الشروط القانونية لحفظ السجلات والشفافية في الشراكة

دور اتفاق الشراكة

واتفاق الشراكة هو الوثيقة الأساسية التي تحكم توقعات حفظ السجلات، وينبغي أن يحدد كيفية الاحتفاظ بالسجلات، ومسؤول عن رفعها، وكيف يمكن للشركاء الوصول إليها، ويشترط العديد من القوانين أن يكون للشركاء الحق في فحص السجلات وتأليفها عند إشعار معقول، ويمكن أن يحول الاتفاق المصاغ جيدا دون نشوء المنازعات وأن يكفل أن تكون الشفافية جزءا من الشراكة من البداية، ومن ذلك مثلا أن يحدد الاتفاق الإجراءات المتعلقة بتقديم التقارير الدورية، وأن يحدد الأحكام المتعلقة بالوصول إلى المعلومات بصورة معقولة.

التزامات الشفافية: الداخلية والخارجية

وتعمل الشفافية في شراكة على مستويين: شركاء داخليون (شركاء خارجيون) وخارجيون (مشتركون مع أصحاب المصلحة، ومنظمون، وأحياناً الجمهور) ويخضع كلاهما لولايات قانونية تتطلب أكثر من الامتثال السلبي - وهما يتطلبان الكشف الفعلي والاتصال الصادق.

الشفافية الداخلية

ويقع على عاتق الشركاء واجب ائتماني للتصرف بحسن نية والكشف عن المعلومات المادية، ويشمل ذلك تقاسم التقارير المالية ومناقشة القرارات الرئيسية والكشف عن أي تضارب في المصالح، وكثيرا ما تتطلب النظم الأساسية إتاحة إمكانية وصول الشركاء إلى كتب الشراكة وسجلاتها في جميع الأوقات المعقولة، وقد يؤدي عدم توفير هذه المعلومات إلى اتخاذ إجراءات قانونية، بما في ذلك حل الشراكة، ويعني ذلك عملياً أن أي استعراض عام لنسبة الملكية إلى الدخل قد يؤدي إلى إعاقة.

التقارير المالية الدورية

وتتطلب معظم الولايات القضائية إقامة شراكات لإعداد التقارير المالية وتوزيعها سنويا على الأقل، ويجب أن تكون هذه التقارير دقيقة ومناسبة التوقيت وأن تعد وفقا للمعايير المحاسبية المنطبقة، وبالإضافة إلى التقارير السنوية، تعتمد العديد من الشراكات تقارير فصلية أو حتى شهرية لإطلاع الشركاء، كما أن أصحاب المصلحة الخارجيين - مثل المقرضين والمستثمرين ومقدمي الخدمات - قد يطلبون أيضا تقارير دورية كشرط للتمويل أو العقود، وينبغي أن يُذكر بوضوح في اتفاق الشراكة أن يحافظوا على الشفافية الحقيقية على عدم وجود سوء فهم على الإنترنت.

الكشف عن البيانات العامة والملفات التنظيمية

وفي حين أن معظم الشراكات هي كيانات خاصة، فإن بعض أنواع الشراكات - مثل الشراكات التجارية علناً أو الشراكات في الصناعات المنظمة مثل المصارف أو التأمين أو الأوراق المالية - تُصدر كشفات إلى الهيئات التنظيمية وأحياناً إلى الجمهور، ففي الولايات المتحدة، على سبيل المثال، يُطلب من الشراكات التجارية العامة تقديم تقارير سنوية وفصلية إلى لجنة الأوراق المالية والبورصة بموجب قانون بورصات الأوراق المالية لعام 1934، وتشمل هذه الملفات عوامل إدارة معلومات مفصلة.

وحتى الشراكات الخاصة قد تكون لها واجبات الكشف بموجب قوانين مكافحة غسل الأموال أو لوائح الشفافية في الملكية النافعة، فعلى سبيل المثال، يتطلب قانون الشفافية في الشركات في الولايات المتحدة بعض الشراكات للإبلاغ عن معلومات الملكية المفيدة لشبكة إنفاذ الجرائم المالية، وتوجد نظم مماثلة في الاتحاد الأوروبي بموجب التوجيه الخامس لمكافحة غسل الأموال، كما أن مشروع الشراكة بين قاعدة الشركات والرسومات الجمركية في منظمة التعاون والتنمية في الميدان الاقتصادي يُعنى بقدر أكبر من الشفافية.

الامتثال الضريبي والإبقاء على السجلات

وتفرض القوانين الضريبية بعض شروط حفظ السجلات الأكثر صرامة على الشراكات، فالشراكات نفسها لا تخضع عموما لضريبة الدخل؛ بل يجب أن تتدفق الإيرادات من خلال فرادى الشركاء، ولكن الشراكة يجب أن تظل تقدم معلومات (مثل استمارة نظام الإبلاغ عن الضرائب 1065) وأن تزود كل شريك بالجدول K-1.() والسجلات الدقيقة ضرورية لدعم الأرقام المبلغ عنها بشأن هذه الأشكال، بل إن الأخطاء في السجلات الضريبية يمكن أن تؤدي إلى فرض عقوبات وفوائد وفوائد.

وتختلف فترات الاحتفاظ بالسجلات حسب الولاية ونوع السجل، وفي كثير من الحالات، يجب الاحتفاظ بالسجلات الضريبية لمدة تتراوح بين ثلاث وسبع سنوات على الأقل بعد تاريخ التقديم، غير أنه من المستصوب الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بحياة الشراكة بعد انقضاء عدة سنوات على حلها بالنسبة للأصول التي لها جداول زمنية طويلة للاستهلاك أو في حالات المراجعة المحتملة للحسابات.

Tip:] Establish a written record retain policy that aligns with legal requirements and industry standards. This policy should cover physical and digital records, destruction protocols, and secure storage.