ما هي صناديق الحجز؟

أموال الحجز هي مدفوعات مسبقة من موكل إلى محام أو شركة محام قبل أن يتم تقديم أي خدمات قانونية، هذه الأموال توضع في حساب استئماني ] (يسمى في كثير من الأحيان حساباً لشركة IOLTA) وتظل ممتلكات العميل حتى يحصل عليها المحامي من خلال العمل المنجز، والفرق الرئيسي: أموال المحتفظ بها ليست أموال المحامي الذي يحتفظ به في الواقع.

والغرض من المحتفظ به مزدوج، أولا، ضمان توافر الأموال للمحامي لتغطية الرسوم والتكاليف عند ظهورها، والحد من مخاطر التحصيل، وثانيا، يخلق التزام من جانب العميل، مما يدل على وجود نية جدية في المضي قدما في التمثيل القانوني، وتنظم أموال المحتفظين بقواعد أخلاقيات الحانات في الدولة، وفي العديد من الولايات القضائية، القواعد النموذجية لرابطة المحامين الأمريكية للسلوك المهني([FLT]:

فهم الطبيعة القانونية للمستبقين أمر حاسم لأن سوء التعامل معهم مثل التواصل مع صناديق التشغيل التابعة لشركات القانون يمكن أن يؤدي إلى الإنزال أو المسؤولية المدنية أو التهم الجنائية بالنسبة للموكلين، مع العلم بأن أموالهم محتفظ بها في حساب استئماني منفصل يوفر الثقة بأن شركة المحاماة تعمل بطريقة أخلاقية، بالإضافة إلى الأساسيات، فإن الأموال التي تُحتفظ بها تشكل أيضاً التزاماً مالياً يُؤمِن مصالح كلا الطرفين، المحامي يضمن الدفع مقدماً

كيفية عمل صناديق الحجز في الممارسة العملية

عندما يوافق العميل على ترتيب المحتفظ به، يتم إيداع الأموال في حساب الشركة الاستئمانية، ثم تتبع الشركة هذه الأموال باستخدام دفتر الأستاذ الذي يسجل كل عملية إيداع وصرف وخصم في الفواتير، وعادة ما يرسل المحامي فواتير على أساس شهري أو معالمي، ويفصل الخدمات المقدمة والرسوم المقابلة، ويخفض رصيد المحتفظ بمبلغ كل فاتورة، ويتلقى العميل بياناً يبين فيه ما تبقى من أجور.

وإذا كان الرصيد المتبقي منخفضا، يجوز لمؤسسة القانون أن تطلب تجديدا، وفي بعض الاتفاقات، يكون ذلك تلقائيا عند بدء محدد سلفا، ويجب على المحامي أن يوقف العمل إذا استنفد المحتفظ به ما لم يقدم العميل أموالا إضافية أو يوافق على طريقة مختلفة لسداد الفواتير، ويلزم استرداد مبالغ أي جزء غير متعلم عند اختتام التعاقد، وهذه الدورة من الودائع، والسندات، والتجديد، وإعادة التمويل تشكل جوهر إدارة الأموال.

أنواع المحتفظين

ولا يتشابه جميع المحتفظين بالخدمة، إذ ينص نوع اتفاق المحتفظين على كيفية الاحتفاظ بالأموال، وفواتيرها، وربما استردادها، ففئاتها الرئيسية الثلاث هي المحتفظون العامون، والمحتفظون الخاصون، وحاملون الأمن.

General Retainer

المُستبق العام هو رسوم مُدفعة لتأمين توافر المحامي خلال فترة محددة، ويوافق المحامي على أن يكون متاحاً لأية مسائل قانونية في نطاق محدد، ويدفع العميل مبلغاً ثابتاً غير قابل للاسترداد، ويُكسب عادة من يُقبض عليه، لأن المحامي يلتزم بترك فرص أخرى، لكن العديد من الولايات القضائية لا تزال تشترط أن يُعطى العميل تفسيراً واضحاً مكتوباً بأنّه غير قابل للاسترداد.

Special Retainer

المُستبقين الخاصين (أو مُستبقين حقيقيين) هم الأكثر شيوعاً في إجراءات التقاضي والعمل في المعاملات، و يُودع العملاء الأموال إلى الثقة، وفواتير المحامين ضد ذلك التوازن تماماً، حيث يتمّ تقديم الخدمات، وصاحبة الوظيفة تعود إلى العميل حتى تُكسب، وأي جزء غير مُنفق يجب أن يُعاد تمويله عند الانتهاء من الأمر أو إذا انتهى التمثيل، هذا النوع من المُحتفظ به يتطلب حفظ سجل دقيق لأن كل ساعة أو مهمة يجب أن يُحتفظ بها.

معتقل أمن

ويستخدم المحتفظ بالأمن كودائع لضمان دفع مقابل الخدمات المقدمة بالفعل، وعلى عكس المحتفظ الخاص، لا يقدم المحامي مشروع قانون ضده في المستقبل، بل يشكل المحامي الموكل بصورة منفصلة، وإذا لم يدفع العميل، يجوز للمحامي (مع الحصول على إذن مناسب وقواعد نقابة المحامين) أن يطبق على المحتفظ بالأمن للوفاء بالفاتورة غير المدفوعة، كما أن المحتفظين بالأمن أقل شيوعا في قانون المستهلك ولكنهم يستعملون في مسائل الشركات أو المعقدة التي يجب أن يُستخدم فيها فعلا أجرا متسما.

أخلاقيات صناديق الحجز

القواعد الأخلاقية التي تحكم أموال المتعهدين موجودة لحماية العملاء والحفاظ على ثقة الجمهور في المهنة القانونية، والمبدأ الأساسي هو أن أموال العملاء تعود إلى العميل حتى يحصل عليها محامون يعملون كأمينين، و]]A النموذجية القاعدة 1-15 تحدد خط الأساس: يجب على المحامين أن يحتفظوا بممتلكات عملاء منفصلين عن ممتلكات المحامية، وأن يحتفظوا بسجلات كاملة، وأن الدول اعتمدت هذه الواجبات.

الخلط الأخلاقي المتكرر هو إغراء معاملة أموال المحتفظين غير المتعلمة كإيرادات ثابتة، حتى لو كان من غير المحتمل أن يدفع عميل الفواتير المقبلة، لا يمكن للمحامي أن يُطبق على المُستبق غير المُتعلم على الفواتير السابقة دون موافقة العميل الصريحة، واتفاق واضح، بل أن ذلك يعني التحويل، وبالمثل، يجب على المحامين أن يتجنبوا استخدام الحسابات الاستئمانية كحسابات فحص شخصية، ويجب أن يكون كل سحب لموضوع محدد من العملاء وأن يُصون على النحو الواجب.

ما يحدث عندما تكون الأخلاق عنيفة

ويمكن أن تؤدي انتهاكات قواعد المحاسبة الاستئمانية إلى عواقب وخيمة، إذ تقوم الهيئات التأديبية التابعة للدولة بالتحقيق بانتظام في الشكاوى المتعلقة بالاختفاء أو الاختلاس أو عدم المساءلة، وتتراوح العقوبات بين حالات الحرمان من الملكية الخاصة وبين الإدانة العامة والتعليق والعزل، وفي الحالات القصوى، يمكن تقديم اتهامات جنائية للسرقة أو الاحتيال، كما يمكن للشركات القانونية أن تواجه مسؤولية مدنية عن انتهاك الواجب الائتماني، بما في ذلك الضرر غير القابل للتلف في بعض الولايات.

التعامل السليم مع صناديق الاستيعاب

يجب على المحامين وشركات القانون الالتزام ببروتوكولات صارمة عند إدارة أموال المحتفظين، حجر الزاوية في التعامل السليم هو الاحتفاظ بحساب استئماني منفصل Sparate Trust account ] لا يختلط أبدا بحسابات تشغيل ثابتة، ويجب أن يكون كل متعهد موكل قابلا للتعرف إما من خلال حساب فرعي منفصل أو من خلال وحدات دفتر دفاتر دفاتر دقيقة.

حسابات اتفاق التجارة الدولية

وتشترط معظم الولايات الاحتفاظ بأموال زبونة اسمية أو قصيرة الأجل في حسابات مستحثة للفوائد، مع دفع الفائدة لبرنامج حكومي من أجل التجارة الدولية في الأراضي المحتلة يمول المساعدة القانونية وغيرها من مبادرات الخدمة العامة، ويمكن الاحتفاظ بودائع أكبر أو طويلة الأجل من العملاء في حسابات غير مدرة للفوائد في إطار اتفاق التجارة الدولية مع دفع فائدة إلى العميل، ويجب على المحامين أن يقدموا المشورة إلى العملاء بشأن هذه الخيارات ويحصلوا على قرارات خطية.

حفظ السجلات ومراجعة الحسابات

فالحسابات الاستئمانية تتطلب الدقة، ويجب تسجيل كل إيداع وصرف ونقل مع التاريخ، واسم العميل، والمسألة، والمبلغ، والمطابقة الشهرية لدفتر الأستاذ الاستئماني مع البيانات المصرفية إلزامية في معظم الولايات القضائية، كما أن العديد من الحانات الحكومية تجري مراجعات عشوائية للحسابات الاستئمانية للمحامين، بل وحتى حالات التضارب الطفيفة يمكن أن تؤدي إلى إجراء تحقيقات، وقد يؤدي نمط الأخطاء حتى دون أخطاء متعمدة إلى فرض عقوبات على الشركات المختصة.

الالتقاء والاقتراض من الصندوق الاستئماني

وفى حالة ما إذا كان هناك خطأ فى الأخلاق وفى وقت واحد "النمو" من متعهد العملاء ليغطي نفقات شخصية، يجب أن تستخدم الأموال الاستئمانية فقط لأمور العميلة و الانتهاكات يمكن أن تؤدي إلى إلغاء النفقة و رد الممتلكات و التهم جنائية و حفرة أخرى مشتركة تستخدم حساباً ثقافياً كحساب شخصي أو تجاري

المصاريف ضد صناديق الحجز

ويتطلب التلاعب بصاحبة الوصية مواءمة دقيقة مع اتفاق الرسوم والقواعد الأخلاقية، ويجب أن تكون الرسوم معقولة وليس مفرطة، ويرسل المحامي عادة فواتير دورية (شهريا أو حسب المعلم) تقدم خدمات مفصلة والوقت المنفق والرسوم المتكبدة، ثم تُخصم الفواتير من رصيد المحتفظ بها، ويجب على المحامي أن يكفل أن تكون الخصومات مطابقة للخدمات الفعلية التي تم أداؤها وأن يتلقى العميل بيانا واضحا عن المحتفظ به المتبقي.

عندما يكون المعتقل مُستنفذاً

وعندما يقترب رصيد المحتفظ من الصفر، يجب على المحامي أن يتوقف عن العمل ما لم يُعيد الزبون تجديد المحتفظ به أو يوافق على ترتيب مختلف لإصدار الفواتير، وتحتاج بعض الولايات القضائية إلى موافقة مكتوبة قبل مواصلة العمل خارج المحتفظ به، ويُحتمل أن يُتهم المحامون الذين يواصلون العمل دون الحصول على أموال كافية بسداد فواتير دون إذن، فالتواصل التفاعلي مع العميل بشأن الأرصدة المنخفضة هو أمر أساسي يُرسل إنذارات مُتُتمتَّة عند انخفاض المُحتسبَّة إلى ما دون 20 في المائة من المبلغ الأصلي.

المبالغ المستردة من المتحفظين غير المستخدمين

وعند إنهاء التمثيل (سواء كان ذلك من قبل الزبون أو المحامي أو من خلال اختتام المسألة)، يجب أن يعاد فوراً تمويل أي أموال غير متعلمة في غضون 30 يوماً، وقد يؤدي عدم استرداد الأموال إلى الإخلال بواجبات الائتمان والإجراءات التأديبية، وحتى إذا كان الاتفاق ينص على أن أموال المحتفظ بها غير قابلة للاسترداد، فقد رأت محاكم عديدة أن هذه الشروط لا يمكن أن تلغي الواجب الأخلاقي المتمثل في إعادة الرسوم غير المتعلمة.

الرواسب المشتركة وأفضل الممارسات

ويواجه كل من المحامين والعملاء عقبات متكررة في الأموال التي تُحتفظ بها، ويمكن أن تؤدي أفضل الممارسات التالية إلى تخفيف حدة المنازعات وضمان الامتثال لها.

اتفاقات رسوم مكتوبة واضحة

ويجب تدوين كل ترتيب من ترتيبات الحفظ في اتفاق رسوم خطية موقع من العميل، وينبغي أن يحدد الاتفاق ما يلي: نوع المحتفظ به، وكيفية الاحتفاظ بالأموال، ومعدل (أو الفواتير)، وما هي التكاليف المدرجة، وكيفية تسليم الفواتير، وعملية تجديد الموارد، وشروط إعادة الأموال، واتفاقات الفوجو هي السبب الرئيسي للشكاوى المتعلقة بالأخلاقيات، ومن الناحية المثالية، ينبغي أن يصف الاتفاق ما يحدث إذا كانت قيمة الفائدة المستحقة الدفع غير مشددة.

حفظ السجلات الدقيقة والقابلة للتفاوت

وينبغي للمحامين أن يستخدموا برامجيات محاسبة ائتمانية مهنية تتعقب تلقائياً أرصدة العملاء وتعمل مع التسويات المصرفية، وتخضع صحائف الدليل للخطأ، وكثيراً ما تفشل في فحص مراجعة الحسابات، وينبغي أن يتلقى العملاء بيانات منتظمة تبين التوازن الأولي، والودائع الجديدة، والفواتير المدفوعة، والتوازن الحالي، وتبني الشفافية الثقة وتخفض المنازعات المتعلقة بفواتير العمل، وتشترط ولايات قضائية كثيرة أن يتلقى العملاء بيانات فصلية على الأقل، ولكن شهرياً أن يصبحوا أفضل الممارسات.

الاتصال المنتظم للموكلين

العملاء يشعرون بعدم الارتياح بشأن المحافظين لأنهم قلقون من أموالهم سيساء استعمالها، تحديثات التواصل التفاعلي - الفترة بشأن التقدم في القضايا، إخطارات التوازن مرتين في الأسبوع أو الشهري، والإخطار الفوري عندما يكون المحتفظ أقل قلقاً، ويعزز علاقة تعاونية، تستخدم بعض الشركات البوابات العميلة التي يمكن للموكلين أن يسجلوا فيها أرصدة الحافظات والفواتير في الوقت الحقيقي، ولكن هذه الشفافية لا تُظهر أيضاً

الامتثال للنظامين الأساسيين للدولة والاتحادية

ولكل دولة قواعدها الخاصة التي تحكم الحسابات الاستئمانية، وهي الرابطة الدولية للنقابات والرابطات المستقلة لموظفي الأمم المتحدة، وسياسات استرداد الأموال، كما يمكن أن تطبق اللوائح الاتحادية إذا كانت شركة القانون تتعامل مع العقود الحكومية أو مسائل الإفلاس، ويجب على المحامين أن يبقوا في حالة تغيرات وأن يعينوا موظف امتثال أو مراجع حسابات خارجي للمحاسبة الاستئمانية، كما أن العديد من رابطات المحامين تقدم دورات دراسية مجانية أو منخفضة التكلفة للمحاسبة على أساس الثقة، يمكن أن تكون موردا قيما للبقاء ممتثلا.

الامتثال والأخلاقيات التنظيمية

توفر ABA القواعد النموذجية لقواعد السلوك المهني إطارا وطنيا، ولكن الامتثال يجري إنفاذه على مستوى الدولة، وتقضي القاعدة 1-15 بأن يفصل المحامين عن ممتلكات العملاء، وأن يحتفظوا بسجلات كاملة، وأن يدفعوا أو يسلموا الممتلكات إلى العميل على وجه السرعة، وتقضي القاعدة 1-5 بأن تكون الرسوم معقولة وأن يبلغوا بها بوضوح.

وكثيراً ما تنشر الحانات الحكومية مبادئ توجيهية مفصلة بشأن المحاسبة الاستئمانية، مثل موارد ABA على الحسابات الاستئمانية .() وقد تؤدي ولايات كثيرة، بما فيها كاليفورنيا ونيويورك، إلى استمرار التعليم القانوني بشأن المحاسبة الاستئمانية كل بضع سنوات، ويمكن أن تؤدي الانتهاكات إلى الحرمان أو التعليق أو الحرمان من العمل، بالإضافة إلى الاسترداد المدني.()

إدارة التكنولوجيا والمحتوى

(د) تعتمد الممارسة القانونية الحديثة بشكل متزايد على التكنولوجيا لإدارة المتعهدين بكفاءة وأخلاقية، ومنابر فواتير قانونية قائمة على الكلاود (مثلاً، (كليو)، (مارسبذر)، (مايكسي) تشمل وحدات محاسبية متكاملة تُرسل بيانات العملاء، وأرصدة الرواسب المنخفضة، وتُقدّم بعض البرامج بوابات العملاء حيث يمكن للموكلين أن ينظروا إلى توازنهم في الوقت الحقيقي، مما يُحد من عبء على الموظفين للاستفسارات الأساسية.

وثمة ابتكار آخر هو استخدام نظم تجديد مخزنة ]، التي تطلب تلقائيا أموالا إضافية عندما تنخفض الأرصدة إلى أدنى من عتبة ما قبل بدء التشغيل، بموافقة العملاء، مما يقلل من خطر صرف الأموال في منتصف القضية، غير أن المحامين يجب أن يكونوا حذرين من عدم وضع الفواتير آليا بطرق تتجنب موافقة العملاء على كل فاتورة.

الاتصال مع العملاء والشفافية

وكثيرا ما لا يفهم العملاء ميكانيكيات الأموال التي يحتفظ بها محام يأخذ الوقت لشرح عملية الحساب الاستئماني، ودورات الفواتير، وسياسات استرداد الأموال، يثبت حسن النية ويقلل من احتمال نشوب المنازعات، وتشمل أفضل الممارسات إرسال رسالة أولية للمحتفظ بها توضح: "يودع صاحب الاستحقاق البالغ X دولار في حسابنا الاستئماني، وستتلقى بيانات شهرية تصنف فيها الرسوم المتكبدة والباقي من الرصيد.

وعندما تنشأ المنازعات على استخدام المحتفظين، ينبغي للمحامي أن يقدم على وجه السرعة محاسبة مفصلة، والرفض في حد ذاته لحصر أموال المحتفظين هو انتهاك للأخلاقيات، إذ أن العديد من الحانات الحكومية تقدم خدمات الوساطة في المنازعات المتعلقة بالرسوم، ولكن الوقاية عن طريق الاتصال الواضح أفضل بكثير، وينبغي للمحامين أيضاً أن يحتفظوا بسجل لجميع المراسلات المتصلة بالضمانات، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني ومذكرات الاجتماع، للدفاع عن الاتهامات اللاحقة، وتتمثل إحدى الاستراتيجيات الفعالة في عقد جلسة إحاطة إعلامية موجزة بشأن بدء العمل.

خاتمة

وتشكل صناديق الحجز أداة حاسمة لتأمين الخدمات القانونية وضمان ممارسات وضع الفواتير الأخلاقية، إذ أن من شأن المحامين والمحاسبة الائتمانية الدقيقة واتفاقات الرسوم الواضحة والشفافة أن تكون التزامات مهنية غير قابلة للتفاوض، وأن يفهموا طبيعة المحتفظين بها أن يرصدوا النفقات وينفذوا حقوقهم، وأن يلتزموا بالمبادئ المحددة هنا، وأن يُعززوا التكنولوجيا المتاحة والتوجيهات التنظيمية التي لا تُستخدم في بناء عملية قائمة على الثقة والمساءلة.