وكل منظمة، بغض النظر عن حجمها أو صناعتها، تتحمل مسؤولية أساسية عن حماية موظفيها من أخطار أماكن العمل، ومن أكثر الطرق فعالية للوفاء بهذا الواجب، إدماج سياسات شاملة للصحة والسلامة في دليل الموظفين، وكتيب للموظفين هو أكثر من دليل مرجعي، وهو وثيقة قانونية، وبوصلة ثقافية، وأداة اتصال تحدد التوقعات من اليوم الأول، وعندما تكون سياسات السلامة والصحة واضحة في صفحاته، فإنها تفعل أكثر من مجرد

لماذا سياسات الصحة والسلامة مهمة؟

ولا يمكن المبالغة في أهمية إدراج سياسات الصحة والسلامة في دليل الموظفين، وهذه السياسات تمثل السجل الرسمي لالتزام منظمتكم بتهيئة بيئة عمل آمنة، وبدونها يفتقر الموظفون إلى توجيه واضح بشأن كيفية معالجة المخاطر، أو الإبلاغ عن الحوادث، أو الاستجابة لحالات الطوارئ، ويعزى ذلك إلى الأسباب الرئيسية التي تدعو كل رب عمل إلى إعطاء الأولوية لهذا الفرع.

الامتثال القانوني والتخفيف من المخاطر

وفي الولايات المتحدة، تطلب إدارة السلامة والصحة المهنيتين من أصحاب العمل توفير مكان عمل خال من المخاطر المعترف بها، وفي حين أن القانون لا يكلف شكلا محددا من أشكال السياسة العامة، إذ أن إجراءات السلامة الموثقة غالبا ما تكون ضرورية لإثبات الامتثال أثناء عمليات التفتيش أو بعد وقوع حادث، كما أن سياسة الصحة والسلامة الجيدة الكتابة يمكن أن تساعدكم على تجنب الغرامات الباهظة، ومطالبات التعويض التي يقدمها العامل، فضلا عن أن هناك ولايات كثيرة لها متطلبات إضافية مثل دليل الوقاية في كاليفورنيا.

الوضوح والاتساق

وعندما تدون توقعات الصحة والسلامة، يفهم الجميع دورهم، ويمكن أن تقرأ التعيينات الجديدة السياسة أثناء الدخول، ويمكن للموظفين الحاليين الرجوع إليها كلما نشأت أسئلة، وهذا الاتساق يقلل من اللبس ويكفل تطبيق بروتوكولات الأمان بشكل موحد في جميع الإدارات والتحولات، وعلى سبيل المثال، إذا كانت سياستكم تنص على وجوب الإبلاغ عن جميع الإصابات في غضون 24 ساعة، فإن كل موظف يعرف أن الحدود الزمنية - لا أعذار، وبدون سياسات مكتوبة، يمكن تفسير القواعد على نحو غير رسمي أو مختلف.

تعزيز ثقافة السلامة

ومن شأن سياسات الصحة والسلامة في كتيبكم أن تبعث برسالة قوية: إذ أن منظمتكم تهتم حقاً برفاه الموظفين، وهذا يعزز الثقة ويشجع العمال على الاضطلاع بدور نشط في الحفاظ على بيئة آمنة، وعندما تكون السلامة جزءاً من الحمض النووي للشركة، يكون من الأرجح أن يبلغ الموظفون عن المخاطر، والمشاركة في التدريب، وإجراءات المتابعة، وعلى مر الزمن، فإن هذه الثقافة تقلل من معدلات الحوادث وتحسن من مستوى الإنتاجية عموماً.

العناصر الرئيسية لسياسات الصحة والسلامة

وينبغي أن يشمل قسم قوي لسياسات الصحة والسلامة في كتيب الموظفين مجالات متعددة، كما أن العناصر الأساسية التي ينبغي شرح كل منها باللغة السهلة بحيث يفهمها كل موظف دون أدنى مرتبة من مستوى التعليم ويتبعها.

إجراءات الطوارئ

ويجب أن تفصل سياستكم فيما يجب القيام به في حالة الحريق والكوارث الطبيعية (الزجاجات، الإعصار، الفيضانات)، حالات إطلاق النار النشط، والطوارئ الطبية، والانسكابات الكيميائية، وأن تشمل طرق الإجلاء، ونقاط التجميع، ومن المسؤول عن استدعاء 911 أو إنذار خدمات الطوارئ، بالإضافة إلى تحديد موقع مجموعات الإسعافات الأولية، ومفاتيح إطفاء الحرائق، وقوائم مرجعية آلية للمصادر الخارجية.

الإبلاغ عن الحوادث والتحقيق فيها

ويتعين على الموظفين أن يعرفوا بالضبط كيف ومتى يبلغوا عن الحوادث أو بالقرب من الأخطاء أو الإصابات أو الظروف غير الآمنة، وأن يحددوا عملية إبلاغ بسيطة: إخطار مباشر للمشرف، وإكمال استمارة الحوادث (أو تقرير رقمي)، والمتابعة في إطار زمني محدد، وأن يوضحوا أيضاً أن أي موظف سيواجه انتقاماً من الإبلاغ - شرط يشمل ] منظمة مساعدة الإنقاذ [FLT.1]

قواعد السلامة في أماكن العمل والمعدات الوقائية الشخصية

وتطبق قواعد السلامة العامة في كل مكان - في الممرات نظيفة، وتستخدم السُلمات بأمان، ولا تهرب، وما إلى ذلك، ولكن سياستكم يجب أن تعالج أيضا المخاطر الخاصة بالصناعة، فعلى سبيل المثال، قد يحتاج مديرو الصناعة إلى قواعد بشأن حراسة الآلات وغلقها/التركيب، في حين أن بيئة المكاتب قد تركز على منع التقلبات والزلاجات، وتلزم القائمة معدات الحماية الشخصية بأدوار مختلفة )القبعاهرات، ونظارات، وأجهزة التجميل(

متطلبات التدريب وإصدار الشهادات

التدريب هو العمود الفقري للوقاية من الحوادث، وينبغي أن تنص سياستكم على أن جميع الموظفين سيتلقىون تدريبا أوليا في مجال السلامة أثناء دورات الاستيلاء على العمل والتجديد الجارية، وأن يحددوا مواضيع مثل الاتصال بالأخطار، والسلامة من الحرائق، والآثار، ومسببات الأمراض المنقولة بالدم، وCPR/First Aid، وفيما يتعلق بمشغلي النقل المتخصصين، والمعالجين الكيميائيين، والكهرباء الذين يقومون بمهام التدريب على فترات التفرغ اللازمة.

الأدوار والمسؤوليات

يجب أن تضمن الإدارة الموارد اللازمة للسلامة، وأن تجري عمليات التفتيش، وأن تنفذ السياسات، ويجب على الموظفين اتباع الإجراءات، وأن يستخدموا معدات الحماية الشخصية، وأن يبلغوا عن المخاطر، وأن يحضروا التدريب، ويمكن للجنة السلامة أو موظف السلامة المعين أن يشرف على تنفيذ البرامج، بما في ذلك مصفوفة المسؤولية في كتيبكم، يساعد على تجنب الخلط ويكفل المساءلة على جميع المستويات.

فوائد إدراج هذه السياسات

إن مزايا سياسة الصحة والسلامة الجيدة الصياغة تتجاوز بكثير الامتثال، كما أن الفوائد الرئيسية التي يمكن أن تتوقعها منظمتكم.

انخفاض تكاليف الحوادث والتعويضات للعمال

ووفقاً لـ Bureau of Labor Statistics، أبلغ القطاع الخاص عن 2.8 مليون إصابة أو مرض في أماكن العمل غير المميتة في عام 2022، وكل حادث ينطوي على تكاليف مباشرة (الرعاية الطبية، والأجور الضائعة، والرسوم القانونية) وتكاليف غير مباشرة (التدريب، والمعدات المضرورة، والمعنويات الدنيا).

تحسين حالة وفاة واستبقاء الموظفين

أما الموظفون الذين يشعرون بالأمان فهم أكثر نشاطاً وولاءً، وهم أقل عرضة للمغادرة للمنافسين وأكثر استعداداً للتحرك على بعد ميل إضافي، ويدل دليل يبرز الصحة والسلامة على أن رفاههم هو أولوية عليا، وفي دراسة استقصائية أجرتها جمعية إدارة الموارد البشرية في عام 2023 (]) من أجل إدارة الموارد البشرية )، قال 72 في المائة من الموظفين إن وجود ثقافة أمان قوية هو عامل حاسم في هذا الصدد.

تعزيز البتر وتطوير الأعمال

ويعتبر العملاء والشركاء والمنظمون السلامة مؤشرا للاحتراف المهني، ويحتاج العديد من الشركات الكبرى إلى البائعين الذين يستوفون معايير الأمان المحددة قبل توقيع العقود، كما أن وجود سياسة موثقة للسلامة تتواءم مع نظام الخدمات العامة للشؤون الإنسانية وأفضل الممارسات في مجال الصناعة يمكن أن يفتح الأبواب ويمنحك ميزة تنافسية، علاوة على ذلك، فإن سجل السلامة الجيدة يقلل من الدعاية السلبية ويحمي علامتك التجارية.

تبسيط الامتثال ومراجعة الحسابات

وعندما تكون سياستكم مكتوبة بوضوح، يصبح الإعداد لمراجعة الحسابات التنظيمية أبسط بكثير، ويمكن للمفتشين أن يستعرضوا بسرعة كتيبكم للتحقق من أن المواضيع المطلوبة مشمولة، كما يمكن للموظفين الإجابة عن الأسئلة المتعلقة بالإجراءات دون تردد، وهذه الشفافية تعجل بعملية مراجعة الحسابات وتترك في كثير من الأحيان انطباعا إيجابيا.

تنفيذ سياسات السلامة والإبلاغ عنها

إن كتابة السياسة هي الخطوة الأولى فقط، ولكي تكون فعالة، تحتاج إلى خطة تنفيذية واتصالية قوية.

صياغة واستعراض السياسة العامة

وابتداء من خلال تشكيل فريق يضم الموارد البشرية والمستشار القانوني (يشار إليه فيما سبق بشخص يعرف باسم مكتب تنسيق الشؤون الإنسانية أو أنظمة الدولة)، ومشرف على خط المواجهة أو مهني في مجال السلامة على الأقل، واستعراض مخاطر أماكن العمل الحالية، وتاريخ الحوادث، وأي مواد السلامة القائمة، ثم صياغة السياسة باستخدام لغة واضحة وبسيطة، وتجنب الجارجون، واستخدام نقاط الرصاص في القراءة، وحالما يتم ذلك، تقاسمها مع الموظفين في مجال التغذية الارتجية، وكثيرا ما تفتقد المديرين في المسائل العملية.

التدريب والالتحاق

:: إدماج التدريب على سياسة السلامة في عملية التعاقد الجديدة على العمل، وقراءة الموظفين للأقسام ذات الصلة من الدليل، ثم المشاركة في دورة تدريبية حية أو مسجلة تغطي النقاط الرئيسية، وبالنسبة للموظفين الحاليين، تحديد مواعيد التدريب على التجديد سنوياً أو كلما تغيرت السياسات، واستخدام أمثلة على الحياة الحقيقية، والتمارين التفاعلية لجعل التدريب أمراً جديراً بالتذكر، ويمكن أن يكون حضور الوثائق وفهمها أو نماذج التوقيعات دليلاً على ذلك.

اعتراف الموظفين

وينبغي لكل موظف أن يوقع على استمارة اعتراف تؤكد تلقيه وقراءته وفهمه لسياسات الصحة والسلامة، وينبغي تخزين هذا الشكل في ملفه الخاص بالموظفين، وفي حالة وجود نزاع أو إجراء قانوني، يثبت الاعتراف الموقع أن الموظف قد أُبلغ بمسؤولياته، ويستكمل الاعتراف كلما نُقحت السياسات.

الاستعراضات والمستجدات المنتظمة

وتتطور مخاطر أماكن العمل، وتغير الأنظمة، وإدخال معدات جديدة، وقسم سلامة كتيبكم ليس وثيقة ثابتة، والجدول الزمني لاستعراض سنوي لضمان بقاء جميع السياسات على حالها، وإذا وقع حادث كبير أو تم تحديد خطر جديد، يستكمل السياسة على الفور، ويحدث التغييرات في البيانات عن طريق مذكرة أو بريد إلكتروني أو دورة تدريبية موجزة، ويمكن أن تؤدي السياسات العامة المستقرة إلى الترضية وعدم الامتثال.

تعزيز الاتصال المفتوح

تشجيع الموظفين على طرح أسئلة عن إجراءات السلامة دون خوف من أن تكون غير مُطلعة، ووضع خط إبلاغ سري أو صندوق للاقتراحات المجهولة المصدر من أجل الشواغل المتعلقة بالسلامة، والاعتراف بالموظفين الذين يحددون المخاطر أو يشاركون في لجان السلامة، وعندما يكون السلام حواراً في الاتجاهين، لا تعد السياسات قواعد مجردة وتصبح ممارسات مشتركة.

الاعتبارات القانونية وأفضل الممارسات

To maximize the effectiveness of your health and safety policies, keep the following legal and operational best practices in mind.

Anti-Retaliation Protections

يحظر القانون الاتحادي (المادة 11(ج) من قانون الصحة العامة) على أرباب العمل الانتقام من الموظفين الذين يبلغون عن إصابات أو أمراض أو شواغل تتعلق بالسلامة، ويجب أن يتضمن دليلكم بيانا قويا لمكافحة الانتقام يتعهد بعدم اتخاذ أي إجراء سلبي ضد أي موظف يتصرف بحسن نية، ويشجع هذا الحكم الإبلاغ ويحمي منظمتكم من الشكاوى التي يقدمها المبلِّغون عن المخالفات.

حفظ السجلات والوثائق

ويقتضي مكتب الشؤون الإنسانية من بعض أرباب العمل (الذين لديهم 11 موظفاً أو أكثر) الاحتفاظ بسجلات الإصابة والمرض باستخدام الاستمارة 300 و300 ألف و301، وينبغي أن تشير سياستكم إلى كيفية حفظ هذه السجلات ومن هو المسؤول، إضافة إلى توثيق جميع التدريبات المتعلقة بالسلامة، وعمليات التفتيش، والإجراءات التأديبية المتصلة بانتهاكات السلامة، كما أن حفظ السجلات الجيدة يدعم دفاعكم في عمليات مراجعة الحسابات والمقاضاة.

الاتساق في الإنفاذ

ولا تكون السياسة فعالة إلا بقدر ما تكون فعالة من حيث إنفاذها، فإذا أغفل المديرون عن الانتهاكات التي يتعرض لها بعض الموظفين، ولكنهم يضبطون الآخرين، فإنكم تخلقون تعرضاً قانونياً وثقة مشرفين مدربين على تطبيق قواعد السلامة بصورة موحدة، وتوثق جميع الإجراءات التأديبية، وإذا كان الموظف قد أصيب أثناء انتهاكه لسياسة، فإن الوثائق تعزز قضيتكم بأن الضرر قد نجم عن عدم اتباع قواعد - مما قد يحد من المسؤولية في بعض الولايات.

إدماج السياسات المتعلقة بالدليلات الأخرى

ولا توجد سياسات للصحة والسلامة في فراغ، فهي تتداخل مع أقسام أخرى من الكتيبات مثل سلوك الموظفين، وتعاطي المخدرات والكحول، ورمز الملابس (للمعهد الوطني للإحصاء)، ووسائط الإعلام الاجتماعية (مثلا عدم نشر إجراءات السلامة السرية)، وتقارن الأقسام ذات الصلة لضمان الاتساق، مثلا، إذا حظرت أماكن العمل التدخين، ينبغي أن تظهر تلك السياسة في قواعد السلوك العامة وفي القسم الفرعي " السلامة الأساسية " .

خاتمة

إن سياسات الصحة والسلامة ليست اختيارية إضافية في دليل الموظفين - فهي أساس منظمة مسؤولة ومرنة - إذ تحدد بوضوح إجراءات الطوارئ وآليات الإبلاغ وقواعد السلامة ومتطلبات التدريب والمسؤوليات، وتحمي فريقك وتخفض التكاليف وتثبت أن السلامة قيمة أساسية، ويتطلب التنفيذ الفعال صياغة دقيقة وتدريبا شاملا واتصالا مفتوحا واستعراضات منتظمة، وسيؤدي الجهد الذي تستثمرونه اليوم إلى زيادة الفوائد على مدى السنوات المقبلة، في شكل قدر أقل من الفعالية من الامتثال للآداب الأخلاقية.