Table of Contents

لماذا دليل موظفيك يحتاج إلى سياسة التواصل الاجتماعي

وقد أصبحت وسائل الإعلام الاجتماعية نقطة ثابتة في كيفية التواصل بين الناس وتبادل الآراء وبناء علامتهم الشخصية، أما بالنسبة للموظفين، فإن الخط بين النشاط المهني والشخصي المباشر ينمو بشكل أدق كل يوم، ويمكن أن يؤدي وظيفة واحدة غير مدروسة إلى اليقظة في غضون دقائق، مما يعرض بيانات الشركات الحساسة، ويضر بسمعة المارك، أو يخلق مسؤولية قانونية، وبدون مبادئ توجيهية واضحة، فإن منظمتكم عرضة لهذه المخاطر، بما في ذلك سياسة قوية في مجال إدارة الموظفين الاجتماعية.

لماذا سياسة وسائط التواصل الاجتماعي هي أساسية

وكثيراً ما لا يدرك الموظفون كيف يعكس سلوكهم على الإنترنت على الشركة، لا سيما عندما يستخدمون حسابات شخصية خلال ساعات العمل غير المكتملة، وبدون سياسة، لا يوجد لديكم أي معيار لمعالجة سوء السلوك، ويمكن أن يؤدي الإنفاذ غير المتسق إلى ادعاءات تتعلق بالتمييز أو الانتقام، وتبين البحوث التي تجريها جمعية إدارة الموارد البشرية أن نحو ثلثي أصحاب العمل قد رتبوا موظفين على إساءة استخدام وسائط التواصل الاجتماعي، وأن نحو 30 في المائة منهم قد أنهوا الموظفين بسبب الانتهاكات ([FT]).

عناصر سياسة فعالة لوسائط الإعلام الاجتماعية

وستختلف سياسة كل منظمة على أساس الصناعة والحجم والثقافة، ولكن العناصر التالية تشكل العمود الفقري لمجموعة قواعد شاملة وقابلة للتنفيذ.

التمثيل والسفراء براند

ويشترط العديد من السياسات على كل من يذكّر رب عمله على الإنترنت أن يُضمّن مُنَعَاً، مثل " الفيوز هم من يُعيّنونني وليس من يُسمح لهم بالتكلم باسم الشركة " . غير أن الإصدارات تكون محدودة في الوظائف التنفيذية أو التسويقية أو التي تشمل أدواراً عامة، يمكن أن يُنظر إليها على أنها مناوين رسمية، بغض النظر عن مُرسلة.

السرية وأمناء التجارة

وحماية المعلومات المتعلقة بالملكية هو هدف أساسي لأي سياسة من سياسات وسائط الإعلام الاجتماعية، إذ يحظر تقاسم البيانات غير العامة، بما في ذلك النتائج المالية، وصور الطرق التي تُنتج، وقوائم العملاء، والاتصالات الداخلية، والمعلومات التي يمكن تحديدها شخصياً، ويؤكد أن التزامات السرية ستستمر بعد انتهاء العمل، ويقدم أمثلة ملموسة على الوظائف المحظورة: شاشات لوحات داخلية، أو تفاصيل عمليات الدمج المعلقة، أو صوراً تبين أماكن عمل مأمونة.

احترام السلوك ومكافحة التحرش

فالتأديب والتمييز والتسلط هي بمثابة ضار على الإنترنت كما هو الحال في مكان العمل المادي، ويجب أن تنص السياسة على أن القواعد القائمة لمكافحة التحرش ومكافحة التمييز تنطبق على جميع منابر وسائط الإعلام الاجتماعية، سواء استخدمت أثناء ساعات العمل أو خارج أوقات العمل، وأن " التعبئة " للزملاء أو العملاء أو البائعين أو المنافسين، وأن تتضمن أمثلة على ذلك: إبداء تعليقات غير قانونية بشأن عرق العمل المزيف على الإنترنت.

الامتثال القانوني: حقوق التأليف والنشر، والعلامات التجارية، والأنظمة

وكثيرا ما ينتهك الموظفون حقوق التأليف والنشر دون علم باستخدام الصور أو الموسيقى أو مقاطع الفيديو دون إذن، وينبغي أن تحظر هذه السياسة هذا الاستخدام وأن توضح أن شعارات الشركة وعلاماتها التجارية لا يمكن استخدامها دون إذن، وأن تعالج مسألة الأشخاص: يجب على الموظفين أن لا ينشئوا حسابات مزورة باسم الشركة أو زملائهم غير المستوفين للشروط المحددة للامتثال، مثلا، لا يجوز للمهنة أن تتشاور مع الموظفين في مجال الرعاية الصحية، حتى إذا كانت هذه الخدمات تقيدهمية تماما.

الحسابات الشخصية ومخططات الخصوصية

وحتى في الحسابات الشخصية التي تحدد " خاصة " ، يكون الموظفون مسؤولين عن مضمون يمكن أن يضر بسمعة الشركة أو ينتهكون السياسة العامة، ويشرحون أن الوظائف التي تُشغل في ملفات خاصة يمكن تقاسمها أو فرزها أو اكتشافها من قبل أطراف ثالثة، ويشجعون الموظفين على استعراض أوضاع الخصوصية بصورة دورية، وتجنب طلبات " الصديقة " مع العملاء أو المرؤوسين أو البائعين في الحسابات الشخصية، أما بالنسبة للحسابات التي تحدد صاحب العمل فيجرية فيلزمة الكشف بوضوح عن هذه الآراء التي ينبغي أن تكون شخصية.

استخدام الشركة لوغوس وتجارة السلع

(ب) الاستخدام غير المأذون به لوغاريت الشركات أو الشعارات أو العلامات التجارية يمكن أن يخفف من الهوية أو يقترح التثبت، ويحد من الاستخدام للموظفين المأذون لهم رسمياً بالتكلم عن الشركة، ويوفر عملية موافقة بسيطة: فعلى سبيل المثال، يمكن للموظفين أن يطلبوا ملفات رسمية من السوق، ويجب أن يشملوا موزعاً، ويشمل ذلك حظراً على تغيير لوحات الدخول أو استخدامها بطريقة تنطوي على تأييد منتجات الأطراف الثالثة أو أسباب سياسية.

عنصر إضافي: ملكية حساب وسائط الإعلام الاجتماعية

توضيح ملكية حسابات وسائط الإعلام الاجتماعية المنشأة لأغراض تجارية، وينبغي أن تنص السياسة على أن الحسابات التي تحتفظ بها الشركة (مثلاً، ملف شركة " لينكد إن " (LenedIn) الذي أنشئ لدور بيع) تعود إلى المنظمة، وليس إلى الموظف، وهذا يحول دون نشوء منازعات عندما يغادر الموظف ويحاول أخذ أتباعه أو محتواه، بما في ذلك اللغة التي يمكن أن تحصل عليها الشركة أو تعدلها أو تحذف حساباتها.

أفضل الممارسات في مجال التنفيذ والتدريب

ولا تكون السياسة فعالة إلا إذا فهمها الموظفون وقبولها، ويتطلب التنفيذ اتصالا واضحا وتدريبا عمليا وتحديثا منتظما.

كتابة لغة الشبان

تجنب التلاعب القانوني وكتابة الشعارات بالكلمات مع ذلك من الناحية المهنية، واستخدام نقاط الرصاص والعناوين والأمثلة الحقيقية للعالم من أجل توضيح السلوك المقبول وغير المقبول، مثلا، تبين المقارنة الجانبية بين الوظيفة الممتثلة ونقطة عدم الامتثال، ويرجح أن يتبع الموظفون سياسة عندما يرون غرضها ويتصورون كيف ينطبق ذلك على حياتهم اليومية.

تحديث السياسة سنويا

وتتغير برامج وسائط الإعلام الاجتماعية والقوانين وقواعد أماكن العمل بسرعة، وتستعرض سياستكم مرة واحدة على الأقل في السنة، وتهتم بقوانين خصوصية الدولة الجديدة (مثل قانون كاليفورنيا بشأن خصوصية المستهلك)، وتستكمل هذه القوانين، وتبرز قضايا مثل المناقصات العميقة، والمحتوى المكفول، والتمييز القائم على أساس الوساطة الاجتماعية، وقد تقيد السياسة العتيقة دون قصد النشاط المحمية أو لا تتصدى لمخاطر جديدة.

التدريب الإلزامي والتدبير الداخلي

إدراج سياسة وسائط الإعلام الاجتماعية في عمليات جديدة للإستئجار على متن الطائرات وإجرائها، واستخدام أساليب تفاعلية: إجراء مناقشات قائمة على سيناريوهات أو إجراء اختبارات أو ممارسة لعب دورية تؤدي إلى فهم اختباري، مثلا، طلب من الموظفين تقييم وظيفة افتراضية واتخاذ قرار بشأن ما إذا كانت تنتهك السياسة العامة، كما ينبغي أن يشمل التدريب كيفية الإبلاغ عن الانتهاكات وما هي الحماية الموجودة لدى المبلِّغين عن المخالفات.

تعزيز الحوار المفتوح

إنشاء قنوات يمكن فيها للموظفين أن يطرحوا أسئلة عن السياسة دون خوف من الانتقام، والنظر في عنوان بريد إلكتروني مجهول، أو استمارة على شبكة الإنترنت الداخلية، أو " ساعات عمل " دورية مع الموارد البشرية، وتشجيع المديرين على مناقشة السياسة خلال اجتماعات الأفرقة، كما يساعد الحوار المفتوح على سوء فهم سطح الأرض ويتيح لكم صقل السياسة بصورة استباقية.

الاعتبارات القانونية الحاسمة

ويجب أن توازن سياسات وسائط الإعلام الاجتماعية بين الحماية وحقوق الموظفين، وتحتاج المجالات القانونية التالية إلى عناية دقيقة.

قانون علاقات العمل الوطنية

المادة ٧ من قانون الهجرة والتكافؤ وحماية حقوق الموظفين في الاشتراك في مناقشات منسقة بشأن الأجور والساعات وظروف العمل والانتساب حتى إلى وسائط الإعلام الاجتماعية، وقد كانت السياسة التي تمنع عموماً " التمييز " أو " التعسف " في إبداء تعليقات غير قانونية على الشركة من قبل المجلس الوطني لعلاقات العمل، ولم يُدرج في قانون الهجرة والاختبار قواعد يمكن أن تُبِد في الخطابات المحمية.

قوانين الدولة بشأن السلوك غير المشروع

وتحمي دول عديدة الأنشطة القانونية خارج الخدمة للموظفين، بما في ذلك مراكز وسائط الإعلام الاجتماعية، كاليفورنيا، كولورادو، نيويورك، شمال داكوتا، وغيرها من الولايات، انضباط أرباب العمل على أساس سلوك غير مباشر مثل التعبير السياسي، أو الاستخدام المشروع للمخابرات، أو العضوية في المنظمات، ولا يجب أن تعاقب الموظفين على المحتوى المعلن الذي يكون قانونيا وغير مؤذي مباشرة للشركة، وإذا عملت في ولايات متعددة، يرجى استشارة محام محلي لضمان الامتثال.

الخصوصية والرصد

وإذا ما قمتم برصد نشاط وسائط الإعلام الاجتماعية العامة للموظفين، فضحوا هذا في السياسة، فشرحوا النطاق: يركز الرصد عموما على الوظائف العامة التي يحدد فيها الموظف كممثل للشركة، وليس الرسائل أو الحسابات الخاصة، ويتجنبون الوصول إلى الحسابات الخاصة تحت مظلات زائفة (مثلا، يطلبون من الموظفين " أن يصادقوا " على صورة مزيفة عن الموارد البشرية) إذ أن ذلك قد ينتهك قوانين الخصوصية في الولايات وفيدرالية على موافقة مكتوبة قبل طلب الحصول على معلومات شخصية.

Anti-Discrimination and Harassment Liability

ويمكن أن تعرض مراكز وسائط الإعلام الاجتماعية التي تتضمن محتوى تمييزي أو مضايقات أو انتقامي الشركة للمسؤولية اليقظة، ويجب أن تعزز هذه السياسة أن تطبق جميع معايير مكافحة التمييز في أماكن العمل على الأماكن الرقمية، وأن تحرص على عدم حصر الخصائص المحمية بطريقة يمكن اعتبارها تمييزية ضد وجهات نظر معينة، ويجب أن يكون الإنفاذ متسقاً في إنشاء وظيفة مماثلة من جانب مدير أكثر مرونة من جانب موظف خطي قد يدعو إلى تقديم مطالبات تتعلق بمعاملة متفرقة.

آثار عدم الامتثال

فالإجراءات التأديبية بطريقة واضحة وتدريجية ومتسقة، فالأفعال الأقل شأناً من قبيل نشر صورة غير معتمدة ولكن غير مؤذية من جانب الشركة تستدعي تذكيراً شفوياً وتدريباً، كما أن تكرار أو ارتكاب انتهاكات معتدلة، مثل استخدام الصور المرخص بها أو تقديم شكوى إلى زميل عمل دون تفاصيل محددة، قد يؤدي إلى تحذيرات خطية.

استراتيجيات الرصد والإنفاذ

فكيف ستكتشفون الانتهاكات؟ تجري منظمات كثيرة عمليات مراجعة دورية لحسابات الجمهور في وسائط الإعلام الاجتماعية، لا سيما بالنسبة للموظفين الذين يضطلعون بأدوار تجارية، وينبغي أن توضح هذه السياسة أن الشركة قد تستعرض الوظائف المتاحة للجمهور والأجهزة التي تصدرها الشركات، وأن تنظر في استخدام أداة رصد طرف ثالث تُبرز المخاطر المحتملة (مثلاً، الوظائف التي تشير إلى اسم الشركة بمشاعر سلبية)، ولكنها تتسم بالشفافية بشأن النطاق، وأن تُعين فريقاً واحداً يتولى مسؤولية جميع الوثائق القانونية.

حقوق الموظفين: النشاط المحمي وضربة الصافرة

Reiterate that the policy does not override employees’ legal rights. Include a provision: “Nothing in this policy prohibits employees from engaging in protected concerted activity under the NLRA, reporting violations of law to government agencies, or exercising whistleblower rights.” Ensure employees know how to report legal violations - even if they share information on social media-without retaliation. For example, if an employee posts about working discipline may be protected.

Remote Work and the Blurred Digital Line

وقد أدى التحول إلى العمل عن بعد إلى محو العديد من الحدود بين العمل والبيت، ويمكن للموظفين أن ينتقلوا من البيت خلال فترات العطل أو بعد ساعات، مع اعتقادهم بأنهم خارج نطاق السياسة العامة، ويجب أن تنطبق هذه السياسة صراحة على جميع الموظفين بصرف النظر عن الموقع وأن توضح أن الموظفين عن بعد يخضعون لنفس المعايير، وأن تعالج استخدام الأجهزة المقدمة من الشركات: تذكر العمال عن بعد بأن البيانات المتعلقة بالحواسيب أو الحسابات السحابية لا تزال خاضعة لقواعد السرية، حتى لو كان الوصول إلى المعلومات عن أماكن العمل.

لغة السياسات والموارد

وفي حين أن سياسة العينة الكاملة تتجاوز نطاق هذه المادة، فإن عدة مصادر موثوقة توفر نماذج يمكن أن تتكيف معها، ويقدم دليل الأعمال التجارية الصغيرة في نولو صيغة عملية (]) أو دليل الموظفين في نولو ) أو العديد من ] شركات قانون العمالة تنشر سياسات نموذجية مصممة خصيصا لصناعات محددة.

خاتمة

وستستمر وسائط الإعلام الاجتماعية في التطور، وتقدم فرصا جديدة ومخاطر جديدة لأصحاب العمل، فسياسة وسائط الإعلام الاجتماعية المصممة بعناية في دليل الموظفين ليست مجرد تدبير دفاعي، بل هي إطار يمكّن الموظفين من تمثيل العلامة التجارية على نحو مسؤول، مع حماية حقوقهم، بل تشمل التمثيل والسرية والسلوك المحترم، والامتثال القانوني، والمساءلة الشخصية، وواقع العمل عن بعد، وتضع سياسة تعزز العلاقات القائمة على الحماية والانتصاف.