The Evolving Regulatory Landscape and Its Impact on Deal Structures

(ج) قوانين الخصوصية غير موحدة؛ وتختلف حسب الولاية القضائية وكثيراً ما تتداخل؛ فهم القوانين المطبقة على الشركة المستهدفة - وعلى المكتسب هو الخطوة الأولى في أي استراتيجية للامتثال؛ وتشمل الأطر الأكثر تأثيراً [قانون حماية البيانات:] [الاتفاقية المتعلقة بقطاع الحماية]() [الاتفاقية]()]() في المنطقة الاقتصادية الأوروبية، [القانون المتعلق بالامتثال لاختصاصات الشركات]()

ويؤثر هذا الهيكل التنظيمي تأثيرا مباشرا على هيكل الصفقات، ويجب على المتلقين أن ينظروا فيما إذا كانت ممارسات بيانات الهدف تتفق مع إطار الامتثال القائم للمشتري، كما أن هناك تفاوتات كبيرة - مثل الاعتماد على الموافقة التي لا يسهل نقلها - قد تتطلب إعادة التفاوض بشأن سعر الشراء، أو إنشاء مستحقات تعويضية، أو حتى هيكلة عملية الشراء على أنها شراء موجودات بدلا من شراء أسهم لعزل بعض أصول البيانات.

المبادئ الرئيسية عبر القوانين الرئيسية

وعلى الرغم من الاختلافات في النطاق والإنفاذ، فإن معظم نظم خصوصية البيانات تتقاسم المبادئ الأساسية التي يتعين على المكتسبين معالجتها:

  • ] القانون والعدالة والشفافية - يجب تجهيز البيانات الشخصية على أساس قانوني صحيح، ويجب إبلاغ الأفراد عن كيفية استخدام بياناتهم.() وبعد الحصول على هذه البيانات، يجب على المراقب الجديد أن يعيد تقييم ما إذا كانت القواعد القانونية القائمة لا تزال صالحة أو إذا كانت هناك حاجة إلى موافقة جديدة.
  • ] Purpose limitation - لا ينبغي جمع البيانات إلا لأغراض محددة وصريحة ومشروعة، وإعادة توزيع البيانات بعد الحصول على سبيل المثال، باستخدام بيانات العملاء من برنامج الولاء في خط جديد تماماً للمنتجات - يتطلب تقييماً دقيقاً في إطار الغرض الأصلي من التجهيز.
  • Data minimization] - Only the minimum data necessary for the intended purpose may be collected and retained. Integration often creates pools of excess data that must be purged or anonymized.
  • Accuracy and storage limitation - يجب أن تظل البيانات دقيقة وألا تُحتفظ بها بعد الآن عن الضرورة، وهذه الحيازة هي لحظة مثالية لمراجعة الحسابات ومجموعات البيانات النظيفة.
  • Integrity and confidentiality] - Security measures must protect data against unauthorized access, accidental loss, or destruction. Migration between systems is a high-risk period.
  • Accountability] - يجب على متحكم البيانات أن يثبت الامتثال من خلال الوثائق والتدريب والرقابة، ويحتاج كيان مختلط إلى إطار موحد للمساءلة.

ويشكل وضع هذه المبادئ في الاعتبار للسياسات والممارسات القائمة التي تتبعها الشركة المستهدفة الأساس لمراجعة شاملة للامتثال، وقد أصدر مجلس حماية البيانات الأوروبي ] مبادئ توجيهية محددة بشأن التفاعل بين حماية البيانات وموقع الرصد؛ وألمح إلى أن العناية الواجبة يجب أن تعالج إمكانية القيام بأنشطة جديدة للتجهيز عالية المخاطر.

الالتزام الواجب قبل الاحتياز: ديب دافن

فالحرص الواجب هو حجر الزاوية في الامتثال، إذ أن الاستعراض السطحي لسياسات الخصوصية غير كاف؛ ويجب على المحتَزِم أن يتحقق من أن أنشطة تجهيز البيانات التي تضطلع بها الشركة المستهدفة تتماشى مع المتطلبات القانونية، وأنه لا توجد خصوم خفية مخصَّصة في النظام الإيكولوجي للبيانات، وتشمل عملية العناية الواجبة المنظمة في العادة خمسة مجالات هي: إدارة البيانات، والموافقة والحقوق، والأمن، والعلاقات مع أطراف ثالثة، وإجراءات الإنفاذ السابقة.

إدارة البيانات والوثائق

وتبدأ بطلب من الشركة المستهدفة سجلات أنشطة التجهيز [(ROPA)] وسياسات الخصوصية وإجراءات مناولة البيانات الداخلية وأي تقييمات أثرية واضحة على حماية البيانات (DPIAs) تجري، وتكشف هذه الوثائق عن نطاق التجهيز، والقواعد القانونية المعتمدة، وتدفقات البيانات داخل المنظمة.

الحقوق الموضوعية للبيانات

(ب) دراسة كيفية حصول الشركة المستهدفة على الموافقة والوثائق، ولا سيما فيما يتعلق بالتسويق أو التنميط أو التشارك مع أطراف ثالثة، ويجب أن تمنح الموافقة بحرية، وتحديدها، وإعلامها، وعدم لبسها، وأن التحقق من سن أي موافقة قبل بلوغها قد لا يفي بمعيار " الحق في التباس " أو " منحها مجاناً " بموجب التفسيرات الحالية، وإذا كان الاحتياز ينطوي على تغيير في الرقابة أو الملكية، فإن الموافقة القائمة قد لا تتحقق تلقائياً.

الوضع الأمني وتاريخ الاختراق

:: استعراض السياسات الأمنية للهدف، وخطة الاستجابة للحوادث، وأي إخطارات بانتهاكات قدمت في السنوات الثلاث إلى الخمس الماضية، وإشراك خبير أمن مستقل لإجراء اختبارات الاختراق وتقييمات الضعف إذا كانت العمليات المستهدفة حساسة، وتقييم مدى نضج ممارسات التشفير التي يتبعها، ومراقبة الدخول، وإدارة دورة البيانات ذات الصلة.

مخاطر الأطراف الثالثة والزمن

وتعتمد معظم الشركات على بائعين من أطراف ثالثة في مجال التخزين السحابي، أو التحليل، أو كشوف المرتبات، أو إدارة العلاقة مع العملاء، ويمثل كل بائع تدفقاً محتملاً للبيانات يجب أن يكون سليماً من الناحية القانونية، ويطلب قائمة بجميع مجهزي البيانات والمعاملات الفرعية إلى جانب اتفاقات التجهيز الملزمة [القائمة على أساس الالتزام].

إجراءات الإنفاذ السابقة والمنازعات

البحث في السجلات العامة وقواعد البيانات التنظيمية عن أي إجراءات إنفاذ سابقة أو غرامات أو مراسيم الموافقة تشمل الهدف، وحتى إذا تم تسوية قضية ما دون قبول المسؤولية، فإن الممارسات الأساسية قد تكون مستمرة، وقد تتواصل أفرقة المراجعة القانونية الداخلية وأفرقة الامتثال بشأن أي تحقيقات جارية أو شكاوى تتعلق بمواضيع البيانات، وتزداد الدعاوى القضائية المتعلقة بالفصل من حيث الرتبة فيما يتعلق بانتهاكات البيانات شيوعا في الولايات المتحدة، ويمكن أن تكون تكلفتها كبيرة حتى وإن رفضت في نهاية المطاف.

التفاوض بشأن الضمانات التعاقدية

ويكشف الحرص الواجب عن المخاطر؛ ويُخصص لها الحماية التعاقدية، وينبغي أن يتضمن اتفاق الاقتناء بيانات ومذكرات محددة بشأن خصوصية البيانات، وكذلك العهود التي تتطلب من الهدف الحفاظ على الامتثال خلال الفترة الانتقالية بين التوقيع والاختتام.

  • التمثيليات والواصر - البيانات التي تفيد بأن الهدف امتثل لجميع قوانين الخصوصية المنطبقة، ولم يشهد أي انتهاكات غير معلنة، وقد حصل على جميع الموافقات اللازمة، ويحافظ على دقة برنامج العمل الإقليمي، والنظر في اشتراط جدول محدد للاستثناءات بدلا من البيانات الشاملة.
  • Indemnification Clauses] - Provisions that holdr harmless for pre-closing privacy violations, including fines, penalties, remediation costs, and third-party claims. Negotiate specific caps and baskets, taking in mind that GDPR fines can reach 4% of global annual turnoverentially dwarfing other.
  • Post-Closing Covenants - requirements for the target to cooperate in data integration, to update privacy notices, and to delete or anonymize data that is no longer needed. Also include a covenant to preserve data for regulatory holds if an investigation is pending.
  • Escrow or Holdback Arrangements - يمكن الاحتفاظ بجزء من سعر الشراء لتغطية الخسائر المحتملة المتصلة بالخصوصية التي اكتشفت بعد إغلاقها، ونظراً إلى أن انتهاكات الخصوصية قد تكون سطحية أو بعد سنوات، فإن فترات البقاء الممتدة لمندوبي الخصوصية مستصوبة.
  • Data Transfer Mechanisms] – If cross-border transfers are involved, contractually require the target to maintain valid transfer mechanisms (Standard Contractual Clauses or Binding Corporate Rules) and to cooperate in Transfer Impact Assessments post-close.

وبالإضافة إلى ذلك، إذا كان المقترض يعتزم إدماج أو الجمع بين البيانات عبر النظم، ينبغي أن يتناول العقد الحاجة إلى تقييم ) لأثر الحماية من البيانات (DPIA) بالنسبة لأية أنشطة تجهيز جديدة يحتمل أن تؤدي إلى مخاطر كبيرة بالنسبة للأفراد.

التخطيط للتكامل وضمان الهجرة

وبعد انتهاء الصفقة، يبدأ العمل الحقيقي، إذ إن دمج بيئتين منفصلتين للبيانات مع الحفاظ على الامتثال يتطلب تنسيقا دقيقا، وتشمل المجازفات المشتركة دمج قواعد البيانات دون التوفيق بين القواعد القانونية، وعدم تحديث إشعارات الخصوصية، وعدم الكشف عن البيانات بصورة غير مقصودة إلى الأطراف غير المأذون لها أثناء الهجرة.

رسم خرائط البيانات والتقليل منها

وقبل أي تكامل تقني، القيام بعملية مفصلة لرسم البيانات تحدد كل مجموعة بيانات من الكيانين، ومستوى حساسيتها، وجدولها الزمني للاحتفاظ بها، والأساس القانوني للتجهيز، واستخدام هذه الخريطة لوضع خطة للتقليل من البيانات إلى أدنى حد، دون أن تكون هناك مبادئ قانونية جديدة متوافقة مع المبادئ المحددة الغرض.

الضوابط الأمنية التقنية

وكثيرا ما تحدث انتهاكات البيانات أثناء الإدماج لأن الضوابط الأمنية قد أضعفت مؤقتا، وضمان أن يتم تشفير جميع نقل البيانات بين البيئتين (في فترة الراحة وفي المرور العابر)، وتنفيذ ضوابط قوية للوصول إلى الأذون القائمة على الدور، وإجراء مسح شامل لجميع البيانات التي يمكن الحصول عليها خلال الفترة الانتقالية، واستخدام أدوات اختبار فقدان البيانات لرصد الصادرات غير المأذون بها، والنظر في استخدام النظم القديمة التي لا يمكن أن تستوفي المعايير الأمنية للطرف الذي يحتاز، والتخطيط للارتقاء بالهيكل الأمني تدريجيا أو الحجري.

مخاطر النقل عبر الحدود

وإذا كان المقترض يعمل في بلد أو منطقة مختلفة، تصبح القيود المفروضة على نقل البيانات حاسمة، فعلى سبيل المثال، لا يجوز أن يعتمد هدف نقل البيانات إلى مكتسب مقره الولايات المتحدة على آلية نقل معتمدة - معقّدة الآن بإبطال مفعول المواد الخاملة ذات الصلة بالخصوصية، والتدقيق المستمر في المواد التعاقدية الموحدة بعد أن تتناول Schrems II القرار المتعلق بإدارة الممتلكات.

الاحتفاظ بالبيانات والتخلص منها في فترة ما بعد الاحتياز

ومن الجوانب التي كثيرا ما تُغفل في مجال التكامل تراكم البيانات المزدوجة أو المتقادمة أو الزائدة عن الحاجة، ويمكن أن يكون لدى كل من المحتسب والهدف سجل متداخل للزبائن، أو قوائم تسويق تشمل الاتصالات التي لم تعد منخرطة فيها، أو النسخ الاحتياطية القديمة التي كان ينبغي حذفها منذ سنوات، كما أن وجود برنامج منهجي للتخلص من البيانات أمر أساسي للبقاء في إطار مبادئ الحد من التخزين.

إدارة الامتثال بعد الاحتياز

فالامتثال ليس حدثاً لمرة واحدة؛ بل يجب أن يكون جزءاً من العمليات الجارية للمنظمة المشتركة، ويضمن إطار إدارة استباقي أن تظل خصوصية الناس أولوية حتى مع تحول أولويات الأعمال.

تحديث سياسات الخصوصية والإخطارات

وبعد الاقتناء مباشرة، استكمال جميع سياسات الخصوصية على المواقع الشبكية وفي المواد التي ترسم على العملاء، وإبلاغ مواضيع البيانات عن التغيير في المتحكم (إذا كان ذلك منطبقا) وتقديم معلومات واضحة عن كيفية التعامل مع بياناتها، وهذا ليس شرطا قانونيا فقط بموجب التزامات الشفافية بل أيضا تدبيرا لبناء الثقة، ويتوقع العديد من المنظمين أن يتم تقديم الإخطارات في الوقت المناسب وبطريقة مفهومة؛ كما أن البريد الإلكتروني الشامل الذي لا يوفر معلومات هامة.

التدريب والثقافة

وينبغي أن يكون الوعي بالخصوصية جزءاً من موظف جديد يلتحق ويعزز من خلال إعادة تجديد سنوية، وأن ينظر في تعيين موظف لحماية البيانات أو بطل خصوصية كل وحدة من وحدات الأعمال ليكون نقطة اتصال للأسئلة اليومية، وأن يُجري عمليات مسح للجدولات التي تُحاكي عملية الدمج في البيانات.

الرصد والمراجعات الجارية

كما أن استخدام الأدوات الآلية لرصد أنماط الوصول إلى البيانات، ومحاولات النقل غير المأذون بها، ومواعيد انتهاء الموافقة، قد يكون بمثابة سجل مركزي لجميع أنشطة التجهيز، وتحديثه كلما بدأت عمليات جديدة أو تقاعدت، وحتى في حالة وجود نظام أساسي لمراقبة الممتلكات، فإن الجهات التنظيمية الجديدة تتوقع من المنظمات أن تكون قادرة على إنتاج نظام أساسي قائم على طلب البيانات، وأن تحافظ على هذه الالتزامات.

خاتمة

فالامتثال لخصوصية البيانات أثناء الاقتناء هو تحد متعدد المستويات يتطلب تنسيقاً قانونياً وتقنياً وعملياً، إذ أن من خلال الاقتراب من هذا النهج بصورة منهجية مع توخي العناية الواجبة، والتفاوض على توفير حماية تعاقدية قوية، والتخطيط للتكامل مع الرعاية، وإنشاء مؤسسات إدارية مستمرة يمكن أن يحمي نفسه من ضرر مالي وسمعي كبير، وتكلفة الإساءة مرتفعة جداً، ولكن فوائد الحصول عليها تتجاوز إبطال المخاطرة.