ينبغي أن يشمل كل دليل من كتيبات الموظفين

سياسة المضايقة والتمييز

وتسير سياسات مكافحة التحرش جنباً إلى جنب مع منظمة EEO. A strong policy defines what constitutes harassment (e.g., verbal, physical, visual) and provides multiple channels for reporting. It should name specific protected characteristics and clarify that harassment can occur between peers, between supervisor and subordinate, and even from third parties such as clientss or saless.

سياسة الأجور والآلام وقوانين الشرف

إن سوء تصنيف الموظفين والأخطاء في العمل الإضافي من بين أكثر الانتهاكات شيوعاً في الأجور وفي ساعات العمل الإضافية، وينبغي أن يوضح دليلكم كيف تصنف الشركة الموظفين (المعفى ضد عدم انتهاك حرمة الموظفين)، وأن تحدد أسبوع العمل الموحد ويوم العمل، وأن تصف عمليات الأهلية للعمل الإضافي والموافقة عليه، وأن تتضمن إشارات إلى قانون معايير العمل العادلة وأي قوانين خاصة بكل دولة (مثلاً، متطلبات الوجبة والراحة في كاليفورنيا).

كما أن هذه السياسة تساعد على منع الانتهاكات غير المقصودة وتعطي الموظفين توقعات واضحة بشأن ممارسات الأجور.

قانون الإجازة الأسرية والطبية

وإذا كان لدى شركتكم 50 موظفا أو أكثر، فإن جيش تحرير السودان يطلب منكم أن توفروا إجازة غير مدفوعة الأجر لمدة 12 أسبوعا في السنة لأسباب طبية أو عائلية مؤهلة، وحتى إذا كانت منظمتكم أصغر، فإن العديد من الدول لديها قوانين خاصة بها بشأن الإجازة، وينبغي أن يحدد الدليل شروط الأهلية، وعملية الإشعار والاعتماد، وكيفية تفاعل الإجازة مع إجازة مدفوعة الأجر، وحق الموظف في استعادة وظائفه.

وتوخي الدقة في ما يوصف بأنه حالة صحية خطيرة، ويشمل حكما يقضي بأن يستنفد الموظفون أي وقت مرض أو عطلة متراكم حسب ما يقتضيه قانون الدولة، وتظهر هذه السياسة التزامكم بدعم الموظفين خلال أكثر لحظات الحياة تحديا مع الحفاظ على امتثال منظمتكم.

قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة

وبموجب قانون مكافحة التمييز ضد المرأة، يجب على أصحاب العمل توفير أماكن إقامة معقولة للأفراد ذوي الإعاقة المؤهلين، ما لم يتسبب ذلك في مشقة لا مبرر لها، وينبغي أن يوضح دليلكم هذا الالتزام وأن يصف العملية التفاعلية - كيف يطلب الموظف الحصول على سكن، وما هي الوثائق التي قد تكون لازمة، وكيف ستقيِّم الشركة الحلول الممكنة.

ويمكن أن تشمل أماكن الإقامة المعقولة جداول عمل معدلة، ومعدات عقيدة، وإعادة هيكلة الوظائف، أو العمل عن بعد، كما ينبغي أن تعزز السياسة حظر التمييز والانتقام المتصلين بالإعاقة، وللإرشاد الحالي، انظر الموقع الشبكي [(FLT:0]ADA.gov .

السياسات المتعلقة بأماكن العمل: وضع معيار للحرفية

بالإضافة إلى الامتثال القانوني، يجب أن يُشكل دليلكم سلوكاً يوميّاً، وأن تُنشئ السياسات بيئة محترمة يمكن التنبؤ بها، حيث يعرف الموظفون ما هو متوقع منهم وما يمكن أن يتوقعوه من المنظمة.

مدونة قواعد السلوك

إن مدونة قواعد السلوك هي البوصلة الأخلاقية لشركتكم، وهي تحدد القيم الأساسية - النزاهة والاحترام والمساءلة - وتترجمها إلى سلوك محدد، وتشمل المواضيع تضارب المصالح والهدايا والترفيه واستخدام موارد الشركة والسرية والاهتمامات المتعلقة بالأخلاقيات، وينبغي لهذه السياسة أيضا أن تعالج السلوك غير المشروع الذي يمكن أن يضر بسمعة الشركة، مثل البيانات العامة أو أنشطة وسائط الإعلام الاجتماعية.

وفي مجال الأعمال التجارية الموجهة نحو الأسطول (أو أي عملية تشمل المركبات والمعدات)، قد تتضمن مدونة قواعد السلوك توقعات تتعلق بسير القيادة الآمنة، والإبلاغ عن الصيانة، والامتثال لأنظمة النقل، مما يجعل اللغة ملموسة وعملية، وليس مجردة.

دال - الحضور وسياسة التساوي في الوقت

ويعد الحضور الموثوق به أمراً حاسماً بالنسبة للكفاءة التشغيلية، وينبغي لهذه السياسة أن تحدد ساعات العمل الموحدة، وفترات الإجازات، وإجراءات الإبلاغ عن حالات الغياب أو التكرار، وأن تشمل التوقعات المتعلقة بضبط الساعات في/التوقيت أو التتبع الزمني، وأن توضح كيفية معالجة حالات الغياب غير المأذون بها (مثل الانضباط التدريجي).

كما أن الإدلاء بالاعذار ضد حالات الغياب غير المُتهمة، ومدى نجاح الإجازة المرضية، والأيام الشخصية، والموافقة على الإجازات، وتحد سياسة الحضور الكتابي من اللبس وتضمن معاملة جميع الموظفين بصورة متسقة.

سياسة مدونة الإجهاد

وتختلف معايير التبليغ اختلافا كبيرا حسب الصناعة، وقد تحتاج شركة ذات صلة بالأسطول إلى زي رسمي أو سترات أمان أو حذاء مزود بالفولاذ، وفي مكتب مؤسسي، يمكن أن تتناول السياسة مقياس العرض التجاري والتعريف الشخصي، والمفتاح هو الوضوح: تحديد ما يعتبر مقبولا وغير مقبول، وتوضيح الأساس المنطقي (السلامة، والروح المهنية، والصورة التجارية).

توخي الحذر في تجنب اللغة التي تميز على أساس نوع الجنس أو الدين أو الإعاقة، وقد اعتمدت شركات كثيرة الآن نهجا " للزوجة ليومك " يستوعب أدوارا متنوعة وتعبيرا شخصيا، بينما لا تزال تحتفظ بخطوط أساس مهنية.

سياسة تسوية المنازعات

فالمنازعات بين أعضاء الفريق أمر لا مفر منه، ولكن ليس من الضروري تصعيدها، إذ توفر سياسة تسوية المنازعات عملية منظمة لمعالجة الخلافات قبل أن تلحق الضرر بالعلاقات أو الإنتاجية، وتوضح الخطوات التالية: إجراء مناقشة غير رسمية مع الطرف الآخر، وإشراك مشرف أو مرصد حقوق الإنسان، والوساطة، و- إذا لزم الأمر - إجراءات التظلم الرسمية.

(ج) التأكيد على الاحترام والاستماع النشط والتوقعات بأن يتم التعامل مع النزاعات بطريقة مهنية، وتخفض هذه السياسة من دورانها وتبني ثقافة الثقة، وللمزيد من الأفكار، تستعرض أفضل الممارسات من ] موارد الوساطة في وسطاء.

سياسات السلامة والأمن: حماية الناس والأصول والبيانات

ولا تقتصر سياسات السلامة على الممارسات الجيدة - بل إن القانون يتطلبها في كثير من الأحيان، ويقضي قانون السلامة والصحة المهنيتين بأن يوفر أرباب العمل مكان عمل خال من المخاطر المعترف بها، وينبغي أن يتضمن كتيبكم توقعات تفصيلية للسلامة، وإجراءات الطوارئ، والبروتوكولات الأمنية.

سياسة السلامة في أماكن العمل

وتشمل هذه السياسة تحديد المخاطر والإبلاغ عن الحوادث واستخدام معدات الحماية الشخصية ومسؤوليات الموظفين عن الحفاظ على بيئة عمل آمنة، وتشمل فيما يتعلق بعمليات الأسطول قواعد محددة لعمليات التفتيش على المركبات وتأمين الحمل والوقود، وينبغي أن يُذكر بوضوح متطلبات التدريب والتدابير التأديبية المتعلقة بانتهاكات السلامة.

تشجيع الموظفين على الإبلاغ عن ظروف غير آمنة دون خوف من الانتقام، يرجى الرجوع إلى لجنة السلامة التابعة لشركتكم أو إلى موظف أمن معين، وتوفير صلة بين دليل السلامة أو إجراءات التشغيل الموحدة للشركة، كما أن التحديثات المنتظمة ضرورية لأن أنظمة السلامة تتغير بشكل متواتر.

سياسة إجراءات الطوارئ

وينبغي أن يعرف كل موظف ما يجب عمله في حالة حريق أو طوارئ طبية أو كارثة طبيعية أو حالة تهديد نشطة، وينبغي لهذه السياسة أن تحدد مسارات الإجلاء، ونقاط التجمع، ومواقع إطفاء الحرائق، وتوافر مجموعة الإسعافات الأولية، وأن تتضمن أيضا بروتوكولات الطقس القاسية (مثلاً، مآوي الإعصار) وتعليمات بشأن سيناريوهات أماكن الإيواء.

وينبغي إجراء التدريبات الدورية، وينبغي أن يشير الدليل إلى أن الامتثال لإجراءات الطوارئ إلزامي، وأن يوفر وسيلة للموظفين ذوي الإعاقة لتلقي المساعدة أثناء عمليات الإجلاء.

سياسة أمن البيانات

ومع تزايد التهديدات الإلكترونية، لا يمكن التفاوض على سياسة أمن البيانات، وينبغي أن تشمل هذه السياسة متطلبات كلمة السر، ومعالجة المعلومات الحساسة (بيانات العملاء، والسجلات المالية، والأسرار التجارية)، والاستخدام المقبول لشبكات الشركات وأجهزةها، وقواعد استخدام الأجهزة الشخصية للعمل (BYOD).

وبالنسبة للشركات التي تستخدم برامجيات إدارة الأسطول مثل شركة Directus، تحدد أن الموظفين يجب ألا يتقاسموا وثائق التفويض المتعلقة بالقطع، وأن يستخدموا التوثيق المتعدد العناصر، ويجب أن يسجلوا ذلك عند عدم العمل بنشاط، وتخفض سياسة قوية لأمن البيانات من خطر الإخلالات وتحمي الشركة وعملائها على حد سواء.

سياسة المخدرات والكحول

ويخل إساءة استعمال المواد المخدرة بالحكم، ويبطئ أوقات الرد، ويتسبب في حوادث، ويحتاج الأمر إلى سياسة في أماكن العمل خالية من المخدرات للمتعاقدين الاتحاديين، ويوصى بها جميع أصحاب العمل، وينبغي أن تنص هذه السياسة على نهج عدم التسامح إطلاقا إزاء تعرضهم للنفوذ خلال ساعات العمل، بما في ذلك فترات الانتظار أو الاحتياطية.

(ج) تحديد متى يحدث اختبار المخدرات (العمل قبل وقوع الجريمة، والشبه المعقولة، والاختبار العشوائي)، وتوضيح أن رفض تقديم الاختبار قد يؤدي إلى الانضباط، وإدراج بيان عن برامج المساعدة الطوعية، مثل برنامج مساعدة الموظفين، لدعم الموظفين الذين يكافحون مع إساءة استعمال المواد المخدرة.

السياسات الإضافية لكل دليل حديث

ومع تطور العمل، فإن السياسات التي تحكمه تتطلب أيضاً، العمل عن بعد، ووسائط الإعلام الاجتماعية، والسفر في مجال الأعمال التجارية، وإدارة الأداء، مبادئ توجيهية واضحة لإبقاء العمليات سلسة وتوقعات متسقة.

سياسة العمل عن بعد

وحتى إذا عملت شركتكم في الميدان أساسا، فإن سياسة العمل عن بعد أو الهجين تزداد أهمية، وينبغي لهذه السياسة أن تحدد من هو المؤهل للعمل عن بعد، وما هي المعدات التي تقدم، وكيف تقاس الإنتاجية، والتوقعات المتعلقة بالتوافر والاتصال، وأن تعالج أيضا أمن البيانات (مثلا تأمين شبكة وي - في) ومتطلبات التشغيل عن طريق الحرق.

وفي سياق الأسطول، يمكن أن يشمل " التطهير " الموظفين الميدانيين الذين يعملون من مركباتهم أو من المرسلين إلى منازلهم، ويوضحون أن جميع الموظفين - بغض النظر عن موقعهم - يخضعون لنفس السياسات المتعلقة بالسلوك والسلامة والامتثال، وأن سياسة العمل عن بعد مصاغة جيداً تعزز الثقة والمساءلة.

سياسة وسائط الإعلام الاجتماعية

ويُعد الموظفون سفراء لعلامتكم التجارية، سواء على الإنترنت أو خارجها، وتضع سياسة وسائط التواصل الاجتماعي التوقعات بشأن السلوك المهني في الحسابات الشخصية أو حسابات الشركات، وتشمل المواضيع التالية: عدم تقاسم المعلومات السرية، وتحديد الشخص نفسه كموظف عند نشره عن العمل، وتجنب المضايقة أو التعليقات التشهيرية.

وينبغي لهذه السياسة أيضا أن تتناول حسابات وسائط الإعلام الاجتماعية الخاصة بالشركة - التي تشغلها، وما هي عملية الموافقة المستخدمة، وكيفية الرد على التعليقات السلبية، والتوازن بين حماية الشركة واحترام حقوق الموظفين في حرية الكلام بموجب قانون علاقات العمل الوطنية، والتشاور مع المستشار القانوني عند الصياغة.

سياسة السفر

وإذا كان موظفوك يسافرون للعمل - سواء إلى مواقع العملاء أو المؤتمرات أو المهام الميدانية - فإن سياسة السفر توفر المال وتخفف من اللبس.

وبالنسبة لسائقي الأسطول، يجمعون هذه السياسة مع قواعد استخدام المركبات، وإجراءات الوقود، ومتطلبات السائقين (رخصة صالحة، وسجل قيادة مقبول) - تكفل سياسات السفر الواضحة للموظفين معرفة ما هو مشمول وما هو غير مغطى، مما يحول دون نشوب النزاعات والاحتيال.

سياسة الأداء والانضباط

ويستحق الموظفون فهم كيفية تقييم أدائهم وما يحدث عندما لا يتم الوفاء بالتوقعات، وينبغي لهذه السياسة أن تحدد عملية استعراض الأداء، بما في ذلك التواتر والمعايير، ومن يقوم بالتقييمات، وينبغي لها أيضا أن تصف خطوات الانضباط التدريجي (التحذيرات الشفوية والإنذار الكتابي والتعليق والإنهاء) وأن تشير إلى أن الشركة تحتفظ بالحق في تجاوز الخطوات التي تُتخذ في حالة سوء السلوك الخطير.

إدراج بيان بأن الدليل ليس عقداً وأن العمالة في محلها (ما لم يكن لديك ترتيب قانوني مختلف) وهذه السياسة تخلق الشفافية وتحمي الشركة من ادعاءات المعاملة غير العادلة أو الإنهاء غير المشروع.

إبقاء الدليل حي: استعراض واستكمال وإبلاغ

وكتيب ثابت هو مسؤولية: تغيير القوانين، وتتطور الاحتياجات التجارية، وتعيد قرارات المحاكم تفسير السياسات، ووضع جدول زمني لاستعراض كتيبك سنوياً أو كلما حدث تطور قانوني هام، ويكفل إشراك الموارد البشرية والمستشار القانوني ورؤساء الإدارات أن يظل الدليل ذا صلة وقابلية للإنفاذ.

وعندما تستكملون السياسات، تُبلغون بوضوح بالتغييرات، وتُقدمون ملخصا لما تم تعديله، وتُلزمون الموظفين بالاعتراف بتلقي المعلومات إلكترونيا أو كتابة، وتُبقيون على نسخ مُؤقتة من جميع الكتيبات السابقة لسجلاتكم، وتُظهر هذه الممارسة العناية الواجبة وتوفر أثرا واضحا في حالة مراجعة الحسابات أو رفع الدعوى القضائية.

الاستنتاج: دليل كموجود استراتيجي

إن دليل موظفيكم ليس ضرورة بيروقراطية - بل هو أداة استراتيجية تنسق بين فريقكم وتحمي شركتكم وتبني ثقافتكم، وذلك بإدراج السياسات الأساسية المبينة أعلاه - الامتثال القانوني، وسلوك أماكن العمل، والسلامة والأمن، والمبادئ التوجيهية الحديثة لأماكن العمل - تخلقان أساساً للثقة والاتساق والامتياز.

خذ الوقت لصياغة لغة واضحة وقابلة للإنفاذ تعكس تشغيل أسطولك الفريد أو نموذج الأعمال الخاص بك، وتستكمله بانتظام، وتعالجه كوثيقة حية تنمو مع منظمتك، وعندما يفهم الموظفون القواعد، يشعرون بالأمان؛ وعندما يشعرون بالأمان، فإنهم يؤدون أفضل ما لديهم.