فهم الغطاء الأرضي التنظيمي

ويبدأ الامتثال للرعاية الصحية بفهم شامل للقوانين والأنظمة السارية، وتشمل أهم القوانين الاتحادية ما يلي:

قواعد السرية والأمن

وتضع الرابطة معايير وطنية لحماية المعلومات الصحية التي يمكن تحديدها بصورة فردية، وتنظم قاعدة الخصوصية كيفية استخدام الكشف عن المعلومات الصحية الأولية، بينما تُلزم القواعد الأمنية بتوفير الضمانات الإدارية والمادية والتقنية للمصابين بفيروس نقص المناعة البشرية/الإيدز (ePHI) وتمتثل الكيانات المشمولة (الخطط الصحية، ومراكز تبادل المعلومات المتعلقة بالرعاية الصحية، ومعظم مقدمي الرعاية الصحية) والجهات المرتبطة بها، وتشترط القاعدة الأمنية على المنظمات تنفيذ تدابير الرقابة على النزاهة.

HITECH Act

وقد عزز المعهد، الذي صدر في إطار قانون الإنعاش وإعادة الاستثمار الأمريكي لعام 2009، إنفاذ قانون مكافحة الاتجار بالبشر، وزاد العقوبات على الانتهاكات، ووسع نطاق متطلبات الإخطار بالانتهاكات، وعزز أيضا اعتماد سجلات الصحة الإلكترونية، ووضع أحكام جديدة بشأن الخصوصية والأمن لشركائه، وبموجب هذا القانون، فإن شركاء الأعمال التجارية مسؤولون مباشرة عن انتهاكات قانون مكافحة الاتجار بالبشر ويجب عليهم الامتثال للقاعدة الأمنية.

الامتثال للميديكاير والميدوك

ويجب على المنظمات المشاركة في برامج الرعاية الصحية الاتحادية أن تتقيد بقانون مطالبات الفالز، ونظام مكافحة الكراك، وقانون ستارك، واللوائح الخاصة بالبرامج، ويشمل الامتثال دقة الفواتير والوثائق المناسبة، وتفادي الممارسات الاحتيالية، كما أن مراكز الخدمات الطبية وخدمات المعونة الطبية توفر مبادئ توجيهية وتخضع لمراجعة حسابات لضمان سلامة البرامج، ويمكن أن تؤدي إلى فرض عقوبات نقدية مدنية، والاستبعاد من البرامج الاتحادية، والمقاضاة الجنائية.

قوانين الرعاية الصحية في الدولة

وقد سنت ولايات عديدة قوانين إضافية بشأن الخصوصية (مثل قانون حماية البيئة البحرية في كاليفورنيا/الوكالة الكندية لحماية حقوق جميع العمال المهاجرين وأفراد أسرهم، وقانون نيويورك الخاص بالبيع) تفرض شروطا أشد صرامة من نظرائها الاتحاديين، ويجب على مؤسسات الرعاية الصحية العاملة عبر خطوط الولايات أن تلغي هذه المجموعة من الأنظمة وأن تكفل الامتثال في جميع الولايات القضائية التي تعمل فيها، وعلى سبيل المثال، فإن قانون كاليفورنيا بشأن خصوصية المستهلك يمنح المرضى الحق في معرفة المعلومات الشخصية التي يتم جمعها، والحق في حذفها.

وضع استراتيجية شاملة للامتثال

إن استراتيجية الامتثال القوية ليست مشروعاً لمرة واحدة بل عملية مستمرة مدمجة في ثقافة المنظمة، وتشكل الخطوات الرئيسية التالية أساس برنامج فعال للامتثال.

إجراء تقييمات منتظمة للمخاطر

ويحدد تقييم المخاطر أوجه الضعف في معالجة حالات الإصابة بفيروس نقص المناعة البشرية وتقييم احتمالات حدوث انتهاكات محتملة وتأثيرها، وفي إطار المبادرة الوطنية لمكافحة الفساد، يجب على الكيانات المشمولة أن تجري تحليلات دورية للمخاطر وأن تنفذ تدابير للتخفيف من المخاطر المحددة، كما أن مكتب لحقوق الإنسان يقدم توجيهات مفصلة [الكشف عن المخاطر في كثير من الأحيان] بشأن إجراء تقييمات شاملة.

تنفيذ برامج تدريب الموظفين

ولا يزال الخطأ البشري سبباً رئيسياً في انتهاكات البيانات، وينبغي أن تشمل برامج التدريب الشاملة سياسات الخصوصية، والإجراءات الأمنية، والوعي المفاجئ، والتعامل السليم مع مؤشر الصحة البشرية، وبروتوكولات الاستجابة للحوادث، ويجب أن يُصمَّم التدريب حسب مختلف الأدوار وأن يُجرى سنوياً على الأقل، مع تنظيم دورات إضافية بعد إجراء تغييرات في السياسات أو الحوادث الأمنية، وعلى سبيل المثال، يحتاج الموظفون السريريون إلى تدريب على الموافقة على المرضى وتبادل المعلومات مع الأسرة، بينما يحتاج موظفو تكنولوجيا المعلومات إلى تدريب تقني أعمق بشأن حضور وثائق فحص المخاطر، ومراقبة الدخول، والتدريب على تقييم المخاطر.

وضع سياسات وإجراءات واضحة

والسياسات والإجراءات الموثقة هي العمود الفقري لأي برنامج للامتثال، وتشمل الوثائق الرئيسية ما يلي:

  • Privacy Notice] - يبلغ المرضى بحقوقهم وكيفية استخدام معلوماتهم، ويجب توفيرها في أول تقديم للخدمة ونشرها بشكل بارز.
  • Security Policies] - address password requirements, devices encryption, remote access, and physical safeguards. Include acceptable use policies for mobile devices and email.
  • Incident Response Plan] - outlines steps to detect, investigate, contain, and report breaches. should include communication templates and escalation paths.
  • Sanctions Policy ] - ensures disciplinary action for non-compliance. Progressive discipline from verbal warning to termination for serious violations.

وينبغي استعراض السياسات وتحديثها بانتظام لتعكس التغييرات في الأنظمة أو العمليات التجارية، كما أن سجلات مراقبة الإصدارات والموافقة عليها ضرورية لجاهة مراجعة الحسابات.

استخدام التكنولوجيا من أجل أمن البيانات

وتؤدي التكنولوجيا دوراً حاسماً في حماية مبادرة الصحة الإلكترونية. وتشمل التدابير الأمنية الأساسية ما يلي:

  • Encryption] - في راحة وفي المرور العابر لجميع مؤشر ePHI. Use AES-256 for data at rest and TLS 1.2 or higher for data in transit.
  • Access Controls] - الوصول القائم على الدور، والتوثيق المتعدد الأطراف، وسجلات مراجعة الحسابات.
  • Intrusion Detection Systems - monitor network traffic for suspicious activity. Combine signature-based and behavioral detection for better coverage.
  • Automated backup Solutions] - ضمان استرداد البيانات في حالة الفدية أو فشل النظام، ومتابعة قاعدة الدعم 3-2-1 (ثلاث نسخ، نوعان من وسائط الإعلام، واحد خارج الموقع).

وينبغي للمنظمات أيضاً أن تجري اختبارات منتظمة لفحص الضعف واختبارات التغلغل، باستخدام النتائج اللازمة لإصلاح نقاط الضعف، ويجب أن تعطي سياسات إدارة الضبط الأولوية لمواطن الضعف الحاسمة في النظم التي تعالج مؤشر التنفيذ الإلكتروني.

رصد ومراقبة جهود الامتثال

التحقق المستمر من الرصد والمراجعة الداخلية للحسابات من أن السياسات والضوابط تعمل على النحو المقصود، وتشمل الأنشطة الرئيسية ما يلي:

  • استعراض سجلات الدخول لكشف الدخول غير المأذون به إلى مرفق المعلومات الصحية الأولية، والبحث عن أنماط غير عادية مثل الوصول بعد ساعات، أو قطع الأشجار المفقودة المتكررة، أو الوصول إلى السجلات خارج دور الموظف.
  • إجراء مراجعة دورية للمخططات من أجل الامتثال لفواتير العمل، وتقييم أن الوثائق تدعم الرموز المدوَّنة، واستعراض التزييف أو الإبطال.
  • إجراء مراجعة حسابات برنامج العمل الإنساني الدولي والتحفيزات على الخرق، اختبار سرعة الاستجابة للحوادث ودقتها.
  • تتبع الإجراءات التصحيحية لأية نتائج، استخدام سجل للمخاطر لتحديد أولويات الإصلاح وتتبع الإغلاق.

ويساعد تقديم التقارير بانتظام إلى الإدارة العليا والمجلس على الحفاظ على المساءلة وتخصيص الموارد من أجل الامتثال، كما أن لوحات بيانية تبين قياسات الامتثال الرئيسية (مثلاً إنجاز التدريب، ونتائج مراجعة الحسابات، والوقت اللازم للاستجابة للحوادث) تعزز الوضوح.

دور موظف معني بالامتثال

(ج) تعيين موظف معني بالامتثال مكرس هو عنصر إلزامي لبرنامج فعال في إطار برنامج العمل الإنساني الدولي وقوانين حكومية عديدة؛ وهذا الشخص مسؤول عن الإشراف على أنشطة الامتثال التي تضطلع بها المنظمة، ويعمل كنقطة اتصال للاستفسارات التنظيمية، وضمان استمرار برنامج الامتثال، وينبغي أن تتاح للموظف إمكانية مباشرة للقيادة التنفيذية والسلطة الكافية لإنفاذ السياسات، وفي المنظمات الأكبر، يمكن أيضاً للجنة الامتثال التي تضم ممثلين عن المنظمات القانونية، ودائرة تكنولوجيا المعلومات، والإقامة السريرية، والإدارة أن تدعم الموظف المسؤول عن الامتثال.

اتفاقات إدارة البائعين وشركائهم في الأعمال التجارية

فبالنسبة للأعمال الصحية تعتمد في كثير من الأحيان على بائعين من أطراف ثالثة لتقديم خدمات مثل التخزين السحابي، أو الفواتير، أو التسجيل، أو الدعم المقدم من المؤسسة الأوروبية لحقوق الإنسان، ويُعتبر هؤلاء البائعين شركاء في الأعمال، ويجب عليهم أن يدخلوا في اتفاق مع شركات الأعمال التجارية يُلزمهم بموجب عقود بضمان صحة المعلومات المتعلقة بالسلعة الشخصية. وينبغي أن يشمل الحرص الواجب تقييم الممارسات الأمنية للبائعين، واستعراض تقاريرهم المتعلقة بانتهاكات المواد الخطرة SOC 2، وإجراء تقييمات دورية:

الاستجابة والإخطار في مجال تكاثر البيانات

وعندما يحدث انتهاك لمصادر الصحة العامة غير المضمونة، يجب على المنظمات أن تتبع متطلبات الإخطار المحددة، وتحتاج الوكالة إلى إخطار الأفراد المتضررين، ومكتب خدمات الرقابة الداخلية، ووسائط الإعلام (في بعض الحالات)، وتكتسي المواعيد الحاسمة: يجب أن يتم الإخطار دون تأخير غير معقول، وفي غضون 60 يوما من اكتشافها، وتفرض ولايات عديدة مواعيد نهائية إضافية للإخطار (مثلا، 30 يوما في بعض الدول، تساعد استعراضات خطط العمل على منع وقوع الحوادث).

  • Identification and containment] - عزل النظم المتأثرة، والحفاظ على السجلات، وإشراك الطب الشرعي لتكنولوجيا المعلومات.
  • Risk assessment] - determine the nature and extent of the breach, the types of PHI involved, and the probability of harm.
  • Nottification] - notify affected individuals within the required timeframe, including information about steps they can take to protect themselves. Notify HHS OCR via the online gate. If the breach affects more than 500 residents of a state, notify prominent media outlets.
  • ]] - الاحتفاظ بسجلات مفصلة للتحقيق في الإخلال وتقييم المخاطر وإجراءات الإخطار وخطوات الإصلاح، وقد تكون هذه الوثائق مطلوبة في حالة مراجعة الحسابات أو التقاضي.

إجراء عمليات مسح جدولية سنوية لاختبار خطة الاستجابة مع أفرقة متعددة المهام، بما في ذلك القيادة القانونية، وتكنولوجيا المعلومات، والاتصالات، والقيادة التنفيذية.

التدريب وثقافة الامتثال

فإلى جانب التدريب الرسمي، فإن تعزيز ثقافة الامتثال يعني إدماج المعايير الأخلاقية والقانونية في العمليات اليومية، ويجب أن يثبت القادة الالتزام بالامتثال من خلال تخصيص الموارد، والاتصال المفتوح، وعدم التسامح مطلقا إزاء الانتقام من الموظفين الذين يبلغون عن شواغلهم، وتشجيع الموظفين على طرح الأسئلة والإبلاغ عن الانتهاكات المحتملة عبر خطوط الاتصال الهاتفية المجهولة، والمشاركة في التعليم المستمر يعزز موقف الامتثال العام، ويعزز الاعتراف بوكلاء الامتثال الذين يصوغون نماذج أفضل الممارسات.

تحديات الامتثال الناشئة

الرعاية الصحية عن بعد والرعاية عن بعد

ويُعد التوسع السريع في خدمات الصحة عن بعد، الذي عجل به وباء COVID-19، اعتبارات جديدة للامتثال، ويجب على مقدمي الخدمات أن يكفلوا استيفاء برامج الصحة عن بعد للشروط الأمنية الخاصة بالوكالة، والحصول على موافقة ملائمة من المرضى، والالتزام بقوانين الرقابة الحكومية، وقد أصدر مكتب الممثل الخاص للأمين العام إعفاءات وتوجيهات أثناء حالات الطوارئ الصحية العامة، ولكن التوقعات التنظيمية الدائمة ما زالت تتطور، وتشمل مجالات التركيز الرئيسية ما يلي:

  • Platform security] – - التبريد النهائي، إدارة الدورة الآمنة، والتوثيق السليم لكل من مقدمي الخدمات والمرضى.
  • Consent and documentation] - document patient consent to telehealth and ensure that the technology chosen does not lower the standard of care.
  • State licensure] - verify that providers are licensed in the state where the patient is located. Some states are part of the Interstate Medical Licensure Compact, but not all.
  • Remote monitoring] - ensure that devices and apps used for remote patient monitoring comply with HIPAA and transmit data securely.

الاستخبارات الفنية وتحليل البيانات

فالأدوات التي يقودها المعهد تستخدم لدعم اتخاذ القرارات السريرية، أو التصوير التشخيصي، أو إشراك المرضى، تنطوي على تحيّزات محتملة، وقضايا الشفافية، وشواغل تتعلق بخصوصية البيانات، ويجب أن تقيّم برامج الامتثال البائعين من أجل الامتثال لاتفاقات العمل المتعلقة بالتشغيل الصناعي الدولي الموحد، وأن تضمن عدم التمييز ضد الخوارزميات، وأن تحافظ على الرقابة البشرية على النواتج الآلية، وعندما تستخدم منظمة العفو الدولية لتحليل مبادرة التحقق من صحة المعلومات، يجب على أن تحدد ما إذا كانت تشكل طريقة قوية لمراجعة الحسابات.

التبادل بين العمليات وتبادل المعلومات الصحية

ومع تزايد تبادل البيانات في مختلف كيانات الرعاية الصحية، يجب على المنظمات أن تتدبر المخاطر المتعلقة بالخصوصية والأمن المرتبطة بتبادل المعلومات الصحية والمبادرات التطبيقية، ويتطلب الامتثال اتفاقات واضحة لاستخدام البيانات، وإدارة الموافقة على المرضى، والضمانات التقنية لمنع الوصول غير المأذون به أثناء انتقال المرض، ويعزز قانون القرن الحادي والعشرين إمكانية التشغيل المتبادل، ولكنه يتطلب أيضاً تقاسم المعلومات دون إعاقة، ويجب على المنظمات أن تنفذ مذكرات تعريفية بشأن تطبيقات الإبلاغ الموحدة التي تسمح للمرضى بالحصول على بياناتهم من خلال اعتماد وسائل التحقق الثالثة.

الموارد الخارجية والتعليم المستمر

In healthcare compliance is a dynamic field. Organizations should leverage resources from regulatory bodies and industry groups to stay informed. HS OCR offers enforcement data, FAQs, and audit protocol.C website provides Medicare compliance guidance. Participation in professional organizations such as the Health Care Compliance Association (Htro certification).

خاتمة

ولا تقتصر استراتيجيات الامتثال الفعالة على تجنب العقوبات؛ فهي أساسية لتقديم الرعاية الصحية ذات القيمة الاستئمانية العالية الجودة، ومن خلال فهم النطاق الكامل للوائح، ووضع برنامج للامتثال المنظم للسياسات القوية، والاستثمار في التكنولوجيا والتدريب، والتصدي بصورة استباقية للتحديات الناشئة، يمكن لمنظمات الرعاية الصحية حماية بيانات المرضى، والحد من المخاطر، وبناء سمعة النزاهة، والامتثال هو رحلة مستمرة تتطلب الالتزام على كل مستوى من مستويات المنظمة، ولكن توفر الثقة القانونية للمرضى الذين يعانون من صعوبات في تحقيق الكفاءة التشغيلية.