كيفية تعريف دليل موظفيك لسياسات العمل عن بعد

أمن الفضاء الحاسوبي وخصوصية البيانات

ويزيد العمل عن بعد بشكل كبير من سطح الهجوم على خروقات البيانات، ومن الضروري اتباع سياسة قوية لحماية المعلومات المتعلقة بالشركات والمتعاملين، وتشمل مبادئ توجيهية لاستخدام الشبكات الخاصة الافتراضية لجميع البيانات الخاصة للشركات، والممارسات القوية في كلمة السر (يفضل أن يكون ذلك مع مدير كلمة السر)، والتوثيق من طرفين، وتمنع استخدام شبكة وي-فاي العامة بدون شبكة معلومات، وتحدد الأجهزة التي يمكن أن تصل إلى ملفات حساسة.

وبالنسبة للشركات التي تتعامل مع البيانات المنظمة (مثل الرعاية الصحية والخدمات المالية)، تضاف متطلبات الامتثال مثل برنامج العمل الإنساني الدولي أو برنامج دعم البرامج والخدمات الاجتماعية، والأطر المرجعية مثل إطار الأمن السيبرلي ، باعتباره دليلاً للممارسات الفضلى، وتذكر الموظفين بأن بيانات الشركات لا يجب أبداً تخزينها على أجهزة محجوبة شخصية، بما في ذلك توقعات أمن الشبكات المنزلية، مثل استخدام أدوات التدريب القوية(ج).

قياس الأداء والمساءلة

ويتطلب العمل عن بعد تحولا من إدارة الأداء القائمة على المدخلات إلى إدارة الأداء القائمة على النواتج، وينبغي أن يوضح دليلكم كيفية تقييم الإنتاجية، من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية، أو معالم المشاريع، أو عمليات التحقق المنتظمة، وأن يؤكد أن الشركة تركز على النتائج بدلا من ساعات العمل، وأن يوضح أيضا أن الموظفين يجب أن يكونوا لا يزالون قادرين على الوصول إليهم وأن ينخرطوا في العمل المقرر، وأن يشمل توقعات توثيق العمل، وحضور اجتماعات الأفرقة، والمشاركة في استعراضات الأداء.

تجنب اللغة التي يمكن إساءة فهمها باعتبارها مراقبة مستمرة، بل بالأحرى وضع إطار للمساءلة كثقة متبادلة: فالمديرون يزودون الموظفين بأهداف واضحة، ويديرون وقتهم لإنجاز أعمال جيدة، والنظر في إدراج قسم عن التقييم الذاتي وردود الأقران لتعزيز ثقافة التحسين المستمر.

الاعتبارات القانونية والمتعلقة بالامتثال

ويدخل العمل عن بعد مجموعة من الالتزامات القانونية التي تمتد عبر حدود الدولة وأحياناً على الحدود الدولية، وإذا كان لدى شركتكم موظفين في ولايات متعددة، فعليكم الامتثال للأجر والضريبة وترك قوانين كل ولاية قضائية، بما في ذلك قسم يتناول العمل عن بعد وتعويض العمال، ويوضح أن الإصابات المتصلة بالعمل في المنزل مشمولة ويجب الإبلاغ عنها، ويعالجون خصوصية البيانات بموجب قوانين مثل قانون حماية البيئة البحرية (كاليفورنيا) أو الناتج المحلي الإجمالي (الأوروبي).

وبالنسبة لأصحاب العمل الأمريكيين، فإن توجيه إدارة العمل عن بعد [(FLT:0]U.S.] هو مرجع مفيد، كما أن ضمان تطبيق سياسات مكافحة التحرش والتمييز على جميع التفاعلات الرقمية - البريد الإلكتروني، والحديث، والمكالمات الفيديوية - ليس فقط السلوك داخل المكاتب.() والإقامة المعقولة للعمل عن بعد مجال حاسم آخر: [[تشير العمل إلى القانون]

الصحة والسلامة والصحة العقلية في البيت

ويواجه الموظفون عن بعد مخاطر صحية فريدة من نوعها، من السلالة إلى العزلة، وينبغي أن يتضمن كتيبكم التزاما بالصحة العقلية: تشجيع الإجازات المنتظمة، واستخدام الوقت المدفوع الأجر، والوصول إلى برامج مساعدة الموظفين، إضافة سياسات تحدد " ساعات العمل " بوضوح وتثني عن الاتصالات بعد ساعات العمل لمنع الحرق، وبالنسبة للسلامة البدنية، تكرر قائمة العمل المرجعية وإجراءات الإبلاغ عن الأضرار.

أفضل الممارسات لرفع دليل موظفيك

ويعد استكمال الدليل أكثر من عملية كتابة؛ وهو يتطلب عملية منظمة لضمان الدقة والشراء والامتثال.

إجراء مراجعة سياسات ثورة

استعراض دليلكم الحالي وتحديد كل سياسة تفترض بيئة داخلية، وقد تشمل الحضور، وسداد التكاليف، واستخدام المعدات، والسرية، وللاطلاع على كل سياسة، يرجى ذكر ما يلي: هل ينطبق ذلك في بيئة نائية؟ وهل يحتاج إلى تعديل أو توسيع؟ إشراك مديري الموارد البشرية، والقانون، وتكنولوجيا المعلومات، والإدارات في هذه المراجعة لتغطية جميع الزوايا، ووضع مصفوفة لتحليل الثغرات، وتحديد الأولويات في ما يتعلق بالمستجدات القائمة على المخاطر والأثر.

مشروع واستعراض مع أصحاب المصلحة

)أ( كتابة مشاريع سياسات جديدة للعمل عن بعد باستخدام العناصر المبينة أعلاه، والقيام بفريق شامل لعدة وظائف، بما في ذلك ممثلون عن مجموعات الموارد القانونية والموارد البشرية والموظفين - من أجل الوضوح والإنصاف والامتثال القانوني، وإيلاء اهتمام خاص لمجالات مثل تعقب الوقت والعمل الإضافي، حيث يمكن أن تؤدي الأخطاء إلى مطالبات بأجر وساعة، ويوصى بشدة بإجراء استعراض قانوني خارجي، لا سيما إذا كانت شركتكم تعمل في ولايات أو بلدان متعددة.

الاتصال والتدريب

وبعد الموافقة على الدليل المستكمل، لا تكتفي بالبريد الإلكتروني: a PDF. Host training sessions (live or recorded) that walk employees through the new policies, emphasizing key changes. Provide an opportunity for questions and feedback. As noted by the ] Society for Human Resource Management (SHRM) , effective communication and consistent enforcement are critical to policy success.

تضافر جهود التحسين المستمر

وبعد التنفيذ، التماساً لتغذية الموظفين والمديرين - هل هناك أي سياسات مربكة؟ هل توجد ثغرات في التغطية؟ استخدام الدراسات الاستقصائية المجهولة أو مجموعات التركيز لتحديد نقاط الألم، وهذه الحلقة المرتدة لا تؤدي إلى تحسين الدليل فحسب بل أيضاً إلى بناء الثقة، واستكمال الكتيب الفصلي الخاص بالتغرير الطفيفة، وإجراء استعراض سنوي كامل.

الحفاظ على ثقافة قوية من خلال السياسات

كما أن دليل الموظفين هو وثيقة ثقافية، حيث أن طريقة كتابة السياسات تبعث بإشارة إلى قيمك، بما في ذلك اللغة التي تشجع الإدماج والصحة العقلية والتوازن بين العمل والحياة، وتشجع الموظفين على تحديد الحدود، وتأخذ فترات راحة منتظمة، وتستعمل إجازة مدفوعة الأجر، وتضاف سياسات تدعم المعاملة المنصفة للعمال عن بعد، مثل ضمان النظر في إمكانية الترقية وفرص التطوير المهني مثل الموظفين في الموقع، ومعالجة مكافحة التمييز في أماكن العمل الرقمية، بما في ذلك الوقت المناسب للاتصال.

وإذا قدمت شركتكم طلبات لإنشاء مكاتب منزلية أو استحقاقات للراحة، تفصيل تلك الواردة في الدليل لتعزيز التزامكم برفاه الموظفين، والنظر في إدراج فرع عن كيفية قيام الأفرقة النائية ببناء الاتصالات من خلال أحداث بناء الأفرقة الافتراضية، وبرامج الاعتراف، وممارسات الاجتماع الشاملة.

الاستعراض الدوري والتعزيز المستقبلي لدليلكم

وينبغي ألا تكون سياسات العمل عن بعد ثابتة، كما أن مشهد قوانين العمل والتكنولوجيا وتوقعات الموظفين يتغير بسرعة، وأن تحدد جدولاً سنوياً لدليل موظفيك، وأن تستكمله كلما حدثت تغييرات تنظيمية هامة (مثل قوانين الإجازات الجديدة المدفوعة الأجر للدولة، والتغييرات في توجيه بدل الإقامة اليومي)، وأن تعيد النظر في السياسات بعد التحولات التنظيمية الرئيسية مثل الاندماج، والتوسع في الولايات الجديدة، أو مبادرة واسعة النطاق لرصد أفضل الممارسات في مجال العودة إلى المكاتب.

دليلكم المستقبلي بإدراج شرط المرونة الذي يسمح للشركة بتعديل السياسات حسب الحاجة، مع إبلاغ الموظفين بوضوح بالتغييرات، وتحسب الاتجاهات مثل أسابيع العمل الأربعة، والتراجع عن بعد لمدة أسبوعين، أو سياسات البدو الرقمية، والنظر فيما إذا كان إطاركم يمكن أن يستوعبها.

خاتمة

إن استخدام كتيب موظفيك للعمل عن بعد عملية مستمرة تدفع أرباحاً في الوضوح والامتثال والثقافة، ومن خلال معالجة مسألة الأهلية، والاتصال، وأمن الفضاء الإلكتروني، والأداء، والمتطلبات القانونية، ورفاه الموظفين، تُنشئون وثيقة تمكّن فريقكم من العمل بفعالية من أي مكان، والأهم من ذلك، أنكم تشيرون إلى أن منظمتكم تأخذ التحديات الفريدة للعمل عن بعد على محمل الجد، وأن كتيباً حياً ومزوداً بالمعلومات هو أساس قوة عاملة منتجة وموثوق بها.