فهم الهروب من الأراضي التنظيمية في منطقة البحر الأبيض المتوسط

وتصنف عمليات الشراء في أكثر المعاملات تعقيداً التي يمكن أن تقوم بها الشركة، ويُعتبر الامتثال التنظيمي في كثير من الأحيان عاملاً أساسياً، إذ إن عدم تحديد الالتزامات التنظيمية ومعالجتها يمكن أن يؤدي إلى غرامات متعددة ملايين دولار، أو إلى تأخيرات، أو معاملات معدة تماماً، وسواء كنتما تكتسبان بداية أو دمجاً مع منافس كبير، فإن استراتيجية الامتثال المنظمة أساسية لحماية الطرفين وضمان انتقال سلس.

وتؤثر البيئة التنظيمية خلال عملية الشراء على مجالات متعددة: قانون مكافحة الاحتكار، وحماية البيانات، وقانون العمل، والمعايير البيئية، وحقوق الملكية الفكرية، والولايات الخاصة بصناعة محددة، وتضيف كل ولاية اختصاصها طبقة من التعقيد، ويجب على الشركة التي تكتسب تقييم حالة امتثال الهدف، والتخطيط للكيفية التي يمكن بها دمج أو إصلاح أي ثغرات، وتوفر هذه المادة إطارا تدريجيا لمعالجة الامتثال التنظيمي من العناية الواجبة قبل العقد من خلال رصد مرحلة ما بعد الاحتياج،

فالنهج الانضباطي للامتثال يزيد من الحد من المخاطر القانونية، فهو يحمي القيمة الصفراء ويحافظ على سمعة المنظمين والعملاء، ويبني أساسا للتفوق التشغيلي الطويل الأجل، والشركات التي تعامل الامتثال كأولوية استراتيجية بدلا من عملية فرز الأموال تحقق باستمرار تكاملا أكثر سلاسة وعائدات أعلى على استثماراتها في الاقتناء.

الالتزام الواجب قبل الاحتياز

ويشكل أساس أي احتياز متوافق استعراضاً شاملاً لبذل العناية الواجبة في التنظيم، وهذه العملية تكشف عن الالتزامات المحتملة، والموافقة المطلوبة، ومخاطر التكامل التي يمكن أن تؤدي إلى إزالة الصفقة أو خلق تكاليف خفية، وينبغي أن تغطي خطة قوية لبذل العناية الواجبة المجالات الرئيسية التالية بعمق.

Antitrust and Competition Law Analysis

وتحتاج ولايات قضائية عديدة إلى إخطار مسبق من سلطات المنافسة والموافقة عليها قبل أن تغلق عملية ما، وفي الولايات المتحدة، يُلزم قانون هارت - سكوت - رودينو بتقديم ملفات عن معاملات تتجاوز عتبات معينة، وتُعدَّل كل سنة، كما أنَّ استعراض لجنة التجارة الاتحادية ووزارة العدل يتناول منع الآثار المانعة للمنافسة.() وفي الاتحاد الأوروبي، تتناول لائحة المفوضية الأوروبية() [FLT:]()

ومن أجل تقييم مخاطر مكافحة الاحتكار، يجب على كلتا الشركتين تقييم حصة السوق والديناميات التنافسية والتداخلات الأفقية أو الرأسية المحتملة، ويشمل ذلك تحديد المنتجات والأسواق الجغرافية ذات الصلة، وتحليل مستويات التركيز باستخدام أدوات مثل مؤشر هيرفندال - هيرشمان، وتقييم الحواجز التي تعترض الدخول، ويمكن أن يساعد إشراك مستشاري مكافحة الاحتكار في وقت مبكر على تحديد متطلبات تقديم الوثائق وإعداد الوثائق اللازمة ووضع استراتيجية لمعالجة الشواغل المحتملة.

وإذا أثارت الصفقة مسائل هامة تتعلق بالمنافسة، قد يتعين على الأطراف اقتراح سبل انتصاف مثل تصفية الأصول، أو التزامات الترخيص، أو التعهدات السلوكية لضمان الموافقة التنظيمية، وفي بعض الحالات قد تحتاج السلطات إلى مشترين أو أمناء رصد، ويجب أن تؤخذ التكاليف والجداول الزمنية المرتبطة بهذه سبل الانتصاف في الاعتبار في الاقتصاد التجاري قبل التوقيع.

وبالنسبة لعمليات الشراء عبر الحدود، كثيرا ما يكون التنسيق بين سلطات المنافسة المتعددة الجنسيات مطلوبا، وقد يحتاج دمج شركتين متعددتين متعددتين إلى الحصول على موافقة من لجنة التجارة الحرة واللجنة الأوروبية ولجنة المنافسة في الهند والمجلس الإداري البرازيلي للدفاع الاقتصادي، وكل منهما يتضمن إجراءات محددة، وجداول زمنية، ومتطلبات إعلامية، ويمكن لفريق مخصص للشؤون التنظيمية أو مستشار خارجي ذي خبرة أن يدير هذه الملفات الموازية بكفاءة.

خصوصية البيانات والامتثال لأمن الفضاء الحاسوبي

وتفرض لوائح حماية البيانات، مثل لائحة حماية البيانات العامة [(FLT:0)] في الاتحاد الأوروبي وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا في الولايات المتحدة، التزامات صارمة بشأن كيفية جمع البيانات الشخصية وتجهيزها ونقلها، وأثناء الاحتياز، يرث المشتري ممارسات مناولة البيانات المستهدفة، بما في ذلك أي انتهاكات سابقة أو ثغرات مستمرة في مجال الامتثال، ولا سيما تلك الالتزامات الموروثة، مثل قطاعات التمويل الكبير.

ويجب أن يُسترعى العناية الواجبة سياسات الخصوصية الخاصة بالهدف وآليات الموافقة وإجراءات طلب الحصول على البيانات، والتاريخ الخرقي، واتفاقات نقل البيانات عبر الحدود، وينبغي للشركة التي تشتريها أن تقيّم ما إذا كان الهدف لها تعيين موظف حماية بيانات صحيح عند الاقتضاء، وما إذا كانت تقييمات أثر الخصوصية قد أجريت لأنشطة التجهيز ذات المخاطر العالية، وينبغي إيلاء اهتمام خاص لأي آثار على عمليات نقل البيانات التي يقوم بها الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة، بما في ذلك استخدام قواعد أو قواعد العقود الموحدة.

كما أن العناية الواجبة في مجال الأمن السيبرى هي أيضاً بالغة الأهمية، إذ تستعرض خطة الاستجابة للحوادث المستهدفة، وبرنامج إدارة التأثر، والتصديقات الأمنية (مثل المعيار ISO 27001 أو SOC 2)، وأي حوادث أمنية سابقة، وتقيم تعرض الهدف للفدية، والهجمات على سلسلة الإمداد، والتهديدات الداخلية، وإذا كان الهدف قد عانى من انتهاك مادي في الماضي، ينبغي للمشتري أن يفهم السبب الجذري، وخطوات العلاجية، وأي تحقيقات تنظيمية معلقة.

ويجب على المشتري أن يكفل، بعد الحصول على هذه البيانات، استمرار امتثال أنشطة تجهيز البيانات للقوانين السارية، وكثيرا ما يشمل ذلك تحديث الإشعارات المتعلقة بالخصوصية، وتنسيق جداول الاحتفاظ بالبيانات، وتنفيذ ضوابط أمنية موحدة، وإجراء تقييمات مشتركة لأثر الخصوصية على أنشطة التجهيز المشتركة، ويجب التخطيط بعناية لمشاريع تكامل البيانات، مثل دمج قواعد بيانات العملاء، لتجنب انتهاك شروط الموافقة أو استحداث استخدامات ثانوية غير مأذون بها.

Environmental, Health, and Safety Compliance

ويمكن أن تؤدي الخصوم البيئية إلى تعرض كبير مالياً وسمعياً لشركة احتياز، وينبغي أن يقيِّم العناية الواجبة امتثال الهدف للأنظمة البيئية، بما في ذلك إدارة النفايات، والانبعاثات، وتصريف المياه، والمناولة المادية الخطرة.

وعمليات التفتيش الموقعي ضرورية للمرافق التي لها عمليات صناعية أو ممتلكات عقارية، ويمكن لتقييم الموقع البيئي للمرحلتين الأولى والثانية أن يكشف تلوث التربة أو المياه الجوفية، والأسبستوس، والطلاءات الرائدة، وخزانات التخزين الجوفية، أو غيرها من المخاطر المادية، وينبغي للمشتري أيضا أن يقيّم الإفصاحات المتعلقة بالمناخ، وما إذا كان يواجه التزامات تنظيمية بموجب أطر ناشئة مثل توجيه الاتحاد الأوروبي للإبلاغ عن الاستدامة أو قواعد الكشف عن المناخ.

كما أن الامتثال للصحة والسلامة أمران مهمان، لا سيما في مجالات الصناعة التحويلية والتشييد والطاقة واللوجستيات، واستعراض إدارة السلامة والصحة المهنية أو ما يعادلها من سجلات، ومعدلات الإصابة والمرض، وبرامج التدريب على السلامة، وأي استشهاد أو عقوبات، ويمكن أن يشير سجل السلامة الضعيف إلى مسائل منهجية قد تؤدي إلى وقوع حوادث أو غرامات أو مظالم اتحادية في المستقبل.

قانون العمل والعمالة

فالخصوم المتصلة بالعمالة هي من بين أكثر المفاجئات شيوعا في عمليات الشراء، وينبغي أن يُراعى الحرص الواجب في تصنيفات الموظفين المستهدفة (الموظفون من الفئة " واو-2 " مقابل المتعاقدين المستقلين)، وممارسات الأجور والساعة، والأجر الإضافي، وسياسات الإجازات، والامتثال لقوانين الهجرة، ويمكن أن يؤدي سوء تصنيف العمال إلى ضرائب احتياطية، وعقوبات، ودعوات عمل من الدرجة.

استعراض جميع اتفاقات العمل، بما في ذلك الشروط غير التنافسية، والاتفاقات غير السرية، وأحكام التغيير في المراقبة، وتحديد ما إذا كان لدى أي موظف رئيسي اتفاقات الاحتفاظ أو استحقاقات إنهاء الخدمة التي ستنشأ عن الاقتناء، وتقييم مدى امتثال الهدف لاتفاقات المساومة الجماعية، والعلاقات النقابية، وأي منازعات معل َّقة في العمل أو رسوم غير عادلة في مجال ممارسة العمل.

وفي عمليات الاقتناء عبر الحدود، يجب أن تُنقَل بدقة الاختلافات في قانون العمل عبر الولايات القضائية، فعلى سبيل المثال، فإن التوجيه المتعلق بالحقوق المكتظة الصادر عن الاتحاد الأوروبي ينقل تلقائياً الموظفين وشروطهم الحالية إلى صاحب العمل الجديد في العديد من الدول الأعضاء، وقد يؤدي عدم الامتثال لمتطلبات المعلومات والتشاور إلى أوامر أو تعويضات.

عمليات التحقق من التنظيم القطاعي السريع

وتخضع صناعات مثل الخدمات المالية، والرعاية الصحية، والطاقة، والاتصالات السلكية واللاسلكية، والدفاع، لضوابط شديدة، وكثيرا ما تتطلب الحصول على موافقة إضافية، ولكل قطاع إطار تنظيمي خاص به، ومتطلبات الترخيص، وأحكام تغيير الضوابط التي يجب معالجتها أثناء العناية الواجبة.

وفي الخدمات المالية، يجب على المصارف الحصول على موافقة السلطات المصرفية، مثل الاحتياطي الاتحادي، أو مكتب المراقب المالي للعملة، أو المصرف المركزي الأوروبي قبل تغيير السيطرة، ويمكن أن تستغرق عملية تقديم الطلبات شهورا وتتطلب معلومات مفصلة عن الحالة المالية للكيان المقتني، وفريق الإدارة، وخطة الأعمال، وتطبق متطلبات مماثلة على شركات التأمين، ومديري الأصول، ومجهزي المدفوعات.

وفي مجال الرعاية الصحية، قد تتطلب عمليات الاقتناء إجراء استعراضات من جانب هيئات مثل مكتب المفتش العام بشأن الامتثال للنظام الأساسي لمكافحة العصيان، ومراكز خدمات الأدوية والميديكا للقيد في الخدمة، ولجنة التجارة الاتحادية لقضايا التركيز في السوق، ويجب فحص خصوصية الوكالة والامتثال للأمن فحصا دقيقا، لا سيما إذا كان الهدف يعالج المعلومات الصحية المحمية.

(ب) إنشاء قائمة مرجعية شاملة لجميع التراخيص والتصاريح والتصديقات والتسجيلات التي يحتفظ بها الهدف، التحقق من أنها موجودة وصحيحة وقابلة للتحويل، وقد لا يمكن إسناد بعض التراخيص دون موافقة تنظيمية، مما يتطلب من المشتري تقديم طلب للحصول على تراخيص جديدة أو التماس الموافقة المسبقة، ويمكن أن يوضح الالتزام المبكر مع منظمي القطاعات الجداول الزمنية والشروط وأي حواجز محتملة تعترض إغلاقها.

إشراك السلطات التنظيمية في مرحلة مبكرة

ويمكن أن يحول التواصل الاستباقي مع المنظمين دون حدوث سوء فهم وتسريع الموافقة، وفي الصفقات المعقدة، من المعتاد تقديم مواد للتبليغ الأولي أو طلب توجيه غير رسمي قبل تقديم الإقرارات رسمياً، ويتيح هذا النهج للأطراف تحديد المسائل المحتملة في وقت مبكر ومعالجتها قبل بدء تشغيل الساعة التنظيمية.

(ج) عند إشراك الجهات التنظيمية، إعداد وصف واضح وشامل للمعاملة، ومبررها الاستراتيجي، وكيفية تأثيرها على المنافسة أو المستهلكين أو المصلحة العامة، وتوفير بيانات داعمة، بما في ذلك تقديرات حصة السوق، وتركيز العملاء، وتوقعات الكفاءة، وتتوقع سلطات مكافحة الاحتكار بصفة خاصة من الأطراف أن تكون مستعدة للإجابة على أسئلة بشأن تعاريف السوق، والديناميات التنافسية، وأي آثار محتملة مضادة للمنافسة.

إن الحفاظ على الشفافية في جميع مراحل العملية يبني المصداقية ويقلل من احتمال إجراء تحقيقات مطولة أو تقديم طلبات ثانية، وإذا ما حددت السلطات الشواغل، فقد تتاح الفرصة للأطراف لاقتراح سبل الانتصاف أو التفاوض بشأن الظروف، وبما أن الشفافية بشأن هيكل الاتفاق وعملياته منذ البداية تدل على حسن النية ويمكن أن تؤدي إلى نتيجة أفضل.

وفيما يتعلق بالعلاقات عبر الحدود، فإن التنسيق بين السلطات المتعددة أمر أساسي، وقد تكون لدى مختلف الوكالات متطلبات متداخلة أو متضاربة، ويجب إدارة توقيت تقديم الملفات بعناية لتجنب أن تتأثر قرارات أخرى باختصاص معين، ويمكن لفريق مخصص للشؤون التنظيمية، يدعمه في كثير من الأحيان مستشار خارجي في كل ولاية قضائية ذات صلة، أن يدير هذه العمليات الموازية بفعالية.

وضع خطة تكامل الامتثال

وبعد تأمين الموافقة التنظيمية، يبدأ العمل الحقيقي: إدماج برامج الامتثال، وتتأكد خطة جيدة التصميم لإدماج الامتثال من أن الكيان المشترك يعمل داخل حدود قانونية اعتبارا من اليوم الأول، وينبغي لهذه الخطة أن تعالج السياسات والإجراءات والتدريب والرصد والحوكمة بطريقة منظمة ومرحلية.

مواءمة السياسات والإجراءات

ومن المرجح أن تكون لدى الشركات التي تكتسب وتستهدف مدونات مختلفة لقواعد السلوك، وسياسات مكافحة الفساد، وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات، وأدلة الامتثال، وهياكل الإبلاغ، وينبغي أن يقارن تحليل الثغرات هذه الوثائق بالمعيار الأعلى - أو أكثر المتطلبات التنظيمية تقييدا - وأن يستحدث مجموعة موحدة من السياسات التي تنطبق على المنظمة بأكملها، وتشمل المجالات التي ينبغي تنسيقها ما يلي:

  • مكافحة الرشوة ومكافحة الفساد (قانون الرشوة في المملكة المتحدة، القوانين المحلية لمكافحة الفساد)
  • ضوابط التصدير والامتثال للجزاءات (منظمة دول شرق أفريقيا، نظم الجزاءات التابعة للاتحاد الأوروبي)
  • المعايير البيئية والصحية ومعايير السلامة ومتطلبات الإبلاغ
  • التجارة الداخلية، وتضارب المصالح، والهدايا وسياسات الترفيه
  • الكشف عن المعادن في النزاعات والإبلاغ عن الشفافية الحديثة في مجال الرق
  • جداول الاحتفاظ بالسجلات وخصوصية البيانات
  • معايير بذل العناية الواجبة من جانب الأطراف الثالثة وإدارة شؤون البائعين

ويجب أيضا مواءمة سياسات الاحتفاظ بالوثائق، لا سيما عندما تكون هناك التزامات قانونية أو التزامات اكتشافية بسبب استمرار التقاضي أو التحقيقات التنظيمية، وينبغي أن يستعرض المستشار القانوني جميع التغييرات في السياسات لضمان استيفاءها للشروط التنظيمية في كل ولاية قضائية تعمل فيها الشركة المشتركة، وينبغي أن يوافق المجلس أو لجنة امتثال معينة على السياسات قبل بدء التنفيذ.

التدريب على الامتثال

ويتعين على الموظفين من المنظمتين فهم توقعات الامتثال الجديدة من اليوم الأول. ووضع نماذج تدريبية قائمة على الدور تغطي أهم المخاطر التي تنطوي عليها كل مهمة، وعلى سبيل المثال ينبغي أن تتلقى أفرقة البيع معلومات عن قواعد مكافحة الرشوة وقانون المنافسة، وتحتاج أفرقة التمويل إلى تدريب بشأن التزامات مكافحة غسل الأموال، ويحتاج موظفو تكنولوجيا المعلومات إلى توجيه مفصل بشأن خصوصية البيانات ومتطلبات الأمن.

وينبغي توفير التدريب قبل الموعد النهائي أو بعده مباشرة لتجنب الثغرات في التغطية، واستخدام مجموعة من الدورات الحية للأدوار العالية المخاطر، ودورات التعلم الإلكتروني من أجل التوعية العامة الواسعة، والمواد المكتوبة المرجعية، وتتبع معدلات الإنجاز والفهم التجريبي من خلال التقييمات، وينبغي أن يُحدد موعد إعادة التدريب سنويا أو كلما حدثت تغييرات تنظيمية هامة، وينبغي أن تُستكمل التعيينات الجديدة التدريب في إطار عملية التدريب.

وفيما يتعلق بعمليات الشراء المتعددة الجنسيات، يجب ترجمة المواد التدريبية إلى لغات محلية وتكييفها حسب الاختلافات الثقافية والقانونية، والنظر في استخدام نظام لإدارة التعلم يمكن أن يوفر التدريب ويتتبعه في جميع الكيانات والولايات القضائية.

تعيين قيادة الامتثال والحوكمة

ومن الواضح أنه يحدد الجهة المسؤولة عن الامتثال في الكيان الجديد، وقد يشمل ذلك الاحتفاظ بموظف الامتثال الذي يستهدفه، وتعيين زعيم جديد من المنظمة التي تكتسب، أو وضع نموذج للحوكمة المشتركة يستفيد من أفضل المواهب من كلتا الشركتين، ويمكن للجنة الامتثال مع ممثلين من الجهات القانونية، والمخاطر، والمالية، والموارد البشرية، والعمليات أن توفر الرقابة، وتعطي الأولوية للموارد، وتصعيد المسائل المادية إلى المجلس.

(ب) تمكين وظيفة الامتثال بالموارد الكافية، بما في ذلك الميزانية، والموظفين، والأدوات التكنولوجية - الاستقلال عن الضغط على الأعمال التجارية أمر حاسم من أجل الإنفاذ الفعال، وينبغي أن يقدم كبير موظفي الامتثال تقريراً مباشراً إلى المدير التنفيذي أو لجنة مراجعة الحسابات التابعة للمجلس، وأن يكون له سلطة التحقيق في الانتهاكات ومتصاعدتها دون تدخل، وتحديد مسارات تصاعدية واضحة للإبلاغ عن الشواغل، بما في ذلك خطوط الاتصال الهاتفية المجهولة المتاحة لجميع الموظفين.

إدماج تكنولوجيا ونظم الامتثال

وتؤدي التكنولوجيا دوراً رئيسياً في توسيع نطاق الامتثال عبر منظمة أكبر، وتُخَفِّر تكنولوجيا الامتثال التي تستخدمها كلتا الشركتين، بما في ذلك نظم إدارة الحالات، ومنابر الخط الساخن للمبلِّغين، وأدوات العناية الواجبة لدى الأطراف الثالثة، وحلول رصد التغيير التنظيمي، وتقييم النظم التي يتعين على التقاعد، والتي يتعين الاحتفاظ بها، وما هي التكاملات اللازمة لإنشاء بنية أساسية موحدة للامتثال.

ويمكن أن تبسط برامجيات الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC) تتبع الحوادث وتقييم المخاطر وإدارة السياسات والإبلاغ، ويتيح تنفيذ منبر واحد للمنسقين المقيمين على نطاق الكيان المشترك رؤية آنية لحالة الامتثال ويتيح الإبلاغ المستمر إلى الإدارة العليا والمجلس، وينبغي التخطيط بعناية لنقل البيانات وإدماج النظم لتجنب فقدان السجلات التاريخية أو وقف أنشطة الرصد الجارية.

رصد ومراجعة الحسابات بعد الاحتياز

ولا ينتهي الامتثال عند الجدول الختامي، إذ يجب على الكيان المشترك أن ينشئ نظما للرصد المستمر لكشف الانتهاكات وتصحيحها قبل تصعيدها، وتساعد عمليات المراجعة المنتظمة على التحقق من اتباع السياسات، والضوابط تعمل بفعالية، وتظل المخاطر في حدود مستويات مقبولة.

تنفيذ أدوات الرصد المستمرة

ويمكن للتكنولوجيا أن تحسن بشكل كبير فعالية رصد الامتثال، ونشر برامجيات اللجنة لتتبع التغييرات التنظيمية، وإدارة الحوادث، واختبار مراقبة السيارات، وإعداد تقارير لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، واستخدام تحليلات البيانات والاستخبارات الاصطناعية لعلم المعاملات غير العادية، والحصول على بيانات حساسة، أو مخالفات في المشتريات، أو أنماط قد تدل على حدوث الغش أو الفساد.

وبالنسبة لعمليات الشراء المتعددة الجنسيات، ينبغي النظر في استخدام لوحة بيانات مركزية للامتثال تجمع البيانات من جميع فروع الشركات ووحدات الأعمال والجغرافيا، وينبغي أن تشمل مقاييس لوحة المتابعة معدلات إتمام التدريب، ومجلدات التقارير المباشرة، ونتائج مراجعة الحسابات، والملفات التنظيمية، ومؤشرات المخاطر الرئيسية، مما يوفر رؤية واضحة في الوقت الحقيقي لحالة الامتثال في جميع أنحاء المنظمة ويساعد القيادة على تركيز الاهتمام على المجالات ذات المخاطر العالية.

ويمكن أيضا تشكيل أدوات الرصد الآلية لإرسال إنذارات عند اكتشاف حالات الفشل في المراقبة، مما يتيح اتخاذ إجراءات تصحيحية سريعة، مثلا، يمكن برمجة نظام شراء لكشف المعاملات مع أطراف ثالثة شديدة الخطورة استنادا إلى فحص الجزاءات أو إلى عمليات التفتيش السلبية التي تقوم بها وسائط الإعلام.

إجراء عمليات مراجعة حسابات الامتثال بعد انتهاء الخدمة

وفي السنة الأولى بعد الاقتناء، تجري مراجعة شاملة لحسابات الامتثال لعمليات الهدف، وتركز على المجالات التي تم تحديدها أثناء العناية الواجبة باعتبارها تنطوي على مخاطر أو ثغرات تنظيمية أو نقاط ضعف مادي، وينبغي أن تشمل مراجعة الحسابات الضوابط المالية، وممارسات خصوصية البيانات، وضوابط التصدير، وإجراءات مكافحة الفساد، والامتثال للنظام المنسق عالميا، وأي متطلبات تنظيمية خاصة بقطاعات محددة.

:: إشراك مراجعي الحسابات الخارجيين أو أفرقة المراجعة الداخلية للحسابات دون مشاركة سابقة في عملية الشراء لضمان الموضوعية والاستقلالية، وينبغي توثيق نتائج مراجعة الحسابات في تقرير رسمي، مع تخصيص ملكية واضحة لكل بند من بنود الإصلاح، وينبغي لنظام التتبع أن يرصد التقدم المحرز في الإصلاح ويكفل إقفال النتائج في حدود الأطر الزمنية المتفق عليها، وينبغي إبلاغ لجنة مراجعة الحسابات التابعة للمجلس، وعند الاقتضاء، إلى الجهات التنظيمية.

وبالإضافة إلى عمليات مراجعة الامتثال، النظر في إجراء تقييم ثقافي لتقييم ما إذا كانت ثقافة الامتثال لدى الهدف متوافقة مع قيم الشركة المكتسبة، ويمكن أن توفر الدراسات الاستقصائية للموظفين ومجموعات التركيز والمقابلات نظرة متعمقة عن كيفية تصور المخاطر وما إذا كان هناك تواصل تصاعدي بين الشواغل.

شركة " تيار " للتغيرات التنظيمية

وتتطور البيئات التنظيمية باستمرار، إذ يمكن للقوانين الجديدة مثل قانون الأسواق الرقمية للاتحاد الأوروبي، وقانون الشفافية في الشركات الأمريكية، أو قواعد الكشف عن المناخ في اللجنة الخاصة أن تفرض التزامات جديدة بالامتثال على الكيان المشترك، كما أن التنبيهات التنظيمية من الوكالات المعنية، والانضمام إلى رابطات الصناعة التي ترصد التطورات التنظيمية، والحفاظ على الاتصال المنتظم مع المستشار الخارجي للوقوف على علم.

وينبغي إجراء تقييمات دورية لمخاطر الامتثال لتحديد المخاطر الناشئة المرتبطة بالاقتناء، مثل التغييرات في قاعدة العملاء المستهدفة، أو الوجود الجغرافي، أو خطوط المنتجات، أو نموذج التشغيل، واستكمال خطة الامتثال، والسياسات، والتدريب، وضوابط الرصد وفقا لذلك، وضمان استمرار البرنامج في دورة استعراض الامتثال الفصلية أو نصف السنوية.

إدارة الرواسب المشتركة للامتثال في المقتنيات

حتى مع التخطيط الدقيق، هناك بعض قضايا الامتثال تتكرر عبر الصفقات، إدراكاً لهذه المجازر يمكن أن يساعدك على تجنبها أو التخفيف من أثرها.

  • Incomplete due diligence]: Skipping areas like environmental liability, labor law compliance, or intellectual property rights can lead to expected costs and deal delays. always verify beyond financial and operational data.
  • ]]تجاهل الاختلافات الثقافية ]: قد تختلف ثقافة الامتثال الخاصة بالهدف اختلافا كبيرا عن ثقافة الامتثال الخاصة بك، فإخضاع السياسات والإجراءات الجديدة دون اتباع نهج مدروس لإدارة التغيير يمكن أن يسبب المقاومة والارتباك وفض الاشتباك.
  • Failing to integrate compliance systems early]: If each entity operates separate compliance systems after closing, reporting becomes fragmented, duplication increases, and regulatory risks may be missed. Invest in technology integration early in the process.
  • Underestimating regulator scrutiny]: Some industries, particularly in technology, healthcare, and financial services, face intense antitrust review. Parties that fail to prepare detailed economic analyses to justify their deal may face prolonged investigations or forced divestitures.
  • Neglecting data integration risks]: Merging client databases, employee records, or operational data without proper consent and mapping can violate privacy laws and result in significant fines. Plan all data integration activities with privacy and security in mind.
  • Over looks third-party risks]: يمكن لموردي الهدف والموزعين والشركاء في المشروع المشترك أن يعرضوا الكيان المشترك لمخاطر الامتثال، بما في ذلك الفساد، وانتهاكات الجزاءات، أو انتهاكات العمل.
  • Insufficient record keeping]: Failing to document due diligence findings, regulator communications, training records, and audit results can leave the company vulnerable in the event of a subsequent regulatory investigation or litigation.

بناء ثقافة طويلة الأجل للامتثال

فالامتثال التنظيمي أثناء عملية الاقتناء ليس عملية غير رسمية، بل الهدف النهائي هو ترسيخ ثقافة الامتثال في جميع أنحاء المنظمة الجديدة - وهي ثقافة تستمر بعد فترة طويلة من اكتمال التكامل، ويتطلب ذلك التزاما قياديا مستمرا، واتصالا واضحا ومتسقا، واستعدادا لإنفاذ المعايير على جميع مستويات الأعمال التجارية.

:: البدء بالاحتفال بالفوزات المبكرة - ينبغي تبادل الموافقة التنظيمية الناجحة، والمعالم البارزة للتكامل السلس، ونتائج المراجعة النظيفة على نطاق المنظمة من أجل بناء الزخم وتعزيز أهمية الامتثال، والاعتراف علناً بالفرق والأفراد الذين يثبتون سلوكاً مثالياً للامتثال أو الذين يسهمون في تحسين العمليات، وهذا التعزيز الإيجابي يساعد على تطبيع الامتثال كجزء أساسي من كيفية عمل الشركة.

تشجيع الموظفين على إثارة القلق عن طريق خطوط ساخنة مجهولة الهوية أو عن طريق مديريهم دون خوف من الانتقام، وثقافة الكلام القوية هي واحدة من أكثر الدوافع فعالية ضد فشل الامتثال، وتدريب المديرين على كيفية الاستجابة للشواغل على النحو المناسب وكيفية وضع نماذج السلوك الأخلاقي لأفرقتهم، وضمان حماية المبلِّغين عن المخالفات بموجب سياسة الشركات والقانون الواجب التطبيق.

وأخيرا، توثيق كل خطوة من خطوات عملية الامتثال، إذ أن السجلات التفصيلية لبذل العناية الواجبة، والاتصالات التنظيمية، وخطط التكامل، وإنجاز التدريب، ونتائج مراجعة الحسابات، وإجراءات الإصلاح، توفر أثرا قيّما لمراجعة الحسابات للمنظمين، ومراجعي الحسابات الخارجيين، والمكتسبين في المستقبل، كما أنها تشكل مرجعا لعمليات الشراء في المستقبل، وتساعد منظمتكم على تحسين نهجها، وتحديد أفضل الممارسات، وتفادي تكرار الأخطاء.

ومن خلال معاملة الامتثال التنظيمي كأولوية استراتيجية بدلاً من عبء، يمكن للشركات أن تبحر في عمليات الشراء بثقة، وتخفف من المخاطر القانونية والمالية، وتفتح القيمة الكاملة للمعاملة، ويحول النهج المُنضبط والمتكامل والمدفوع بالثقافة في الامتثال ما يمكن أن يكون مسؤولية إلى ميزة تنافسية دائمة.