ويُعد التعويض عن العمل الإضافي أحد أكثر المجالات التي يُقاضى فيها قانون العمل، ومع ذلك، لا يزال العديد من أرباب العمل يقعون في فخ يمكن منعه، مما يؤدي إلى رفع دعاوى قضائية مكلفة، ومنح تعويضات عن العمل، وتقويض ثقة الموظفين، ويشترط قانون معايير العمل العادلة، ومجموعة من القوانين الحكومية والمحلية على أرباب العمل أن يدفعوا للموظفين الذين لا يُحتمل أن يُفرّوا عن العمل بخمسة أضعاف سعرهم المعتاد في جميع ساعات العمل الواحدة، على مدى أربعين.

فهم الإطار القانوني للتعويض عن العمل الإضافي

وقبل أن تتخلى عن الأخطاء، تساعد على الحصول على صورة واضحة للمشهد القانوني، حيث تحدد القوات المسلحة لجمهورية كوريا الشعبية الديمقراطية، التي مرت في عام 1938، الحد الأدنى للأجور والعمل الإضافي في الاتحاد، وبموجب قانون العمل الاتحادي، يجب على أرباب العمل أن يدفعوا للموظفين غير المفرغين ساعات إضافية بمعدل لا يقل عن ساعة ونصف سعر أجرهم العادي لأي ساعات عمل أكثر من 40 ساعة في أسبوع عمل، ولا يتطلب هذا العمل في إجازة ليلية.

فقوانين الدولة يمكن أن تتناسب مع الاحتياجات الإضافية، فعلى سبيل المثال، تُلزم كاليفورنيا بالعمل الإضافي اليومي لساعات العمل بعد ثماني ساعات في اليوم وزمان إضافيين بعد 12 ساعة، وتحتاج بعض الولايات إلى حد أعلى من مستويات الأجور بالنسبة للتصنيفات المعفاة، وتحتاج ولايات أخرى إلى وجبات وراحة يمكن أن تؤدي، إذا لم تُفتأ، إلى دفع أقساط، ويُحتمل ألا يمتثل أصحاب العمل في الولايات لمعايير أشد صرامة.

وزارة العمل تقوم بإنفاذ قانون الخدمة المدنية وتستكمل بانتظام الأنظمة بما في ذلك عتبة مرتبات الإعفاءات التنفيذية والإدارية والمهنية، والاستمرار في هذه التغييرات أمر حاسم. ]

معظم حالات سوء الاستخدام الشائعة

بل إن أرباب العمل الذين يراعون جيدا يرتكبون أخطاء تؤدي إلى التعرض القانوني، ويقل هذا عن ذلك الأخطاء الأكثر شيوعا، ويمكن تجنب كل منها بالنظم المناسبة والتدريب.

1 - إساءة تصنيف الموظفين على أنهم مهربون ضد عدم الإعفاء

ولا يزال سوء التصنيف هو المصدر الأول للمطالبات المتعلقة بالعمل الإضافي، إذ توفر الوكالة إعفاءات لبعض الموظفين التنفيذيين والإداريين والمهنيين والخارجيين وموظفي الحواسيب، ولكن فقط إذا اجتازوا اختبار المرتبات واختبار الواجبات، ويفترض كثير من أرباب العمل أن دفع مرتب الموظف يجعلهم معفاة، أو أن سند العمل مثل " المانجر " يمنح تلقائيا مركز الإعفاء.

ولكي يعفى الموظف بموجب الإعفاء التنفيذي، يجب عليه أن يدير المؤسسة أو الإدارة في المقام الأول، وأن يباشر بانتظام عمل اثنين أو أكثر من الموظفين المتفرغين، وأن يكون له سلطة التعيين أو الحريق، ويقتضي الإعفاء الإداري العمل المتصل مباشرة بالإدارة أو العمليات العامة للأعمال التجارية، وممارسة السلطة التقديرية بشأن المسائل الهامة، وتحتاج الإعفاءات المهنية إلى معرفة متقدمة في ميدان العلم أو التعلم يتم الحصول عليها عادة من خلال التعليم المتخصص، وخط الحد الأدنى للأجور في 1 تموز/يوليه 2024، وهو 656 دولارا في الأسبوع.

المُهمة المشتركة هي تصنيف المشرفين ذوي المستوى المنخفض أو "المديرين العاملين" الذين يقضون معظم وقتهم في القيام بنفس العمل الذي يقوم به المرؤوسون مثل دوران في مطعم سريع الطعام الذي يطبخ ويأخذ الأوامر أيضاً معفاة، وهؤلاء الموظفين نادراً ما يستوفون اختبار الواجبات، و(الدول) و(الدول) تنظر في الواجبات الوظيفية الفعلية، وليس في العناوين،

2 - عدم متابعة جميع ساعات العمل بشكل دقيق

ويحسب العمل الإضافي على أساس ساعات العمل الفعلية وليس ساعات العمل المقررة، وكثيرا ما يفوت أرباب العمل الذين يعتمدون على جداول زمنية يدوية أو تقارير عن نظم الشرف وقت العمل خارج الساعة، وتشمل الأمثلة المشتركة الموظفين الذين يجيبون على البريد الإلكتروني من المنزل، أو يتأخرون عن الانتهاء من المشروع، أو يقومون بالتجهيز قبل السرقة أو التنظيف بعد السطو، ويشترط قانون العمل على أصحاب العمل أن يدفعوا أجرا عن جميع الساعات التي تم اغتصابها أو السماح بها.

وثمة خطأ آخر في التتبع يتعلق بكسر الوجبات، فإذا كان الموظف يعمل خلال فترة انقطاع في الوجبات (حتى بضع دقائق) أو كان مطلوباً منه البقاء عند الطلب أثناء الغداء، فإن الكسر بأكمله يمكن اعتباره فترة قابلة للتعويض، وبعض الولايات تحتاج إلى أقساط لكسر الوجبات، مثل ساعة واحدة من الأجر عن فترة التذكير الضائعة، ويجب على أرباب العمل أن يُنفِّذوا سياسات واضحة تشترط على الموظفين تسجيل جميع أوقات العمل وأن يُقَقَ أخطاءَ الوجبَ الوجبَ الوجباتُ الوجبَةُها.

3 - إلغاء قوانين الدولة وقوانين العمل الإضافي المحلية

ويفترض العديد من أرباب العمل الذين لديهم عمليات في ولايات متعددة أن القانون الاتحادي هو المعيار الوحيد للامتثال، وفي الواقع، تفرض ولايات مثل كاليفورنيا ونيويورك وكولورادو وواشنطن قواعد أكثر صرامة للعمل الإضافي، فعلى سبيل المثال، تتطلب كاليفورنيا ساعات إضافية للعمل تتجاوز ثماني ساعات في اليوم، وزمن مزدوج لأكثر من 12 ساعة في اليوم، ويعمل موظف كاليفورنيا لمدة تسع ساعات يوم الاثنين وسبع ساعات في يوم الثلاثاء وتسعة أيام في الأسبوع، ويزيد أجرها الإجمالي عن 40 ساعة في الأسبوع.

ويمكن أن تزيد القوانين المحلية تعقيداً، إذ أن المدن مثل سياتل وسان فرانسيسكو ومدينة نيويورك لديها قواعد للحد الأدنى للأجور والعمل الإضافي التي تنطبق على بعض الصناعات أو العمال المتعاقدين، ويمكن أن يؤدي إلغاء هذه المتطلبات المحلية إلى رفع دعاوى قضائية على أساس الصف من الموظفين عبر ولايات قضائية متعددة، وينبغي لأصحاب العمل أن يحتفظوا بمصفوفة امتثال حالية تتتبع جميع القوانين المنطبقة في كل مكان يعمل فيه الموظفون.

4 - حساب المعدل العادي للأجور بشكل غير صحيح

ومعدل العمل الإضافي هو 1.5 مرة " المعدل العادي " للأجور، وهو أكثر من مجرد أجر ساعة للموظفين غير المفرغين، وبالنسبة للعمال غير المفرغين، يشمل المعدل العادي جميع التعويضات، مثل الأجور بالساعة، والمرتبات، واللجان، ومعدلات القطع، وفرق التحول، والبدلات غير التقديرية، وبعض المدفوعات الأخرى، أرباب العمل الذين يستبعدون هذه الإيرادات من حساب الأجر الإضافي.

فعلى سبيل المثال، إذا كان الموظف غير المستأجر يكسب 800 دولار في الأسبوع ويحصل على علاوة أسبوعية غير تقديرية تبلغ 200 دولار، يصبح المعدل العادي لذلك الأسبوع 25 دولارا في الساعة (40 ساعة) ويصل معدل العمل الإضافي إلى 37.5 دولارا في الساعة، وإذا استخدم رب العمل المرتب البالغ 800 دولار فقط لتغطية العمل الإضافي، فإنه سيدفع أيضا معدلا ثابتا ويخاطر بإجراء تحقيق في معدل التدفق في الخدمة المدنية.

وينبغي استبعاد العلاوات الافتراضية - غير الموعودة أو المتوقعة - ولكن التمييز ضيق، وينبغي لأصحاب العمل أن يتشاوروا مع المستشار القانوني عند تصميم برامج العلاوات لضمان تصنيفها على نحو صحيح. [() انظر صحيفة وقائع DOL رقم 23 بشأن حسابات العمل الإضافي .

5- السماح بالعمل خارج إطار الاتفاقية

العمل خارج الساعة هو أي وقت يعمل فيه موظف ولكن لا يدفع له أجر أو يسجل، ويمكن أن ينشأ عن سياسات تثبط تسجيل العمل الإضافي، أو الضغط على البقاء حتى يتم القيام بمهمة، أو عدم وجود إجراءات واضحة لأنشطة ما قبل السرقة وما بعد السرقة، وتقضي وكالة الخدمة الميدانية بأن يُعانى جميع الموظفين أو يُسمح لهم بالعمل، ويُحسب المشرف الذي يقول لفريق، "لا أريد أن أرى أي انتهاكات على مدار الساعة".

ويجب على أرباب العمل أن يمنعوا العمل خارج الساعة، ويشمل ذلك تدريب المديرين على عدم طلب العمل قبل التحولات أو بعدها، مع اشتراط توقيع الموظفين على ساعة زمنية أو تطبيقات، وإخراجهم منها، وحظر العمل خارج ساعات العمل المقررة، إلا إذا أذن بذلك صراحة، بل إن قدراً صغيراً من العمل خارج الساعة يمكن أن يتراكم في المسؤولية الهامة عندما يتجمع في قوة عاملة كاملة على مر السنين.

6 - استخدام التوقيت المختلط بطريقة غير ملائمة

ولا يمكن لأصحاب العمل في القطاع الخاص عموماً أن يحلوا محل إجازة تعويضية ( " وقت التعويض " ) عن العمل الإضافي، ولا تسمح هذه الخدمة إلا بالوقت المناسب لأصحاب العمل في القطاع العام، إذ أن كثيراً من أصحاب العمل في القطاع الخاص يقدمون على نحو خاطئ الوقت المناسب كطريقة لتجنب دفع العمل الإضافي، ولكن هذه الممارسة تنتهك القانون الاتحادي، وبعض الولايات لديها لوائحها الخاصة التي تسمح بترتيبات محدودة، ولكن كقاعدة عامة، يجب على أرباب العمل في القطاع الخاص أن يدفعوا أجراً إضافياً نقداً.

وحتى في الحالات التي يسمح فيها بإتاحة الوقت (مثلاً في الوكالات العامة)، يجب أن يتراكم بمعدل 1.5 ساعة في ساعات العمل الإضافي، ويجب السماح للموظفين باستخدامه عند الطلب، كما أن قواعد صرف الأموال والحد الأقصى في الوقت المتراكم، وأي محاولة لاستبدال الوقت الإضافي دون استيفاء الشروط القانونية الصارمة ستعرّض صاحب العمل للدفع والعقوبات.

7 - عدم حضور مديري التدريب والمشرفين

وكثير من الانتهاكات في العمل الإضافي تنشأ عن وجود مديرين مصممين جيدا ولكن غير مطلعين على المعلومات، وقد يُخبر مشرف على التحول موظف بأن يقطع ساعات العمل ولكن يواصل العمل، أو قد يشجع رئيس الإدارة العمل على الغداء للوفاء بالموعد النهائي، دون أن يعلم أن هذه الإجراءات غير قانونية، وعندما يفتقر المديرون إلى التدريب على قواعد الأجور والساعة، تتحمل المنظمة المخاطر القانونية.

وينبغي لأصحاب العمل أن يقدموا تدريبا منتظما وموثقا يغطي: من يحق له الحصول على ساعات إضافية، وكيفية تسجيل الوقت بدقة، وحظر العمل خارج الساعة، والتعامل السليم مع الوجبات، وفترات الراحة، وكيفية تصعيد مسائل التصنيف، بما في ذلك السيناريوهات المحددة ذات الصلة بمكان العمل، يلصق التدريب، ويحدث سنويا من جديد ويستكمل عندما تساعد القوانين على الحفاظ على الامتثال.

8 - شروط حفظ السجلات

وتشترط قوانين الخدمة الميدانية والعديد من قوانين الولايات على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات تفصيلية لساعات العمل والأجور المدفوعة والعمل الإضافي لجميع الموظفين غير المفرغين حتى وإن كان رب العمل يعتقد أن العامل معفى، ويجب الاحتفاظ بالسجلات لمدة ثلاث سنوات على الأقل (أطول في بعض الولايات) وتشمل اسم الموظف، والعنوان، والمهنة، والوقت، ويوم أسبوع العمل، وساعات العمل كل يوم وكل أسبوع عمل، ومعدل الأجر اليومي أو الأسبوعي.

أصحاب العمل الذين لا يستطيعون إنتاج هذه السجلات عندما يراجعون أو يقاضون، يُفترض أن ادعاءات الموظف صحيحة، نظام صارم لحفظ الوقت يلتقط هذه البيانات ويخزنها تلقائياً، يجب تخزين السجلات الورقية بأمان، وحفظ النسخ الاحتياطية الرقمية، وعدم الاحتفاظ بالسجلات هو انتهاك في حد ذاته، منفصل عن أي دفعة مخفضة في الأجور.

أفضل الممارسات لتجنب حدوث تجاوزات في الوقت الإضافي

إن منع الأخطاء في العمل الإضافي يتطلب نهجا استباقيا يتجاوز مجرد تحديد المشاكل بعد ظهورها، وستساعد الممارسات التالية على جعل منظمتكم ممتثلة للحد من مخاطر التقاضي.

مراجعة الحسابات المتعلقة بالتصنيفات العادية

استعراض جميع تصنيفات الموظفين مرة واحدة على الأقل في السنة، أو كلما تغير وصف الوظيفة، مقارنة بواجبات العمل الفعلية مع اختبارات الإعفاء من الخدمة العسكرية، وإشراك الموارد البشرية والمستشار القانوني ومشرف الموظف، وتوثيق تحليلكم لكل وظيفة، وتصحيحها فورا، والنظر في ما إذا كان هناك دين لسداد الأجر، ولدى وزارة العمل برنامج لتسوية التصنيف الطوعي يمكن أن يساعد على حل بعض المنازعات.

تنفيذ نظم محدثة لتتبع الوقت

:: تجاوز جداول زمنية ورقية - استخدام ساعات زمنية إلكترونية أو تطبيقات متنقلة أو برامج حاسوبية على شبكة الإنترنت تتطلب من الموظفين أن يدقوا في كل فترة عمل ويخرجوا منها، والنظم التي تمنع الموظفين من العمل دون تسجيل الوقت، والكميات التي فاتها العلم، وتسمح بالموافقة الإلكترونية بتقليل الأخطاء، واختيار نظام يدمج مع كشوف المرتبات ليقوم تلقائيا بحساب ساعات العمل الإضافية استنادا إلى المعدل العادي الصحيح، بما في ذلك العلاوات والتفاضلات.

ابقوا مستكملين بشأن جميع القوانين المنطبقة

تعيين شخص في الموارد البشرية أو القانون لرصد التغييرات في القانون على مستوى الاتحاد والولايات والأجر والساعة، والتسجيل في موقع البريد الإلكتروني لوزارة العمل، ومتابعة نشرات وزارة العمل، والتحقق من أوامر المدن التي يعمل فيها موظفوك، واستخدام جدول زمني للامتثال لاستعراض المواعيد الرئيسية، مثل تسويات الحد الأدنى للمرتبات السنوية، والنظر في استخدام خدمة قانونية توفر ملخصات خاصة بالامتثال للولاية القضائية، وعند التوسع في الولايات الجديدة، وإجراء البحوث بشأن قواعد العمل الإضافي قبل تعيين أي موظف هناك.

وضع وتنفيذ سياسات خطية واضحة

وينبغي أن تشمل السياسة الرسمية للعمل الإضافي: تعريفات الإعفاء وعدم الإعفاء، وشرط الحصول على إذن مسبق بالعمل الإضافي (ولكن ملاحظة أنه لا يزال يتعين دفع ساعات العمل الإضافية غير المأذون بها)، وحظر العمل خارج الساعة، وإجراءات تسجيل ساعات العمل، والوجبات، وقواعد الكسر، والعواقب المترتبة على انتهاكات السياسة العامة، وتوزيع السياسة على جميع الموظفين، وتحتاج إلى الاعتراف، والقيام دوريا باستعراض سياسة الاتساق مع الممارسات الفعلية.

تدريب الجميع، ليس فقط الموارد البشرية

المديرون والمشرفون هم أول خط دفاع لكم، ويوفرون التدريب الأولي على أساس الأجور والساعة، وعلى المرتجفين السنويين، ويضمون أمثلة على العالم الحقيقي من صناعتكم، ويغطيون ما ينبغي القيام به عندما يُبلغ موظفون يعملون على مدار الساعة أو يفوتون فرصة الوجبة، ويزيد مديرو القوى العاملة من حدة المسائل دون خوف، كما يدربون الموظفين على حقهم في تسجيل جميع ساعات العمل، ويقل احتمال وجود قوة عاملة مدربة تدريبا جيدا.

الخبراء القانونيون الاستشاريون عندما يكونون في دوب

:: قانون الأجور والساعة مُعَلَّم ويتفاوت حسب الدولة، وعندما يكون لديك تصنيف خطي، أو هيكل مكافأة معقد، أو سؤال عن تقاضي الموظفين للزي الرسمي أو الأدوات، تتشاور مع محامي عمل، وتكلفة المراجعة القانونية أقل بكثير من الدفاع عن دعوى قضائية من الدرجة الأولى، وتُجري شركات كثيرة عمليات مراجعة حسابات امتثال لوكالة الخدمة الميدانية يمكن أن تحدد أوجه الضعف قبل أن تصبح مطالبات.

الاستنتاج: الامتثال بوصفه أداة فعالة

فبوصفها بدقة، وتتبعها بدقة، والتدريب المستمر، والالتزام بفهم المشهد القانوني الكامل، يمكن لأصحاب العمل أن يتجنبوا أكثر المجازفات شيوعا، فبدلاً من تجنب الغرامات والدعوى القضائية، يبني الموظفون بشكل صحيح الثقة ويقلل من الدوران، فالعمال الذين يشعرون بأن وقتهم محترم أكثر مشاركة وإنتاجية، وفي عصر يكون فيه التدقيق في سوق العمل أعلى من أي وقت مضى، لا يكون الامتثال في مكان العمل الإضافي مجرد التزام قانوني.