الاعتبارات القانونية المتعلقة باتفاقات الاستعانة بمصادر خارجية

ويجب أن يصاغ الإطار القانوني الذي يحكم هذه الترتيبات بعناية، وأن يؤدي سوء إنشاء عقد للاستعانة بمصادر خارجية إلى توقعات غير واضحة، وإلى تعرض البيانات، ومنازعات الملكية الفكرية، والغرامات التنظيمية، وأن يبحث هذا الإطار الاعتبارات القانونية الحاسمة التي ينبغي لكل منظمة أن تعالجها عند التفاوض على اتفاقات فعالة، وصياغة اتفاقات مفيدة.

عناصر اتفاق الاستعانة بمصادر خارجية

ويزيد من مجرد بيان عملي عن اتفاق الاستعانة بمصادر خارجية - وهو وثيقة قانونية شاملة تحدد العلاقة التجارية بأكملها - وينبغي أن يحدد العقد، على الأقل، بوضوح نطاق الخدمات، ومقاييس الأداء، والاتفاقات على مستوى الخدمة، وهياكل الدفع، ومدة العقد، وشروط الإنهاء، غير أن العمق القانوني المطلوب يتجاوز التفاصيل التشغيلية، ويجب صياغة كل بند بدقة لتخصيص المخاطر، وحماية الأصول القيمة، وضمان أن يفي الطرفان بالتزاماتهما بموجب القانون.

نطاق الخدمات ومقاييس الأداء

ونطاق الخدمات هو جوهر أي اتفاق للاستعانة بمصادر خارجية، ويجب أن يصف بالتفصيل ما سينفذه البائع، بما في ذلك المهام المحددة، والنواتج، والجداول الزمنية، ومعايير الجودة، ولغات شاغرة مثل " دعم تكنولوجيا المعلومات " تدعو إلى المنازعات، وبدلا من ذلك، يستخدم وصفا دقيقا: " تقديم الدعم المكتبي على مدار الساعة لتطبيقات البرامجيات X و Y و Z، مع تحديد أقصى حد للرد على الحالات البالغة 30 دقيقة للحوادث الحرجة " .

هياكل الدفع والمصطلحات المالية

وينبغي أن تكون شروط الدفع متوافقة مع القيمة التي سلمها كل طرف والمخاطر التي يتحملها، وتشمل الهياكل المشتركة رسوما ثابتة، ومواعيد زمنية ومواعيد، وبدلا من التكلفة، أو مدفوعات قائمة على الأداء، وينبغي أن يحدد الاتفاق دورات إعداد الفواتير، وإجراءات الدفع المتأخرة، وأي مدفوعات يمكن السماح بسدادها، والنظر في إدراج شرط أكثر فائدة من العملاء يضمن أن يكون الزبائن مؤهلين للتسعير كأي ترتيبات أخرى لتسوية الأسعار.

شروط الولاية وإنهاء الخدمة

وينبغي أن تكون مدة العقد مطابقة لحاجة الأعمال التجارية، إذ أن العديد من اتفاقات الاستعانة بمصادر خارجية تمتد لمدة تتراوح بين ثلاث وخمس سنوات، مع خيارات التجديد، ويجب أن تغطي أحكام إنهاء الخدمة للسبب (التواصل والإعسار والفشل المادي) وإنهاء الخدمة للصالح (بدون أن يكون أي من الطرفين قد خرج دون سبب بعد إشعاره) وأن يكون العنصر الحاسم هو خطة الانتقال أو الخروج: يجب على البائع أن يلتزم بإعادة جميع البيانات وتدمير النسخ المقفلة والمساعدة في نقل الالتزامات المتعلقة بتقديم دعم جديد.

السرية وأمن البيانات

(أ) ينبغي أن تتضمن الاتفاقية شروطاً صارمة تتعلق بالسرية تحدد ما هو يشكل معلومات سرية، وكيفية استخدامه، ومدة الالتزام، وينبغي أن تحدد أحكام أمن البيانات معايير التشفير، وضوابط الاستجابة للحوادث، والجدول الزمني للإخطار بالانتهاكات.

حقوق الملكية الفكرية

(أ) الملكية الفكرية هي نقطة خلاف متكررة في العلاقات الخارجية؛ ويجب أن يتناول الاتفاق صراحة من يملك أي شركة (آي بي) موجودة من قبل، وقد تُدخل على المشروع أي شركة جديدة (IP)()، أو أي شركة جديدة من شركات الملكية الدولية، تُستحدث أثناء التعاقد (الشركة الدولية للمصادر الخارجية)(). وإذا كان البائع المُصادر الخارجية يُنشئ برامجيات أو مخططات أو عمليات مُبرَرة، ينبغي أن يمنح العقد العميل رخصة واضحة أو تكليفاً كاملاً بهذه الحقوق.

معلومات أساسية ضد شركة فوريند

ومن الضروري التمييز بين شركاء التنفيذ الأساسيين وشركات الحماية الدولية الأساسية، وتشمل هذه المعلومات براءات الاختراع وحقوق التأليف والنشر والأسرار التجارية والمعرفة التي يمتلكها كل طرف قبل بدء الاتفاق، وتنشأ المؤسسة الدولية للأخشاب أثناء التعاقد، وينبغي أن يتضمن العقد جدولا يتضمن جميع عناصر الملكية الأساسية التي سيستخدمها كل طرف، أما بالنسبة للشركة الدولية للكشف عن الممتلكات، فينبغي أن يكون التعديل غير القابل للدفع هو الذي يُحتفظ به في كل الحالات التي يُنجز فيها.

اعتبارات المصادر المفتوحة

وإذا استخدم البائع عناصر المصدر المفتوح في النواتج القابلة للتنفيذ، يجب أن يتطلب الاتفاق الكشف عن تراخيص المصادر المفتوحة ذات الصلة والامتثال لها، وقد يتطلب بعض تراخيص المصادر المفتوحة (مثل الترخيص العام للشركة العامة للشركة) توزيع الأعمال المشتقة بموجب الترخيص نفسه، مما قد يرغم العميل على إصدار مدونة الملكية، وينبغي أن يحظر العقد على البائع إدراج مدونة المصدر المفتوحة التي يمكن أن تفرض التزامات على العميل دون موافقة خطية مسبقة.

الامتثال للقوانين والأنظمة

ويجب على الطرفين أن يتفقا على الامتثال لجميع القوانين والأنظمة ذات الصلة، التي كثيرا ما تتجاوز خصوصية البيانات لتشمل قوانين العمل، وقوانين مكافحة الرشوة )مثل قانون ممارسات الفساد الخارجية(، والأنظمة البيئية، والمعايير الخاصة بالصناعة مثل برنامج العمل المتعلق بالرعاية الصحية أو نظام دعم البرامج الحاسوبية الخاص بتقديم بيانات بطاقات الدفع، وينبغي أن يتضمن الاتفاق بندا يقضي بأن يحتفظ البائع بالتراخيص اللازمة وأن يخطر العميل على وجه السرعة بأي تغييرات تنظيمية يمكن أن تؤثر على تقديم الخدمات.

متطلبات التنظيم الصناعي - السريع

ولا يعفي التعاقد الخارجي العملاء من المسؤولية التنظيمية، وفي الصناعات الخاضعة للتنظيم الشديد مثل التمويل أو الرعاية الصحية أو الطاقة، يجب أن يعكس اتفاق التعاقد الخارجي النظام التنظيمي المنطبق، فعلى سبيل المثال، كثيرا ما تُخضع المؤسسات المالية لتدقيق إضافي من هيئات مثل مكتب المراقب المالي لسجلات العمل [الشرط الخاص بالحكومة: 1] أو [الإطار التنظيمي: 2]

الامتثال عبر الحدود

وبالنسبة للمنظمات العاملة عبر ولايات قضائية متعددة، ينبغي أن يتناول عقد الاستعانة بمصادر خارجية نقل البيانات عبر الحدود، كما ينبغي أن ينص الاتفاق على الضمانات الملائمة - مثل قوانين البلدان المشترعة، أو قواعد الشركات الملزمة، أو على اتخاذ قرار مناسب - يمكن أن يعرض كلا الطرفين غرامات كبيرة وضرر سمعة، كما ينبغي أن يحدد الاتفاق قوانين البلد التي تحكم العقد وكيفية تسوية المنازعات، وخاصة إذا كان البائع موجودا في نظام قانوني مختلف.

المسؤولية والتعويض والتأمين

ويجب أن تتحمل عقود التعاقد الخارجي المسؤولية عن مبلغ يمكن التحكم فيه، ويرتبط عادة بالرسوم المدفوعة على مدى فترة محددة، غير أنه ينبغي استبعاد بعض المخاطر - مثل الإخلال بالسرية أو انتهاك الملكية الفكرية أو الإهمال الجسيم - من الحد الأقصى، كما أن شروط التعويض تحمي كل طرف من مطالبات الأطراف الثالثة الناشئة عن إجراءات أخرى، وبالإضافة إلى ذلك، ينبغي للبائع أن يتحمل التغطية التأمينية المناسبة، بما في ذلك المسؤولية السيبرانية، والمسؤولية المهنية، وتعويض العمال.

أنواع التأمين إلى طلب

:: العمل في مجال التأمين كأداة حاسمة لنقل المخاطر - ينبغي للبائع أن يحتفظ بأخطاء وأغفالات التأمين (EO) والتأمين على الحاسوب والتأمين ضد المسؤولية العامة، وينبغي أن يتطلب الاتفاق من البائع أن يسمي العميل كمؤمن عليه إضافي وأن يقدم شهادات تأمين عند الطلب، وأن ينظر في اشتراط وضع سياسة تأمينية محددة على الإنترنت تشمل تكاليف الاستجابة لخرق البيانات ومصروفات الإخطار والغرامات التنظيمية.

نطاق التعويض

وينبغي أن تكون شروط التعويض متبادلة، ولكن يمكن أن تكون غير متماثلة تبعا للمخاطر التي ينطوي عليها الأمر، وينبغي للبائع أن يعوض الزبون عن المطالبات الناشئة عن إهمال البائع أو سوء سلوكه الرادع أو الإخلال بالعقد أو انتهاكه للقانون، وأن يطالب العميل بتعويض البائع عن المطالبات الناشئة عن المواد أو التعليمات أو الإخلال بالعقد التي قدمها الموكل.

إدارة المخاطر وتسوية المنازعات

وحتى أفضل العقود التي تم إعدادها لا يمكن أن تزيل جميع المخاطر، إذ أن وجود بند قوي لتسوية المنازعات يمكن أن يوفّر الوقت والمصروفات من خلال اشتراط أساليب بديلة لتسوية المنازعات قبل اللجوء إلى التقاضي، فالوساطة والتحكيم خياران عاديان، وينبغي أن يحدد الشرط القواعد (مثل قانون التحكيم أو المحكمة الجنائية الدولية)، ومقر التحكيم، ولغة الإجراءات، بما في ذلك النهج المترابطة الذي يُعلن عنه بشأن التعويض عن الأضرار الناجمة عن عمليات التدقيق، ثم الوساطة، أن يكون أيضاً تشجيعاً على إجراء مراجعة حسابات مالية.

القوة ماجور واستمرارية الأعمال

وتعذر شروط القوة القاهرة الأداء عندما تحدث أحداث غير متوقعة خارج سيطرة الأطراف، مثل الكوارث الطبيعية أو الأوبئة أو الهجمات الإلكترونية، وينبغي أن يحدد الشرط ما هو وصف الحدث كحدث للقوة القاهرة، وأن يستدعي إخطارا فوريا، وأن يحدد النتائج، مثل تعليق الالتزامات أو إنهاء العمل إذا استمر الحدث، وينبغي للبائع أيضا أن يحتفظ بخطة لاستمرارية تصريف الأعمال يمكن أن يستعرضها ويوافق عليها العميل، وينبغي أن تغطي هذه الخطة نظما احتياطية، وأهدافا بديلة للاسترداد.

حقوق مراجعة الحسابات ورصد الأداء

وينبغي أن يحتفظ العميل بحقه في مراجعة حسابات عمليات البائع ونظمه والامتثال للاتفاق، وينبغي أن تشمل حقوق مراجعة الحسابات السجلات المالية للتحقق من الفواتير، والضوابط الأمنية، وممارسات مناولة البيانات، وأداء نظام المساعدة القانونية المتبادلة، وينبغي أن يحدد الاتفاق تواتر مراجعة الحسابات، وفترات الإشعار، والنطاق، وتخصيص التكاليف، وأن ينظر في السماح بعمليات مراجعة الحسابات غير المعلنة أو مراجعي الحسابات من قبل الغير، ويجب على البائع أن يقدم التعاون الكامل والوصول إلى الموظفين والنظم والوثائق ذات الصلة.

صياغة أفضل الممارسات والتفاوض بشأنها

وتضع مرحلة الصياغة مسار العلاقة بأكملها، إذ أن مشاركة المستشار القانوني الذي لديه خبرة في مجال الاستعانة بمصادر خارجية والصناعة ذات الصلة منذ البداية، واستخدام لغة واضحة لا لبس فيها، وتجنب شروط الغليان التي قد لا تتناسب مع المعاملة المحددة، والتفاوض بشأن الأحكام الرئيسية بحسن نية، مع التسليم بأن إبرام اتفاق من جانب واحد قد يؤدي إلى إجهاد التعاون أو المشاكل المالية للبائعين، والنظر في إدراج شرط يتعلق بمكافحة أفضل المنتجات التجارية لضمان تطور شروط المنافسة.

الالتزام الواجب قبل التوقيع

قبل التوقيع، بذل العناية الواجبة على البائع: استعراض الصحة المالية، والسمعة، والمنازعات السابقة، والتصديقات الأمنية (مثل المعيار 27001، ورقم 2، والإشارة إلى ذلك)، والنظر في تنفيذ تدريجي، فيما يتعلق بالتعاقدات الطويلة الأجل أو العالية القيمة، مع المعالم المرتبطة بالمدفوعات، وطلب أدلة على التأمين، واستعراض تقارير العينات من مراجعي الحسابات المستقلين، والتحدث مع العملاء الحاليين والسابقين، والمساعدة في بذل العناية الواجبة في تحديد الأعلامات الحمراء المحتملة في وقت مبكر، وتوفير سبل الاستفادة أثناء المفاوضات.

إجراءات مراقبة التغيير

وتتطور الاحتياجات من الأعمال التجارية، ويجب أن يستوعب اتفاق الاستعانة بمصادر خارجية التغييرات دون اشتراط إعادة التفاوض على العقود بالكامل، وينبغي أن يحدد إجراء مراقبة التغيير كيفية اقتراح التغييرات في النطاق أو التسعير أو الجداول الزمنية أو النواتج أو النواتج المنجزة واستعراضها والموافقة عليها، وأن يشمل آليات تعديل الأسعار استنادا إلى التغييرات في النطاق، وأن يحدد الحدود التي يمكن استيعابها دون تعديل رسمي، وهذا الإجراء يقلل الاحتكاك ويكفل استمرار الطرفين في المواءمة مع تطور العلاقات.

هيكل الحوكمة

ومن الضروري وجود هيكل إداري واضح للإدارة المستمرة لعلاقة الاستعانة بمصادر خارجية، وينبغي أن ينشئ الاتفاق لجنة توجيهية مشتركة، وأن يحدد مسارات التصعيد، وأن يحدد جداول الاجتماعات، وأن يتضمن أحكاماً لاستعراضات الأداء المنتظمة، وتصاعد المنازعات، وبروتوكولات الاتصال، وأن يحدد نقاط الاتصال لكلا الطرفين، وأن يحدد كيفية تعقب القضايا وحلها، وأن الحكم الرشيد يحول دون نشوء مشاكل صغيرة في المنازعات الرئيسية ويبقي كلا الطرفين يركزان على النجاح المتبادل.

حماية البيانات وخصوصية الموارد الخارجية

(د) إذا كان أحد العملاء (الناظرين) يستعين بتجهيز البيانات إلى البائع (المشتريات)، يجب أن يفي العقد بشروط تنظيمية، فعلى سبيل المثال، بموجب الناتج المحلي الإجمالي، يجب أن يحدد الاتفاق موضوع ومدة التجهيز، وطبيعة ومقصد التجهيز، وأنواع البيانات الشخصية، وفئة البيانات المرجعية الملائمة.

تجهيز البيانات

وفيما يتعلق بأي مشاركة خارجية تشمل البيانات الشخصية، ينبغي أن ترفق بالاتفاق الرئيسي إضافة منفصلة لتجهيز البيانات، وينبغي أن تغطي إدارة الشؤون السياسية تدابير أمن البيانات، وترتيبات التجهيز الفرعي، وإجراءات الإخطار بانتهاك البيانات، والمساعدة في مجال حقوق البيانات، ومناولة البيانات بعد تحديدها، كما يجب على إدارة الشؤون السياسية أن تتناول عمليات نقل البيانات عبر الحدود، وتحدد الآلية القانونية (مثل قوانين البلدان الجزرية الصغيرة أو القواعد المؤسسية الملزمة) وأي ضمانات إضافية تستحدث من قبل الجهات المحلية المعنية بالحماية.

إدارة العمليات الفرعية

ويستخدم كثير من البائعين المتعاقدين من الباطن لتقديم الخدمات، وينبغي أن يتطلب الاتفاق من البائع الحصول على موافقة خطية مسبقة من العميل فيما يتعلق بأي شركة فرعية، وفرض التزامات تعاقدية مماثلة على الجهات الفرعية، وينبغي أن يكون للموكل الحق في الاعتراض على شركة فرعية إذا كانت هناك شواغل تتعلق بالأمن أو الامتثال، والاحتفاظ بقائمة جارية للمعالجين من الباطن، ودعوة البائع إلى إخطار العميل بأي تغييرات تكفل إمكانية الوصول إلى البيانات دون إذن.

خاتمة

ومن شأن الاعتبارات القانونية في اتفاقات التعاقد الخارجي أن تتجاوز إلى حد بعيد مجرد حزم العقود، ومن السرية وأمن البيانات إلى الملكية الفكرية، والامتثال التنظيمي، وتسوية المنازعات، أن يصاغ كل بند بعناية لحماية الطرفين مع تمكين علاقة العمل من الازدهار، ومن خلال معالجة هذه المجالات بصورة شاملة، يمكن للشركات أن تقلل إلى أدنى حد من التعرض القانوني، وتتجنب المنازعات باهظة التكلفة، وتبني أساساً لنجاح الشراكة القائمة في مجال الاستعانة بالمصادر الخارجية، ومع تطور الملامح القانونية القائمة.