كيفية استخدام بيانات الفواتير القانونية لتحسين إدارة الممارسات

وتكشف نقاط البيانات هذه مجتمعة عن كيفية قيام الشركة بتخصيص أثمن وقت لها ومواهبها، وعن مدى فعالية تحويلها إلى إيرادات، ومن الناحية التاريخية، كانت هذه المعلومات مقفلة داخل نظم إدارة الممارسات، أو صحائف البيانات، أو برامج المحاسبة المسيل، وبدون إمكانية الوصول، والقدرة على تبادل القياسات، فإن الشركات تفتقد الفرص لتحسين الربحية، والتوظيف، والترضية من جانب العملاء.

ويتيح منبر مثل " Directus " نظاما مرنا لإدارة البيانات وإدارة البيانات يمكن أن يربط قواعد البيانات القائمة، وأجهزة التقييم الذاتي، والأدوات الخارجية، مما يتيح للشركات بناء لوحات قياسية مصممة حسب الطلب، والإبلاغ عن المواهب، وضبط البصيرة التي تحتاج إليها دون أن تقيدها وحدات الإبلاغ عن الرفوف، كما يدعم نماذج البيانات الجمركية، والأذون القائمة على الدور، والصور الإلكترونية في الوقت الحقيقي، مما يجعلها مثالية.

القياسات الرئيسية لرصد تحسين الممارسة

ليس كل البيانات المُدوّنة ذات قيمة متساوية، بل التركيز على القياسات التالية للحصول على نظرة عملية تؤدي إلى تغيير قابل للقياس.

ساعات ومعدلات الاستخدام

ويمكن أن يعطي سجلاً واضحاً للإنتاجية عدد ساعات كل فاتورة من الفواتير اليومية أو الأسبوعية أو الشهر، ولكن الأهم من ذلك هو معدل الاستخدام - النسبة المئوية لساعات العمل المتاحة التي يمكن حسابها بالفعل، مثلاً، أن يكون لدى المحامي الذي لديه 000 2 ساعة متاحة فقط تبلغ فيها قيمة الاستخدام 70 في المائة، وقد يشير انخفاض الاستخدام إلى الكثير من العمل الإداري على أساس التسويق.

معدلات التعبئة الفعالة

ومعدل ساعات العمل الخاص بك نادرا ما يروي القصة بأكملها، فمعدل فواتير فعالة ]العاملة في الخدمة الميدانية[ ]العاملة في الخدمة[ ]العاملة في الخدمة[ ]العاملة في الخدمة[ ]العملية[ ]العاملة في الخدمة[ ]العملية[ ]العملية[ ]العملية[[ - الإيرادات الفعلية المقومة حسب عدد ساعات العمل المحددة في الحسابات التي تفصل فيها المحاميات عن المعدل النهائي الذي تصدره(.

خطوط الدفع والمبالغ

ويمكن أن يُرصد أي شركة من شركات التأمين () أيام البيع التي لم تُسدد، كما يمكن أن تُثبت أن حالات الدفع المباشرة قد تكون أكثر من 75 يوماً، بينما يُشترط على العملاء دفع رسوم إضافية إضافية، ويُسمح لهم بالاحتفاظ بفترات سداد مباشرة، ويُفترض أن تكون هذه الشروط أكثر من مجرد شروط سداد مباشرة.

جيم - قابلية القضايا للتأثر

وبعض المسائل تبدو مربحة على السطح، ولكن بعد حساب الوقت العام وغير القابل للتلف، تفقد بالفعل الأموال، وتحسب الربحية بطرح التكاليف الإجمالية )بما في ذلك مرتبات الموظفين، والمصروفات غير المباشرة، وتكاليف الفرص( من مجموع الإيرادات لكل حالة، وتقارن بين مجالات الممارسة، وأحجام الحالات، وصناعات العملاء، وعلى سبيل المثال، قد تكتشف الشركة أن حالات الإصابة الشخصية الصغيرة لها نسبة منخفضة من حيث الربح، نظراً لارتفاع تكاليف الاكتشاف، في حين أن هناك إجراءات قضائية.

اتجاهات الشطب والتكيف

ويمكن أن تشير عمليات الشطب التي تتم قرب نهاية السنة المالية أو التسويات التي تتركز في مجموعات معينة من الممارسات إلى مسائل أعمق، وهل يعمل المحامون تحت التوسيع؟ وهل هناك لبس بشأن ما هو قابل للسداد؟ وهل يمكن للشركة أن تزيد من الرسوم المسطحة؟ إن تحليل أنماط الشطب يساعدك على تشديد عمليات تحديد النطاق وتثقيف المحامين بشأن الممارسات الأخلاقية والفعالة في مجال الفواتير، مثلا، فإن التسرع في رفع عدد المحامين في كل شهر من شهر يمكن أن يشير إلى ذلك.

كيفية تحليل بيانات بيلنغ لتحسين الممارسة

وبعد تحديد القياسات يبدأ العمل الحقيقي: تحويل الأرقام إلى قرارات، وهنا نهج تدريجي في التحليل باستخدام منبر مرن مثل " مباشرة " .

1- مركزية مصادر البيانات المتفرقة

وكثيراً ما تعيش بيانات التعبئة في سلاسل متعددة من النظم، أو في الفواتير، أو المحاسبة، أو إدارة المخاطر المؤسسية، وإدارة الوثائق، وتعمل مباشرة كطبقة بيانات موحدة تربط بين جميع هذه المصادر عبر قواعد بيانات SQL، أو معايير التشغيل الإقليمية، أو حتى التخزين السحابي، ويمكنك بناء لوحة واحدة من " لوحة المتابعة المرهقة " تبين الاستخدام، والربحية، وعمليات جمع البيانات من وجهة نظر واحدة.

2 - إعداد التقارير والتنبيهات العرفية

ويمكن أن تُعد التقارير العامة من برامج إدارة الممارسة أسئلة محددة، إذ يمكن للشريك، مع الحصول على إذن مباشر وآرائه القابلة للمواءمة، إعداد تقارير تُصمم خصيصاً للشركاء الإداريين أو قادة مجموعات الممارسة أو فرادى المحامين، مثلاً، أن يرى موجزاً يومياً لساعات العمل التي يمكن حسابها، ومعدلات الإنجاز بالنسبة لمجموعته، بينما يقوم المدير التنفيذي برصد مجمل نظام التلقيم الآلي يمكن أن يخطركم عندما يعبر نظام المقاييس رقم 90 يوماً من أشكال الربح غير المدفوعة.

3- الجزء والمقارنة

أما المجاميع الخام فهي أقل فائدة من المقارنات، إذ تستخدم قدرات الترشيح والتجميع لدى مديرية التعليم المباشر لتجزئت البيانات حسب الفترة الزمنية، ومجال الممارسة، ومحامو الفواتير، وصناعة العملاء، أو حجمها، ومقارنة استخدام هذا الربع بحوالي الربع من العام الماضي، ومقارنة الربحية في الدعاوى مقابل العمل في المعاملات، وتحديد الشركاء الذين يفضلون تحويل التوقعات إلى عملاء ذوي معدلات فائدة عالية.

4- تحديد المراكب واللافقار

فالبحث عن أنماط تدل على أوجه قصور، مثلاً، فإن ارتفاع عدد المرات التي لا يمكن فيها التكرار بعد الساعة الخامسة من العمر قد يوحي بأن المحامين يقضون وقتاً طويلاً على المهام الإدارية بدلاً من العمل المدفوع الأجر، وقد يعني الانخفاض المفاجئ في المعدلات الفعالة في مجال ممارسة معينة أن اتفاقات الرسوم تُعاد التفاوض بشأنها بشكل ضعيف، وبتصوير الاتجاهات بمرور الوقت، يمكن أن تحدداً المجالات التي تحتاج فيها العمليات إلى تغيير.

5- النظر في التصورات والتقاسم

البيانات أقوى عندما يتم تبادلها وفهمها عبر الشركة، ويسمح لك مباشرة بإنشاء لوحات مقسمة قائمة على الدور يمكن الوصول إليها عن طريق أجهزة مصففة أو تطبيق متنقلة على الشبكة، ويمكنك أن تدمج الخرائط، والثغرات، والملخصات مباشرة في نظام التشغيل المباشر أو تعرضها عن طريق نقاط نهاية نظام المعلومات الإدارية المتكامل العامة أو الخاصة، وتتبادل بانتظام الآراء الرفيعة المستوى في اجتماعات حازمة أو عن طريق نسخ إلكترونية إلكترونية آلية.

تنفيذ استراتيجيات إدارة ممارسات الـ ديريفن

والتحليل بدون إجراء لا معنى له، واستخدام الرؤى من بيانات الفواتير لتنفيذ تحسينات ملموسة.

نماذج التسعير المعدلة

وإذا كانت معدلات الفعالية تقل باستمرار عن المعايير السوقية، فإن إعادة هيكلة ترتيبات رسومكم، وقد تبين البيانات أن الرسوم المسطحة لبعض المسائل الروتينية تدر أرباحا أكبر من تكلفة الفواتير بالساعة، خاصة إذا كان المحاميان غير مسجلين، وكبديل لذلك، قد تستحدث تسعيرا قائما على القيمة للعمل ذي الخبرة العالية، فعلى سبيل المثال، فإن الشركة التي تتعامل مع نظام " ميغا " قد تفرض رسوما ثابتة على النجاح، مما يؤدي إلى الإقفال إلى الإقفال.

الاستخدام الأمثل للموظفين والعمل

فمقارنة الاستخدام والربحية لكل محام يساعدكم على تخصيص العمل بكفاءة أكبر، وإذا كان لأحد الشركاء على الدوام معدلات عالية الفعالية ومعدلات منخفضة للشطب، فإنهم قد يناسبون الحالات المعقدة، كما أن محامياً مختلفاً قد يتفوق على مسائل ذات حجم عال، أقل تعقيداً، ويستخدم البيانات لتحديد الحالات التي يضيف فيها كل عضو من أعضاء الفريق أكبر قيمة، ويمكن أن يوفر الدليل المباشر لخارطة حرارية لساعات العمل التي يمكن أن يكتبها شخص ومسألة، إذا ما هو نموذج يضيف إلى ذلك.

تحسين الاتصالات وجمع المعلومات

ويمكن للمستفيدين الذين يسددون متأخرات متكررة أن يستفيدوا من خطط التسديد التلقائي أو من أعلى المحتفظين بها، ويمكن أن يدمج مباشرة مع بوابات الدفع مثل " ستراي " وأن يرسلوا رسائل تذكيرية آلية عندما يكون فاتورة أو فاتورة، ومن الناحية الإيجابية، يمكن أن يقدم الزبائن الذين يدفعون دائما في الوقت المناسب خصما على المدفوعات المبكرة - استراتيجية تحسن تدفق النقدية والولاء لدى العملاء، وتستخدم بيانات الفواتير إلى العملاء الذين يرتبون نهج الاتصال الخاص بك 60 في المائة.

تحسين عروض الخدمات

بيانات القابلية للحساب غالباً ما تكشف عن الخدمات التي تولد أعلى هوامش، ويمكنك أن تكتشف أن العمل الاستشاري يحقق عائدات أفضل من التقاضي، أو أن شركتك لديها قوة فريدة في الامتثال التنظيمي، ويسمح لك مباشرة بربط الأمور بفئات عرفية (مثلاً، " العناية الواجبة " ، " بي بي بي " )، ثم تحقيق الربحية الإجمالية من جانب تلك العلامات، وهذا البديه يُز جهود التسويق، والتعيين، والتعيين، والأخذ في المائة، وتطوير الشراكات.

تحديد مؤشرات الأداء والأهداف

وعندما تتوفر لديكم بيانات مرجعية، تضعون معايير مرجعية على نطاق الشركة وفرادى، فعلى سبيل المثال، تستهدفون معدل استخدام قدره 75 في المائة للمرتبطين، ومعدل فعال بنسبة 90 في المائة من المعدل المنشور، وجهاز التوحيد القياسي للتنمية الاجتماعية دون 45 يوما، ويمكن أن يتتبع مباشرة التقدم المحرز نحو تحقيق هذه الأهداف بصريا، وأن يرسل تقارير دورية إلى فريق الإدارة، وغالبا ما يصبح الاحتفال بالفوزات وتحديد المتخلفين عن الأداء عملية موضوعية ومحركة للبيانات.

التغلب على التحديات المشتركة مع بيانات الفواتير القانونية

حتى مع أفضل أدوات التحليل، تواجه شركات القانون عقبات، هنا طرق لمعالجتها، تُشجع مباشرة.

نظام البيانات والتكامل

وتستخدم شركات كثيرة برامجيات مختلفة لتتبع الوقت والفواتير والمحاسبة والآلية العالمية لإدارة المخاطر المؤسسية، وتعمل مباشرة كمركز تكامل، وتنشئ، عن طريق ربطها بقاعدة بيانات كل نظام، مصدراً واحداً للحقيقة، بل ويمكنك استخدام أجهزة الاتصال الشبكي المباشر التابعة لشركة Directus لتزامن البيانات في الوقت الحقيقي، بما يكفل أن تكون لوحات الصيد دائماً انعكاساً لآخر القيود، أما بالنسبة للنظم القديمة التي لا توجد فيها جداول زمنية محددة، فيمكن لمديروس أن يستورد ملفات بيانات متكاملة.

نوعية البيانات واتساقها

ولا تعد بيانات التصفية قيمة إلا إذا كانت دقيقة ومتسقة، وتشمل المشاكل المشتركة تكرار القيود الزمنية، أو رموز النفقات المفقودة، أو اتفاقيات التسمية غير المتجانسة، ويمكن لقواعد التحقق من صحة البيانات، وأنواع الميدان العرفي المباشر أن تطبق معايير الصيغ عند نقطة الدخول، وبالنسبة للبيانات القديمة، يمكن أن تدير كتبا للتنظيف أو تستخدم فيها سمات التلاعب بالبيانات المدمجة لتوحيد السجلات.

المقاومة للتغيير والعقيدات الثقافية

وقد يكون من المتصور أن يقاس المحامون، وأن يشتروا في اختيار مقاييس تتبعهم وكيفية استخدامها، وأن يؤكدوا على أن البيانات يقصد بها دعمهم وليس معاقبتهم، وأن يستخدموا إمكانية وصولهم إلى خدماتهم على أساس الأدوار، وأن يعطيوا كل محام لوحة إنجاز شخصية تبين أدائهم الخاص مقارنة بالمتوسطات الثابتة، مما يُمكِّن من تحسين أحوالهم الذاتية بدلا من أن يخفضوا من تطبيق مشاريع القوانين.

الأمن والسرية

وتتضمن بيانات التعبئة معلومات حساسة عن العملاء، وتوفر مباشرة ضوابط قوية للدخول، والتشفير، وقطع الأشجار، ويمكنك أن تحدد التصاريح بحيث لا يرى المستخدمون المأذون لهم سوى أسماء العملاء أو التفاصيل المالية، وبالإضافة إلى ذلك، ونظراً لأن شركة مباشرة يمكن أن تستضيف نفسها، فإنكم تحافظون على السيطرة الكاملة على المكان الذي تقيم فيه البيانات - بشكل حاسم للامتثال لقواعد رابطة المحامين ولوائح حماية البيانات مثل نظام الناتج المحلي الإجمالي أو قوانين خصوصية الدولة.

قياس مدى تأثير مبادرة البيانات

وكثيراً ما تتردد الشركات القانونية في الاستثمار في البنية الأساسية للبيانات لأن العودة غير واضحة تماماً، إذ تبدأ بتحديد كمية نقطة ألم واحدة مثل الشطب في مجموعة ممارسات محددة وتقيس التحسن بعد تنفيذ لوحة بيانات تحليلية، فعلى سبيل المثال، يمكن للشركة أن تخفض عمليات الشطب بنسبة 10 في المائة في غضون ستة أشهر، وذلك بمجرد إبراز بيانات الأسعار الفعالة للمحامين.

دور منهاج البيانات الحديث في إدارة الممارسات القانونية

ولا تقتصر بيانات الفواتير القانونية على الحصول على أجر فحسب، بل تتعلق بفهم صحة ممارساتكم بأكملها، حيث تواجه الشركات زيادة المنافسة والضغط لتحسين الكفاءة، فإن تلك التي تحشد البيانات بشكل استراتيجي ستزدهر، ومنبر مرن مثل " مباشرة " يجسر الفجوة بين البيانات الخام والبصر العملي، ويمكِّن شركات القانون من الابتعاد عن التقارير الثابتة والخارجية عن الصناديق، ويتجه إلى تحليلات دينامية ومصممة حسب الطلب تعكس الطريقة الفريدة.

كما أن التوجيه يوفر أساسا للابتكار في المستقبل، لأنه يحركه نظام تسجيل الفواتير، ويمكنكم توسيع نطاق لوحة بياناتكم مع نماذج للتعلم الآلي التي تتوقّع التأخير في الدفع أو أنماط إصدار الفواتير غير العادية، ويمكنكم بناء بوابات عملاء معتادة تبين حالة الفواتير في الوقت الحقيقي، وكل ذلك ممكن دون القفل على نظام الملكية، ويكفل النظام الأساسي للمنبر المفتوح أن تحتفظوا بملكية كاملة لبياناتكم وسير العمل.

ومن خلال إضفاء الطابع المركزي على بيانات الفواتير، ورصد القياسات الصحيحة، وتنفيذ التحسينات المستهدفة، يمكن للشركات أن تعزز الربحية، وأن تحقق أقصى قدر من الموارد، وأن تقدم خدمة أفضل إلى العملاء، وستتطلب ممارسة القانون دائماً الحكم والخبرة، ولكن إضافة العمود الفقري الذي تحركه البيانات يجعل الحكم أكثر استنارة وأكثر فعالية.

In further reading, explore how Directus enables custom law firm management systems, or check out ] metrics every law firm should track from Law Practice today. For a deep dive into case profitability analysis, the ABA’s guide on legal profitability(5).

ابدأي بحساباتكِ، الإجابات على إدارة أفضل الممارسات موجودة بالفعل في فواتيرك وصحائف الوقت