كيفية معالجة قوانين الأجور والزهور في دليل موظفيك

وينبغي أن يتضمن الدليل بيانا واضحا بأنه إذا كان أي قانون حكومي أو محلي يوفر حماية أكبر من القانون الاتحادي، فإن الشركة ستمتثل لمعايير الحماية الأكثر، وبالنسبة لأصحاب العمل المتعددي الدول، ستنظر في الحفاظ على سياسة رئيسية وتضيف إضافات خاصة بكل دولة توزع على الموظفين في تلك المواقع.

Essential Wage and Hour Policies to Include

وبالإضافة إلى بيانات الامتثال العامة، ينبغي أن يفصل دليلكم السياسات التنفيذية التالية، ويجب أن تُكتب كل سياسة بلغة واضحة وأن تنفذ على نحو متسق في جميع أنحاء المنظمة.

1 - سياسة الحد الأدنى للأجور

وتعلن التزام الشركة بدفع الحد الأدنى للأجور على الأقل لجميع ساعات العمل، وإذا كانت قد أبلغت الموظفين (مثل الخواديم، والحانات)، وتوضح بدل الائتمانات، والأجر النقدي المباشر، وأن النصائح يجب أن تحقق الدخل الإجمالي على الأقل من الحد الأدنى للأجور، وتورد مثالاً على ذلك: إذا كان الخادم يحصل على مبلغ 2.3 في الساعة في الأجور المباشرة، وتحصل على النصائح على المبلغ الإجمالي 7.25 دولار، إذا كانت الشركة تكفل الفرق بين الأجور والأرقام القياسية).

2 - سياسة الأجور الإضافية

• تحديد أسبوع العمل بوضوح (مثلاً، يوم الأحد حتى يوم السبت).
• يرجى توضيح أن العمل الإضافي يدفع بـ 1.5 مرة، المعدل العادي لجميع الساعات التي تزيد على 40 ساعة في الأسبوع (أو عتبة الدولة المطبقة).
• توضيح أن العمل الإضافي يجب أن يوافق عليه مسبقاً مشرف، غير أنه ينص على أن العمل الإضافي غير المأذون به سيظل يدفع - ولكن قد يؤدي إلى الانضباط.
• إدراج قواعد لحساب المعدل العادي، التي تشمل العلاوات غير التقديرية، واللجان، وفرق التحول، وغير ذلك من التعويض، يساعد مثال بسيط على: " إذا كسبت 15 دولارا في الساعة وحصلت على منحة غير تقديرية قدرها 100 دولار في ذلك الأسبوع، فإن زيادات سعر العمل المعتاد في حساب العمل الإضافي.
• إذا استخدمت طريقة "مُضيّع أسبوع العمل" للموظفين غير المُستثنىين، فسّرها بعناية وتأكد من أنها مُمتثلة لأنظمة وزارة العدل.

٣ - حفظ الوقت وحفظ السجلات

• يرجى وصف طريقة تسجيل الوقت (ساعة اللكمات الإلكترونية، التطبيق المتنقل، صحيفة الوقت الورقي، وما إلى ذلك).
• :: مطالبة الموظفين بتسجيل كل وقت العمل، بما في ذلك أوقات بدء العمل/التوقيت، وفترات الاستراحة، وأي وقت إضافي.
• حظر العمل خارج الساعة، التأكيد على أنه لا ينبغي القيام بأي عمل قبل التوقيف أو بعده، وأن هذا يشمل قراءة الرسائل الإلكترونية، أو إجراء المكالمات، أو إعداد مواد العمل.
• يرجى توضيح كيفية استعراض السجلات الزمنية والموافقة عليها من جانب المديرين أسبوعيا.
• تذكير الموظفين بأن تزوير السجلات الزمنية هو سبب لاتخاذ إجراءات تأديبية، حتى الإنهاء، بما في ذلك إنهاء الخدمة.
• معالجة السياسات المدورة: إذا استخدمت التقريب (مثلاً إلى أقرب ساعة) تذكر أنه يجب أن يكون محايداً بمرور الوقت وألا يقلل من الأجر بصورة منهجية، وتسمح وزارة العدل بجولة إذا استخدمت في كلا اللكمتين ولا تؤدي إلى دفع مبالغ ناقصة على مدى فترة من الزمن.

4 - الوجبات الخفيفة والراحة

وإذا كان قانون الدولة يتطلب راحة في الوجبات (مثلاً 30 دقيقة للتحولات التي تتجاوز 5 أو 6 ساعات)، يحدد متى وكيف يتم أخذها، ويعالج أيضاً فترات الراحة (عشر دقائق في العادة في 4 ساعات)، وإذا كانت فترات الإجازات غير مدفوعة، يُذكر أن الموظف يجب أن يُعفى تماماً من جميع الواجبات أثناء فترة الفرز دون الرد على الهاتف، أو التحقق من الرسائل الإلكترونية، أو أداء مهام العمل.

٥ - سياسات " جميع " و " الوقت المستغرق "

توضيح متى يكون الوقت المتاح في مكان العمل قابلاً للتعويض، وبصفة عامة إذا كان من المطلوب من الموظف البقاء في مكان العمل أو كان مقيداً من استخدام الوقت بصورة فعالة (مثلاً، لا يمكن أن يؤدي مهام شخصية)، فإن ساعات العمل هذه تعتبر وقت عمل، وإذا كان الموظف بعيداً عن أماكن العمل، ولكن يجب أن يكون قادراً على الرد على دعوة في غضون فترة زمنية قصيرة، قد لا تكون قابلة للتعويض.

6 - وقت السفر والتدريب

تفسير أن الوقت المستغرق بين مواقع العمل خلال يوم العمل قابل للتعويض، فالإمداد من البيت إلى أول موقع عمل والعودة لا يُدفع عموما، ولكن هناك استثناءات (مثل السفر المنزلي بعد مكالمة تجارية، أو السفر الذي يأخذ موظفا خارج منطقة المظلة العادية) وعادة ما يُدفع وقت التدريب ما لم يكن طوعيا، وتحدث خارج ساعات العمل العادية، ولا تكون هناك علاقة للسلامة مدفوعة الأجر، ولا تؤدي أي أعمال أخرى على الإنترنت.

٧ - الخصومات وتواتر الأجور

إدراج أنواع الخصم القانونية (الضرائب والاستحقاقات والملابس ودعم الأطفال المحظورة) وتلك المحظورة (مثل التخفيضات الموحدة التي تقل عن الحد الأدنى للأجور، والخصمات المتعلقة بنقص السجلات النقدية في بعض الولايات) وتعلن الجدول الزمني للدفع (مثلاً، مرتين في الأسبوع في أيام الجمعة) وطريقة الدفع (الودائع المباشرة، أو الملاحظة المتعلقة بالتوقيت، أو بطاقة الدفع المباشرة).

8 - الشيكات النهائية للأجور

وصف عندما يكون الأجر النهائي واجباً في كل من إنهاء الخدمة الطوعية (التوقيع) والإنهاء غير الطوعي (النفقة أو التصريف) لدى العديد من الدول مواعيد نهائية صارمة (مثلاً، عند التصريف في كاليفورنيا، في غضون 72 ساعة في ولايات أخرى) وإتاحة سياسة واضحة لتجنب العقوبات، وتوجيه المديرين إلى تقديم سجلات نهائية لكشوف المرتبات على وجه السرعة، وكذلك شرح كيفية دفع الإجازات غير المستخدمة أو الإجازة المدفوعة الأجر (إذا اقتضى الأمر ذلك من قبل شركة حكومية معنية بالسياسات).

الخصم المستقل

:: وجود مجال مثير بشكل متزايد في مجال الإنفاذ القائم على أساس الأجر والعمل في ساعات العمل هو سوء تصنيف الموظفين كمتعاقدين مستقلين، إذ أن قانون الخدمة المدنية في الولايات والعديد من الدول يستخدم عوامل " واقعية " لتقييم الاختبارات مثل درجة التحكم، وفرصة الربح أو الخسارة، والاستثمار في المعدات، ودرجة صلاحيتها، وما إذا كان العمل جزءا لا يتجزأ من الأعمال التجارية، وينبغي أن ينص دليلكم على أن جميع العمال مصنفة على نحو سليم استنادا إلى مبادئ توجيهية قانونية، وأن الشركة ستستعرض بانتظام الضرائب المستحقة على المتعاقدين.

For further reading on classification, see the ]DOL Fact Sheet 13.]

الإنفاذ والعقوبات ومخاطر المسؤولية

وتقوم إدارة الأجور والأوراق في الولايات المتحدة بالتحقيق في الشكاوى وإجراء عمليات مراجعة محددة الهدف، كما يقوم محامو المدعين الخاصين في كثير من الأحيان بتقديم إجراءات جماعية بموجب قانون أجور القوات المسلحة لجمهورية كوريا أو قوانين أجور الدولة، ويمكن أن تشمل العقوبات الأجور الخفية، والأضرار السائلة (المرتبة الثانية)، ورسوم المحامين، وعقوبات مالية مدنية على الانتهاكات المتكررة أو المتعمدة، وفي بعض الولايات، يمكن أن يؤدي عدم دفع أجور الشركات إلى رسوم في المستشفيات وإلى تحمل المسؤولية الشخصية.

يجب ألا يهدد كتيبك الموظفين الذين لديهم إجراءات سلبية للشكوى من قضايا الأجور، بل يجب أن يتضمن سياسة واضحة لمكافحة الانتقام تحمي الموظفين الذين يقدمون شكاوى، والمشاركة في التحقيقات، أو ممارسة حقوقهم بموجب قانون القوات المسلحة أو قانون الولايات، وتظهر أن القوات المسلحة لجمهورية الكونغو الديمقراطية لديها حماية انتقامية قوية، وأي تلميح للانتقام في كتيبك، مثل " اتخاذ مطالبات كاذبة " ، يمكن بدلاً من ذلك أن تستخدم ضدك في المحكمة.

أفضل الممارسات لصياغة والاحتفاظ بدليلك

• Involve legal counsel:] Have an employment attorney review your Handbook for compliance with federal, state, and local laws in every location where you operate. Laws change rapidly, especially at the state level.
• Update annually:] Wage laws change frequently, and new ordinances can pass quickly. Set a timetable reminder to review and update policies at least once a year, and after any significant legislative change.
• Train managers and HR:] Even the best Handbook is usefulless if supervisors ignore it. Provide training on how to apply policies, especially regarding overtime authorization, accurate time recording, and classification decisions. Managers should never make informal deals about off the hour work.
• Compmunicate changes:] When you update wage policies, distribute the changes to all employees and obtain signed acknowledgments. Use email summaries, all —hands meetings, or a dedicated intranet page.
• (ب) سجلا الإقرار: ] هل يوقع كل موظف صفحة استقبال يذكران أنهما قد قرأا الدليل وفهما، وهذا أمر حاسم للدفاع عن الادعاءات بأن السياسات لم تُبلغ، وأن يُوقع على الاعترافات مركزياً ويحتفظ بها لمدة العمل على الأقل، بالإضافة إلى أي قانون من قوانين التقادم المنطبقة.
• بالنسبة لأصحاب العمل المتعددين الدول، إنشاء أضيفات خاصة بالدولة بدلاً من دليل واحد غير مرغوب فيه، ضمان إدراج جميع السياسات المحلية المطلوبة (مثلاً، إشعار كاليفورنيا بالإجازة المرضية، إشعار نيويورك بتردد الأجور، إشعار أوريغون بالإجازات المحمية).
• (أ) ممارسات حفظ الوقت في مراجعة الحسابات: ] إجراء مقارنة منتظمة بين السجلات الزمنية الفعلية وسجلات كشوف المرتبات، ابحث عن أنماط من التصويبات الذاتية، أو فقدان الساعات في أوقات الدوام/الخارج، أو التقريب المستمر الذي يخدم صاحب العمل، تصحيح أي مسائل على الفور.
• Use plain language:] Avoid legal jargon. Write as though explaining to a new hiring who has never seen a salaries policy. Use examples and clarify tricky terms like "regular rate."
• Include a disclaimer:] State that the Handbook does not create a contract of employment and that policies may be modified at any time, while also acknowledging that wage and hour compliance obligations are governed by law and cannot be waived.