الآثار القانونية لعدم وجود دليل للموظفين

الدور الحاسم لدليل الموظفين في الامتثال القانوني

ويزيد دليل الموظفين كثيرا عن مجموعة من السياسات التي تحظى بالترحيب أو مجموعة من السياسات، وهو وثيقة هامة قانونا تحدد الإطار التعاقدي والإجرائي لعلاقة العمل، وعندما تعمل المنظمة بدون دليل شامل ومستكمل، فإنها تعرض نفسها لمجموعة واسعة من الالتزامات القانونية التي يمكن أن تؤدي إلى التقاضي المكلّف، والعقوبات التنظيمية، والضرر في السمعة، ويستخدم الدليل كدليل أساسي على سياسات أرباب العمل، وتوقعاتهم، والالتزام بالدفاع عن الامتثال.

كما أن عدم وجود دليل يمكن أن يخلق غموضاً حول شروط العمالة الأساسية مثل الوضع عند الإرادة، والإجراءات التأديبية، واستحقاقات الإجازات، وقواعد مكافحة التمييز، وكثيراً ما يعمل هذا الغموض على أصحاب العمل في المحكمة، حيث يفسّر القضاة والمحلفون عدم وجود سياسة مكتوبة على أنها إهمال أو عدم التزام بالامتثال القانوني، وفي العديد من الولايات القضائية، فإن بعض السياسات تتطلب من القانون.

المخاطر القانونية الرئيسية دون دليل الموظفين

حالات سوء الاستخدام في منطقة ويل

وفي معظم الولايات المتحدة، يفترض أن العمالة في محلها، بمعنى أن أي من الطرفين يمكن أن ينهي العلاقة في أي وقت لأي سبب قانوني، غير أنه بدون دليل يثبت بوضوح وبوضوح وجود موظف في مكانه، فإن أرباب العمل قد يخاطرون بخلق عقود ضمنية دون قصد، ويمكن أن تفسر المحاكم البيانات التي يدلى بها أثناء المقابلات أو في رسائل عرضية أو حتى عن طريق ممارسات روتينية )مثل الانضباط التدريجي( على أنها تغيرت في وضع مشاريع القوانين.

المسؤولية عن التمييز والمضايقة

وتشترط الوكالات الاتحادية مثل اللجنة الأوروبية لمناهضة التمييز على أصحاب العمل اتخاذ خطوات معقولة لمنع التمييز والمضايقة، ومن بين الأسئلة الأولى التي سيطرحها المحقق ما إذا كان لدى صاحب العمل سياسة مكتوبة لمكافحة التمييز والمضايقة، وما إذا كان الموظفون قد تلقوا تدريباً عليها، فبدون دليل يتضمن سياسة واضحة لمكافحة التمييز والمضايقة والانتقام، يمكن اعتبار صاحب العمل مسؤولاً عن عدم منع سوء السلوك، وفي كثير من الحالات، رأت المحاكم أن عدم وجود مثل هذه الأدلة المعقولة يمكن أن يُستخدم.

انتهاكات الأجور والآلام

ويفرض قانون معايير العمل العادلة وقوانين الأجور الحكومية شروطا صارمة فيما يتعلق بالحد الأدنى للأجور والعمل الإضافي وفترات الوجبات وفترات الراحة والوقت، وبدون دليل يوضح هذه السياسات، يمكن للموظفين أن يساءوا فهم حقوقهم، وقد ينتهك المشرفون القانون دون علم، وتشمل الانتهاكات المشتركة عدم دفع ساعات العمل الإضافية للعمل غير المباشر، وعدم تصنيف الموظفين على نحو غير سليم، على أنه يساعد على تحديد فترات العمل الإضافية، وعدم تقديم دليل عن ساعات العمل.

قانون عدم الامتثال

كما أن القانون الاتحادي الذي ينص على إجازة الأسرة والإجازات الطبية يقتضي من أصحاب العمل المشمولين أن يقدموا إجازة غير مدفوعة الأجر لأسباب طبية وأسرية مؤهلة، كما أن العديد من الولايات لديها قوانين خاصة بها في إجازة مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة الأجر، مثل إجازة العنف المنزلي أو إجازة والدية، وبدون دليل يشرح الأهلية، وإجراءات الطلب، وشروط التصديق، وحقوق استرداد الوظائف، كثيرا ما لا يقوم أرباب العمل بإدارة الإجازات على النحو المناسب، مما قد يؤدي إلى تدخل أصحاب العمل في نظام المطالبة بالانتقام بموجب قانون الإجراءات القانونية.

مطالبات الانتقام

والانتقام هو أكثر التهم شيوعاً التي قدمت إلى اللجنة الاقتصادية لأوروبا، إذ يمكن أن يثني كتيب يحظر الانتقام ويوفر إجراء سرياً للشكاوى المشرفين عن الانتقام ويوفر قناة آمنة للموظفين للإبلاغ عن الشواغل، وبدون هذه السياسة، قد يشعر الموظفون بأنه ليس لديهم خيار سوى الذهاب مباشرة إلى وكالة خارجية، ويمكن اعتبار صاحب العمل أنه لا يقدم أي دليل يثبت وجود بيئة غير انتقامية يقوم عليها أرباب العمل الكتابي.

القضايا القانونية الحقيقية في العالم التي تؤثر على المخاطر

قضية التمييز: تكلفة الصمت

وفي قضية " الدفاع " ، كان الموظف الذي يقاضى عن التمييز العنصري بعد أن تم تسليمه للترقية، ولم يكن لدى صاحب العمل أي سياسة مكتوبة لمكافحة التمييز ولا دليل على الإطلاق، وأثناء الاكتشاف، دفع محامي المدعي بأن عدم وجود دليل على وجود أي ضرر في المحكمة قد أدى إلى عدم وجود أي دليل على وجود تمييز.

إنهاء الخدمة بشكل خاطئ والعقود المصفّاة

وفي قضية Wernimont v. International Business Machines Corp. (وهي قضية معروفة جيداً من ولاية تكساس)، رأت المحكمة أن البيانات الشفوية المقترنة بسياسات الموظفين الكتابية يمكن أن تخلق عقداً ضمنياً يحد من حق رب العمل في إنهاء الخدمة بوصية، وأن دليل صاحب العمل (أو عدم وجوده) يؤدي دوراً مركزياً، وعندما يكون الدليل ناقصاً أو يحتوي على لغة مبهم، يمكن أن يُرضاً على أن يُ على أن يُ الموظفين أن يُهم أن يُفترض أنهم يُهم أن يُفترض أنهم يُهم أن يُفترض أنهم يُفترض أنهم يُفترض أنهم يُفترض أنهم يُفترض أنهم يُفترض أنهم يُفترض أنهم يُفترض أنهم يُجرون أن يُون أن يُكتبون أن يُكتبون أن يُكتبون أن يُكتبون أن يُكتبون أن يُكتبون أن يُهم أن يُهم أن يُهم أن يُهم أن يُهم أن يُهم أن يُهم أن يُهم أن يُكتبون أن يُهم أن يُ

الأجر والعمل الجماعي

وقد واجهت سلسلة كبيرة من التجزئة عملا جماعيا بموجب قانون الخدمة المدنية الاتحادية عندما لم تدفع أجرا إضافيا لمديري المخازن المساعدين، ولم يكن لدى الشركة دليل يفصل معايير التصنيف المعفاة أو قواعد حفظ الوقت، ودفع الموظفون بأنهم غير مصنفين، وأن السياسات غير الواضحة تؤدي إلى عمل خارج الساعة، كما أن إدارة العمل انضمت إلى الدعوى القضائية، وتوصل صاحب العمل في نهاية المطاف إلى تسوية لملايين الدولارات.

اعتبارات الدولة - المؤهلات

فبينما يكون قانون العمالة الاتحادي هو جزء كبير من قوانين الولايات، فإن قوانين الولايات يمكن أن تفرض شروطا إضافية، فعلى سبيل المثال، تشترط على أصحاب العمل أن يدرجوا سياسات محددة في كتيباتهم، مثل منع التحرش، والإجازات المرضية، وسياسات الإقامة في ولايات تكساس، ويجب أن يقدم أصحاب العمل في نيويورك كتيبا بلغات معينة، وأن يتضمنوا سياسات بشأن أماكن الإقامة المخصصة للعجز والإجازات المنزلية، وأن تفرض عليهم عقوبات صارمة على عدم إدراج هذه السياسات العامة التي تفرضها الدولة.

وبالإضافة إلى قانون الدولة، فإن بعض المدن والمقاطعات لها أيضاً متطلباتها الخاصة، إذ أن كل من سان فرانسيسكو وسياتل وشيكاغو ومدينة نيويورك كل منهما يرتب على إدراج سياسات محددة في كتيبات الموظفين، وقد يكون رب العمل الذي لا يوجد فيه دليل مصمم على نحو مصمم لا يعلم بهذه المتطلبات المحلية إلى أن يتم تقديم شكوى أو إجراء تفتيش روتيني، وعندئذ يمكن أن تكون تكلفة عدم الامتثال كبيرة.

أفضل الممارسات لوضع الدليل والحفاظ عليه

المضمون الأساسي

وينبغي أن يتضمن دليل شامل للموظفين السياسات التالية على الأقل:

• At-Will Employment Statement] - A clear, conspicuous disclaimer that employment is at-will and that no written or oral statements create an implied contract. This disclaimer should appear separately in the beginning of the Handbook and be reinforced in offer letters.
• Equal Employment Opportunity / Non-Discrimination and Anti-Harassment Policy] - A detailed policy that prohibits discrimination and harassment based on protected characteristics, includes a complaint procedure with multiple reporting channels, and promises no retaliation.
• Leave Policies] – including FMLA, state family and medical leave, paid sick leave, holiday, holidays, and leaves under the Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA).
• Wage and Hour Policies] - Timekeeping procedures, overtime approval, meal and rest break rules, and classification guidelines.
• Code of Conduct] - Standards of behavior, conflict of interest, confidentiality, use of company resources, and disciplinary action.
• Safety and Health Policies] - بما في ذلك الإبلاغ عن الإصابات، ومنع العنف في مكان العمل، وأي برامج مطلوبة خاصة بمنظمة الصحة العالمية.
• Benefits Summary] - Overview of health insurance, retired plans, and other benefits, with reference to formal plan documents.
• Privacy and Technology Policies] - Rules regarding email, internet, social media, and monitoring.
• Accommodation Policies] - Reasonable accommodations for disabilities, pregnancy, and religious practices.
• Compplaint and Grievance Procedures - عملية واضحة وسرية للإبلاغ عن انتهاكات أي سياسة، بما في ذلك ادعاءات التحرش أو التمييز أو الأجور أو الشواغل المتعلقة بالسلامة.

وينبغي أن تكون كل سياسة متسقة مع المعايير القانونية الحالية وأن تصاغ بلغة سهلة يمكن لجميع الموظفين، وينبغي ترجمة الدليل أو على الأقل أن تكون له سياسات رئيسية تقدم باللغات الرئيسية للموظفين، وينبغي للمستشار القانوني أن يستعرض الكتيب لضمان الامتثال لجميع الولايات القضائية المنطبقة.

المراجعة القانونية والتحديثات

وتتغير قوانين العمل في كثير من الأحيان، وتستكمل وزارة العمل الأنظمة وتصدر قوانين الإجازات الجديدة، وتعيد المحكمة تفسير القوانين القائمة، وقد يتضمن دليل لا يُستعرض سنويا سياسات ملغية تضليل الموظفين أو تنتهك القانون الحالي، مثلاً، تُغادر وزارة العمل المعاهد المنقحة للإعفاءات الإضافية عدة مرات في السنوات الأخيرة، كما أن قوانين الإجازات المدفوعة الأجر قد اتسعت بشكل كبير.

اعتراف الموظفين

وحتى أفضل دليل لا جدوى منه إذا لم يحصل عليه الموظفون وفهموا له، وينبغي أن يطلب أرباب العمل من كل موظف توقيع استمارة اعتراف يؤكدون أنها تلقت الدليل وتقرأه وتدركه، وأن يوافقوا على الامتثال لسياساته، كما ينبغي أن ينص الإعلان صراحة على أن الدليل لا ينشئ عقدا وأن العمالة لا تزال في محلها.

كما يوصى بتوفير التدريب على الكتيب للمديرين والمشرفين الذين هم في كثير من الأحيان الخط الأول للتنفيذ، وينبغي أن تبرز الدورات التدريبية السياسات الرئيسية مثل مكافحة المضايقات وإدارة الإجازات والامتثال للأجر والساعة، مما يعزز التزام صاحب العمل بالامتثال القانوني ويساعد على منع الانتهاكات قبل وقوعها.

الموارد الخارجية من أجل مزيد من التوجيه

ويمكن لأصحاب العمل الذين يتطلعون إلى تعزيز كتيّباتهم أن يتشاوروا مع مصادر موثوقة، كما أن U.S. Equal Employment Opportunity Commission يقدمون إرشادات بشأن سياسات مكافحة التمييز ومنع المضايقة.

الاستنتاج: حماية أعمالك وقوتك العاملة

إن عدم وجود دليل للموظفين هو ضعف يمكن منعه مما يؤدي إلى عواقب قانونية مدمرة، فمن الدعاوى القضائية المتعلقة بالتمييز والأجر والساعة، إلى فرض غرامات على الوكالات الحكومية وفقدان المصداقية في المحكمة، فإن المخاطر كبيرة، إذ أن وضع دليل متوافق مع القانون، لا يقلل من المسؤولية فحسب، بل يضع توقعات واضحة، ويعزز الإنصاف، ويعزز معنويات الموظفين الذين يستثمرون الوقت والموارد لوضع ونشر كتيب عن العمل يكون أفضل.