فهم التمييز الأساسي بين الموظفين والمتعاقدين

وكل منظمة تعتمد على قوة عمل مختلطة للموظفين والمتعاقدين المستقلين تواجه تحديا يتمثل في وضع كتيب واحد يعكس بدقة الوضع القانوني والتشغيلي المختلف لهذين المجموعتين، ويفسر سوء فهم من يصف بأنه موظف مقابل متعاقد عن طريق فرض عقوبات باهظة التكلفة، والضرائب الرجعية، والدعوى القضائية، في حين أن كتيب حسن الكتابة يفي أعمالكم به أكثر من معلومات، ويحميكم من خلال جعل هذه التميزات واضحة.

التصنيف القانوني وأثره

فنظام " FLT:0 " () " () " (FLT:1]) " () " () " () " () " (FLT:0 " ) " () " ( " () " () " () " ( " () " ( " ( " ( " ( " ) " ( " ( " )) " ( " ( " ( " ( " ( " ( " ( " )) " )) " ( " ( " ( " ( " ( " ( " ( " )) " ( " ( " ( " ( " ( " ( " ( " ( " ( " ( " ( " ( " ( " (

ونظراً لأن عواقب سوء التصنيف شديدة - يمكن أن تتجاوز العقوبات 000 10 دولار لكل عامل غير مصنف - ينبغي أن تنص سياساتكم صراحة على أن تصنيف كل عامل يحدده حقائق علاقات العمل التي تربطه بها، وليس بحكم ملكيته أو اتفاق موقع عليه، وأن تشجع المديرين على استعراض المبادئ التوجيهية IRS بشأن تصنيف العمال ، وأن تتشاور مع المستشار القانوني قبل أن تشرك متعاقداً.

الالتزامات الضريبية والاستحقاقية

ومن بين أهم المختلفين في مجال السياسات المعاملة الضريبية، وبالنسبة للموظفين، فإن شركتكم تحجب ضرائب الدخل الاتحادية والولائية، والضمان الاجتماعي، والمساهمات الطبية، وتدفع أقساط التأمين ضد البطالة والتعويضات عن العمال، ويجب أن تصف سياساتكم عملية الإبلاغ عن الأجور ومسؤوليات الموظفين عن إكمال الاستمارة W4، غير أن المتعاقدين المستقلين مسؤولون عن دفع ضرائبهم الخاصة لحسابهم الخاص في مجال العمل الحر، وعن دفع استحقاقات تقاعدية تقدر كل ثلاثة أشهر.

وينبغي أن يتضمن دليلكم بيانا واضحا بأن المتعاقدين غير مؤهلين لأي برامج لاستحقاقات الموظفين، وهذا أمر هام بصفة خاصة عندما تقدمون استحقاقات طوعية مثل التأمين على الحياة، أو تغطية العجز، أو استحقاقات تخفيف التكاليف، وحتى إذا قدمتم وثيقة منفصلة لاتفاق المتعاقدين، وتكرار استبعاد الاستحقاقات في كتيب الشركة - في قسم محدد بوضوح للمتعاقدين - يحول دون الخلط، فعلى سبيل المثال، يمكن أن تكتبوا: " المتعاقدون المستقلون مسؤولون فورا عن تأمينهم الصحي، ومدخراتهم التقاعدية، والتزاماتهم المتعلقة باستحقاقات الوالدية غير المالية " .

:: صياغة أقسام سياسات منفصلة في دليلكم

ويمكن أن يكون هناك دليل واحد يتناول كلا الموظفين والمتعاقدين فعالين إذا قمتم بتصميمه بعناية، ويتمثل النهج الأكثر موثوقية في استخدام أجزاء مسموعة بوضوح لا تنطبق إلا على الموظفين، أو على المتعاقدين أو على كلتا المجموعتين، وتجنب لغة غامضة مثل " جميع العمال يجب أن ... " دون توضيح من تقصد، بل الكتابة " يجب على جميع الموظفين أن ... " و " على جميع المتعاقدين أن " لا يتركوا مجالاًاًاًاًاًاًاًاًاًاًاً لإساءة التفسير، و " ، و " ، و " ، و " ، و " ، و " لا توجد لغة أساسيةً هي مجالات السياسة العامة هي مجالات السياسة العامة التي تعنيها هي اللغة الأساسية التي هي لغةٌ هي لغةٌ هي لغةٌ هي لغةٌ هي لغةٌ هي لغةٌ هي لغةٌ هي لغةٌ هي لغةٌ أساسيةٌ هي لغةٌ ذاتُ اللغةُ اللغةُ اللغةُ اللغةٌ هي لغةٌ هي لغةٌ هي لغةٌ أساسيةٌ لكلّةٌ هي لغةٌ تُ المصطلحَةُ المصطلحُها.

سياسات التعويض والمصروفات

ويدفع عادة للموظفين مرتبا أو أجرا بالساعة، مع تجهيز كشوف المرتبات في جدول منتظم )أسبوعيا أو مرتين في الأسبوع أو شهريا( وينبغي أن يوضح دليلكم تواتر فترة الدفع، وكيف يتم حساب العمل الإضافي )والذي ينطبق عليه الوقت الإضافي(، وعملية تقديم طلبات الإجازات وضمان دقة الوقت، ويدفع المتعاقدون وفقا لشروط اتفاقهم الخاص بالمقاولين - على أساس ثابت أو ساعة أو تاريخية من تاريخ الدفع -

أما التكاليف التي تسدد فهي مجال آخر يتطلب الفصل، فالموظفون الذين يتحملون نفقات تتعلق بالعمل - السفر، واللوازم، والترفيه - يقدمون عموما تقريرا عن النفقات ويسددون وفقا لسياسة السفر والمصروفات الخاصة بك، ويصبح السداد للموظفين عادة غير قابل للضرائب إذا امتثلوا لقواعد خطة نظام الإبلاغ الدولي، ومن ناحية أخرى، يتوقع من المتعاقدين أن يغطيوا نفقاتهم التجارية ما لم يذكر العقد صراحة خلاف ذلك.

الجدول الزمني للعمل ومكانه

ومن المرجح أن تشمل سياسات الموظفين الخاصة بك قسماً عن الحضور والمواعيد الزمنية وساعات العمل الموحدة، إذ أن العديد من أرباب العمل يقدمون الآن خيارات هجينة أو عن بعد، ولكن من المتوقع أن يكون الموظفون متاحين خلال ساعات العمل الأساسية وأن يتبعوا مبادئ توجيهية للشركة فيما يتعلق بالإجازات وفترات الوجبات والوقت الإضافي، ويتحكم المتعاقدون المستقلون في جدولهم الزمني الخاص بهم - ويقررون متى، وكيف يكملون العمل، وينبغي أن يحترموا هذا الحكم الذاتي ويتجنبوا فرض قواعد الحضور على المتعاقدين بدلاً من ذلك.

كما تختلف مرونة الموقع، إذ يتعين على الموظفين الذين يعملون من البيت أن يمتثلوا عادة لمتطلبات السلامة في المكاتب المنزلية وسياسات أمن البيانات التي تأمر بها شركتكم، وقد يعمل المتعاقدون من أي موقع يختارونه، شريطة أن يستوفوا شروط العقد ويحافظوا على سرية بيانات الشركة، ويمكن أن يؤكد دليلكم أن المتعاقدين مسؤولون عن أماكن عملهم ومعداتهم ووصلاتهم عبر الإنترنت - وهي بنود تُعنى بها الشركة عادة بالنسبة للموظفين.

مدونة قواعد السلوك والسرية

ويمكن أن تنطبق مدونة قواعد سلوك واحدة على كلتا المجموعتين، ولكن يجب أن تصممها على النحو المناسب، كما أن الموظفين ملزمون بتوقعات سلوكية أوسع - معاداة المآوي، وعدم التمييز، وتضارب المصالح، ومدونة اللباس، ومبادئ توجيهية لوسائط الإعلام الاجتماعية، وسلامة أماكن العمل، كما أن المتعاقدين يجب عليهم أن يمتثلوا لمعايير السلوك القانونية، ولأحكام عقودهم المتعلقة بالأخلاقيات المهنية، ولكنهم غير ملزمين باتباع سياسات داخلية خاصة بالموظفين، مثل المشاركة غير السرية في الشركات الأخرى.

مجالات السياسة الرئيسية التي تتطلب تفريقا واضحا

فبعد التعويض والجدول الزمني، تتطلب عدة سياسات أخرى معاملة منفصلة لتجنب التعرض القانوني، وكل من هذه المجالات ينطوي على مجموعة من مخاطر الامتثال الخاصة به إذا طبقت نهجاً واحداً - يناسب الجميع.

الملكية الفكرية وعدم الكشف

ولا يجوز للموظفين أن يعهدوا تلقائيا إلى الشركة بالملكية الفكرية التي يخلقونها - وهذا تقصير قانوني في معظم الولايات القضائية - وينبغي أن يعيد دليلكم تأكيد هذه السياسة وأن يصف واجب الموظف في الكشف عن الاختراعات وأعمال الحيازة وغيرها من الإنشاءات، أما بالنسبة للمتعاقدين، فإن حقوق الملكية الفكرية لا يجوز لها أن تحافظ على ملكية منتج العمل، ويجب أن تؤكد سياساتكم أن جميع المتعاقدين يجب أن يوقعوا على شرط كتابي يتضمن عملا كتابيا.

تقييم الأداء وإنهاء الخدمة

ويخضع الموظفون لعملية استعراض للأداء، والتأديب التدريجي، وسياسات إنهاء الخدمة التي تمتثل لقوانين العمل وعلاقة العمل التعاقدية في الشركة، وينبغي أن يشرح دليلكم معايير التقييمات، والخطوات في العملية التأديبية، وإجراءات الاستقالة الطوعية، أما بالنسبة للمتعاقدين، فيتم تقييم الأداء فقط على نطاق العمل والمواعيد النهائية ومعايير الجودة، وإذا لم يستوف المتعاقد الشروط المتفق عليها المتعلقة بإدارة الأداء، فيجب أن تنهي العقد بعد ذلك.

ولغة إنهاء الخدمة حساسة بوجه خاص، وكثيرا ما تصف كتيبات الموظفين أسباب إنهاء الخدمة وفترات الإشعار وشروط الراتب النهائية، وينبغي أن تنص السياسة بالنسبة للمتعاقدين على ما يلي: " يجوز للشركة أن تنهي اتفاق المتعاقد مع أو بدون سبب، رهنا بأحكام الإشعار للعقد، ولا يحق للمتعاقدين الحصول على تعويض عن إنهاء الخدمة أو استمرار الاستحقاقات أو أي من أشكال الحماية التي تنطبق على الموظفين " .

تسوية المنازعات وقانون الإدارة

ويمكن أن يطلب من الموظفين تسوية المنازعات عن طريق إجراءات الشكاوى الداخلية أو الوساطة أو التحكيم، على النحو المبين في الدليل، إذ أن العديد من الشركات تدرج بنود التحكيم الإلزامية في كتيبات الموظفين، وإن كان هذا مجالاً متطوراً من مجالات القانون، ويُعرف المتعاقدون المستقلون عادة آلياتهم الخاصة لتسوية المنازعات، مثل التحكيم الملزم في ولاية قضائية محددة، ويمكن أن يشير الدليل إلى أن عملية التظلم الداخلي للشركة متاحة فقط للموظفين، وفيما يتعلق بالمقاولين، فإن القوانين التي تُحكم عليها حصراً بموجب أحكام الاتفاق الكتابي.

الركائز المشتركة إلى تجنب عندما ترسم السياسات

بل إن الكتيبات التي تُحتَمَل جيداً يمكن أن تُحدِّد مخاطر قانونية إذا كانت لا تُستشف من الخطوط بين الموظفين والمتعاقدين، واثنين من أكثر المجازفات شيوعاً هما مخاطر سوء التصنيف وعدم الاتساق في اللغة أو الإنفاذ.

مخاطر التصنيف

أما أكثر الفخ خطورة فهو معاملة المتعاقدين مثل الموظفين في الممارسة العملية، مع دعوة المتعاقدين إلى استخدام الورق، وينبغي ألا يتضمن كتيبكم سياسات تقترح على الشركة أن تتحكم في كيفية عمل المتعاقدين، مثل اشتراط أن يلتحق المتعاقدون باجتماعات الموظفين، واستخدام نظم البريد الإلكتروني للشركات، أو اتباع مدونة قواعد زمنية لأي غرض آخر غير الفواتير، وأن تكون هذه الإجراءات بمثابة مراقبة للأجهزة المنظمة والمحاكم، والخطأ المشترك هو وضع سياسة تقول " يجب على جميع العمال أن يستخدموا معدات سرية " .

وثمة مجازفة أخرى تتمثل في إشراك المتعاقدين في المناسبات التي ينظمها الموظفون فقط مثل استعراضات الأداء السنوية، وبرامج الاعتراف بالموظفين، أو الاجتماعات التي تعقد على نطاق الشركة بكاملها لمناقشة الاستراتيجية، وإذا كان دليلكم يدعو " جميع أعضاء الفريق " إلى هذه الاجتماعات دون قصد، يمكن للمتعاقد الذي يحضرها أن يجادل فيما بعد بأنه مستخدم، واستخدام تعاريف دقيقة: " المحرمات " للأحداث الداخلية، و " المتعاقدين " إذا اخترت دعوتهم على أساس المشاريع.

عدم الاتساق في اللغة والإنفاذ

إن ممارساتكم [الدليل] هي ذات قوة مماثلة لتطبيقها المتسق، وإذا كانت سياساتكم تميز بين الموظفين والمتعاقدين كتابة ولكنها تنفذ بشكل غير متسق - فعلى سبيل المثال، تسمح لبعض المتعاقدين بأن يأخذوا عطلات مدفوعة الأجر أو يسددوا نفقاتهم دون عقد - فإنكم تخلقون دليلا على أن التصنيف خاطئ، وينبغي استعراض لغة الكتيب على أساس الممارسات الفعلية، وإذا دعت شركتكم المتعاقدين بصورة روتينية إلى استخدام متعهدي سيارات الموظفين أو خزانات أو غرف مراجعة الحسابات، فلا يمكن أن تكون كذلك.

الخطوات العملية لصياغة واستكمال دليلكم

إن وضع كتيب يعالج الموظفين والمتعاقدين يتطلب نهجا منهجيا، بدءا بمراجعة قوة العمل الحالية: وضع قائمة بكل فرد يقدم الخدمات، وتحديد تصنيفه، والتأكيد على أن لديك عقدا خطيا لكل متعاقد، ثم استعراض كل سياسة قائمة، وسؤال: " هل ينطبق ذلك على الموظفين فقط؟ على المتعاقدين؟ " حيثما يكون الجواب " مستخدما فقط " ، ينبغي أن تتضمن السياسة العامة إشارة واضحة إلى ذلك.

استخدام جدول محتويات يتضمن فصولا منفصلة عن " سياسات العاملين " و " سياسات المتعاقدين " في قسم المتعاقد، لا تشمل سوى السياسات ذات الصلة بانخراطهم: مدونة قواعد السلوك )إذا تم تكييفها(، والسرية، وسداد النفقات )إذا كان ذلك منطبقا(، والملكية الفكرية، وإنهاء العقد، ولا تشمل سياسات بشأن الإعفاءات المدفوعة الأجر، أو الاستحقاقات، أو الانضباط التدريجي، بل تنطبق على جميع الموظفين في السياسة العامة، على كل من يعملون بلغة،

ويستكمل كتيبكم بانتظام ليعكس التغييرات في قانون العمل، فعلى سبيل المثال، يقدم دليل قانوني Nolo بشأن المتعاقدين المستقلين مقابل الموظفين ] موجزا واضحا للمعايير المتطورة للدولة، بما في ذلك " اختبار اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية " المستخدم في عدة ولايات، وينبغي أن يشير كتيبكم إلى أن سياسات المقاولين تخضع للتغيير بالتعديل، بما يتفق مع أحكام الاتفاقات الفردية.

خاتمة

إن الاختلافات بين سياسات الموظفين والمقاولين في كتيب ما ليست مجرد مسألة ملائمة - بل هي حجر الزاوية في الامتثال القانوني والوضوح التشغيلي - من خلال تصميم دليل يميز صراحة وثابتة بين حقوق ومسؤوليات وفوائد كل مجموعة، وحماية منظمتكم من المطالبات غير المصنفة، والحد من اللبس بين العمال، وبناء ثقافة الشفافية، وإتاحة الوقت لتصميم فروع منفصلة، واستخدام لغة دقيقة، وتدريب المديرين على أهمية اتباع هذه السياسات في جميع المجالات.