Table of Contents

فهم رأس المال القانوني للدفع الإضافي أثناء إجازة الموظفين

فإدارة إجازات الموظفين وبدل العمل الإضافي هي أحد المجالات الأكثر دقة التي يمتثل فيها القوة العاملة، ويجب على أرباب العمل أن يوازنوا الاحتياجات التشغيلية مع شبكة معقدة من الأنظمة الاتحادية وقوانين الولايات التي تقضي بوجوب دفع أجر العمل الإضافي، ولا سيما عندما يحصل الموظفون على إجازة مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة الأجر خلال أسبوع العمل، مما يؤدي إلى عدم دفع رسوم باهظة التكاليف، والعقوبات، والضرر في سمعة الموظفين، وهذه المادة توفر نظرة شاملة على القواعد القانونية، والممارسات المتعلقة بأجور العمل.

ويفترض الكثير من أرباب العمل أن دفع أجر الموظف لمدة يوم إجازة يحسب تلقائياً تلك الساعات إلى عتبة العمل الإضافي، في حين يعتقد آخرون خطأً أن أي عمل يتم أثناء الإجازة عمل طوعي وغير قابل للتعويض، وكلا الافتراضين غير صحيح بموجب قانون معايير العمل العادلة [في كثير من الأحيان يجب أن تفهمه] (قانون الأجور في الولايات) ومعظم الولايات.

الإطار القانوني الذي ينظم العمل الإضافي والإجازات

وأساس تنظيم العمل الإضافي في الولايات المتحدة هو قانون معايير العمل في الجو [Fair Labor Standards Act] (FLSA)، الذي يتطلب من أرباب العمل أن يدفعوا للموظفين غير المفرغين مرة ونصف مرة واحدة بمعدلهم العادي لجميع ساعات العمل بعد 40 ساعة في أسبوع عمل واحد، غير أن قانون العمل في الخدمة المدنية لا يتطلب من أرباب العمل أن يحسبوا ساعات الإجازة المدفوعة الأجر مثل " الإجازات المرضية " أو الإجازات الصحيحة.

كيف تحدد هيئة القوات المسلحة الليبرية " الهواة يعملون "

وفي إطار قانون العمل الاتحادي، تشمل " ساعات العمل " جميع الأوقات التي يُعانى فيها موظف أو يُسمح له بالعمل، ولا يُعتبر عادة الوقت المنفق في إجازة مدفوعة الأجر، حتى وإن لم يكن الموظف يعمل فعلا، ساعات عمل، وعلى سبيل المثال، إذا استغرق الموظف إجازة مدفوعة الأجر يومين ويعمل لمدة ثلاثة أيام لما مجموعه 32 ساعة، لا يُطلب من رب العمل أن يدفع أجرا إضافيا لأن الموظف لم يتجاوز 40 ساعة من العمل الفعلي.

وتعريف " المعاقين أو المسموح لهم بالعمل " واسع بشكل متعمد، وقد رأت المحكمة العليا في الولايات المتحدة أنه حتى العمل الذي لم يطلبه صاحب العمل على وجه التحديد، ولكن يجب الاستمرار فيه، وهذا المبدأ ينطبق بصورة مباشرة على فترات الإجازات: إذا قام موظف بفحص البريد الإلكتروني أو أخذ مكالمة عمل أثناء الإجازات أو الإجازة المرضية، فإن هذه الدقائق تعمل ويجب تسجيلها.

دور القوانين الحكومية والمحلية

ويمكن أن تعدل قوانين الدولة أو تكمل بشكل كبير متطلبات خط الأساس الخاصة بوكالة الخدمة العسكرية الاتحادية، وبعض الولايات، مثل كاليفورنيا، لديها عتبات يومية للعمل الإضافي (مثلاً، العمل الإضافي بعد 8 ساعات في اليوم) وتعاريف أكثر سخاء لـ " ساعات العمل الحالية " .

New York, on the other hand, has its own minimum wage orders and a state-level paid family leave program that may affect how leave is recorded for overtime purposes. Employers must check not only federal law but also the laws in every jurisdiction where they have employees. A good starting point is the U.S. Department of Labor’s paid leave page

قانون الإجازة الأسرية والطبية والعمل الإضافي

"الخدمة المالية تسمح للموظفين المؤهلين بأخذ إجازة غير مدفوعة الأجر ومحمية من العمل في السنة لأسباب عائلية وطبية محددة" "خلال إجازة من الخدمة العسكرية" "والموظفون عموماً لا يعملون" "وليس هناك وقت إضافي" "لكن التعقيدات تنشأ عندما يقوم موظف بإجازة متقطعة" "أو يعمل بدوام جزئي"

والإجازة المتقطعة في إطار قانون الإجراءات القانونية المتعلقة بالطب المهني هي منطقة صعبة للغاية، إذ يفترض أن يُعتمد الموظف في إجازة متقطعة لظروف مزمنة، ويستغرق ساعتين من كل يوم جمعة للتعيينات الطبية، وإذا كان الموظف يعمل لمدة 38 ساعة بالإضافة إلى ساعتين من الإجازة، فلا يكون الوقت قد حان، ولكن إذا كان الموظف يعمل لمدة 39 ساعة ثم أخذ ساعات الإجازة، فإنه لا يزال يعمل لمدة 39 ساعة، على أن يخفض العمل.

بدل مقابل الإجازة غير المدفوعة: الأثر على حساب العمل الإضافي

والتمييز بين الإجازة المدفوعة الأجر والإجازات غير المدفوعة أمر حاسم بالنسبة للامتثال للعمل الإضافي، إذ يفترض كثير من أرباب العمل خطأ أن دفع أجر الموظف لمدة يوم إجازة يعني أن هذه الساعات تحسب لحساب العمل الإضافي، وفي جميع الحالات تقريباً لا يُستبعد أن يؤدي الموظف عمله فعلاً خلال ذلك الوقت.

إجازة مدفوعة الأجر (الحياة، والمرضى، والشخصية، والعطلات)

وعندما يحصل الموظف على إجازة مدفوعة الأجر ولا يعمل، لا تحسب هذه الساعات " ساعات عمل " لأغراض العمل الإضافي في إطار قانون الخدمة المدنية، على سبيل المثال:

  • يعمل موظف 32 ساعة ويأخذ 8 ساعات من الإجازة المدفوعة الأجر: يبلغ مجموع الأجر 40 ساعة، ولكن فقط 32 ساعة عمل، لذا لا يوجد عمل إضافي.
  • ويعمل الموظف 44 ساعة ويستغرق 8 ساعات من الإجازة المرضية المدفوعة الأجر: عمل الموظف 44 ساعة، ومن ثم يُستحق العمل الإضافي في غضون 4 ساعات على 40 ساعة، ولا تقل الإجازة المرضية المدفوعة الأجر عن الالتزام بالعمل الإضافي.

وينبغي أن يتوخوا الحذر من سياسات منع الحمل التي تجمع بين الإجازة المدفوعة الأجر والوقت الفعلي للعمل في اليوم نفسه، وإذا كان الموظف يعمل لمدة 5 ساعات ثم يأخذ إجازة مدفوعة الأجر لمدة 3 ساعات فقط، فإن عدد ساعات العمل هو 5 ساعات فقط، ولكن إذا كان الموظف يعمل لمدة 9 ساعات ثم يأخذ ساعة واحدة من الإجازة المدفوعة الأجر، فإنه لا يزال يعمل لمدة 9 ساعات وإذا كان أسبوع العمل يشمل أياما أخرى، فإن المجموع قد يتجاوز 40. في الولايات التي تُدفع فيها ساعات إضافية يوميا، وفي اليوم الذي يستغرق تسع ساعات فقط.

الإجازة غير المدفوعة (FMLA, Personal leave without Pay)

ولا يعمل الموظف أثناء الإجازة غير المدفوعة الأجر ولا يتلقى أجراً عن ذلك الوقت، ولذلك لا يكون هناك وقت إضافي مستحقاً لفترة الإجازة نفسها، ولكن إذا كان الموظف يؤدي أي رسالة إلكترونية أو يتلقى مكالمة هاتفية أثناء الإجازة غير المدفوعة، يجب تسجيل تلك الدقائق أو الساعات، وقد يؤدي إلى تحمل عبء العمل الإضافي إذا دفع مجموع ساعات الأسبوع إلى ما يزيد على ٤٠ سنة، وهذا مجال شائع للانتهاكات غير المقصودة، ولا سيما مع العمال من بعد أو غير المأجرين.

أسابيع العمل الثابتة وأسبوعي العمل المُحدَّث

ويستخدم بعض أرباب العمل جدولا ثابتا لأسبوع العمل يتوقع أن يعمل فيه الموظفون عددا من الساعات، ويخصم الإجازات من مصرف للموظف، وتكون حسابات العمل الإضافي مباشرة: فبحسب ساعات العمل الفعلية فقط، ولكن أرباب العمل الذين يستخدمون طريقة " أسبوع العمل المؤثر " (المنخفضة بموجب قانون الخدمة) لدفع أجر إضافي في ظروف معينة يجب أن يتبعوا بعناية أنظمة الخدمة المتعلقة بالإجازات والمدفوعات.

متطلبات حفظ السجلات والوثائق

ومسك السجلات الدقيقة هو الأساس الذي يرتكز عليه الامتثال للعمل الإضافي، إذ يتطلب قانون العمل والعمل المهني من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات ساعات العمل كل يوم وكل أسبوع عمل، وكذلك الأساس الذي يدفع به الأجور، وعندما يتعلق الأمر بالإجازات، تكون الوثائق الإضافية حكيمة.

  • تعقب مدة العمل الفعلية بمعزل عن وقت الإجازة المدفوعة الأجر.] استخدام نظام لحفظ الوقت يميز بين ساعات العمل وساعات الإجازة، ويتيح العديد من النظم الحديثة للموظفين أن يتابعوا الأنشطة المختلفة ويخرجوا منها، بما في ذلك أنواع الإجازات المختلفة.
  • ]]Document the type of leave.] whether it’s FMLA, PTO, sick leave, or unpaid personal leave, annotate the timecard accordingly. This helps during audits and shows the employer’s intent to comply.
  • Retain all leave requests and approvals. These records support the classification of hours and can protect against claims that the employer encouraged off-the-hour work during leave.
  • Train employees to record all work time.] Even a five- minute call during a leave day must be recorded if the employee is expected to be compensated for it. Create a culture where no work goes unrecorded.
  • Maintain records for at least three years.] The FLSA requires retention for three years, but state laws may require longer. check your jurisdiction.

وتؤكد صحيفة وقائع دوول في العمل الإضافي على أن أصحاب العمل يتحملون عبء إثبات أنهم دفعوا أجورهم على نحو صحيح، وقد تؤدي السجلات غير الملائمة إلى استنتاجات غير صالحة في المنازعات المتعلقة بالأجور، وفي بعض الحالات، إذا لم يحتفظ صاحب العمل بسجلات دقيقة، يجوز للمحاكم أن تقبل تقدير ساعات العمل المعقولة للموظف، وهو تقدير يمكن أن يكون مكلفا.

جيم - الاتجاهات القانونية المشتركة ومخاطر التخفيض

وحتى أصحاب العمل الذين يراعون جيداً يمكن أن يتحولوا إلى انتهاكات عند التعامل مع العمل الإضافي والإجازات، ويقل هذا عن ذلك أكثر الأخطاء شيوعاً.

Misclassifying Exempt vs. Non-Exempt Employees

ولا يحق للموظفين المخالفين (مثل الموظفين التنفيذيين والإداريين والمهنيين) الحصول على أجر إضافي بموجب قانون الخدمة المدنية، غير أن بعض أرباب العمل يصنفون الموظفين على نحو غير صحيح على أنهم معفونين، ثم لا يدفعون أجرا إضافيا عندما يعمل هؤلاء الموظفون أثناء الإجازة.() ويستغرق السيناريو العام: الموظف المأجور المصنف على أنه معفى أسبوعا من الإجازة المدفوعة الأجر، ولكن أيضا بعض العمل عن بعد.() وإذا كان الموظف غير مستوفى في الواقع، فإن أي صاحب عمل إضافي()

السفر بالدفع أثناء ساعات العمل

ويضاف بعض أرباب العمل خطأ ساعات إجازة مدفوعة الأجر إلى ساعات العمل الفعلية لحساب ساعات العمل الإضافية، اعتقادا منهم أنه يجب عليهم دفع ساعات العمل الإضافية عندما يتجاوز مجموع ساعات العمل 40 ساعة، غير صحيح قانونا ما لم تتطلبه سياسة الشركة أو اتفاق المساومة الجماعية، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تخفيض تكاليف العمل دون داع، وعلى العكس من ذلك، فإن عدم حصر العمل الفعلي الذي يتم أثناء الإجازة يشكل انتهاكا واضحا.

الإجازات المتقطعة ومضاعفات العمل الإضافي

ويواجه الموظف إجازة مؤقتة في أماكن منفصلة من الوقت لاحتجاز أسباب معينة، ويواجه صاحب العمل تحديات خاصة، إذ يتعين عليه أن يتتبع ساعات العمل الفعلية كل أسبوع، وإذا كان الموظف يعمل لمدة 30 ساعة ويستغرق 10 ساعات من الإجازة المتقطعة، فلا يكون الوقت الإضافي مستحقاً، ولكن إذا كان الموظف يعمل لمدة 45 ساعة ويأخذ إجازة متقطعة، فإن الوقت الإضافي واجب في غضون 5 ساعات من الوقت المحدد.

وينشأ تعقيد آخر عندما تكون الإجازة المتقطعة لسبب يصف أيضاً بموجب قوانين الإجازة العائلية المدفوعة الأجر للدولة، وفي ولايات مثل نيويورك أو واشنطن أو ماساتشوستس، يجوز للموظفين الحصول على استحقاقات مدفوعة أثناء الإجازة، ولكن هذه المدفوعات لا تكون عادة أجوراً لساعات العمل، ويجب على صاحب العمل أن يتتبع ساعات العمل الفعلية للموظف بعناية لتحديد ما إذا كان الوقت الإضافي مستحقاً.

عدم دفع أجر إضافي عن العمل خلال الإجازة المأذون بها

وحتى بموافقة صاحب العمل، إذا كان الموظف يعمل أثناء الإجازة، يجب تعويض هذه الساعات، وإذا كان الموظف يعمل 30 ساعة في المكتب ثم يؤدي 12 ساعة من العمل من المنزل أثناء إجازة مرضية مدفوعة الأجر، يجب على صاحب العمل أن يدفع ساعات إضافية لأكثر من 40 ساعة (ويرجح أن يكون ذلك بمعدل العمل العادي أو الإضافي، حسب السياسة العامة)، ويعتقد بعض أرباب العمل خطأ أن أي عمل، نظراً إلى أن الموظف في إجازة، هو عمل طوعي وغير مدفوع الأجر.

خلال الإجازة

وهناك مجال آخر مخصَّص للاستحقاقات هو الوقت الذي يُطلب فيه من الموظف إجازة ولكن عليه البقاء عند الطلب والاستعداد للعمل، وقد يُحسب الوقت كساعات عمل حسب القيود، ويستخدم القانون أيضاً تحليلاً " للاستحقاقات الأساسية " ، فإذا كان الموظف مقيداً بشدة (مثلاً، لا يجوز له مغادرة المنزل، ويجب عليه أن يستجيب فوراً)، فإن الوقت المتاح يمكن أن يُقابل للتعويض، وهذا يمكن أن يُنشئ مسؤولية إضافية أثناء فترة الإجازة.

أفضل الممارسات للامتثال لأجر العمل الإضافي وقوانين الإجازات

وللحد من مخاطر التقاضي وتعزيز المعاملة العادلة، ينبغي لأصحاب العمل أن يعتمدوا الممارسات التالية.

وضع سياسة مكتوبة واضحة

وينبغي أن تبين السياسات بوضوح كيفية حساب ساعات العمل الإضافية عند حصول الموظف على إجازة مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة الأجر، وأن تشمل أمثلة وتعاريف، على سبيل المثال، " يدفع أجر عن جميع الساعات التي يعمل فيها فعلا بما يتجاوز 40 ساعة في أسبوع عمل، ولا تحسب ساعات الإجازة المدفوعة إلى عتبة 40 ساعة ما لم يقم الموظف بأداء العمل خلال فترة الإجازة " .

مديرو التدريب وموظفو الموارد البشرية

ويجب على المديرين أن يفهموا أنهم لا يستطيعون أن يطلبوا من الموظفين أو يسمحوا لهم بالعمل خارج الوقت الذي يُغادرون فيه، وينبغي لهم أيضاً أن يعرفوا كيف يسجلون أي عمل عرضي ومتى يتصاعدون إلى الموارد البشرية، كما أن الدورات التدريبية المنتظمة - على الأقل سنوياً - تعزز الامتثال، كما أن سيناريوهات لعب الأدوار، مثل الموظف الذي يُطلب إليه فحص البريد الإلكتروني، لضمان استجابة المديرين على نحو صحيح.

استخدام النظم المتكاملة لحفظ الوقت

ويمكن أن تميز برامجيات التوقيت والحضور الحديثة تلقائيا بين ساعات العمل وساعات الإجازات، وإمكانية الحصول على العلم الإضافي عند تسجيل العمل خلال يوم إجازة، وأن تصدر تقارير لمراجعة الحسابات، وأن تضمن للنظام إمكانية التعامل مع أنواع الإجازات المتعددة والقواعد الخاصة بالدولة، وتتيح بعض النظم دخول الوقت " المتنقلة " بحيث يتسنى للموظفين تسجيل وقت العمل حتى عندما يعملوا عن بعد أثناء ما قد يكون وقت الإجازة غير ذلك.

إجراء مراجعة الحسابات المنتظمة

ويمكن لعمليات مراجعة حسابات كشوف المرتبات الفصلية أو نصف السنوية للموظفين الذين أخذوا إجازة خلال أسبوع العمل أن يلحقوا أخطاء في وقت مبكر، وأن يقارنوا بين القيود الزمنية وبين الموافقة على الإجازات، وإذا وجدتم تناقضات، يصححواها ويضبطون الأجور على وجه السرعة لتجنب الأضرار المتراكمة، وينبغي أن تستعرض مراجعة الحسابات أيضا تصنيفات الإعفاءات، ولا سيما بعد الترقيات أو التغييرات في الواجبات الوظيفية.

مستشار قانوني استشاري

ونظراً لأن قوانين الدولة والقوانين المحلية تختلف اختلافاً كبيراً ولأن التفاعل بين مختلف قوانين الإجازات (FMLA, ADA, state family leave, workers’ compensation) يمكن أن يكون صارماً - فمن الحكمة أن يقوم محامٍ لشؤون العمل بمراجعة سياساتكم وممارساتهم، وهذا أمر مهم بصفة خاصة عند تنفيذ برامج الإجازات الجديدة أو التوسع في الولايات الجديدة، ويمكن للمستشار القانوني أن يساعد في صياغة سياسات تمتثل لأشد القوانين تطبيقاً وتقليص مخاطر الدعاوى القضائية.

التطورات الأخيرة والتوجيهات المتعلقة بمكافحة المخدرات

وتصدر إدارة العمل بانتظام رسائل رأي وتغييرات في القواعد تؤثر على ساعات العمل الإضافية والإجازات، فعلى سبيل المثال، توضح القاعدة النهائية لعام 2020 التي وضعتها وزارة العمل بشأن " المعدل العادي " أن بعض الاستحقاقات (مثل الإجازة المدفوعة الأجر) لا تحتاج إلى أن تدرج في حساب المعدل العادي للعمل الإضافي، وينبغي لأصحاب العمل أن يرصدوا آخر المستجدات لضمان اتساق ممارساتهم مع التفسيرات الحالية.

أثر العمل عن بعد

ومع ارتفاع العمل عن بعد والهجين، من المرجح أن يعمل الموظفون أثناء فترة الإجازة العادية، كما أن فحص الرسائل الإلكترونية أو حضور الاجتماعات الافتراضية أو إنهاء التقارير من البيت أثناء الإجازة المرضية أو الإجازات يمكن أن يؤدي إلى تحمل عبء العمل الإضافي، وينبغي لأصحاب العمل أن يبلغوا بوضوح بالتوقعات: إذا كان الموظف في إجازة مؤقتة، فينبغي لهم أن لا يعملوا، وإذا كان عليهم العمل، يجب عليهم تسجيل الوقت والرد على ذلك (بما في ذلك العمل الإضافي إذا كان ذلك).

خاتمة

ويتطلب دفع أجر العمل الإضافي أثناء إجازة الموظفين فهماً شاملاً لقانون الخدمة المدنية وقانون الولايات، ومزايا مختلف أنواع الإجازات، ولا يزال المبدأ الأساسي قائماً: فعد ساعات العمل الفعلية فقط إلى حد أقصى، ولا تعمل ساعات الإجازة المدفوعة الأجر؛ كما أن ساعات الإجازة غير المدفوعة لا تعمل بدون ساعات عمل، ويحتفظ المرشدون الذين يتولون أعمالهم أثناء الإجازة، ويضعون سجلات دقيقة، ويضعون سياسات واضحة، ويتشاورون مع أصحاب العمل الذين يستوفون التكاليف.