أفضل الممارسات لصياغة اتفاقات الشراكة من أجل الأعمال التجارية الصغيرة

لماذا لا يُتفاوض على اتفاق شراكة بشأن الأعمال التجارية الصغيرة

وكل شراكة تجارية صغيرة تبدأ بحماس ورؤية مشتركة، ولكن بدون اتفاق خطي يمكن أن تتفادى الرؤية بسرعة، ويستخدم اتفاق الشراكة الوثيقة الأساسية التي تحكم العلاقة بين الشركاء، ويحدد كيفية عمل الأعمال التجارية، ويوفر مسارا واضحا للأمام عندما تنشأ خلافات، وبالنسبة للأعمال التجارية الصغيرة، خاصة عندما تكون الموارد ضيقة، وغالبا ما تكون العلاقات الشخصية متداخلة مع علاقات مهنية، فإن إبرام اتفاق شراكة مصاغة جيدا ليس مجرد اتفاق رسمي.

وكثير من منظمي المشاريع يعتقدون خطأ أن المصافحة أو الفهم اللفظي كاف، لا سيما عند بدء العمل مع صديق مقرب أو فرد من أفراد الأسرة، غير أن التغييرات في الظروف - مثل شريك يريد المغادرة، أو عدم الاتفاق على الاستراتيجية، أو حدوث خسارة مالية غير متوقعة - يمكن أن تضيق بسرعة العلاقات، ويستبق اتفاق مكتوب هذه المسائل بتوضيح القواعد بوضوح، بحيث ينفق الشركاء طاقاتهم على تنمية الأعمال التجارية بدلا من الجدل حول كيفية إدارتها.

العناصر الرئيسية لكل اتفاق شراكة يجب أن يشمل

ويشمل اتفاق الشراكة الشامل طائفة واسعة من المواضيع التنفيذية والمالية ومسائل الإدارة، وفي حين أن المصطلحات الدقيقة ستختلف على أساس طبيعة الأعمال التجارية وأهداف الشركاء، فإن الفروع التالية أساسية لأي شراكة تجارية صغيرة.

هيكل الشراكات وملكيتها

ويجب أن يحدد الاتفاق بوضوح نوع الشراكة - العامة أو الشراكة المحدودة أو المحدودة المسؤولية - وأن يحدد مصلحة الملكية لكل شريك، وتحدد النسب المئوية للمالكين كيفية تقاسم الأرباح والخسائر، وكيفية توزيع حقوق التصويت، وكيفية تقسيم الأصول إذا ما حلت الشراكة، وحتى إذا كان الشركاء يعتزمون تقسيم كل شيء على قدم المساواة، ينبغي أن تُكتب هذه النسبة بوضوح لمنع سوء الفهم في المستقبل.

فعلى سبيل المثال، يحق لشريك يسهم برأسمال أكبر أو يعمل بدوام كامل أن يحصل على حصة أكبر من الكسب من شريك يقدم المشورة من حين لآخر فحسب، وينبغي أن يعكس الاتفاق هذه المساهمات بأعداد محددة وطريقة لتعديل الملكية في المستقبل إذا تغيرت الظروف.

الأدوار والمسؤوليات والسلطة

ومن أهم مهام اتفاق الشراكة تحديد واجبات كل شريك وسلطة اتخاذ القرار، دون وضوح، يمكن للشركاء أن يخطوا على أصابع قدم بعضهم أو أن يفترضوا أن شخصا آخر يتولى مهام حاسمة، وينبغي أن يصف الاتفاق من يدير العمليات اليومية، ويعالج التمويل، ويقود التسويق، ويشرف على الامتثال القانوني، وينبغي أن يحدد أيضا القرارات التي تتطلب موافقة جماعية )مثل قبول الشركاء الجدد الرئيسيين، وبيعهم(.

ويمنع هذا الفرع المشكلة المشتركة المتمثلة في " شلل القرار " حيث يخشى الشركاء من العمل دون التشاور مع الجميع، ويتجنب أيضاً التطرف العكسي الذي يتخذ فيه شريك ما قرارات انفرادية تؤثر على الأعمال التجارية بأكملها.

Profit and Loss Distribution

ويتعين على الشركاء أن يعرفوا بالضبط كيف ستخصص النتائج المالية للأعمال التجارية، وينبغي أن يفصل الاتفاق كيفية توزيع الأرباح - سواء بنسبة الملكية أو بصيغة ثابتة أو بطريقة أخرى - وكيف يتم التعامل مع الخسائر، كما ينبغي أن يتناول ما إذا كان يتعين على الشركاء أن يساهموا برأسمال إضافي إذا كان العمل لا يتوفر فيه المال، أو إذا كان بإمكانهم ببساطة أن يقبلوا تخفيض نسبة الملكية، بما في ذلك الأحكام المتعلقة بتوزيع الأرباح على الشركاء (العمليات المقيدة).

عمليات صنع القرار

ويجب أن يضع اتفاق الشراكة إطارا لاتخاذ القرارات الروتينية والرئيسية على السواء، وكثيرا ما تزدهر الأعمال التجارية الصغيرة بسرعة ومرونة، ولكن بدون عمليات محددة سلفا، يمكن أن يؤدي عدم اتخاذ القرار أو النزاع إلى إعاقة التقدم، كما أن إدراج أنواع القرارات التي تتطلب أغلبية، أو الأغلبية العظمى، أو الموافقة الجماعية، مثلا، قد يكون توظيف موظفين جددا أغلبية بسيطة، في حين أن تغيير اسم الأعمال التجارية أو بيع الأصول الرئيسية قد يتطلب موافقة الشركاء على النصاب.

تسوية المنازعات والوساطة

ولا يمكن أن يكون هناك خلافات، ولا يمكن الاتفاق القوي على الشراكة، وهو يشمل عملية تدريجية لتسوية المنازعات قبل أن تتصاعد إلى التقاضي المكلّف، وتشمل النهج المشتركة ما يلي: التفاوض غير الرسمي بين الشركاء، والوساطة مع طرف ثالث محايد، والتحكيم الملزم كخطوة نهائية، ويمكن للاتفاق أيضا أن يحدد الولاية ومكان أي إجراءات قانونية، ومن خلال الاتفاق على العملية مسبقا، يمكن للشركاء أن يسويوا النزاعات بسرعة أكبر ويحافظوا على علاقة عملهم.

كما أن العديد من الأعمال التجارية الصغيرة تشمل " بنداً يتعلق بالأسلحة " أو " حكماً يتعلق بالبيع " يسمح لشريك واحد بشراء الآخر بسعر عادل عندما تنشأ خلافات لا يمكن التوفيق بينها، وهذه الآلية توفر خروجاً نظيفاً دون تدمير الأعمال التجارية.

استراتيجية الخروج والحلول

فالشراكات لا تستمر إلى الأبد، ويمكن للشركاء أن يتقاعدوا أو يعجزوا عن العمل أو أن يرحلوا ببساطة، وينبغي أن يحدد الاتفاق الذي يصاغ بصيغة جيدة إجراءات الانسحاب الطوعي (فترة الإشارة، وتقييم مصلحة الشريك، وشروط الدفع) والأحداث غير الطوعية مثل الوفاة أو العجز أو الطرد لأسباب، كما ينبغي أن يصف كيف ستنخفض الشراكة وتوزع الأصول المتبقية إذا ما انحلت العلاقة بين العمل وروحها.

أفضل الممارسات لصياغة اتفاق شراكة

وحتى إذا أدرجتم جميع الأقسام المناسبة، فإن الاتفاق الذي يصاغ بطريقة سيئة يمكن أن يخلق الخلط والصراع، وستساعدكم أفضل الممارسات التالية على وضع وثيقة واضحة وعادلة وقابلة للتكيف.

الخبراء القانونيون والماليون

واتفاق الشراكة عقد ملزم قانوناً، ولكل ولاية قضائية قوانينها الخاصة فيما يتعلق بالشراكات. The U.S. Small Business Administration recommends consulting with an attorney] who specializes in business structures to ensure your agreement complies with local regulations and protects your interests. An accountant or financial advisor can also help structure profit-sharing and tax provisions to maximize benefits for all partners.

الاستخدام الواضح، لغة محددة

وبدلا من ذلك، تكون العبارات المبهمة مثل " الجهود المعقولة " أو " حسب الحاجة " دقيقة: " يسهم الشركاء ألف بـ 000 50 دولار كحد أدنى في رأس المال في غضون 30 يوما من التوقيع " أو " الشركاء باء " مسؤولين عن جميع أنشطة الاقتناء التي يقوم بها العملاء، ويكرسون ما لا يقل عن 20 ساعة في الأسبوع لهذا الدور " .

البناء في المرونة من أجل النمو والتغيير

فالأعمال التجارية الصغيرة تتطور بسرعة، وينبغي ألا يكون اتفاق الشراكة صارماً بحيث يصبح عتيقة مع نمو الأعمال التجارية، وأن يشمل أحكاماً لتعديل الاتفاق - وهو ما يتطلب أساساً أو تصويتاً بالإجماع - ولتعديل النسب المئوية للملكية إذا قبل الشركاء الجدد أو إذا كان الشركاء الحاليون يساهمون برأس مال إضافي، كما أن شرط استعراض منتظم (مثل كل سنتين) يشجع الشركاء على إعادة النظر في الاتفاق وتقديم آخر المستجدات حسب الحاجة.

الوثائق كل شيء في الكتابة

بل ينبغي تخفيض التفاهمات غير الرسمية إلى كتابة اتفاق الشراكة أو في رسائل جانبية منفصلة، ويشمل ذلك اتفاقات بشأن الملكية الفكرية، والأحكام غير المكتملة، والالتزامات المتعلقة بالسرية، وأي ضمانات شخصية للقروض التجارية. Inc. magazine’s guide to partnership agreements emphasizes that oral agreements are unenforceable in many situations, so having everything written down protects all partners.

استعراض واستكمال الاتفاق دوريا

واتفاق الشراكة وثيقة حية، حيث أن الأعمال التجارية توظف الموظفين، وتولد الإيرادات، أو تأخذ الديون، فإن الشروط الأصلية قد لا تكون مناسبة، كما أن جدولا زمنيا لاستعراض رسمي على الأقل سنويا أو كلما حدث حدث حدث كبير (شريك جديد، ضخ كبير لرأس المال، تغيير في الهيكل الإداري) ويمكن للشركاء، خلال هذا الاستعراض، أن يقيموا ما إذا كانت صيغة تقاسم الأرباح لا تزال تشعر بالإنصاف، وما إذا كانت العتبات التي تتخذ القرارات تظل مناسبة، وما إذا كان ينبغي لأي أحكام جديدة (أي عمل مضاف)

الروايات المشتركة إلى تجنب عند صياغة اتفاقات الشراكة

حتى أصحاب المشاريع ذوي الخبرة يقعون في فخ يضعفون اتفاقات الشراكة لديهم، ويمكن أن يساعدك الوعي بهذه الأخطاء المشتركة في بناء وثيقة أقوى.

الإستئمان يكفى

فالكثير من الشركاء يتخطىون الاتفاق لأنهم يثقون ببعضهم البعض ضمنياً، ولكن الثقة لا تلغي الحاجة إلى عقد، فالتغير في العلاقات التجارية، وما يشعر به اليوم من العدل قد لا يشعر به غداً بعد أن يعمل أحد الشركاء ساعات أطول أو يسهم بأفكار أكثر، فالاتفاق الكتابي يوفر نقطة مرجعية محايدة تحافظ على العلاقة حتى عندما ترتفع المشاعر.

نسخ معبد دون استخدام العتاد

ويمكن أن تكون النماذج الإلكترونية نقطة انطلاق مفيدة، ولكنها كثيرا ما تتضمن لغة عامة لا تلبي الاحتياجات المحددة لعملكم، فعلى سبيل المثال، قد يكون نموذجا لهيكل ثنائي الشريكين 50/50، بينما يكون لشركائك ثلاثة شركاء غير متساويين في المساهمات، ويجمع الاتفاق على أن يعكس أدواركم الفعلية، ومساهمات رؤوس الأموال، وخطط الخروج، وإذا استخدمتم نموذجا، فهل استعرضته محام.

إغفال الآثار الضريبية

فالشراكات هي كيانات تمر عبرها لأغراض الضرائب، ولكن كيف يمكن أن تكون للربح آثار ضريبية كبيرة على فرادى الشركاء. [تتضمن دائرة المراجعة الداخلية للحسابات مبادئ توجيهية لفرض ضرائب على الشراكة ، وينبغي أن تعمل مع مهني ضريبي لضمان تقاسم الأرباح والخسائر، وتتمحور أحكامها لتجنب الالتزامات الضريبية غير المقصودة، وعلى سبيل المثال، قد يكون توزيع الخسائر على نحو غير متناسب مع شريك واحد ممكنا، ولكن يتطلب توثيقا مناسبا.

أحكام تقييد الملكية الفكرية

وفي كثير من الأعمال التجارية الصغيرة، تعتبر الملكية الفكرية أحد أهم الأصول، فإذا قام الشركاء بإنشاء برامجيات أو محتوى أو بائع أو اختراعات، يجب أن يحدد الاتفاق من يملك هذه الشركة. وبدون تكليف واضح، يمكن اعتبار الشركة التي أنشأها أحد الشركاء ممتلكاتهم الشخصية، وليس الشراكة، مما قد يؤدي إلى منازعات إذا حلت الشراكة أو إذا حلت الشراكة أو إذا كان الشريك الذي أنشأ أوراق الملكية الفكرية.

عدم معالجة مسألة التعويض عن الشركاء فيما بعد الحصة

وقد يرغب بعض الشركاء في الحصول على مرتب للعمل اليومي، بينما يفضل آخرون الاعتماد فقط على توزيع الأرباح، وينبغي أن يوضح الاتفاق ما إذا كان يحق للشركاء الحصول على مدفوعات مضمونة (مثل المرتبات) أو حصة من الأرباح فقط، وإذا عمل بعض الشركاء ساعات أكثر من غيرهم، أن ينظروا في استخدام صيغة تُحسب للمساهمات الزمنية، لا للمساهمات الرأسمالية فحسب، وهذا يحول دون الاستياء ويكفل لجميع الشركاء التعويض العادل.

أحكام إضافية لتعزيز اتفاق الشراكة

وبخلاف القواعد الأساسية، يمكن أن تستفيد الأعمال التجارية الصغيرة من إضافة بنود تعالج الحالات الفريدة التي قد تواجهها.

أحجام غير متماسكة وغير مؤثرة

ويمكن أن يصبح شريكاً يغادر المؤسسة التجارية منافساً، ويأخذ الزبائن والموظفين معهم، ويقيد شرط غير قابل للتنافس شريك سابق من بدء أو الانضمام إلى عمل منافس لفترة محددة في منطقة جغرافية محددة، وتمنع الأحكام المتعلقة بعدم الانضباط الشركاء السابقين من مضايقة العملاء أو الموظفين، ويجب أن تكون هذه الشروط معقولة من حيث النطاق والمدة بحيث تكون قابلة للإنفاذ؛ ويتشاور مع محام لضمان مواءمتها مع القوانين المحلية.

قبول الشركاء الجدد

ومع نمو العمل، قد ترغبون في جلب شركاء جدد، وينبغي أن يحدد الاتفاق عملية قبول شركاء جدد، بما في ذلك التصويت المطلوب، وطريقة التقييم لمصلحةهم، وأي توقعات تتعلق بمساهمة رأسمالية، كما ينبغي أن يحدد ما إذا كان للشركاء الحاليين الحق في الرفض الأول لشراء أي حصص تقدم إلى الخارج.

المساهمات الرأسمالية والتمويل الإضافي

ويجب أن يفصل رأس المال الأولي لكل شريك في هذا الصدد، وأن يحدد الجدول الزمني لهذه المساهمات، وأن يتناول الاتفاق كيفية حصول الشراكة على تمويل إضافي - سواء عن طريق القروض أو الإيرادات المحتفظ بها أو عن طريق نداءات رأسمالية أخرى من الشركاء، وإذا لم يكن الشركاء ملزمين بالمساهمة برأسمال إضافي، ينبغي أن تبين الوثيقة نتائج عجز رأس المال (مثلاً، تخفيف الملكية أو التحويل إلى قرض من الشريك المساهم).

التأمين والتعويض

وكثيرا ما تواجه الأعمال التجارية الصغيرة مخاطر تتعلق بالمسؤولية يمكن أن تؤثر على الشركاء شخصيا، ويمكن أن يتطلب الاتفاق أن تقوم الشراكة بتوفير التأمين المناسب (المسؤولية العامة، والمسؤولية المهنية، والتأمين على الممتلكات) ويمكن أن يتضمن شرطا للتعويض يحمي الشركاء من المطالبات القانونية المتصلة بالإجراءات المتخذة في سياق الأعمال التجارية، وهذا الشرط يستبعد عادة سوء السلوك المتعمد أو الإهمال الجسيم.

معايير حفظ السجلات والمحاسبة

والشفافية حيوية في الشراكات، إذ تحدد نوع طريقة المحاسبة (الضريبة أو الاستحقاق)، وتواتر الإبلاغ المالي (مثلاً شهرياً أو فصلياً)، وحق كل شريك في فحص الكتب، ويكفل هذا الحكم حصول جميع الشركاء على نفس المعلومات، ويمكنه التحقق من أن الأرباح توزع بشكل صحيح.

How to Handle Partnership Disputes before they Escalate

وحتى أفضل اتفاق لا يمكن أن يحول دون جميع الخلافات، ولكنه يمكن أن يوفر إطارا لحلها بصورة بناءة، وهنا توجد بعض النهج التي تُدرج عادة في اتفاقات الشراكة.

الوساطة ضد التحكيم ضد المحكمة

إن الوساطة عملية غير ملزمة يساعد فيها ميسّر محايد الشركاء على التوصل إلى اتفاق طوعي، وغالبا ما يكون الخيار الأسرع وأقل تكلفة، فالتحكيم أكثر اتساما بالطابع الرسمي، ويسفر عادة عن قرار ملزم يتخذه محكّم خاص، يمكن أن يكون بديلا أسرع للمحكمة، وينبغي أن يكون اللجوء إلى المحكمة هو الملاذ الأخير لأنه مكلف وعام ويمكن أن يدمر الشراكة، ويمكن لاتفاقكم أن يتطلب من الشركاء محاولة الوساطة قبل بدء التحكيم أو التقاضي.

شراء اتفاقات البيع (شبح البنادق)

ويسمح اتفاق البيع بالبيع لأحد الشركاء بعرض شراء الآخر بسعر محدد، ويمكن للشريك المتلقي إما قبول العرض أو اختيار شراء الشريك المُعرض بنفس السعر، وتدفع آلية " البندقية " هذه نتيجة عادلة لأن الشريك المُقدِّم عليه يجب أن يحدد سعراً يُراد أن يتلقاه إذا قرر الشريك الآخر الشراء بدلاً من ذلك، وهي طريقة كفؤة لحل المأزق دون مفاوضات مطولة.

دور المُستشار المستقل أو المُستشار المستقل

وفي إطار الشراكات مع عدد من الشركاء، يمكن أن تحدث مأزقات، ويمكن أن يسمي الاتفاق طرفا ثالثا موثوقا به (مثل محام أو محاسب) لإجراء تصويت تقرر عندما يكون الشركاء منقسمين بالتساوي، وكبديل لذلك، يمكن للاتفاق أن يتناوب سلطة اتخاذ القرارات بشأن مسائل معينة بحيث لا يستطيع أي شريك بمفرده أن يعرقل التقدم إلى أجل غير مسمى.

الأفكار النهائية: بناء شراكة تستمر

إن اتفاق الشراكة ليس علامة على عدم الثقة، بل هو علامة على الحكمة، إذ أن شركاء الأعمال التجارية الصغيرة، بأخذ الوقت لصياغة وثيقة شاملة وواضحة وعادلة، قد أقاموا أنفسهم بنجاح طويل الأجل، ويستخدم الاتفاق كبوصلة ترشد الأعمال التجارية عبر المياه الهادئة والعواصف، ويحمي الأفراد والمؤسسة، ويتيح للجميع التركيز على المسائل الأكثر أهمية: بناء عمل مزدهر معا.

تذكر أن تعيد النظر في الاتفاق بانتظام، وأن تستكمله مع نمو الأعمال التجارية، وأن تبقي خطوط الاتصال مفتوحة مع شركائك، واتفاق الشراكة المحافظ عليه جيدا وثيقة حية تعكس الواقع الحالي للأعمال التجارية والرؤية المشتركة لمالكيها.

For additional guidance, explore resources from organizations like SCORE, which offers free mentorship and templates for partnership agreements], or consult a small business attorney who can tailor an agreement to your unique situation.