كيف يُعد اجتماعكم القانوني لاستعراض الفواتير

الفروق في ساعات العمل المبلّغ عنها

فالحدود الزمنية هي أكثر المصادر شيوعاً للنزاعات المتعلقة بصياغة الفواتير، والبحث عن القيود التي تبدو مفرطة في المهمة الموصوفة، فعلى سبيل المثال، قد يستغرق استعراض عقد معياري 0.5 ساعة، ولكن إذا كانت الفواتير الثابتة 3 ساعات، فإنها تستدعي الاستجواب، وكذلك التحقق من وجود عدد من أعضاء الأفرقة الذين يكلفون بالعملية نفسها، أو يمثِّلون أمام المحكمة، ويرى العديد من العملاء أن من المفيد أن يطلبوا من فريقهم القانوني إجراء مقارنة بين مجموع ساعات العمل القانونية وفترات الصياغة.

المصروفات

ويمكن أن تتراكم النفقات بسرعة، وتفحص فئات مثل السفر، والتأليف، والطباعة، والخدمات الخارجية، ومعرفة ما إذا كانت الشركة لديها سياسة لتحديد قيمة تكاليف الأطراف الثالثة (تضيف شركات مان 10-15 في المائة للمناولة)، وما إذا كان ذلك مفصحا عنه في رسالة التعاقد، وبالنسبة للمسائل الجارية، قد تطلب الموافقة المسبقة على أي نفقات تتجاوز مبلغاً من الدولار.

المسائل التي ينبغي النظر فيها

إعداد قائمة مكتوبة بالأسئلة تضمن أن تغطي جميع شواغلك دون نسيان أي شيء أثناء المناقشة، عدا تلك الواضحة، أن تعتبر هذه:

• كيف تتأكد الشركة من أن القيود الزمنية دقيقة وغير متضخمة؟
• هل هناك أي رسوم من موظفي الدعم يمكن التعامل معها على نحو أكثر كفاءة داخل المنظمة؟
• ما هي عملية الاعتراض على تهمة بعد دفع الفاتورة؟
• هل يمكن للشركة أن تقدم شكلاً مختلفاً من أشكال الفواتير - مثل لوحة بيانات موجزة - لجعل الاستعراضات المقبلة أسهل؟
• هل هناك فرص لاستخدام ترتيبات رسوم بديلة، مثل رسم ثابت لمرحلة محددة من المسألة؟

وتدل الأسئلة التي طرحتها على أنكم منخرطون في العمل وقيمون الكفاءة، مما يمكن أن يؤدي إلى تحسين ممارسات إعداد الفواتير على مر الزمن.

الاتصال بوضوح وتقنية

إن نبرة الاجتماع هي أهميتها كما هو مضمونها، إذ نتناول الاستعراض بوصفه جهداً تعاونياً لضمان الدقة والإنصاف، لا بوصفه مواجهة خصبة، واستخدام بيانات " أولاً " للإعراب عن وجهة نظركم، مثل " لاحظت أن ساعات استعراض الوثائق أعلى مما كان متوقعاً في هذا الشهر - هل يمكننا أن نتحدث عن ما دفع ذلك؟ " وهذا يدعو إلى التوضيح بدلاً من الدفاع عن ذلك.

استخدام نهج تعاوني

وابدأ الاجتماع بالاعتراف بعمل الشركة، وإذ تعرب عن تقديرها لجهودها، ثم الانتقال إلى أسئلتكم بعبارات مثل " لدي بعض الأسئلة حول فواتير هذا الشهر التي أود أن أعبر بها معا " ، وهذا يعطي مسارا تعاونيا، ويأتي الاستماع بنشاط إلى تفسيراتها - وفي بعض الأحيان، ثم يُعزى ارتفاع تكلفة العمل العاجل الذي طلبته، وإذا ما أُعطيت تعديلات، فسأل بحذر إذا كانت الشركة ستنظر في تخفيض المبلغ أو إعادة تصنيفه.

معالجة المنازعات

وإذا واجهتم تهمة، فإنكم تعتقدون اعتقادا راسخا أنها غير صحيحة، وبقوا هادئين وقائمين على الأدلة، وأحيلوا إليها، ووثائقكم، على سبيل المثال: " في فاتورة أوكت 10، يبين البند رقم 14 ساعتين " لاستعراض المراسلات " في الساعة 600 دولار، ولا أذكر أن الإذن بذلك العمل، وهذا النوع من المهام عادة ما يستغرق 30 دقيقة.

متابعة الاجتماع

إن اختتام الاجتماع ليس نهاية عملية استعراض الفواتير، بل يجب أن تؤكد التغييرات المتفق عليها وأن تُنشئ سجلا مرجعيا في المستقبل.

اتفاقات توثيق

وبعد الاجتماع مباشرة، أرسل رسالة إلكترونية موجزة إلى فريقكم القانوني، وحدد نقاط المناقشة الرئيسية، وأي تعديلات على مشروع القانون، وبنود الإجراءات التي تحدد مواعيدها المحددة بوضوح، على سبيل المثال: " كما اتفق على ذلك، سنتلقى اعتمادا قدره ٧٥٠ دولارا للرسوم المزدوجة في فاتورة Sept، وسيتطلب الأمر الموافقة المسبقة على بنود النفقات المقبلة أكثر من ٥٠٠ دولار، ويرجى تأكيد ذلك عن طريق البريد الإلكتروني " .

التخطيط للاستعراضات المقبلة

استخدام البصيرة من هذا الاستعراض لتحسين عمليات إعداد الفواتير في المستقبل - اقتراح تنفيذ موجز شهري للملفات بدلا من فصلي، أو طلب أن تقدم الشركة ميزانية مقابل المقارنة الفعلية، ويتفاوض بعض العملاء على حد أقصى لأنواع محددة من الرسوم (مثلا عدم تقديم فواتير للاجتماعات الداخلية دون 15 دقيقة) لمنع التسريح الجزئي، وتساعد الاستعراضات المنتظمة المنظمة (كل ثلاثة أشهر أو بعد مراحل رئيسية) على إبقاء التكاليف قابلة للتنبؤ وبناء علاقة شفافة.

المصاريف المشتركة وكيفية القفز إلى "سبوت ثيم"

حتى مع الإعداد الدقيق، الأخطاء يمكن أن تزول من خلاله، إدراكاً لأشد الأخطاء تكراراً يساعدك على القبض عليهم قبل الاجتماع.

Overlapping Charges

محاميان يكلفان نفس موضوع المؤتمر أو السمع أو البحث خطأ متواتراً، تفقدوا الوقت من أعضاء الفريق في نفس اليوم لمهام متداخلة، وإذا شككتم في الازدواجية، أطلبوا من الشركة التوفيق بين سجلاتهم الداخلية لتتبع الوقت.

التكاليف الإدارية التي تُدفع كعمل قانوني

ولا ينبغي أن تُسند إلى المحامي مهام إدارية روتينية مثل التأليف أو التقديم أو الجدول الزمني، بمعدل ساعة، وهي عادة ما تعتبر عامة، وإذا رأيت شركاء يكلفون بتقديم وثائق أو مدونين قانونيين يكلفون بتنسيق شؤون حاملي الحقيبة، يطلبون إعادة تصنيف تلك القيود أو إلغائها، وتتنازل شركات كثيرة عن هذه الرسوم كبادرة حسنة النية.

وتشمل الأخطاء الأخرى معدلات غير صحيحة (قد تُدفع الفواتير بمعدل أعلى من المعدل المتفق عليه)، والضرائب أو المدفوعات غير المحسوبة، ورسوم العمل التي أُنجزت قبل بدء التعاقد، ويمكن أن تكشف عملية تتبع صحيفة البيانات البسيطة المتوقعة مقابل المبالغ المبلّغ عنها اختلافات في لمحة عامة.

التفاوض بشأن الرسوم والترتيبات البديلة المتعلقة بالأيرادات

اجتماعكم لاستعراض الفواتير فرصة لمناقشة هيكل الرسوم الأوسع، وإذا وجدتم أن فواتير الساعة تؤدي إلى تكاليف غير متوقعة، فاستكشاف ترتيبات بديلة تنسق الحوافز.

Flat Fees vs. Hourly Billing

وتُعتبر الرسوم المتحركة شائعة بالنسبة للمهام القانونية الروتينية مثل صياغة العقود أو الإرادة البسيطة أو استعراضات العناية الواجبة، فهي توفر اليقين من حيث التكلفة وتقضي على الحاجة إلى رصد ساعات العمل، غير أنها تتطلب نطاقا محددا بوضوح، وتناقش ما إذا كان يمكن تحويل أجزاء من مسألتكم إلى رسم مسطح لخفض النفقات الإدارية العامة لكلا الطرفين.

الخصخصة القائمة على أساس القيمة

ومن شأن ترتيبات أكثر تطورا، مثل التسعير القائم على القيمة، وربط رسوم النتائج أو المعالم، مثلا، أن توافق على تخفيض معدل الساعة مع مكافأة النجاح لتسوية مواتية، وفي حين أن هذه النماذج غير مناسبة لكل مجال من مجالات الممارسة، فإنها تشجع الكفاءة والتركيز على النتائج، فاجتماعك الخاص بتقديم الفواتير هو الوقت المثالي لاقتراح مثل هذه الهياكل للمراحل المقبلة من العمل.

ومن أجل تحقيق تنازل أعمق في استراتيجيات التفاوض بشأن الرسوم، يقدم دليل النقابة الأمريكية للمحامين (]) بشأن ترتيبات الرسوم () معلومات عملية. وبالإضافة إلى ذلك، يقدم دليل المشرع والأخلاقيات لمحة عامة شاملة عن الممارسات المشتركة في إعداد الفواتير والاعتبارات الأخلاقية.() وينبغي للجهات التي تسعى إلى تعزيز التكنولوجيا أن تستكشف حلول الفواتير القانونية [في الإدارة الدينامية،]

For additional resources, consider reading this analysis of common billing disputes] from a legal practice magazine, or the ACC’s billing best practices for corporate clients. and if you are looking to implement a more transparent billing system, explore how Directus helps law process