مشروع القانون واستخدام تطبيقات الهواتف النقالة لتتبع الوقت

التحديات والنظر في المسائل الأخلاقية

ولا يُسمح باعتماد نظام تتبع زمني متنقل دون وجود ثغرات، بل يجب على شركات القانون أن تتصدى لهذه التحديات مباشرة لتجنب انتهاكات الامتثال، وخرق البيانات، والاحتكاك التشغيلي.

أمن البيانات وسرية العملاء

فأجهزة الاتصال ذات السمات الذكية أقل أمنا من الحواسيب المكتبية المخصصة، وهي عرضة للسرقة والفقد والبرمجيات السيئة، وإذا فقدت هاتف المحامي الذي يحتوي على قيود زمنية تتضمن سردا مفصلا للموكلين، يمكن أن تكون الشركة مسؤولة بموجب قوانين الاخطار المتعلقة بالواجبات الأخلاقية وإخطار خرق البيانات، وتشمل استراتيجيات التخفيف التشفير الإلزامي للأجهزة، وقدرات المسح عن بعد، وتشترط استخدام شبكة افتراضية خاصة عند الوصول إلى سجلات السحاب.

مراجعة الحسابات المتعلقة بالامتثال والرسوم الأخلاقية

ويمكن أن تُحدث القيود المتنقلة أثراً لمراجعة الحسابات يساعد في الواقع على الدفاع عن تحديات الرسوم، ولكن فقط إذا كانت دقيقة ومتسقة، ويجب على المحامين أن يتجنبوا إغراء دخول الدخول إلى قيود " عادلة " بعد وقوعها، وهو ما قد ينتهك القواعد الأخلاقية ضد الفواتير المزورة، وقد أصدرت بعض رابطات المحامين آراء بشأن الضبط الإشكالي للزمن الرقمي، وعلى سبيل المثال، فإن رابطة المحامين في نيويورك للمحامين في نيويورك [وقت: 1]

التدريب والتبني

وحتى أفضل تطبيقات هذا النظام لا قيمة لها إذا رفض المحامون استعماله، وقد يقاوم المحامون الذين يتهمون بصحائف زمنية أو برامجيات قديمة التحول إلى نهج واحد متنقل، مما يتطلب أيضاً إبلاغاً واضحاً عن سبب قيام التغيير بتقييده لزيادة جمع الأموال، وتخفيض عدد المشطوبة، وتيسير تدفق العمل اليومي، وتوفير التدريب العملي، وصحائف الغش، وفترة سماح لا تزال فيها وسائل التبني العامة القديمة تشجع.

Complexity and Data Silos

وإذا لم يدمج التطبيق المتنقل تماما مع نظام إدارة الفواتير والممارسات المعمول به في الشركة، يصبح هذا التطبيق خطوة إضافية بدلا من التبسيط، وينبغي أن يختبر المزلاجات التكاملية بدقة قبل بدء التشغيل، وأن ينظر في استخدام منابر متوسطة مثل زابير لسد الثغرات، وقد تتطلب نظم الإرث تطوير نظام المعلومات الإدارية المتكامل، الذي يمكن أن يضيف التكاليف ويؤخر النشر، مع إيلاء الأولوية للأجهزة التي يتم بناؤها خصيصا لأغراض إعداد الفواتير القانونية، نظرا إلى ما تميل إليه من ممارسات.

أفضل الممارسات لتنفيذ تتبع الوقت المتنقل

ويتطلب النجاح أكثر من مجرد تحميل تطبيق ما، ويمكن أن تساعد أفضل الممارسات التالية، المستمدة من الخبراء الاستشاريين وخبراء التكنولوجيا في الشركات المحاماة، الشركات على زيادة العائد على الاستثمار إلى أقصى حد مع التخفيف من المخاطر.

إجراء تقييم للاحتياجات وتحديد الأهداف

وقبل اختيار حل، يقوم الشركاء في الاستقصاء، والشركاء، والموظفون باختيار نقاط الألم التي يمرون بها حالياً، وهل يحتاجون إلى دعم أفضل من الخارج؟ وهل يريدون توجيه أصواتهم؟ تحديد خصائص السلوك الواجب مقابل اللطف، وكذلك وضع مقاييس واضحة للنجاح مثل تخفيض متوسط رسوم الدخول من يومين إلى ساعتين، أو تخفيض عمليات الشطب بنسبة 5 في المائة.

وضع سياسة على مستوى العالم بشأن التقاط الوقت

وضع سياسة مكتوبة تتناول الاستخدام المقبول، والمتطلبات الأمنية (مثلاً، إغلاق الهاتف دائماً عند عدم استخدامه)، والقواعد حول القيود التحريرية، وينبغي أن توضح السياسة أيضاً أن جميع الوقت الواجب تدوينه في التطبيق، بما في ذلك العمل بعد ساعات العمل، لا في صحائف أو مذكرات منفصلة، وأن وضع إجراءات متسقة يحول دون استخدام بعض الموظفين للنسخة بينما لا يزال آخرون يكتبون رسائل إلكترونية.

توفير التدريب والدعم الشاملين

عقد دورات تدريبية حية، وتسجيل دروس الفيديو، ووضع دليل مرجعي سريع في صفحة واحدة، ولا يشمل فقط كيفية البدء في وضع توقّف المواضع، بل أيضا كيفية تصنيف القيود، واستعراض المشاريع، والبيانات المتزامنة، وتعيين " بطل للتشغيل " داخل الشركة التي يمكنها الإجابة على الأسئلة وتصعيد المسائل التقنية، وتقديم التدريب كل ثلاثة أشهر، لا سيما عندما يستكمل التلميذ.

الأجهزة المضمونة والبيانات

(ب) اشتراط أن تكون جميع الأجهزة المستخدمة لتتبع الوقت مقفلة بكلمة سر أو قفل مقسمة إلى بيانات حيوية، وأن يكون هناك مانع من التطهير من بعد، وأن تسند إلى مدير كلمة سر لوثائق التفويض بالتطبيق، وإذا سمحت الشركة بإحضار قفل الديفيزي الخاص بك، فإنها تنفذ حلاً لإدارة الأجهزة المحمولة يُفرض سياسات أمنية ويمكن أن يزيل بيانات الشركة إذا فقدت الأجهزة الحساسة.

استعراض مواعيد مراجعة الحسابات

(ج) تعيين مدير أو شريك في إعداد الفواتير لاستعراض القيود الزمنية أسبوعياً على الأقل خلال بدء التنفيذ وشهرياً بعد ذلك، والبحث عن أنماط مثل المحامين الذين يغفلون المهام باستمرار، واستخدام رموز غير صحيحة، أو إنشاء قيود تفتقر إلى التفاصيل الكافية لتبرير الرسوم، واستخدام سمات الإبلاغ لتحديد هوية المسافرين (مثلاً، شخص يدون 14 ساعة في يوم السبت دون سياق) وتثبط عمليات المراجعة المنتظمة أيضاً أهمية.

تحقيق التكامل الأمثل مع النظم وتدفقات العمل القائمة

(ب) رسم خريطة لعملية إعداد الفواتير من وقت لآخر إلى توليد الفواتير، وضمان أن يُدخل مباشرة في نظام الفواتير دون تدخل يدوي، والقيام، إذا أمكن، بوضع فواتير آلية لرد الأمور المسطحة المتكررة، أو وضع إنذارات عند اقتراب حدود الميزانية من ساعات العمل المحددة، واستخدام عمليات الإدماج في التقويم والبريد الإلكتروني لاقتراح القيود الزمنية تلقائياً استناداً إلى التعيينات أو إرسال رسائل إلكترونية - وهي سمة تتضمنها الآن العديد من الأجهزة القانونية.

اختيار التوقيت المتنقل الصحيح التطبيق لجهازك

وهناك عشرات الخيارات المتاحة في السوق، من الأدوات العامة الغرض (توغل، الحصاد) إلى برامج خاصة بالقانون (كلوي، مايكاس، تايمسوف، بيل4 تايم)، ويعتمد الاختيار على حجم الشركة، ومجال الممارسة، والميزانية، والبرمجيات القائمة، وهنا توجد معايير رئيسية لتقييم ما يلي:

• Legal-specific features:] does it support split billing, trust accounting, and matter/category hierarchies common in law firms?
• هل الواجهة غير مناسبة؟ هل يمكن لشريك عمره 60 عاماً أن يستخدمها دون إحباط؟
• Integration depth:] Is it natively connect with your practice management system, or will you need middleware?
• شهادات ضمان: ] هل يقدم البائع تقارير عن الشركة SOC 2، والامتثال للناتج المحلي الإجمالي، والتشفير في راحة وفي العبور؟
• Cost and scalability:] Is pricing per user or per matter? Are there volume opponents for larger firms?
• Customer support:] What is the average response time? Is there a dedicated account manager for legal firms?