ما هو المُطالب في دليل الموظفين؟

ويتضح من دليل الموظفين أن الرفض في دليل الموظفين هو بيان رسمي يوضح الوضع القانوني للوثيقة ويحد من مسؤولية صاحب العمل، ويوضح صراحة أن الدليل ليس عقدا ملزما للعمالة، وأن السياسات قد تتغير في تقدير الشركة، وأنه لا يوجد في الدليل ضمانات لاستمرار العمل، وأن المطالعين عادة ما يظهرون في الصفحة الأولى أو كقسم مستقل بالقرب من مقدمة العقد، وكثيرا ما يكون مقترنا بنموذج عمل يعرفه صاحب العمل.

ويأتي المفرج عنهم بأشكال مختلفة حسب احتياجات الولاية والشركة، ويشمل البعض بيانا عن العمالة في الموقع )وبخاصة في الولايات المتحدة(، بينما يركز آخرون على اللغة غير التعاقدية وحق الشركة في تعديل السياسات، وفي بعض الحالات، يتناول المفصلون أيضا السرية أو الملكية الفكرية أو الاتفاقات غير السرية التي يتضمنها الدليل، ويعزز أداة إدارة المخاطر التي يُعر َّض لها أصحابها للخطر، بغض النظر عن الشكل، كما أن أداة إدارة المخاطر التي يُعد بها أصحابها أصحاب العمل.

وينبغي أن يكون هذا الشخص من أول ما يقرأه الموظف عندما يفتح الدليل، ويضع نبرة بقية الوثيقة ويوضح أن السياسات التي وصفتها هي مبادئ توجيهية، لا شروط تعاقدية، وتضع منظمات كثيرة المبعد مباشرة بعد رسالة الترحيب أو جدول المحتويات، ويكفل النظر إليه قبل استعراض أي لغة من لغات السياسة العامة، وهذا الإيداع مقصود: وكثيرا ما تنظر المحاكم في ما إذا كان المبعد متصورا بما يكفي لإخطار موظف معقول.

لماذا تفصلين عن منظمتك

الحماية القانونية من المطالبات التعاقدية

والسبب الأكثر إلحاحاً في إدراج ملتمس هو منع الموظفين من التذرع بأن الدليل يشكل عقد عمل ملزم، وقد رأت المحاكم أن اللغة الغامضة أو التساهلية في الكتيبات - مثل " العمالة الدائمة " ، أو " سنتبع دائماً الانضباط التدريجي " أو " تُضمن لك " - يمكن أن تنشئ عقداً ضمنياً، وأن يبطل صراحة أي تفسير من هذا القبيل، حيث إن التسوية الفائزة هي عبارة عن معلومات وتوجيهات.

ويختلف مفهوم العقود الضمنية حسب الولاية القضائية، ففي بعض الدول، قد يؤدي أي بيان يمكن تفسيره بصورة معقولة على أنه وعد إلى نشوء التزامات تعاقدية، مثلاً إذا كان الدليل يقول " إن الموظفين لن يُنهوا بدون عملية استعراض رسمية " ، يجوز للمحكمة أن ترى أن هذا الالتزام ملزم، وأن أي إعلان محرر جيداً قد يبطل تلك الحجة بالنص على عدم وجود سياسة في الدليل تُنشئ حقوقاً قابلة للإنفاذ.

تعزيز العمالة في منطقة البحر الأبيض

وفي معظم الولايات المتحدة (حيث يشكل مونتانا استثناء ملحوظا)، يفترض أن العمالة في محلها، بمعنى أن أي من الطرفين يمكن أن ينهي العلاقة في أي وقت لأي سبب قانوني، ويعزز هذا المبدأ إذ ينص على أنه لا يوجد في الدليل أي تغيير في طبيعة العمالة في المواقع، وبالنسبة للشركات العاملة في ولايات أو بلدان متعددة، يساعد المخالف على توحيد الرسالة ويقلل من الغموض في حالة العمالة.

ولا يكفي القول ببساطة إن العمل في حالة وجوده في حالة وجود نية واحدة، وينبغي أيضا أن يوضح صاحب المطالبة أنه لا يوجد مدير أو مشرف أو ممثل له سلطة الدخول في اتفاق شفوي أو مكتوب يغير العلاقة بين الموظفين في الموقع، وبدون هذه اللغة، يمكن للموظف أن يدفع بأن وعد المدير الشفوي " بضمان العمل " أو " العمل الطويل الأجل " ينشئ عقدا ضمنيا، حتى لو كان التعديل الذي يوقع على الشركة المذكورة مخالفا.

تحديد توقعات الموظفين الحقيقيين

فبدون أن يكون الموظف قد فسر السياسات المتعلقة بالدليل على أنها ضمانات غير قابلة للتغيير، فعلى سبيل المثال، يمكن اعتبار سياسة الإجازات التي يوصف بالتفصيل بمثابة وعد بإجازة مدفوعة الأجر، حتى وإن قامت الشركة في وقت لاحق بتعديلها أو إلغائها، ويوضح أحد المطالِبين أن السياسات تخضع للتغيير حسب تقدير الشركة، وكثيرا ما يكون ذلك مع أو دون إخطار، وهذا يساعد الموظفين على فهم أنه لا يحق لهم الحصول على استحقاقات محددة إلى أجل غير مسمى وأنه ينبغي لهم أن يستكملوا هذه الاستحقاقات الرسمية.

وهذا أمر هام بوجه خاص بالنسبة للسياسات المتعلقة بالمنح واللجان والحوافز القائمة على الأداء، فإذا وصف دليل صيغة العلاوات بالتفصيل ولكنه لا يشمل ملتمساً يقول إن هذه السياسة يمكن تعديلها، أو يمكن أن يكون للموظف الذي يعتمد على تلك الصيغة مطالبة صحيحة إذا غيرتها الشركة، ويحمي الملتمس مرونة الشركة في تعديل برامج التعويض استناداً إلى احتياجات الأعمال التجارية أو الظروف الاقتصادية أو الأولويات الاستراتيجية.

الحد من المنازعات وسوء السلوك

وتتضمن الكتيبات أحياناً لغة تطلعية بشأن ثقافة الشركات أو العمل الجماعي أو الاحترام المتبادل، وفي حين أن هذه البيانات إيجابية، فإنها يمكن أن تصبح دليلاً على ادعاءات المضايقة أو التمييز إذا زعم موظف أن الشركة لم تف بمعاييرها المعلنة، ويوضح أحد الملتمسين أن الدليل ليس عقداً وأن السياسات لا تخلق وعوداً واجبة التنفيذ تتجاوز ما هو مطلوب قانوناً، وهذا يقلل من احتمال نشوء المظالم الداخلية التي تتصاعد إلى إجراءات قانونية.

فعلى سبيل المثال، يمكن أن يقول كتيب " إننا ملتزمون بتوفير بيئة عمل محترمة خالية من التمييز " ، وهذا بيان إيجابي، ولكن يمكن استخدامه ضد الشركة إذا ادعى موظف أن الشركة لم ترقى إلى مستوى ذلك الالتزام، ويوضح أحد الملتمسين أن هذه البيانات طموحة ولا يقصد بها أن تنشئ التزامات قانونية تتجاوز الالتزامات التي يفرضها القانون، كما أنه يساعد الموارد البشرية والإدارة على التواصل بحرية أكبر بشأن السياسات والتوقعات دون أن يقلق كل دليل داخلي.

إظهار الإيمان الجيد والثقل

ويوضح ما يُدرجه في خطابه عن غير تعاقدي، أن صاحب العمل قد اتخذ خطوات معقولة لإبلاغ الموظفين عن طبيعة الدليل غير التعاقدية، وقد ترى المحاكم والهيئات التنظيمية أن هذا دليل على حسن النية، يمكن أن يكون صالحا في التقاضي أو مراجعة الحسابات، كما أنه يقدم سجلا ورقيا واضحا إذا ادعى موظف في وقت لاحق أنه لم يكن على علم بالقيود التي يفرضها الدليل.

إن حسن النية ليس مفهوماً قانونياً فحسب، بل هو مفهوم عملي أيضاً، وعندما يشعر الموظفون بأن رب عملهم كان شفافاً بشأن طبيعة الدليل، فإنهم أقل عرضة للشعور بالضلل إذا ما تغيرت السياسة العامة، ويضع فصلاً فعالاً مرحلة إقامة علاقة شفافة بين رب العمل والموظف، حيث تكون التوقعات واضحة من البداية، كما يدل على أن المنظمة تأخذ الامتثال على محمل الجد وتستثمر في الوثائق المناسبة وفي المراجعة القانونية.

العناصر الرئيسية للمطالبة القوية

بيان العمالة في دبليو

وإذا عملت منظمتكم في ولاية قضائية قائمة على الإرادة، فإن من الواضح أن العمالة في محلها، وأنه لا يوجد في الدليل أي تغيير، إذ تستخدم لغة مثل: " هذا الكتيب ليس عقد عمل ولا يضمن استمرار العمل، فعمالتكم في متناول اليد، مما يعني أنكم أو الشركة قد تنهيان العلاقة في أي وقت، مع أو بدون سبب أو إشعار " ، ويوصي بعض الخبراء بتدعيم هذه الرسالة في أماكن متعددة، على سبيل المثال، في سياسات التوظيف.

وتأكد من أن أي ممثل للشركة، بخلاف الموظف المعين الذي يتصرف كتابة، له سلطة تعديل العلاقة القائمة على الإرادة، وهذا يحول دون ادعاء الموظفين بأن البيانات الشفوية للمدير أوجدت وعدا ملزما بالأمن الوظيفي، والنظر أيضا في إضافة جملة توضح أن طبيعة العمل على أساس الإرادة تنطبق بصرف النظر عن أي سياسات أو إجراءات يرد وصفها في الدليل، بما في ذلك استعراضات الأداء أو العمليات التأديبية أو برامج الاستحقاقات.

لا يوجد عقد

ويوضح بوضوح أن الدليل لا ينشئ عقدا، صريحا أو ضمنيا، بين رب العمل والموظف، ويتجنب عبارات مثل " وعدنا " أو " يحق لك " إلا إذا كنت مستعدة قانونا للالتزام بتلك المصطلحات، بل يستخدم: " يقصد بهذا الكتيب أن يكون لأغراض إعلامية فقط ولا يشكل عقد عمل، سواء أُعرب عنه أو ضمنا، ولا يغير الطبيعة التي تنطوي عليها وظيفتك " .

وينبغي أن يكون شرط عدم التعاقد واسعاً بما يكفي لتغطية جميع السياسات والإجراءات والبيانات الواردة في الدليل، وكذلك أي رسائل شفوية أو خطية من المديرين أو الموارد البشرية، كما أن بعض المنظمات تتضمن لغة توضح أن الدليل لا ينشئ أي حقوق للمستفيدين من الغير، بمعنى أنه لا يمكن إنفاذه من جانب أي شخص ليس موظفاً، مثل فرد من أفراد الأسرة أو المقاول، وهذه الطبقة الخارجية من الحماية مفيدة بوجه خاص للشركات التي تتعامل مع التعاقد من الباطن.

الحق في تعديل السياسات

" ١- إدراج حكم يقضي بأن تحتفظ الشركة بالحق في تحديث أو تنقيح أو حذف السياسات في أي وقت، مع أو بدون إخطار، حسب تقديرها الوحيد، وهذا يحميك إذا ما تغيرت احتياجات الأعمال التجارية، ويجب أن تغير الفوائد أو القواعد، وعلى سبيل المثال: " تحتفظ الشركة بحق تعديل أو تعليق أو إلغاء أي سياسة أو منافع يرد وصفها في هذا الكتيب في أي وقت، مع أو دون إخطار، حسبما تراه مناسبا " .

وكثيرا ما يغفل هذا الشرط ولكنه أحد أكثر العناصر العملية في حالة عدم المطالبة، وبدونه، يمكن للموظف أن يدفع بأن السياسة المعمول بها في تاريخ توظيفه ينبغي أن تظل دون تغيير طوال مدة عمل الموظف، كما أن الحق في تعديل الشرط يحافظ على قدرة الشركة على التكيف مع الظروف المتغيرة مثل القوانين الجديدة أو الضغوط الاقتصادية أو التحولات في استراتيجية الأعمال التجارية دون أن تكون مقفلة على السياسات الخارجية.

عدم ضمان استمرار العمل

" ٤ - تعزيز أن الدليل لا يوفر أي ضمان للأمن الوظيفي، بل ينبغي أن تكون البيانات المتعلقة باستعراضات الأداء أو إجراءات الانضباط مستندة إلى عبارات قد تنحرف عنها الشركة، وشرط العينة هو " السياسات والإجراءات الوارد وصفها في هذا الكتيب هي مبادئ توجيهية فقط، وقد تبتعد الشركة عنها حسب تقديرها، ولا ينبغي تفسير أي شيء في هذا الدليل على أنه وعد باستمرار العمل " .

وهذا الشرط هام بوجه خاص بالنسبة للسياسات التي تصف الانضباط التدريجي أو خطط تحسين الأداء أو إجراءات إنهاء الخدمة، فإذا كان الدليل يقول " إن الموظفين سيتلقىون إنذارا كتابيا قبل الإنهاء " يمكن تفسيره على أنه عملية إلزامية، وينبغي أن يوضح الملتمس أن الشركة تحتفظ بالحق في تجاوز الخطوات أو استخدام إجراءات مختلفة تبعا للحالة، كما يساعد على حماية الشركة في الحالات التي يكون فيها الإنهاء الفوري ضروريا، مثلا، في حالات سوء السلوك أو انتهاكات السلامة أو الاحتيال.

الولاية القضائية - اللغة الناطقة

وتختلف القوانين حسب الدولة أو المقاطعة أو البلد، فعلى سبيل المثال، تحتاج بعض المقاطعات الكندية إلى فترات محددة من الإشعار أو إلى منع اللغة المستعملة تماما، وبالمثل، فإن العديد من البلدان الأوروبية لديها حماية قوية من الموظفين يمكن أن يقوضها أحد الملتمسين من طراز الولايات المتحدة، ويعمل مع مستشار قانوني محلي لتكييف ملتمسك عن طريق الولاية القضائية، وإذا عملت في مواقع متعددة، يعتبر أن هناك منفذا عاما يتضمن إضافة خاصة بالولاية القضائية.

وتواجه الشركات التي تستخدم موظفين من بعد تعقيدات إضافية، وإذا ما وظفت موظفين في ولايات أو بلدان متعددة، فقد تحتاجون إلى ملتمسين يمتثلون لقوانين كل موقع، وقد تحتاج شركة فيرجينيا مقرها موظفون في كاليفورنيا إلى لغة تتناول قواعد كاليفورنيا الأكثر صرامة بشأن العمالة في المواقع والعقود الضمنية، ويتمثل النهج الأكثر أمانا في إدراج جهاز استخلاص عام ينطبق على جميع الموظفين، مع تذييل منفصل أو إضافة لولايات قضائية محددة، فيمكن لمحاميكم أن يساعدكم في تحديد ما يلي:

العمل مع المدعي العام للعمل

ولا يمكن لأي مقال أن يحل محل المشورة القانونية المهنية، وسيستعرض محامي العمل المعرف كتيبكم عن المسؤولية المحتملة ويضمن أن يكون ملتمسكم قد تطابق مع آخر أحكام وأنظمة المحكمة، وهذا أمر مهم بصفة خاصة إذا كانت شركتكم تستأجر موظفين في ولايات أو بلدان متعددة، حيث يجب معالجة القوانين المتضاربة.

وعندما تختار محامياً، تبحث عن شخص متخصص في قانون العمل ولديه خبرة في استعراضات الكتيبات في صناعتك، وينبغي أن يكون على علم بقانون السوابق القضائية الذي صدر مؤخراً في نطاق اختصاصك وأن تفهم كيف فسرت المحاكم لغة المطالِب، وتطلب عينة من ملتمسة من منظمة مماثلة لمعرفة شكل نسخة شاملة، ولن يقوم محامي العمل الجيد بمراجعة المعلن عن عدم وجوده، بل سيتحقق أيضاً من بقية الكتيب الخاص باللغة التي يمكن أن تنشئ التزامات تعاقدية غير المقصودة.

تجنب العصيان الداخلي

وهناك خطأ شائع يتمثل في وضع مطروح قوي أمام الدليل، ولكن بعد ذلك باستخدام لغة تعاقدية في أماكن أخرى - على سبيل المثال، ينص في سياسة العلاوة على أن " تحصل على علاوة من X إذا استوفت معايير Y " . ويمكن لهذه الوعود أن تلغي المعلن العام وأن تنشئ حقوقا قابلة للإنفاذ، وأن تكفل الاتساق في جميع الوثائق، وإذا أردت الحفاظ على المرونة، وتتجنب اللغة المطلقة مثل " نحن سنظل دائما " أو " مضمونين " .

إجراء مراجعة كاملة للدليل لتحديد كل حالة من حالات اللغة النسيجية أو المطلقة، والبحث عن عبارات يمكن تفسيرها على أنها وعود، بما في ذلك " يحق للموظف الحصول على " ضمانات الشركة " ، أو " لا يجوز أن تتلقى " أو " تحت أي ظرف من الظروف " .

الاستعراض والتحديث بانتظام

فالنهب ليس منضبطاً ونهائياً، فعندما تتغير القوانين وتتطور أعمالكم، قد يحتاج إلى تحديث، فعلى سبيل المثال، فإن ارتفاع العمل عن بعد قد أثار تساؤلات بشأن الولاية القضائية للموظفين العاملين عبر خطوط الدولة ووضعهم عند الرغبات، واستعراض كتيبكم سنوياً على الأقل وبعد أي تغيير قانوني رئيسي.

وضع مذكرة تقويمية لاستعراض ملتمسك كل 12 شهرا، أو أكثر تواترا إذا تعرضت شركتك لتغييرات هامة مثل عمليات الاندماج، أو عمليات الشراء، أو التوسع في الولايات الجديدة، أو التحولات في تكوين القوة العاملة، وكذلك استعراض قرار فصل المدعي العام في أي وقت يتعلق بعقود ضمنية أو بالعمالة في مكان العمل، حيث يمكن أن يكون المرسل الذي يتجاوز حدوده أسوأ من عدم وجود تغطية أمنية مزيفة على الإطلاق.

طلب توقيع اعتراف

ويكون المرسل هو الأكثر فعالية عندما يقترن بنموذج اعتراف موقع يؤكد أن الموظف قد قرأ وفهم ووافق على الطابع غير التعاقدي للدليل، ويخزن هذه الاستمارات الموقعة في ملف الموظفين، وبدون اعتراف، يمكن للموظف أن يدعي أنه لم ير الملتمس، مما قد يضعف دفاعك القانوني.

وينبغي أن يكون استمارة الاعتراف وثيقة منفصلة عن الدليل نفسه، وينبغي أن تشير إلى المطالِب بالموقع أو الرقم الصيغي، وأن تتضمن صيغة تفيد بأن الموظف يعترف بالطبيعة الافتراضية لعمله (إذا كان ذلك منطبقاً) وأن يفهم أن الدليل لا ينشئ عقداً، وأن يتأكد من أن الاستمارة موقَّعة ومؤرخة قبل تاريخ بدء تشغيل الموظف أو بعد ذلك بفترة وجيزة، وأن يوقع على استمارة جديدة للمستخدمين.

كيف تدمجين نظامك الناقص

التنسيب الاستراتيجي

وضع المبعد في موقع بارز - في العادة أول صفحة أو ثانية من الدليل، بعد رسالة الترحيب أو جدول المحتويات مباشرة، وتضمه بعض المنظمات في بداية قسم سياسات العمالة، ثم في قسم الإقرارات، والهدف هو ضمان أن يراه كل موظف قبل قراءة السياسات المفصلة.

النظر في استخدام أداة بصرية، مثل عنوان جريء أو صندوق مظل، لتوجيه الانتباه إلى الملتمس، وتضع بعض الشركات المبعد على صفحة منفصلة مع إشعار بارز مثل " الإشعار المهم: هذا الدليل ليس عقدا " ، وكلما زاد توضيح المبعد، كلما كان من الصعب على الموظف أن يدعي أنه لم يكن على علم بمحتوياته، وإذا كان دليلك رقميا، فإن الموظفين الذين يحتاجون إلى الحصول على الإقرارات الكاملة " .

استخدام لغة الشبان

ويمكن للجرغون القانوني أن يخلط بين الموظفين ويقلل من فعالية الملتمس، ويكتب باللغة الانكليزية بوضوح وبوضوح أن الموظفين على جميع المستويات يمكن أن يفهموا ذلك، ويتجنبون الأحكام المعقدة للغاية أو المصطلحات اللاتينية، وعلى سبيل المثال، بدلا من " هذا الصك لا يشكل عقدا في حد ذاته " ، يكتبون " هذا الكتيب ليس عقدا " ، ويستخدمون أحكاما قصيرة، ويصوتون، ويستخدمون يوميا " ، ويدون شروطا " .

اختبار إمكانية قراءة ملتمسكم مع عينة من الموظفين من مختلف الإدارات ومستويات التعليم، وطلب منهم أن يبهروا معنى هذا الرفض، وإذا لم يتمكنوا من شرحه بدقة، ينقحه للوضوح، وقد يرى أحد يتفهم أنه لا يوفر الحماية - أن الموظف المعقول لم يكن ليفهم معنى هذا الرفض، وقد يتجاهله كلياً.

تصميم استمارة اعتراف فعالة

وضع استمارة اعتراف منفصلة يجب على الموظفين التوقيع والعودة، وينبغي أن يشير الشكل إلى المعلن وأن يبيّن أن الموظف يفهم الدليل ليس عقداً وأن العمل في محله (إذا كان ذلك ينطبق)، وأن يحتفظ بالأشكال الموقعة في ملف آمن وأن يحتفظ بها حتى بعد مغادرة الموظف، حيث يمكن أن تُظهر المطالبات بعد سنوات.

وينبغي أن يتضمن استمارة الاعتراف أيضاً بياناً بأن الموظف تلقى نسخة من الدليل (أو يعرف كيفية الوصول إليه) وأن تكون مسؤولة عن قراءة محتوياته والامتثال لها، وأن تشمل بعض الشركات سؤالاً عما إذا كان لدى الموظف أية أسئلة عن الدليل، وأن يتيح فرصة لمعالجة الشواغل في وقت مبكر، وإذا استخدمت نظاماً إلكترونياً للاعتراف، وتكفل أن يلتقط تاريخ التوقيع وتوقيته، وأن يقدم الموظفين إشارة.

خاتمة

فإدماج المفصل المصمم جيدا في دليل موظفيكم هو حجر الزاوية في الممارسة السليمة للموارد البشرية، ويوفر الحماية القانونية الحاسمة، ويوضح العلاقة بين رب العمل والموظف، ويساعد على منع سوء الفهم المكلّف، وينبغي أن يكون الملتمس واضحا وبارزا ومستعرضا قانونيا لضمان امتثاله للقوانين السارية ويعكس بدقة نية شركتكم، وعندما يقترن ذلك بنموذج اعتراف مستخدم وأداة أساسية تُحدّد فيه مخاطرة في مكان العمل بصورة منتظمة.

إن الجهد الذي تبذلونه في صياغة محرر سليم اليوم يمكن أن يوفر لكم نفقات قانونية هامة، ووقت المحكمة، وتلف سمعة في الطريق، كما يشير إلى أن منظمتكم تقدر الشفافية وتعمل بسلامة، وأن المبعد ليس اعترافاً تتوقعون وجود مشاكل - بل هو خطوة استباقية لضمان فهم الجميع للقواعد الأساسية منذ البداية.

For additional guidance, explore resources from the Society for Human Resource Management (]SHRM sample disclaimer policy]), the U.S. Equal Employment Opportunity Commission (]EOC guidance on manuals), or the National Federation of Independent Business (NFI Handbook dispro