممارسات العمل الفعالة وتكنولوجيا السحاق

فالزمن هو المال في فواتير الساعة، لذا فإن أي شيء يقلل عدد الساعات المطلوبة لإنجاز مهمة يقلل مباشرة من التكاليف، وينبغي للشركات القانونية أن تستثمر في تحسين التكنولوجيا وتدفق العمل الذي يزيد الإنتاجية دون التضحية بنوعية العمل.

نظم إدارة الوثائق

(أ) تتيح نظم إدارة الوثائق القائمة على الكلاب (مثلاً، الندوات الإلكترونية، الإدارة) للمحامين سرعة العثور على الوثائق وتنظيمها وتبادلها، وتقطع سمات التشغيل مثل مراقبة النسخ، والمكتبات النموذجية، والاعتراف بالطابع البصري في الوقت الذي يستغرقه البحث عن الملفات أو إعادة العمل، وهذا يعني بالنسبة للعملاء عدد أقل من الساعات التي يُدفع بها إلى النفقات الإدارية.

منابر البحوث القانونية

وتُقلل أدوات البحث القانوني القائمة على المشاركة (مثلاً، ويستلاو، وليكسيسنيكيس، وكاستيكست) مع البحث والاستشهاد المدعوين من منظمة العفو الدولية الوقت اللازم لإيجاد السوابق القضائية ذات الصلة، حيث توفر العديد من البرامج الآن تحليلات تنبؤية وكلمة رئيسية تبرز سرعة عملية الاستعراض، وفي حين أن هذه الأدوات تتحمل تكاليف أولية، فإن مكاسب الكفاءة كثيراً ما تكون أكثر من أجرها بنفسها، ولا سيما في الممارسات التجارية الكبيرة الحجم.

إدارة المشاريع وتتبع الوقت

وتساعد برامجيات إدارة المشاريع القانونية )مثلاً، كليو، مايكاس، منظمة الممارسة، الأخ( الشركات على تخطيط المهام وتحديد المواعيد النهائية وتتبع التقدم المحرز، وعندما يقترن ذلك بتتبع زمني قوي، مما يستوعب كل لحظة قابلة للتعديل تلقائياً، في الحد من خطر الفشل أو الإفراط في السداد، وتسمح بعض الأدوات للمستفيدين برؤية التقدم المحرز في الوقت الحقيقي، مما يجعلهم يشعرون بأنهم متورطون ويدركون كيف يمضي الوقت.

Delegation to Paralegals and Associates

ولا تحتاج كل مهمة إلى اهتمام الشريك، إذ أن استعراض وثائق الروتين، والمشروعات الأولية للمراسلات الموحدة، والبحث الأساسي كثيرا ما يمكن تفويضه إلى المساعدين القانونيين أو الشركاء المبتدئين بأسعار أدنى من الفواتير، ويمكن للشركاء بعد ذلك أن يركزوا على الاستراتيجية والمفاوضات ومظاهر المحكمة، ولا يقلل الوفد السليم من المعدل المختلط للساعة الذي يُكلف به العميل فحسب، بل يحرر أيضا محامين كبار من أجل التعامل مع العمل المعقد الذي يتطلب حقا خبرتهم.

تشجيع الاتصالات المنتظمة والتحديثات الاستباقية

ويعد الاتصال المتواتر والمنظم بين المحامي والزبون أحد أكثر التدابير فعالية في مجال مراقبة التكاليف، وعندما يُبقي العملاء على علم، يمكنهم اتخاذ قرارات مستنيرة في وقت مبكر، مما يحول دون وقوع أعمال مزيفة.

تقارير الحالة العادية

وتستكمل الرسائل الإلكترونية الأسبوعية أو الأسبوعية تلخيصاً للعمل المنجز والمهام المقبلة وحالة الميزانية على نحو جيد بالنسبة لمعظم المسائل، وتشمل بعض الشركات جدولاً بسيطاً يبين ساعات العمل المأهولة حتى الآن، والميزانية المتبقية، والساعات المتوقعة حتى الانتهاء منها، وتطمئن هذه الشفافية العملاء إلى أن أموالهم تنفق بحكمة وتتيح لهم فرصة لإثارة الشواغل قبل أن تتصاعد.

Prompt Updates when Issues Arise

وإذا كشفت البحوث غير المتوقعة عن مسائل قانونية جديدة، أو إذا اتخذ المحامي المعارض موقفا عدوانيا يتطلب ممارسة طلبية إضافية، ينبغي للمحامي أن يخطر العميل فورا بدلا من انتظار مشروع القانون الشهري المقبل، كما أن الاتصال الهاتفي السريع أو البريد الإلكتروني الذي يصف الحالة والساعات الإضافية المتوقعة يسمح للزبون بالبت فيما إذا كان سيمضي أو يعدل الاستراتيجية.

ترتيب أولويات المهام والبحث عن حل بديل للمنازعات

ولا يضاهي أهمية جميع الأعمال القانونية، إذ يكفل تحديد الأولويات أن تُنفق ساعات العمل التي يمكن أن تُدفع على أنشطة ذات أثر كبير والتي تعزز مباشرة أهداف العميل، في حين تُقلل المهام ذات القيمة المنخفضة أو تُتجنب تماما.

تحليل التكاليف والفوائد المترتبة على خطوات التخفيف

وقبل اتخاذ أي إجراء رئيسي - مثل تقديم طلب إصدار حكم موجز أو إجراء إيداعات واسعة - تحليل التكلفة المحتملة والمنافع المحتملة، مثلاً، اقتراح لا يحظى إلا بفرصة نجاح بنسبة 30 في المائة، ولكنه قد لا يكون له قيمة المخاطرة، ويناقش هذه المفاضلات علنا مع العميل، ويفضل كثير من العملاء تسوية قضية في وقت مبكر بدلاً من إنفاق مئات الآلاف في الدعاوى القضائية، حتى وإن كانت النتيجة غير مؤكدة.

الوساطة والتحكيم

ويمكن لأساليب تسوية المنازعات البديلة، ولا سيما الوساطة، أن تقلل بشكل كبير من التكاليف القانونية، وكثيرا ما تكلف جلسة الوساطة التي تستغرق يوما واحدا جزءا من أشهر التقاضي، وحتى إذا لم تؤدي الوساطة إلى تسوية، فإنها يمكن أن تضيق نطاق المسائل وأن توفر تحققا من الواقع لكلا الجانبين، مما قد يقلل من الساعات اللازمة لإعداد المحاكمات، وينبغي لشركات القانون أن توصي بإجراء تسوية المنازعات بالاتصال الحاسوبي المباشر في أقرب مرحلة ملائمة وأن تدرج النظر فيها في خطة القضايا الأولية.

موظفو التدريب والمندوبون بفعالية

فالموظفون المدربين تدريبا جيدا هم أكبر أصول الشركة في مجال مراقبة التكاليف، إذ يمكن للمساعدين القانونيين والمساعدين القانونيين والزملاء المبتدئين الذين يفهمون المبادئ التوجيهية المتعلقة بالفواتير، وكفاءة الممارسة، وتوقعات العملاء أن يتعاملوا مع جزء كبير من العمل الروتيني، مع الحفاظ على وقت الشركاء، وبالتالي فإن معدل الساعات المختلط أقل.

الاستثمار في التدريب

كما أن التدريب المنتظم على البحوث القانونية، وبروتوكولات استعراض الوثائق، وأفضل الممارسات المتبعة في إدخال الوقت تدفع أرباحاً، كما أن العديد من الشركات تدرب الموظفين على كيفية تحديد متى تكون المهمة خارج نطاقها وينبغي تصعيدها، وتفادي الأخطاء يقلل من الأعمال، وهو مصدر رئيسي من مصادر الوقت غير القابل للتجزئة (أو غير القابل للتلف) في بعض الشركات.

نماذج التوظيف

النظر في استخدام نموذج ملاك الموظفين السائل حيث تستخدم الموارد الأغلى )الشركاء( استخداما متقطعا، والنهج المشترك هو نموذج " الزوارق - الثقيلة " : إذ يشرف أحد الشركاء على المسألة، ويتعامل مع كبار الشركاء في صياغة الاستراتيجية، ويقوم المساعد القانوني بإدارة الوثائق والاتصال مع العملاء، وكثيرا ما يؤدي هذا الهيكل إلى نسبة أفضل من حيث التكلفة إلى القيمة بالنسبة للعملاء مقارنة بشريك يقوم بكل شيء.

تعاون العملاء: السلاح السري

ويمكن للمدعين العامين أنفسهم أن يساعدوا في تخفيض التكاليف عن طريق تنظيمهم والاستجابة لها، وينبغي أن يشجعوا العملاء على جمع الوثائق وإصدارها فورا، وأن يقدموا تعليمات واضحة، وأن يطرحوا أسئلة في وقت مبكر، وكل تأخير يتسبب فيه زبون ينتظر إرسال عائدات ضريبية، أو يمتنع عن الرد على طلب اكتشاف، يضيف ساعات عمل يمكن أن تُحدد بعد ذلك لكي تتابع الشركة القانونية القضية، ويعيدوا التعرف على القضية، ويعالجوا التمديدات.

سلالات وكلاء وأدوات سيرفيت الذاتية

وتشمل نظم إدارة الممارسات الحديثة الكثير من بوابات العملاء التي يمكن فيها للمتعاملين أن يرفعوا الوثائق، وينظروا إلى الفواتير، ويتواصلوا بأمان، ويقلل استخدام هذه البوابات الوقت الإداري الذي ينفقونه على البريد الإلكتروني، والمسح الضوئي، ومطاردة الوثائق، وينبغي للأجهزة الاتحادية تدريب العملاء على استخدام البوابة خلال عملية الإرسال.

أساليب خفض التكاليف الإضافية

جيم - القدرات والإبلاغ في الميزانية الشهرية

وتمنح بعض الشركات العملاء خياراً يتمثل في اتفاق شهري بشأن الحد الأقصى للميزانية لا يتجاوز الفواتير مبلغاً محدداً كل شهر دون موافقة مسبقة، مما يتيح إمكانية التنبؤ بالنسبة إلى العملاء ويرغم الشركة على تخطيط عملها في ظرف ثابت، وحتى إذا لم تستخدم هذه الفواتير، فإن عرضها كخيار يدل على المرونة.

حسابات وتوريدات الاستيعاب

وبالنسبة للعملاء الذين لديهم مسار ثابت للعمل، ينظرون في التفاوض على خصم في الحجم على أسعار الساعة أو على معدل مختلط مخفض، وكبديل لذلك، يمكن للموظف الذي يحتفظ بشهرية لمجموعة محددة من الخدمات أن يقلل من تكاليف الخدمات الإدارية العامة وأن يعطي الشركة مساراً من الإيرادات يمكن التنبؤ به، وهذه الترتيبات تعمل جيداً على الإدارات القانونية للشركات أو الأعمال التجارية الصغيرة التي تحتاج إلى محام مستمر.

Blended Rates and Value Billing

وبدلا من فرض معدلات منفصلة على الشركاء والمعاونين والمساعدين القانونيين، تستخدم بعض الشركات معدلا مختلطا - رقما واحدا في الساعة يغطي جميع وقت الموظفين في مسألة ما، وهذا يبسط فواتير العمل ويزيل قلق العميل بشأن أي درجة من المحامين يقوم بالعمل، وفواتير القيمة، حيث تكون الرسوم مرتبطة بالنتيجة أو القيمة التي تُسلم للعميل، هو بديل آخر يمكن أن يقلل من طبيعة فترة العمل.

خاتمة

إن تخفيض التكاليف القانونية في أوقات العمل لا يتعلق بقطع الزوايا أو التضحية بالجودة، بل يتعلق بالتصميم المتعمد: اختيار الهيكل الصحيح للبطاقة، ووضع حدود واضحة، واستخدام التكنولوجيا، والاتصال بصورة استباقية، ومواءمة الحوافز بين الشركة والعملاء، وكثيرا ما يجد المدعين الذين يعتمدون هذه الاستراتيجيات أن عملائهم أكثر رضى، وعملهم الخاص أكثر كفاءة، وأن علاقاتهم تقوم على الثقة وليس على الشك.

For further reading on legal fee management and alternative billing, explore resources from the American Bar Association’s Law Practice Division, the Legal Intelligencer’s columns on fee arrangements, and the Clio Legal Billing Guide[FLT: practices:5]