كيفية معالجة المنازعات على مشروع قانون هورلي

أفضل الممارسات لمعالجة المنازعات

والتدابير الاستباقية أكثر فعالية بكثير من مكافحة الحرائق بأثر رجعي، وتساعد أفضل الممارسات التالية المحامين على منع المنازعات وإدارتها بطريقة بناءة عند حدوثها.

الحفاظ على الاتصالات الواضحة من البداية

بدء علاقة المحامي - العملاء بمناقشة شاملة بشأن الفواتير - خلال المشاورة الأولى، شرح معدلات ساعاتكم، وفواتير فواتير (مثل 6 دقائق أو 10 دقائق)، وكيفية التعامل مع النفقات، وتاريخ إرسال الفواتير، وتوثيق هذه المحادثة في رسالة التعاقد وتشجيع العميل على طرح الأسئلة، والنظر في إعطاء العميل " استعراضات بريدية مفاجيء " مكتوبة تغطي السيناريوهات المشتركة.

تقديم الفواتير المفصلة

كما أن كل فاتورة ينبغي أن تكون سردا واضحا للعمل المنجز، وأن تتجنب الفواتير؛ وبدلا من ذلك، تدرج كل مهمة على حدة مع وصف محدد وتاريخ والوقت المنفق، وتستخدم لغة بسيطة بدلا من استخدام البطاقات القانونية، وبدلا من " استعراض ردود الاكتشاف " ، تكتب " استعراض وتحليل ردود المدعى عليه على الاستجوابات، وفترات التضارب المحددة فيما يتعلق بالمتابعة " .

استمعي إلى قلق العملاء مع التعاطف

وعندما يتساءل أحد العملاء عن تهمة ما، يقاوم الرغبة في أن تصبح دفاعية، بل يُعترف بشاغلهم ويطالبون بتفاصيل محددة، وكثيرا ما تكون المسألة ليست المبلغ نفسه بل هي تصور القيمة، ويُنظر بعناية في ما إذا كان الزبون يشعر بأن العمل غير ضروري، أو الوقت كان مفرطا، أو الوصف غير واضح، ويظهر أن ردود الفعل هذه تقطع شوطا طويلا نحو إلغاء التساهل، وتعتمد بعض الشركات سياسة الرفع من مبالغ صغيرة متنازع عليها.

استعراض سجل المبيعات والتحقق من الاستحقاق

وقبل الرد على نزاع ما، تم استعراض القيود الزمنية المعنية بدقة، وفحص الوقت المسجل على ملف القضية، والبريد الإلكتروني، والملاحظات التي تؤكد الدقة، وإذا وجدت خطأ - مثل الدخول المزدوج أو سوء توزيع المهام - تصحيحها على وجه السرعة والاعتذار، فإقرار الأخطاء يبني المصداقية، وإذا كانت القيود دقيقة، وإعداد تفسير واضح للتقدم الذي يربط بين كل وقت وبين وجود نشاط محدد ونتائج أكثر وضوحا.

التفاوض في الإيمان الجيد

ولا يتطلب كل نزاع معتكفا كاملا أو وقفا معاديا، وينبغي أن يكون التفاوض أداة لحل مشكلة الزبائن، وليس في ساحة المعركة، فإذا كانت الشكوى التي قدمها العميل تستحق، على سبيل المثال، فقد استغرقت مهمة أطول مما كان متوقعا بسبب ظروف تتجاوز سيطرة العميل، تخفيضا جزئيا أو ائتمانا للعمل المقبل، وإذا كان الزبون غير سعيد بالتكلفة الإجمالية، ولكن الإعفاء من الفواتير دقيق، فنظرت في تقديم خطة للدفع أو إجراء خصم بسيط للحفاظ على العلاقة بين القيمة.

الاعتبارات القانونية والأخلاقية

ولا تقتصر المنازعات المتعلقة بفواتير العمل على خلافات تجارية؛ بل تترتب عليها آثار أخلاقية، ويجب على المدعين العامين أن يكفلوا امتثال ممارساتهم المتعلقة بفواتير العمل لقواعد السلوك المهني في نطاق اختصاصهم.

واجب المعقولية

وبالإضافة إلى ذلك، فإن معظم الحانات الحكومية تعتمد لغة مماثلة لـ A Model Rule 1.5]، التي تتطلب " المعقولية " ، وهذا المعيار لا ينطبق فقط على إجمالي الرسوم بل أيضاً على طريقة الحساب، ويجب أن تكون أسعار ساعات العمل متناسبة مع تعقيد المسألة وخطرها، وخبرة المحامي، والنتائج التي تم الحصول عليها.

اتفاقات الرسوم الكتابية

وتشترط دول عديدة أن تُذكر الرسوم التي تتجاوز مبلغاً معيّناً (التي تبلغ قيمتها 000 1 دولار) في اتفاق رسوم خطية، وأن يشمل الاتفاق السعر ساعة، ونطاق التمثيل، وكيفية تدوين الفواتير، وعدم تقديم اتفاق خطي لا يدعو إلى المنازعات فحسب، بل قد ينتهك قواعد آداب آداب المهنة، كما أن بعض الولايات القضائية تخول أيضاً أن يتلقى العميل نسخة من الاتفاق وأن تتاح له فرصة طرح الأسئلة قبل التوقيع.

الكشف عن التكاليف والمصروفات

وتقتضي المبادئ التوجيهية الأخلاقية عموما أن يكشف المحامون عن كيفية التعامل مع النفقات، وإذا ما تم تدوين تكاليف طرف ثالث مثل مراسلي المحكمة أو الشهود الخبراء على حدة، ينبغي إبلاغ العميل مقدما، ويسمح بدفع علامة على المدفوعات في بعض الولايات القضائية إذا تم الكشف عنها بالكامل، ولكن المبالغ الإضافية الخفية يمكن أن تؤدي إلى اتهامات بالتجاوز، وأفضل الممارسات هي تكاليف الفواتير على حساب فعلي، والحصول على موافقة مسبقة على أي تكلفة واحدة تتجاوز عتبة معينة (ز).

حظر الحجز غير القابل للاسترداد على العمل المأجور

فبعض الشركات تحاول استخدام " المحتفظين غير القابلين للاسترداد " كوسيلة لتأمين دفع مبالغ أولية، بيد أن المحتفظ بفواتير الساعة يجب أن يظل ملكا للموكل حتى يحصل عليه، وأن الاحتفاظ بالأموال التي يعتقد العميل أنها معقولة يمكن أن تسبب انتهاكا أخلاقيا، لا سيما إذا انتهت العلاقة مبكرا، وإذا استخدمتم المحتفظين بها، تضعونها في حساب استئماني زبون، وتصدرون على الفور أي خلط في الحسابات.

متى سيُطلب الوساطة أو المشورة القانونية

وعلى الرغم من كل الجهود المبذولة، فإن بعض المنازعات التي تُعد فاتورة الفواتير تتصاعد إلى ما بعد التفاوض غير الرسمي، وقد يكون من الضروري في هذه المرحلة تدخل طرف ثالث.

عمليات الظلم الداخلي

ولدى العديد من الشركات المنشأة عملية داخلية رسمية لمعالجة الشكاوى المبلّغ عنها، وقد يشمل ذلك شريكاً إدارياً يستعرض التهم المتنازع عليها أو لجنة محايدة للمحاسبة، ويظهر وجود هذه الآلية أن الشركة تأخذ شواغلها بجدية وتوفر طريقاً للحل دون اللجوء إلى التدخل الخارجي، وينبغي توثيق العملية في رسالة التعاقد مع الشركاء، مع اتخاذ خطوات وجداول زمنية واضحة، وعلى سبيل المثال، قد تلتزم الشركة بالرد على الشكاوى الخطية في غضون 10 أيام عمل، مما يتيح إجراء تسوية كتابية.

State Bar Fee Arbitration

وفي معظم الولايات تقدم برامج إلزامية أو طوعية للتحكيم في الرسوم تديرها محامي الدولة، وفي هذه الإجراءات، يقوم فريق من المحامين وأحيانا غير المحامين باستعراض التهم المتنازع عليها وإصدار قرار ملزم أو استشاري، وعلى سبيل المثال، فإن " برنامج " نقابة المحامين في كاليفورنيا " الذي يُعدّل عادة برنامجاً للتقاضي بشأن الرسوم الإلزامية، ويُعدّ عدد كبير من العملاء الذين يُعتبرون أقل ترهيباً من القضايا.

المطالبات المتعلقة بالمنازعات أو بممارسات سوء السلوك

وإذا تعذر حل نزاع على سندات مالية عن طريق التحكيم، يجوز للموكل أن يقاضي بشأن استرداد الرسوم أو الادعاء بعدم اتباع ممارسات قانونية، وفي حين أن معظم المحامين يحملون تأميناً مهنياً على المسؤولية يغطي المنازعات المتعلقة بالرسوم إلى حد ما، فإن الضرر الذي يلحق بالسمعة والوقت الذي تضيعه الدعوى أمر جوهري، ولتجنب هذه النتيجة، ينبغي للمحامين أن ينظروا إلى التحكيم كحل أخير ولكن كخطوة معقولة عندما يفشل الاتصال المباشر.

مستشار خبير في الأخلاقيات

وفي الحالات المعقدة، ولا سيما تلك التي تنطوي على ادعاءات بتجاوز الوقت أو عدم الافتراض، من الحكمة التشاور مع محام معني بالأخلاقيات أو خبير في المسؤولية المهنية، ويمكنهم استعراض ممارسات الشركة في مجال الفواتير والتوصية باتخاذ خطوات تصحيحية وتقديم المشورة بشأن كيفية التفاوض على تسوية دون قبول مخالفات، وعلى سبيل المثال، إذا اتهم أحد العملاء شركة ازدواجية الفواتير أو توجيه الاتهامات إلى العمل غير القائم، يمكن لخبير سلوكي أن يساعد في تحديد ما إذا كان قد وقع في وقت مبكر.

الإجراءات العملية لمنع المنازعات قبل أن تُحدث

استخدام برامجيات الم بيلات القانونية

وتسمح أدوات إدارة الممارسات الحديثة للمحامين بتتبع الوقت في الوقت الحقيقي، وتوليد فواتير مفصلة، وإتاحة إمكانية وصول العملاء إلى فواتيرهم على الإنترنت، كما أن العديد من البرامج تشمل ضمانات مدمجة ضد الأخطاء المشتركة، مثل تكرار القيود أو الرسوم على المهام غير القابلة للتلف، وكثيرا ما يسترد الاستثمار الأولي في البرامجيات مرات عديدة عن طريق الحد من حالات الشطب والمنازعات.

استعراضات المصاريف المنتظمة

وتقضي فترة كل شهر على استعراض عينة عشوائية من الفواتير قبل أن تخرج، وبحثا عن قيود غامضة أو طويلة للغاية أو على خلاف رسالة التعاقد، وإذا لم يتمكن المدعي العام من تقديم تفسير واضح لدخول معين، فقد يكون من المفيد إعادة كتابة قبل أن يراها العميل، ويمكن أن يؤدي استعراض النظر في بيانات الفواتير إلى حدوث أخطاء قد تُغفل فيها جميع الشركات عن كل القوانين.

إنذارات ميزانية العملاء

وبالنسبة للمسائل ذات التكلفة التقديرية العالية، وضع إنذارات تخطر المحامي والموكل عندما تصل الفواتير المتراكمة إلى عتبات معينة (مثل 50 في المائة من الميزانية المتوقعة)، مما يتيح للموكل اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن ما إذا كان ينبغي مواصلة العمل أو تعديل نطاقه، وكثيرا ما يكون الاتصال الاستباقي بشأن الميزانية هو الطريقة الوحيدة الأكثر فعالية لتفادي حدوث انفجار في نهاية القضية، مثلا، إذا كان من المتوقع أن تصل تكلفة الإجراءات إلى 000 50 دولار.

الوثيقة كل مناقشة

وعندما تناقشون الفواتير مع زبون - سواء كان شخصيا أو هاتفيا أو بالبريد الإلكتروني - حتى الآن مع موجز مكتوب، فهذا يحمي الطرفين ويوفر سجلا واضحا إذا حدث نزاع لاحق، ويدل على أن مجرد رسالة إلكترونية، " كما ناقشنا، يتوقع أن تتطلب المرحلة التالية من الاكتشاف حوالي ٢٠ ساعة من وقت المحامي " ، يمكن أن يمنع العميل من الادعاء لاحقا بأنه لم يتم تحذيره من التكاليف.

مُعلمون مُبرمجون على كيفية عمل المُبلغات

وقد لا يعرف العملاء أن دخولاً لمدة 10.1 ساعة يمثل ست دقائق من العمل، أو أن قراءة البريد الإلكتروني والرد عليه يعد فترة قابلة للتعديل، وفي بداية التمثيل، يقدمون صفحة واحدة بعنوان " كيف نحن " ، مما يفسر المواقف التي تنطوي على رسوم، والمهام المشتركة القابلة للتعديل، وكيفية معالجة النفقات في المستقبل.

خاتمة

إن معالجة المنازعات على مدى ساعة من الزمن يتطلب مزيجا من الاتصالات المباشرة الواضحة، وحفظ السجلات الدقيقة، والرسالة الشفافة، والاستعداد للخوض في مفاوضات حسنة النية، ومن خلال فهم الأسباب المشتركة لهذه المنازعات - من رسائل التعاقد غير الواضحة لحجب المراسلات - يمكن أن تنفذ تدابير وقائية تقلل من تواتر المنازعات وشدتها، وعندما تنشأ خلافات، وبعد نهج منظم يشمل التحقق من السجلات البديلة.