فهم الغرض من العقد

وقبل أن تصوغوا كلمة واحدة، تراجعوا وطرحوا السؤال: ما هو المقصود من هذا العقد فعلاً أن يفعل؟ ] إن العقد أكثر من مجموعة من الشروط القانونية؛ وهو خارطة طريق تحدد التوقعات وتخصّص المخاطر وتوفر سبل الانتصاف عند توقف التوقعات، ومن الواضح أن الغرض في البداية يجب على الطرفين أن يتوافقا مع أهدافهما ابتداءً، مثلاً، إذا ما اقتضت صياغة اتفاق خاص بشأن نطاق الخدمة.

:: النظر في سياق الأعمال التجارية أيضاً - هل هذه عملية شراء لمرة واحدة أو شراكة طويلة الأجل أو ترتيب عمل؟ إن كل نوع يتطلب تأكيداً مختلفاً، وينبغي أن يركز عقد البيع على شروط الدفع ونقل الملكية، ويحتاج اتفاق مشروع مشترك إلى أحكام مفصلة تتعلق بالحوكمة والخروج، ويجب أن تتناول صفقة الترخيص للبرامجيات حقوق الملكية الفكرية والقيود المفروضة على الاستخدام، ويمكنك، من خلال فهم كامل للغرض، أن تصمم كل بند يخدم هذا الهدف ويلغي التضارب في مرحلة لاحقة.

استخدام لغة واضحة وسليمة

الغموض هو عدو الصلاحية، استخدم لغة بسيطة ومباشرة وتجنب المحاماة التي تخلط بدلا من توضيحات، بدلا من كتابة "الطرف الأول يجب أن يعوض" كتابة "البائع سيعوض المشتري عن كل الخسائر"

"العمل على التداول مع الشفاه" "يفرض التزاماً إلزامياً، "ربما" يمنح إذناً" "يشير "الرغبة" إلى عمل في المستقبل، استخدام الكلمة الخاطئة يمكن أن يخلق حقوقاً أو واجبات غير مقصودة" "وأيضاً تجنب الإصدارات الغامضة مثل "المعقل" دون تحديد معنى "الوضع المعقول" في السياق، على سبيل المثال، "التوصيل الفوري"

تعريف النطاق والنواتج القابلة للانجاز بشكل مختص

إدراج جدول زمني أو تذييل مفصل يتضمن قوائم بالمنجزات والمعالم ومعايير القبول، فإذا كان العقد يتعلق بمشروع تطوير البرامجيات، يحدد الملامح الدقيقة ومعايير الأداء وإجراءات الاختبار، ويستخدم مقاييس قابلة للقياس: يجب أن تحمل البرمجيات في غضون ثانيتين على المعدات القياسية بدلا من أن تؤدي البرمجيات بسرعة، وهذا يحول دون نشوء منازعات " ظننتك ستدرجها " عندما لا يتم توثيق التوقعات.

استخدام الملخصات الانكليزية التي تحتاجها

ويستفيد بعض العقود من موجز قصير عن الالتزامات الرئيسية في بداية كل قسم، وهو موجز يساعد بصفة خاصة صغار أصحاب الأعمال التجارية أو أصحاب المصلحة غير القانونيين الذين قد لا يكونون خبراء، ولا يحل الموجز محل النص القانوني، بل يجعل العقد أكثر سهولة ويقلل من فرص المفاجئات، ويمكنكم، على سبيل المثال، أن تضيفوا: " هذا الشرط يعني أن كل طرف يوافق على استثناءات لدفع تكاليف أنواع معينة من المطالبات " .

تشمل عناصر العقد الرئيسية

ويغطي العقد المنظم جيدا جميع المجالات الأساسية، ويضاف إليه أنه يتوسع في توزيع المكونات الأكثر أهمية، بل إن فقدانها يمكن أن يخلق فجوة تؤدي إلى نزاع.

الأطراف المشاركة

تحديد كل طرف له أسماء قانونية كاملة، وإذا كان ذلك مناسبا، يشمل حالة التأسيس والعنوان المسجل، وتجنب الناطق أو المختصرات التي يمكن أن تخلق الخلط، وإذا كانت هناك كيانات متعددة - مثل الشركات الأم أو الشركات الفرعية أو الشركات المنتسبة - توضح ما إذا كانت أطرافا في العقد أو جهات مستفيدة من أطراف ثالثة أو مجرد إشارات، فهذا يحول دون طرح أسئلة بشأن الجهة التي يمكنها إنفاذ الاتفاق فيما بعد.

الشروط والأحكام: الحقوق والمسؤوليات

هذا القسم هو جوهر العقد، ويدرج كل طرف في كل واجب على الآخر بقدر ما هو عملي من التفصيل، وفيما يتعلق بعقود الخدمات، يشمل أوقات الاستجابة، ومعايير الجودة، ومتطلبات الإبلاغ، وإجراءات القبول، ويحدد اتفاقات البيع، والضمانات، والمطالبين، والملكية الفكرية، ويجعل كل التزام قابلا للقياس حتى يمكن التحقق من الأداء بصورة موضوعية، ويستخدم شفرات العمل:

تفاصيل المدفوعات

(ب) أن تذكر المبلغ الدقيق والعملة والجدول الزمني للدفع والطريقة (مثل النقل السلكي، وشركة ACH، وبطاقة الائتمان) بما في ذلك عقوبات الدفع المتأخرة، وأسعار الفائدة (إذا سمح القانون) وشروط التغييرات في الأسعار، وإذا كان العقد ينطوي على دفعات للمرحلة النهائية، فإن ربطها بمنجزات محددة وتحديد ما يدفع الثمن، وأن توضح أيضاً من يتحمل تكاليف مثل الشحن أو الضرائب أو الرسوم الجمركية، وأن شروط الدفع الضائعة هي من بين أكثر المصادر شيوعاً للنزاعات التجارية الصغيرة.

المدة والانتهاء

تحديد تاريخ بدء العمل وتاريخ نهاية العقد أو توفير آلية للتجديد التلقائي (مثلاً، "المستجدات سنوياً ما لم يقدم أي من الطرفين إشعاراً لمدة 60 يوماً" وينبغي أن تغطي شروط إنهاء الخدمة (للسبب) - مثل الإخلال المادي الذي لا يعالج في غضون فترة محددة - وإنهاء الخدمة بدون سبب - عادة بفترة إشعار تقارب 30 أو 60 يوماً.

تسوية المنازعات

)١( إذا كان هناك شرط " قابل وتنازل " في غضون عشرة أيام من النزاع، ثم الانتقال إلى الوساطة؛ والعديد من العقود تجعل الوساطة إلزامية قبل أن يتمكن أي من الطرفين من رفع دعوى، وبعد الوساطة، تحدد ما إذا كانت المنازعات ستنعقد للتحكيم أو التقاضي، وإذا كان التحكيم ملزما، فإن قواعد التحكيم تنطبق )مثل قانون التحكيم أو قانون التحكيم المشترك( فكيف يثني المحكّمين عن شروط التسوية القانونية.

الحد من المسؤولية والتعويض

ويمكن لأحد الأطراف أن يطالب من الطرف الآخر - على سبيل المثال، " لا تتجاوز المسؤولية الإجمالية قيمة العقد المدفوعة في الاثني عشر شهرا الماضية " أو " الحد هو مليون دولار " ، ولا تشمل الإجراءات العقابية وما يترتب على ذلك من أضرار إذا سمح القانون المحلي، وتشترط شروط التعويض على طرف واحد أن يحمي الطرف الآخر من مطالبات الأطراف الثالثة - وهي عادة في اتفاقات الخدمات التي يعوض فيها البائع عن الزبون عن انتهاك الملكية الفكرية:

القوة مايور

هذا الشرط يُعفي من الأداء عندما يحدث حدث غير عادي خارج سيطرة الأطراف - الكوارث الطبيعية، والأوبئة، والحرب، والعمل الحكومي، أو اضطرابات سلسلة الإمداد، وتحديد ما يُعتبر حدثاً قاهراً، وإدراج التزامات بإخطار الطرف الآخر في غضون فترة معقولة وتقليل الأثر إلى أدنى حد ممكن، وفي عالم ما بعد مؤتمر الدول الأطراف في معاهدة حظر الأسلحة الكيميائية، فإن أحكام القوة القاهرة هي أكثر أهمية من أي وقت مضى.

معالجة المخاطر المحتملة قبل أن تصبح منازعات

وإدارة المخاطر الاستباقية هي السمة الرئيسية لعقد متين، وتحسب ما يمكن أن يحدث خطأ وتكتب شروطا للتخفيف من هذه المخاطر، وتُضاف إلى ذلك عدة مجالات مشتركة من مجالات المخاطر تستحق تغطية صريحة.

السرية وحماية البيانات

وإذا ما تم تقاسم المعلومات الحساسة، فإن ذلك يتضمن شرطاً يتعلق بالسرية يحدد ما يعتبر سرياً، ومدة السرية (مثلاً، خمس سنوات بعد انتهاء الخدمة)، والاستثناءات (المعلومات العامة، والمعلومات التي يتم تطويرها بصورة مستقلة، والمعلومات التي يتم الحصول عليها من طرف ثالث دون قيد)، أما بالنسبة للعقود التي تتضمن بيانات شخصية - أسماء العملاء، وعناوين البريد الإلكتروني، والسجلات الصحية - فيمكن أن تضيف إضافة لتجهيز البيانات تكون متوافقة مع قوانين الخصوصية ذات الصلة مثل الناتج المحلي الإجمالي، وقانون الحماية من الحماية من الحماية من الحماية من جانب نظام الإبلاغ عن الأضرار.

شروط التأمين

طلب من الطرف الآخر أن يحمل سياسات تأمين مناسبة - المسؤولية العامة، المسؤولية المهنية (العجز عن العمل)، تعويضات العمال، المسؤولية السيبرانية، التغطية الشاملة - وأن يسمي شركتك كمؤمنة إضافية على تلك السياسات، وأن يطلب إثبات التأمين (شهادة التأمين) قبل بدء العمل وبعد كل تجديد، وأن ينص على أن تعطي هذه السياسة إشعاراً بإلغاء أو عدم تجديد ما لا يقل عن 30 يوماً، وأن يحمي هذا الطرف الآخر من أعمالك إذا كان قد تسبب ذلك.

مراقبة التغيير والتعديلات

ولا يوجد أي عقد ينجو من الاتصال بالواقع، إذ يبني عملية رسمية لتسوية المنازعات في الاتفاق، وأي تغييرات في النطاق أو السعر أو الجدول الزمني أو النواتج يجب أن تكون خطية وموقعة من كلا الطرفين، وهذا يحول دون الادعاء فيما بعد بأن " اتفاقنا على تغيير شفوي " - وهو أحد أكثر مصادر المنازعات شيوعا في العلاقات التجارية الجارية، وينبغي أن يحدد أمر التغيير التعديل التعديل على السعر، والجداول، وأي شروط أخرى متأثرة.

الوثائق والتفتيش

منح كل طرف الحق في فحص السجلات المتصلة بالأداء - مثلا في العقود التي تُدفع فيها مبالغ مضافة إلى التكاليف، والتي تستند فيها المدفوعات إلى التكاليف الفعلية المتكبدة، أو في اتفاقات الخدمات التي تُراجع فيها حسابات الامتثال لاتفاقات مستوى الخدمة، وتحديد فترات الإشعار، ونطاق التفتيش، والتزامات السرية المتعلقة بالسجلات موضع التفتيش، وتُنشئ هذه الشفافية الثقة ويجعل من الصعب على أحد الأطراف إخفاء عدم الامتثال.

الشلالات المشتركة في الصياغة وكيفية تجنبها

وحتى العقود التي يُحترم فيها جيداً يمكن أن تتضمن جوانب من المشاكل تؤدي إلى نزاعات، وهنا توجد ثلاث مسائل متكررة:

اللغة الملغومة والاستهلاك

إن استخدام كلمات مثل "أفضل الجهود"، "مُعقولة تجارياً"، أو "بأسرع وقت ممكن" بدون تعاريف موضوعية، يدعو إلى الاختلاف، بدلاً من "أفضل الجهود"، فإن الإجراءات المحددة المطلوبة هي: "سوف تكرس على الأقل 20 ساعة في الأسبوع للمشروع وتقدم تقارير مرحلية أسبوعية".

قاذفات البوليربلات

وقد تبدو شروط التعبئة - مثل القانون الناظم، والمكان، والاتفاق الكامل )شرط التغرير(، والتنازل، والفصل، وأحكام الإشعار - غير هامة، ولكنها تمنع المنازعات على المسائل الإجرائية، فمثلا، يمنع أي من الطرفين من الادعاء بأن الوعود الشفوية خارج العقد قابلة للإنفاذ، وتحدد أحكام الإشعار كيفية ومكان تقديم الإشعارات القانونية، وتلغي الحججج بشأن ما إذا كان قد أرسل إخطارا على نحو سليم.

القانون والمكان

وإذا لم يحدد العقد القانون الناظم، فإن المحكمة ستطبق قواعدها الخاصة بتضارب القوانين، التي قد تؤدي إلى نتيجة غير مواتية، وهي دائما تحدد قانون الدولة أو البلد الذي يحكم العقد، كما تختار المكان الذي ستستمع فيه المحكمة أو موقع التحكيم إلى المنازعات، وإذا كان مقرها في نيويورك، وكان الطرف الآخر في كاليفورنيا، فإن اشتراط جميع الدعاوى القضائية في نيويورك قد يكون عبئا كبيرا على حزب كاليفورنيا - ولكن أيضا يحميه.

التفاوض مع الاستراتيجية والتعاطف

صياغة نصف المعركة فقط، التفاوض يشكل العقد النهائي، إعداده بمعرفة ما يجب أن تفعله، والمبادلات، ونقاط السير. Start مع عرض عادل الذي يحمي مصالحك دون أن يكون ذلك من جانب واحد، ويثير المقاومة، واستخدام لغة بسيطة لشرح الغرض من كل بند، وهذا يبني الثقة ويقلل من الشروط القياسية.

تذكر أن العقد هو أداة شراكة، وإذا ضغطت بشدة على شروط أحادية الجانب، فقد تفوز بالشرط، ولكن تفقد علاقة العمل، وعلى العكس من ذلك، تتصور أن المواد غير الأساسية لتأمين الحماية الحرجة، وتضع عقلية مفتوحة وتوثق جميع التغييرات المتفق عليها في مشروع منقح. [(FLT:0]) تقدم إدارة الأعمال الصغيرة في الولايات المتحدة التوجيه بشأن أساسيات التفاوض على العقود .

وحتى أصحاب الأعمال ذوي الخبرة يستفيدون من عقد مراجعة للمحامين قبل التوقيع، ويمكن للمهنة القانونية أن تكتشف الثغرات، وأن تضمن الامتثال للأنظمة المحلية والخاصة بالصناعة، وأن تقترح لغة بديلة تعزز موقفكم، ولا تعتمد فقط على النماذج التي توجد على شبكة الإنترنت - وهي نادرا ما تلائم وضعكم الدقيق، وقد تتضمن شروطا لا يمكن إنفاذها أو إنفاذها في نطاق اختصاصكم.

وعندما تشرك محامياً، تعطيهم السياق الكامل: العلاقة التجارية، والمخاطر التي تُقلقهم، وأي مفاوضات سابقة، ونسخاً من مشاريع سابقة، أطلب منهم شرح كل تغيير مقترح لكي تفهموا الآثار المترتبة على ذلك، فبينما يكون للاستعراض القانوني تكلفة، فإنه ضئيل مقارنة بنفقة التقاضي على عقد غير مصاغ، ويستخدم العديد من الشركات الصغيرة حالياً خدمات قانونية ثابتة في استعراض العقود، مما يجعلها معقولة التكلفة حتى بالنسبة لاتفاقات متواضعة.

تحديث العقود وتوحيد النماذج بانتظام

والعقود ليست وثائق ثابتة، فبينما تتطور أعمالكم - وهي منتجات أو أنظمة جديدة أو موجزات للمخاطر - فإن عقودكم بحاجة إلى أن تتطور أيضا، واستعراضات دورية جدولية: سنويا للاتفاقات الموحدة، وكلما حدث تغيير كبير، وإيلاء اهتمام خاص لشروط القوة القاهرة بعد حدوث اضطراب كبير مثل وباء أو كارثة طبيعية، وفحص حدود المسؤولية بعد المطالبة ذات القيمة العالية أو تغيير في معايير الصناعة.

(ب) وضع نماذج موحدة لأنواع العقود المشتركة - مثل اتفاقات حرية الشراء، وأوامر الشراء الخاصة بالبائعين، واتفاقات المقاول المستقل؛ وضمان الاتساق بين أعمالكم، وتقليص وقت الصياغة، وجعل من الأسهل لفريقكم التفاوض في حدود معايير محددة، ولكن دائماً استعراض العقد النهائي من أجل الإمساك بانحرافات غير مقصودة.

التحقق من التغييرات القانونية والصناعية

:: البقاء على علم بالتغييرات التي طرأت على القانون والتي تؤثر على عقودكم - أي أنظمة جديدة لخصوصية البيانات (مثل قوانين الخصوصية على مستوى الولايات في الولايات المتحدة)، وقواعد حماية المستهلك المستكملة، وتحوّل تصنيفات العمالة (مثل المقاول المستقل ضد اختبارات الموظفين)، أو تغييرات في معايير الصناعة مثل شهادات المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس.

كيف تنفذ عقدك دون تدمير العلاقة

فالعقد لا يكون إلا جيداً بقدر إنفاذه، ولكن الإنفاذ لا يعني رفع دعوى قضائية، بل يتبع دائماً عملية تسوية المنازعات أولاً: الاتصال علناً، ومحاولة إعادة التفاوض، واستخدام الوساطة قبل التصعيد، وتوثيق جميع الاتصالات - الاحتفاظ بنسخ من الرسائل الإلكترونية والفواتير وأوامر التغيير وسجلات الأداء، ويجعل حفظ السجلات الجيدة الإنفاذ أبسط إذا ما احتجت إلى إثبات حدوث انتهاك.

إذا حدث خرق، تصرف بسرعة، أرسل إشعاراً خطياً رسمياً يحدد الخرق و فترة العلاج (إن وجد) كما هو منصوص عليه في العقد، عرض حلّاً،

خاتمة

إن صياغة العقود الفعالة هي مهارة استراتيجية تقلل من المنازعات وتحمي أعمالكم، ومن خلال فهم الغرض، باستخدام لغة دقيقة، بما في ذلك جميع العناصر الضرورية، توقع المخاطر، والتفاوض بإنصاف، والتماس المراجعة القانونية، تُنشئ اتفاقات تصمد أمام اختبار الزمن، وتُحدِّد تحديثات منتظمة، وتُكفل إنفاذ عقودكم على نحو معقول، وتظل متوافقة مع أهدافكم التجارية، وتستثمر الوقت اللازم لصياغة هذه الصيغة بعناية اليوم، وستوفر لكم المزيد من الوقت والمال والإجهاد غدا.