كيفية منع بيلنغ الاحتيال والحفاظ على الأخلاقيات المعايير

فهم نطاق الاحتيال في مجال بيلنغ

ويظل الاحتيال من بين أكثر التهديدات انتشاراً وتكلفةً التي تتعرض لها الشركات عبر كل قطاع، ويشمل أي تمثيل خاطئ متعمد في عملية الفواتير أو المدفوعات التي تستهدف الحصول على أموال أو خصومات أو سدادات غير مأذون بها، وتشمل المخططات المشتركة الفواتير الكاذبة عن السلع أو الخدمات التي لم تقدم قط، أو الفواتير ذات الصلة التي تقدم في كثير من الأحيان، أو التلاعب بالأسعار بنسب النقصان أو تطبيق رسوم غير صحيحة

The True Cost of Billing Fraud

وبالإضافة إلى الخسارة المباشرة للأموال، يفرض الاحتيال على الشركات تكاليف خفية تزيد من حدتها بمرور الوقت، وكثيراً ما تحوّل الشركات موارد كبيرة إلى تحقيقات الطب الشرعي والدفاع القانوني والجبر، وتعاني المعنويات الداخلية عندما يكشف عن الاحتيال، ولا سيما إذا كان الموظفون الموثوق بهم متورطين في ذلك، ووفقاً لما ورد في تقرير (20).

الإشارات الحمراء وعلامات الإنذار

فالكشف المبكر يتطلب نظرة حادة على حالات الشذوذ السلوكي والمعاملي، وتشمل الأعلام الحمراء العامة فواتير تفتقر إلى أرقام أوامر الشراء، والمدفوعات الموجهة إلى البائعين غير المرخصين، والتغييرات المتكررة في اللحظة الأخيرة في تفاصيل الفواتير، أو حدوث زيادة مفاجئة في المعاملات ذات القيمة العالية، وقد يؤدي الموظفون الذين يرفضون أخذ الإجازات أو يصرون على التعامل مع الفواتير وحدها إلى إخفاء أنشطة مزيفة.

مؤشرات السلوك

• الموظفون الذين يعيشون خارج الوسائل الواضحة أو الذين يظهرون تغيرات مفاجئة في نمط الحياة
• عدم تقاسم المسؤوليات أو تضافر الجهود في عمليات إعداد الفواتير
• العلاقات الوثيقة غير المعتادة مع البائعين أو المقاولين
• الطلبات المتكررة لتجاوز الضوابط أو تجاوز الإجراءات الموحدة
• علامات الإجهاد أو الدفاع عند الاستفسار عن المعاملات المالية

أجهزة الإضاءة الحمراء

• الفواتير التي تقل قليلا عن عتبة الموافقة (اختبارات الحياكة)
• ازدواجية أرقام الفواتير أو تغييرات طفيفة في أسماء البائعين
• المدفوعات المقدمة لمعالجة تختلف عن الموقع الرئيسي للبائع
• الفواتير التي لا تتضمن إشارات واضحة إلى أوامر الشراء أو الوثائق التي تتلقاها
• التغييرات المفاجئة في تفاصيل حساب البائعين المصرفي دون إثبات متحقق

بناء بنية أساسية وقائية

تعزيز الضوابط الداخلية

ومن الأمور الأساسية التي تتسم بالضوابط المطبقة، عدم السماح لأي فرد بإجراء عمليات شراء أو عملية فواتير أو إقرار مدفوعات، كما أن الموافقة المزدوجة الإلزامية على المعاملات التي تتجاوز عتبة محددة تضيف إلى إجراء فحص أساسي.

مجالات الرقابة الرئيسية

• الشراء: طلب عطاءات تنافسية للأصناف ذات القيمة العالية والحد من سلطة الشراء في حالات الطوارئ.
• استلام: الاحتفاظ بتلقيات موقعة أو بمسح رقمي يثبت تسليم السلع أو إنجاز الخدمات.
• الفواتير: مركزية استلام الفواتير وتتطلب وثائق أصلية (غير نسخ بريد إلكتروني).
• المدفوعات: استخدام نظم الأجور الإيجابية للتحقق من مبالغ التحقق والمتلقين قبل التخليص.
• المصالحة: إجراء تسويات مصرفية شهرية من جانب شخص مستقل عن الحسابات المستحقة الدفع.

Leveraging Technology and Automation

(ب) أن تشمل النظم الآلية لكشف الفواتير المزدوجة، أو أنماط الدفع غير العادية، أو البائعين الذين لديهم خصائص مشبوهة مثل العناوين غير المطابقة أو بطاقات التعريف الضريبي () أو نظم الإنذار المختلط التي تعتبر أن أدوات التعلم غير كافية تتعلم السلوكيات الإيجابية العادية للمعاملات وتُنبه إلى وجود حلول مزيفة في الوقت الحقيقي.

التكنولوجيات الناشئة

وتكتسب العقود الذكية القائمة على الاختراق مساراً للتحقق من المدفوعات آلياً، ولا يمكن لها أن تطلق الأموال إلا عندما يتم استيفاء الشروط المحددة سلفاً وتسجيلها على دفتر دفاتر غير قابل للتداول، مما يجعل عملية الاحتيال أصعب بكثير من تنفيذها، ويمكن للاستخبارات الفنية أن تحلل البيانات غير المنظمة مثل البريد الإلكتروني والعقود للكشف عن مؤشرات التواطؤ، وينبغي أن تقوم أدوات التعرف على السمات الضوئية باستخلاص بيانات فواتير وفحصها من أوامر الشراء تلقائياً.

البائع والمتعاقد

وهناك العديد من مخططات الاحتيال المدون تتضمن التواطؤ مع أطراف خارجية، وإنشاء عملية صارمة لتسجيل البائعين: التحقق من تراخيص الأعمال التجارية، وأرقام تحديد الضرائب، والتفاصيل المصرفية، وهياكل الملكية، وإجراء عمليات فحص خلفية للبائعين الرئيسيين، ولا سيما من يتعاملون مع عقود كبيرة أو متكررة، والقيام دوريا بتدقيق المعلومات المتعلقة بالبائعين والقيام بزيارات للمواقع عند الإمكان، وحفظ ملف رئيسي للبائعين، ومعرفة أي قيود مكررة أو تغييرات في تعليمات الإنجاز المتعلقة بالإثباتات الشراء من أجل إجراء استعراض فوري.

فحص وتدريب الموظفين

وكثيرا ما ينشأ الاحتيال من داخليين موثوق بهم، وتنفيذ عمليات فحص شاملة لخلفيات ما قبل التوظيف، بما في ذلك التاريخ الجنائي وعمليات التحقق من الائتمانات للمناصب ذات المسؤولية المالية، وتوفير التدريب المستمر في مجال الأخلاقيات الذي يغطي سيناريوهات الاحتيال المحددة، ومدونة قواعد السلوك في المنظمة، وآليات الإبلاغ، واستخدام أمثلة في العالم الحقيقي لتوضيح نتائج الاحتيال، سواء بالنسبة للشركة أو للأفراد، وتعزيز ثقافة يشعر فيها الموظفون بالارتياح في إثارة الشواغل دون خوف.

اكتشاف وتحرّي الاحتيال المشتبه به

الرصد التفاعلي وتحليل البيانات

ويمكن أن يُظهر الرصد المستمر لبيانات الفواتير أنماطاً خفية تُستعرض يدوياً، واستخدام تحليلات البيانات لمقارنة اتجاهات الإنفاق التاريخية، وتحديد المخارج، وإجراء الاستفسارات الجمركية - مثلاً، أو الفواتير التي تقل قليلاً عن عتبة الموافقة، أو الفواتير المتعددة من نفس البائع في اليوم نفسه، أو المدفوعات لمعالجة تختلف عن الموقع الرئيسي للبائع.()

Establishing a Whistleblower Program

Anonymous reporting channels - such as a third-party hotline or web gate - are among the most effective detection methods. ACFE’s 2022 Report to the United Nations ] found that tips were the most common detection method, and organizations with hotlines suffered significantly lower fraud losses. Protect whistleblowers from retaliation and ensure every report is investigated promptly and impartial training channels.

تقنيات التحقيق الجنائي

وعند الاشتباه في حدوث الغش، ينبغي أن يتبع ذلك تحقيق منظم، وأن يُكفل جميع السجلات ذات الصلة - الفواتير والعقود والمراسلات البريدية وسجلات الدخول، وأن يستجوب الشهود بصورة منفصلة ويوثقوا كل شيء، وأن يستخدم الطب الشرعي الرقمي لاسترداد الملفات المحذوفة أو تعقب السجلات المُغيّرة، وأن يُشرك المستشار القانوني في وقت مبكر لحماية الامتياز وضمان الامتثال لقوانين العمل، وليس الهدف هو تأكيد أو تبديد الاحتيال فحسب، بل أيضاً تحديد نقاط الضعف في الرقابة التي سمحت بحدوثه.

وضع خطة للتصدي للاحتيال

وينبغي أن تكون لكل منظمة خطة موثقة للاستجابة لادعاءات الاحتيال، وينبغي أن تعين خطة فريقاً للرد - بما في ذلك التدابير القانونية، والموارد البشرية، والمالية، والمراجعة الداخلية للحسابات - وأن تحدد الخطوات اللازمة لتأمين الأدلة، وحفظ الوثائق، والاتصال على الصعيدين الداخلي والخارجي، وتحديد حقوق واضحة في اتخاذ القرارات لتعليق المدفوعات، وتجميد الحسابات، أو وضع الموظفين في إجازة، كما ينبغي أن تتناول الخطة إخطار شركات التأمين، والمنظمين، وضمان ممارسة العناية الواجبة.

المحافظة على المعايير الأخلاقية: ما بعد الامتثال

وضع مدونة قواعد سلوك آلية

ويضع مدونة قواعد السلوك المكتوبة توقعات واضحة بشأن النزاهة في وضع الفواتير والممارسات المالية، وينبغي أن يحدد السلوك المحظور باللغة المبسطة، وأن يحدد الإجراءات التأديبية، وأن يقدم توجيهات محددة بشأن تضارب المصالح، وأن يجعل المدونة سهلة المنال على الشبكة الداخلية، وفي مجموعات الملصقات الموجودة، وكملصق في المناطق المشتركة، وأن يطلب من جميع الموظفين، بمن فيهم المسؤولون التنفيذيون، إدراج إشارات سنوية عن ذلك الرمز بصورة دورية لمعالجة مخاطر جديدة مثل الاحتيال في مجال المدفوعات الرقمية أو اللبس.

دور القيادة في الثقافة الأخلاقية

ويبدأ السلوك الأخلاقي في القمة، ويجب على المديرين التنفيذيين أن يُظهروا الأمانة والشفافية في أعمالهم، وعندما يضع القادة الأولوية للربح على المبادئ، قد يشعر الموظفون بالضغط على قطع الزوايا، وعلى العكس من ذلك، عندما يناقش القادة صراحة الأخلاقيات، ويخضعون للمساءلة، ويستثمرون في الامتثال، فإنه يعزز ما يقوم به من أمور، ويدرج مقاييس الأخلاقيات في استعراضات الأداء وقرارات التعويض، وينظر في تعيين رئيس موظفي الأخلاقيات أو في إدارة الأخلاقيات.

الاتصال المفتوح والسلامة النفسية

إيجاد بيئة يمكن للموظفين فيها التعبير عن شواغلهم دون خوف من الانتقام، وتساعد قاعات المدن العادية، والدراسات الاستقصائية التي لا يُعرف عنها أحد، والسياسات المفتوحة الباب، على معالجة المسائل السطحية قبل تصعيدها، وتشجيع الحوار بشأن المعضلات الأخلاقية في الفواتير والمشتريات، والاعتراف بالموظفين الذين يثبتون النزاهة أو الإبلاغ عن النشاط المشبوه، والإقرار العام، على نحو يجعل من السلوك المرغوب فيه رادعاً للاحتيال لأن الموظفين أكثر عرضة للاعتراف بالتصرفات الأخلاقية.

كتيبات الاحتيال الصناعية - السريعة

وتواجه صناعات مختلفة مخاطر احتيال فريدة من نوعها، ففي مجال الرعاية الصحية، تشمل المخططات المشتركة التصعيد (التعبئة من أجل الخدمات الأكثر تكلفة من الخدمات المقدمة)، وعدم الازدهار (إجراءات إعداد الفواتير على نحو منفصل) وتكرار عمليات الإحالة، وكثيرا ما تواجه شركات البناء أوامر التغيير المتضخمة وفواتير التقدم الخاطئة، وتواجه تجارة التجزئة والصناعة التحويلية مخاطر تواطؤ البائعين وتزويرهم في حساب المنحة.

الاستجابة لحادثة الاحتيال

وحتى أفضل منع لا يمكن أن يضمن أي غش، وعندما يتم تأكيد وقوع حادث ما، يبادر إلى العمل على احتواء الخسائر، وتجميد المدفوعات، والحصول على الأدلة، ووضع الموظفين المتضررين في إجازة في انتظار التحقيق، والاتصال مع أصحاب المصلحة بشكل شفاف في حدود السرية للمحافظة على الثقة، وإبلاغ شركات التأمين والمستشار القانوني بتقييم التزامات التغطية والامتثال، وإجراء استعراض بعد الوفاة لتحديد الأسباب الجذرية، وتنفيذ إجراءات تصحيحية.

الاعتبارات القانونية والتنظيمية

وقد ينتهك الاحتيال في مجال البيع عدة قوانين، منها قانون مطالبات الصلح في التعاقد الحكومي، وقانون ممارسات الراسل الأجنبي في المعاملات الدولية، ومختلف قوانين الدولة المتعلقة بالاحتيال والبيانات الخاطئة، ويمكن أن يؤدي عدم الامتثال إلى عقوبات شديدة، والاستبعاد من البرامج الحكومية، ودعوات أصحاب الأسهم، وينبغي للمنظمات أن تستعين بمحامٍ لمراجعة ممارسات الفواتير، لا سيما في الصناعات المنظمة مثل الرعاية الصحية، والدفاع، أو الخدمات المالية.

أمثلة على الحالات والدروس المستفادة

وتوضح حالات العالم الحقيقي أهمية الوقاية، ففي حالة واحدة من الحالات البارزة، اكتشفت شركة اتصالات سلكية أن موظفاً قد أنشأ بائعين أشباح وقدم فواتير مزيفة لمدة نحو عقد، وبثت ملايين، ولم يكشف عن هذا الغش إلا أثناء مراجعة روتينية للبائعين عندما تم التعرف على حساب مصرفي مزدوج، وكانت هناك حالة أخرى تتعلق بمستشفى كان فيه الموظفون يتجمعون مع مورد خارجي يرتب عليه أوامر بالكشف عن حالات الإجازات؛

خاتمة

إن منع الغش غير متكرر، بل هو التزام مستمر على نطاق المنظمة، وبتنفيذ ضوابط داخلية قوية، وحفز التكنولوجيا المتقدمة، وبذل العناية الواجبة على البائعين والموظفين، وتعزيز ثقافة أخلاقية تشجع على الشفافية، يمكن للمنظمات أن تقلل كثيرا من تعرضهم، وتزيد تكاليف الاحتيال المالية وتكاليف السمعة من الاستثمار في الوقاية، وتحافظ على موقف استباقي، وتكيف استراتيجياتكم مع عدم ظهور تهديدات جديدة من قبيل وجود البائعين المزيفين.