دور الاتصال بين وكلاء القانون في إدارة التكاليف القانونية للمرافعات

غير أنه ينبغي للتكنولوجيا أن تعزز الاتصال البشري بدلاً من أن تحل محله، وينبغي أن يحترم العملاء الذين يفضلون المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات الشخصية أفضلياتهم، والهدف هو إيجاد طريقة اتصال تعمل لدى الطرفين دون إيجاد ساعات عمل غير ضرورية لشركة القانون، وتقدم شركة الخدمات القانونية التوجيه بشأن أفضل الممارسات للاتصال مع العملاء في السياقات القانونية. [(]]) في إنشاء موقع لهيئة الخدمات القانونية على شبكة الإنترنت للموارد المتعلقة بالاتصالات الفعالة للموكلين [1].

الوثائق والسجلات المناسبة

وتخدم وثائق الثوران أغراضاً متعددة في إدارة التكاليف القانونية، إذ أن القيود الزمنية المفصلة وسجلات الاتصالات تبرر العمل المنجز وتقدم الأدلة إذا تم استجواب الفواتير، وبالنسبة إلى العملاء، تتيح لهم سجلات واضحة تتبع كيفية إنفاق أموالهم وتحديد المجالات التي يمكن فيها تخفيض التكاليف في المسائل المقبلة.

وتشمل أفضل الممارسات المتعلقة بالوثائق ما يلي:

• القيود الزمنية التي تصف المهمة المحددة التي تم الاضطلاع بها ومدى صلتها بالقضية
• نسخ من جميع الرسائل الموجهة إلى المحامي المعارض والمحاكم والأطراف الثالثة
• الفواتير التي تصنف الرسوم حسب المرحلة أو نوع المهمة
• مذكرات من اجتماعات العملاء والمكالمات الهاتفية توجز القرارات المتخذة

وعندما تنشأ منازعات بشأن الفواتير، فإن وجود وثائق شاملة يتيح للطرفين حل المسائل بسرعة دون رفع دعاوى مكلفة على الرسوم القانونية ذاتها.

توزيعات الاتصالات المشتركة وتأثيرها المالي

وحتى مع أفضل النوايا، تحدث انهيارات في الاتصالات، ففهم أكثر أنواع الانهيار شيوعا والآثار المترتبة عليها من حيث التكلفة يساعد المحامين والعملاء على تجنبها بصورة استباقية.

النطاقات: العمل غير المأذون به

ويحدث ازدحام النطاق عندما يتسع نطاق العمل القانوني إلى ما يتجاوز النطاق المتفق عليه أصلا دون الحصول على إذن صريح من العملاء، وكثيرا ما يحدث ذلك عندما يواجه المحامون قضايا غير متوقعة أثناء القضية ويواصلون البحث أو الالتماسات أو المفاوضات الإضافية دون مناقشة الآثار المترتبة على التكلفة أولا مع العميل.

ويوضح مثال بسيط المشكلة: إذ يكتشف المحامي الذي يتعامل مع نزاع على عقد سابقة يمكن أن تكون مواتية ويقضي عشر ساعات في البحث وصياغة اقتراح، وفي حين يعتقد المحامي أن العمل يعود بالفائدة على العميل، فإن العميل قد يدهشه من أن يرى مبلغا إضافيا قدره 000 3 دولار في فاتورة عمله المقبلة عن العمل الذي لم يأذن به قط، ويتضح من متى وكيف يمكن التماس الموافقة على العمل غير الممول في الميزانية يحول دون هذا السيناريو كلية.

تأخر اتخاذ القرار

عندما لا يفهم العملاء العملية القانونية أو المخاطر التي ينطوي عليها قرار معين قد يتأخرون في الاستجابة لطلبات إذن محاميهم، ويمكن أن يؤدي التأخير إلى فوات الآجال المحددة، والملفات السريعة، والعمل الإضافي للعودة إلى المسار الصحيح، وكل هذه الأمور تولد ساعات قابلة للتعديل يمكن تجنبها في الوقت المناسب.

ويمكن للمحامين أن يخفضوا تأخيرات اتخاذ القرار بتزويد العملاء بخيارات واضحة، وتقديرات للتكاليف لكل خيار، وفترة زمنية للاختيار، وعندما يفهم العملاء نتائج عدم اتخاذ الإجراءات، فإن من الأرجح أن يستجيبوا بسرعة.

الجهود التعاقبية

ويمكن أن يؤدي سوء الاتصال داخل شركة محاماة إلى عدة محامين يعملون في نفس المهمة دون تنسيق، وبالمثل، عندما لا يُبلغ العملاء بوضوح أنهم قد بحثوا بالفعل مسألة معينة أو حصلوا على مشورة من مصدر آخر، يجوز لمحاميهم أن يقضي وقتاً مناسباً لتكرار ذلك العمل.

ويمكن أن يؤدي إنشاء جهة اتصال واحدة داخل شركة القانون والحفاظ على سجل القضايا المشتركة إلى التقليل إلى أدنى حد من الجهود الازدواجية والتكاليف المرتبطة بها.

دور اتفاقات الرسوم وخطابات المشاركة

ويعد اتفاق رسوم أو خطاب التزام مصاغ على نحو جيد أساس الاتصال الفعال بين العملاء والموكلين بشأن التكاليف، وينبغي أن تكون هذه الوثيقة أكثر من شكل موحد؛ وينبغي أن تصمم خصيصا للمسألة المحددة والزبون، مع مراعاة الاعتبارات الفريدّة المتعلقة بالتكلفة التي قد تنشأ.

العناصر الرئيسية لاتفاق رسوم قوية

وتشمل الاتفاقات الشاملة المتعلقة بالرسوم ما يلي:

• وصف حراري للخدمات - ما تنوي شركة القانون ولن تفعله
• Fee structure] - hourly rates, retainer requirements, and billing increments
• Cost estimate] - a good-faith estimate of total costs, broken down by phase
• Billing schedule] - how often invoices will be sent and when payment is due
• بروتوكول الاتصال ] - كيف سيتلقى العميل آخر المستجدات وكيف يوافق على العمل الإضافي
• Dispute resolution] - process for addressing billing differences
• أحكام التلقيم - كيف يمكن لأي طرف أن ينهي العلاقة