Table of Contents

فالمنظمات غير الربحية تعمل كدعائم حيوية في مجتمعاتها المحلية، وتوجه الموارد نحو الأسباب الاجتماعية والتعليمية والثقافية والإنسانية، ومع ذلك فإن الأصول ذاتها التي تمول هذه البعثات من احتياطيات نقدية، أو عقارات، أو ممتلكات فكرية، أو أموال مقيّدة من المانحين، أو المعدات التي كثيرا ما تكون عرضة لمخاطر تحافظ على المشاريع التجارية الربحية نادرا ما تكون مواجهتها، كما أن هناك دعوى قضائية واحدة، أو حادثة اختلاس، أو مجموعة من المواد الإلكترونية يمكن أن تعطل عمليات حماية الأصول المالية.

فهم المخاطر غير الربحية في الأصول غير الربحية

وتعمل المنظمات غير الربحية في إطار بيان مخاطر مختلف اختلافاً جوهرياً عن الكيانات التي تسعى إلى الربح، وتُعتبر تدفقات إيراداتها أقل قابلية للتنبؤ بها، وكثيراً ما تكون سمعتها مرتبطة بثقة الجهات المانحة، وتمتد التزاماتها القانونية إلى ما يتجاوز حملة الأسهم إلى المصلحة العامة، ويمكن تصنيف مخاطر الأصول إلى عدة مجالات عامة، كل منها يتطلب استجابة مصممة حسب الاقتضاء.

المخاطر القانونية والمتعلقة بالمسؤولية

ويمكن اعتبار أعضاء المجلس والموظفين غير الربحيين مسؤولين شخصيا عن سوء الإدارة أو الإخلال بواجبهم الائتماني أو عدم الامتثال للوائح التنظيمية للولايات والأنظمة الاتحادية، بل إن عدم التدخل المتعمد بشكل جيد مثل الاستثمار غير المأذون به أو حدوث انتهاك متضارب بين المصالح يمكن أن يؤدي إلى رفع دعوى تستنفد الموارد التنظيمية، وبالإضافة إلى ذلك، فإن غير الربحيين يواجهون مسؤولية عن الأضرار التي تلحق بالممتلكات أو الحوادث التي تنطوي على متطوعين أو أخطاء في برنامج التسليم.

المخاطر المالية والاحتيالية

النقدية هي نضال الحياة لأية أغراض غير ربحية، ولكنها أيضاً هي الأكثر عرضة للسرقة الداخلية، والاحتيال في مجال البائعين، والسرقة الإلكترونية، وتُفيد رابطة امتحانات الاحتيال المصدقة باستمرار أن غير الربحيين يعانون بشكل غير متناسب من الاحتيال المهني بسبب ضعف الضوابط الداخلية وثقافة الثقة، وبدون الفصل بين الواجبات، وعمليات التسوية المنتظمة، والمراجعات المستقلة، حتى المنظمات الصغيرة يمكن أن تفقد مبالغ كبيرة قبل اكتشاف المخالفات.

المخاطر التشغيلية والممتلكات

فالأصول المادية - المذيبات والمعدات الطبية والحواسيب والمباني - تخضع للسرقة والكوارث الطبيعية والنيران والتخريب، ويعمل العديد من غير الربح على ميزانيات ضيقة لا تترك مجالاً كافياً للخصوم أو الخسائر غير المؤمّنة، كما أبرز وباء COVID - 19 خطر انقطاع الأعمال التجارية: فمنظمات لا تستطيع تقديم الخدمات عن بعد تواجه خسائر في الإيرادات وزيادة في التكاليف.

مخاطر البترول والامتثال

ويطالب المانحون وصانعو المنح بالشفافية، إذ إن فضيحة تنطوي على إساءة استخدام الأموال، وعدم الامتثال لاختبار الدعم العام الذي أجراه المعهد، أو ضعف إدارة البيانات، يمكن أن تؤدي إلى انخفاض مفاجئ في المساهمات وفقدان مركز الإعفاء الضريبي، وكثيرا ما يكون خطر البتر أصعب من حيث عدم التأكد والأبطأ في الإصلاح.

ويبدأ الخط الأول لحماية الأصول بالهيكل القانوني للمنظمة، وفي حين تعمل مجموعات صغيرة كثيرة كجمعيات غير مدمجة، فإن هذا لا يوفر حماية المسؤولية لأعضاء المجلس ويترك الموجودات الشخصية عرضة للخطر.

مؤسسة غير ربحية

إن إنشاء شركة لا تستهدف الربح بموجب قانون الدولة ينشئ كيانا قانونيا مستقلا يملك أصول المنظمة ويتحمل مسؤولياتها، وبصفة عامة لا يتحمل أعضاء المجلس وموظفوه المسؤولية الشخصية عن ديون الشركة أو التزاماتها، شريطة أن يلتزموا بواجباتهم الائتمانية المتمثلة في الرعاية والولاء والطاعة، كما أن الإدراج يشير إلى مصداقية المانحين وصانعي المنح والمقرضين.

الحصول على 501 (ج) (3) الإعفاء الضريبي

وبعد إدراج طلب الاعتراف به بموجب المادة 501(ج)(3) يعفي المنظمة من ضريبة الدخل الاتحادية ويسمح للمانحين بخصم التبرعات، والأهم من ذلك، أنه يفرض حظراً صارماً على التلقيح الخاص والنشاط السياسي، الذي يمكن أن يؤدي، إذا ما انتُهك، إلى إلغاء الوضع المعفى والضرائب الضريبة الكبيرة.() ويحافظ على الامتثال لشعبة المنظمات غير الحكومية [الجبهة المالية] هو أمر أساسي لحماية الأصول.]

الدولة التسجيل والامتثال

وتحتاج معظم الدول إلى غير ربحية تلتمس منح التسجيل لدى مكتب المدعي العام للدولة، ويمكن أن يؤدي عدم التسجيل إلى فرض غرامات، والتعليق القسري، والتعرض القانوني، واستخدام وكيل مختص مسجل، وتتبع الاحتياجات الخاصة بالدول، مثل التقارير السنوية والتجاوزات الإدارية المراجعة التي يمكن أن تعرض للخطر قدرة المنظمة على العمل.

التأمين: بناء شبكة أمان شاملة

والتأمين ليس اختياريا لحماية الأصول؛ فهو طبقة أساسية تنقل المخاطر إلى طرف ثالث، وينبغي للغير أن يعملوا مع السماسرة المتخصصين في القطاع على تغطية الخياطة بمخاطر التعرض المحددة لهم.

التأمين العام للمسؤولية

ويشمل ذلك الأضرار الجسدية، والضرر في الممتلكات، والمطالبات المتعلقة بالأضرار الشخصية الناشئة عن أماكن العمل أو العمليات أو المنتجات، على سبيل المثال، ينزلق المتطوعون في الطابق الرطب أثناء الحدث؛ وتغطي المسؤولية العامة التكاليف الطبية والدفاع القانوني، كما أن معظم الممولين يحتاجون إلى إثبات هذه التغطية قبل إصدار المنح.

المديرون والموظفون (مديرو) تأمين المسؤولية

ويحمي تأمين إدارة الشؤون الداخلية أعضاء المجلس وضباطه من المطالبات المتعلقة بالأفعال غير المشروعة، بما في ذلك سوء الإدارة، وخرق الواجب، والمسائل المتصلة بالعمالة، وبدون هذه التغطية، يمكن إجبار فرادى المديرين على دفع التسويات القانونية من جيبهم، ونظراً للتدقيق المتزايد في الحكم غير الربحي، أصبح التأمين ضد الموظفين تكلفة عادية لخدمة المجلس.

التأمين ضد المسؤولية المهنية/الغير والتأمين ضد الانبعاثات

وإذا كان الكسب غير الربحي يوفر خدمات مهنية - مثل المساعدة القانونية أو المشورة أو الفحوص الصحية - فإن هذه التغطية تحمي من الادعاءات بالإهمال أو عدم تحقيق النتائج الموعودة، بل إن البرامج التي تجري على نطاق واسع يمكن أن تواجه ادعاءات، ويمكن أن تتصاعد تكاليف الدفاع بسرعة.

التأمين على الممتلكات ودخل الأعمال

ويشمل التأمين على الممتلكات المباني والمعدات والمحتويات ضد الحرائق والسرقة والكوارث الطبيعية، وتحل التغطية المتعلقة بدخل الأعمال التجارية (أو توقف الأعمال) محل الإيرادات الضائعة وتدفع النفقات الجارية إذا ما تعطلت العمليات، ويقلل كثير من غير الربح من الوقت اللازم لإعادة البناء بعد وقوع كارثة؛ ويمكن أن يستنفد انقطاع لمدة ستة أشهر الاحتياطيات.

التأمين ضد المسؤولية عن الغير

ويستهدف الكسب غير الربحي على نحو متزايد هجمات الفدية والهجوم على الفدية، ويشمل التأمين ضد المسؤولية عن الآلات الإلكترونية تكاليف الاستجابة في مجال البيانات - بما في ذلك التحقيق الجنائي، والإخطار، ورصد الائتمان، والرسوم القانونية، ومدفوعات الفدية، وقد يشمل أيضاً المطالبات المتعلقة بعدم حماية بيانات المانحين والمستفيدين، وكأفضل الممارسات، يجمع هذه التغطية مع خطة قوية للاستجابة للحوادث.

جرائم وأعباء اخلاص

وتُغطى سياسات الجريمة من عدم صحة الموظفين، والتزوير، وسرقة الأموال أو الأوراق المالية، وتُصمم سندات التأليف خصيصا لتغطية الخسائر الناجمة عن أفعال غير مشروعة للموظفين أو المتطوعين، ونظراً إلى انتشار الاحتيال غير الربحي، فإن هذا أحد أكثر أنواع الحماية فعالية من حيث التكلفة.

الحوكمة والرقابة الداخلية كحارس للأصول

فالحكم القوي هو أساس حماية الأصول، والسياسات والإجراءات ليست عقبات بيروقراطية؛ وهي الضمانات التي تحول دون اختلاس الممتلكات، والانتهاكات التنظيمية، والضرر الناجم عن السمعة.

الفصل بين الواجبات

ولا ينبغي لأي شخص أن يتحكم في جميع مراحل المعاملة المالية، على الأقل، أن يفصل بين أدوار الإذن بالمدفوعات وتسجيل المعاملات وتسوية البيانات المصرفية، وبالنسبة للمنظمات الأصغر التي لا يوجد لها موظفون ماليون متفرغون، يمكن لأعضاء المجلس أن يتناوبوا واجبات الرقابة أو يستأجروا محاسبا متعاقدا مع جهات خارجية يقدم تقاريره إلى لجنة المالية.

سياسة تضارب المصالح

ومن شأن اعتماد سياسة مكتوبة لتضارب المصالح أن يُمنع أعضاء مجلس الإدارة المستقل أو الموظفين من الاستفادة شخصياً من نفقات المنظمة، وينبغي أن تتطلب هذه السياسة كشفاً سنوياً، وتراجعاً عن القرارات ذات الصلة، وعملية لمعالجة النزاعات المحتملة، وهذا شرط أساسي للحفاظ على مركز الإعفاء الضريبي.

الرقابة المالية ومراجعة الحسابات

وينبغي للجنة المالية التابعة للمجلس أن تستعرض البيانات المالية الشهرية، وأن ترصد الميزانية مقابل الأداء الفعلي، وأن تشرف على المراجعة أو الاستعراض السنويين، وبالنسبة للمنظمات التي تتلقى أموالا أو منحا اتحادية تزيد على ٠٠٠ ٧٥٠ دولار، فإن إجراء مراجعة واحدة في إطار التوجيه الموحد إلزامي، ولا يلبي فقط الاحتياجات القانونية بل يثني أيضا عن الغش ويوفر ضمانات موضوعية للجهات المانحة.

السياسات الاحتياطية وإدارة الاستثمارات

وتخص السياسة الرسمية للاحتياطي الأموال المخصصة لحالات الطوارئ، بما يكفل عدم فرض أي تخفيضات على البرامج.() ويوصي المجلس الوطني لللا تستهدف الربح ] بنفقات التشغيل في الاحتياطيات لمدة تتراوح بين ثلاثة وستة أشهر، أما بالنسبة لصناديق الهبات، فيسترشد بيان سياسات الاستثمار بتوزيع الأصول، وقواعد الإنفاق، ومستويات المخاطر المقبولة للحفاظ على رأس المال في الأجل الطويل.

حماية الأصول المالية: النقدية والاستثمارات والقيود المفروضة على المانحين

النقدية هي أكثر الأصول سائلة وأضعفها، ويجب على الجهات التي لا تستهدف الربح أن تنفذ إجراءات صارمة بشأن التعامل مع التبرعات والمدفوعات والحسابات المصرفية.

الضوابط المصرفية

:: الاحتفاظ دائما بحسابات منفصلة لصناديق التشغيل، والأموال المقيدة، والصناديق الاحتياطية، وتعهد توقيعين على جميع الشيكات فوق عتبة الحد الأدنى، وولاية إجراء التسويات المصرفية من جانب شخص غير مشترك في أنشطة إيداع الأموال أو صرفها، واستخدام خدمات إيجابية في مجال الدفع لكشف الاحتيال في مجال التحقق.

الأموال المقيدة من الجهات المانحة

وكثيراً ما يُرفق المانحون شروطاً للهدايا، مثل " لبرنامج المنح الدراسية فقط " ، وينتهك استخدام الأموال المقيدة لأغراض أخرى قانون الدولة للثقة الخيرية ويمكن أن يؤدي إلى رفع دعاوى قضائية من المانحين أو من المدعين العامين للدولة، كما أن وجود نظام واضح لسياسات وقبول الهدايا يتتبع القيود يحول دون سوء الاستخدام غير المقصود.

التأمين الإلكتروني للمدفوعات

ومع تزايد العطاء على الإنترنت، فإن مخاطر الغش في بطاقات الدفع - ينبغي للغير أن يكفل أن تكون صفحات التبرعات متوافقة مع نظام توجيه التبرعات الخاص وأن تستخدم كوادر لتلافي تخزين بيانات البطاقات الحساسة، وفيما يتعلق بعمليات النقل اللاسلكي ومدفوعات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، تنفيذ نظامين مزدوجين للإذن، وتحقيق المصالحة المنتظمة، والنظر في استخدام بوابة سداد مخصصة تدمج مع نظام المحاسبة للحد من الأخطاء اليدوية في الدخول.

حماية الأصول المادية والرقمية

وفيما عدا التمويل، فإن غير الربح يملك أصولا مادية ورقمية تتطلب حماية نشطة، وتشمل هذه الأصول المباني والمركبات والحواسيب وقواعد بيانات المانحين وسجلات البرامج.

تدابير الأمن المادي

:: وضع جميع المعدات ووضع علامات عليها بأعداد متسلسلة أو بعلامات تعقب، ووضع نظم إنذار، وكاميرات المراقبة، والإضاءة الكافية في المرافق، والقيام بعمليات تفتيش منتظمة، وتحتاج إلى فحص خلفي للسائقين، وخزن خزانات الملفات وأبواب المكاتب التي تحتوي على وثائق حساسة، ويمكن أن تمنع قائمة مرجعية أمنية بسيطة الخسائر التي تعطل العمليات اليومية.

أفضل الممارسات المتعلقة بالأمن السيبراني

وكثيراً ما تعمل برامجيات غير ربحية بميزانيات محدودة لتكنولوجيا المعلومات، مما يجعلها أهدافاً جذابة، وتدابير أساسية لأمن الفضاء الحاسوبي - مثل استخدام التوثيق المتعدد العناصر، وتشتيت البيانات، وحفظ البرامجيات، وإجراء عمليات دعم منتظمة - الحد من المخاطر، ووضع سياسة مكتوبة بشأن الأمن تتناول إدارة كلمة السر، والوصول عن بعد، والتصرف في الأجهزة.

دعم البيانات واستمرارية الأعمال

ويمكن لهجمات الفدية أن تغلق ملفات المانحين، والسجلات المالية، وبيانات البرامج، وأن تحتفظ بثلاث نسخ على الأقل من البيانات الهامة (الموقع، وخارج الموقع، والسحابة) وإجراءات إعادة الاختبار كل ثلاثة أشهر، وتوضح خطة استمرارية تصريف الأعمال كيف ستواصل المنظمة تقديم الخدمات خلال وبعد انقطاع العمل، بما في ذلك مواقع العمل البديلة، وبروتوكولات الاتصال، وخطوات الاسترداد ذات الأولوية.

الطوارئ والتخطيط للكوارث

ويمكن أن توقف العمليات منذ أسابيع أو أشهر بسبب الكوارث الطبيعية والأوبئة وخسائر البناء، كما أن خطة طوارئ استباقية تحمي الأصول والأشخاص الذين تخدمهم المنظمة.

وضع خطة للاستجابة للكوارث

تحديد المخاطر التي تُحدّد جغرافيا وعمليات المنظمة - الحرائق والفيضانات والأعاصير والزلازل - ينبغي أن تسند الخطة أدواراً للإجلاء والاتصالات ونقل الأصول، وأن تشمل قائمة بالاتصالات الطارئة، وأرقام سياسات التأمين، وتفاصيل حساب البائعين في ظرف مغلق يمكن الوصول إليه من قبل الموظفين الرئيسيين وأعضاء مجلس الإدارة.

تقييم الثغرات في التأمين

وكثيرا ما تستبعد السياسات العامة المتعلقة بالممتلكات الفيضانات أو الزلازل أو الأوبئة، وتشتري ركابا مستقلين أو سياسات قائمة بذاتها لمواجهة المخاطر المعروفة، وتستعرض حدود التغطية سنويا لتسديد التضخم وعمليات الاحتياز الجديدة، وتنظر أيضا في تغطية المسؤولية للمتطوعين الذين يتم نشرهم في أنشطة التخفيف من حدة الكوارث.

التدريب والثقافة: العنصر البشري

وحتى أكثر السياسات تطوراً غير فعالة إذا لم يكن الموظفون والمتطوعون على علم بها، وتبدأ ثقافة حماية الأصول بتوجيهها وتواصل من خلال التدريب المنتظم.

تدريب المجلس والموظفين

وينبغي أن يتلقى كل عضو جديد في المجلس توجيهاً في المسؤوليات الائتمانية يشمل حماية الأصول، وتضارب المصالح، وسياسات المبلِّغين عن المخالفات، ويقدم كل عام معلومات عن مواضيع مثل الاعتراف بالبريد الإلكتروني المتلف، وتداول الأموال النثرية، والإبلاغ عن النشاط المشبوه، معايير يمكن أن تكون بمثابة مناهج تدريبية.

الرقابة على المتطوعين

وكثيرا ما يتولى المتطوعون التعامل مع النقدية أو المركبات أو الوصول إلى قواعد بيانات المانحين، ويضعون كتيبا للمتطوعين يحدد التوقعات المتعلقة بصون الأصول، ويخضعون لفحص أساسي للأدوار التي تشمل الأطفال أو البالغين الضعفاء أو المعاملات المالية، وينبغي للمشرفين أن يرصدوا أنشطة المتطوعين وأن يعالجوا على وجه السرعة انتهاكات السياسات.

حماية المبلِّغين

وتشجع سياسة قوية للمبلِّغين عن المخالفات الموظفين والمتطوعين على الإبلاغ عن الشواغل دون خوف من الانتقام، وهذا ليس من أفضل الممارسات في مجال الحكم فحسب، بل أيضاً شرطاً للحفاظ على مركز الإعفاء الضريبي بموجب قانون ساربانيز - أوكسلي، ويمكن أن يزيد الخط الساخن للإبلاغ من مجهول أو أمين مظالم خارجي الثقة في عملية الإبلاغ.

الاستنتاج: حماية الأصول بوصفها منفذا للبعثة

وكثيرا ما ينظر إلى حماية الأصول على أنها شاغل في مكتب خلفي، ولكنها تؤثر مباشرة على قدرة المنظمة على تنفيذ مهمتها، إذ يمكن أن تؤدي معاملة احتيالية واحدة أو خرقا هائلا للبيانات إلى إعادة البرمجة لسنوات، وتضر بالثقة التي يعلقها المانحون والمستفيدون في المنظمة، ومن خلال اعتماد الاستراتيجيات المبينة هنا - من التأسيس القانوني والتأمين الشامل إلى ضوابط مالية صارمة، وأمن الفضاء الإلكتروني، وقادة التخطيط في حالات الطوارئ - إلى حد كبير، إلى إنشاء منظمة مرنة تصب على الأزمات وتستمر في توفير الحماية.