استعراض شامل لإجراءات الاكتشاف المدني وأفضل الممارسات

فالاكتشاف المدني غالبا ما يكون أكثر مراحل التقاضي كثافة من حيث الموارد، ومع ذلك، فهو أيضا المرحلة التي يحدد فيها مباشرة نتائج القضية، وعندما يُنفذ على نحو سليم، يكفل الاكتشاف لجميع الأطراف إمكانية الحصول على الأدلة اللازمة لتقديم مطالباتها والدفاع عنها، ويشجع على التسوية المبكرة، ويمنع المحاكمة بالكمين، ويمكن أن يؤدي ذلك، عند سوء الإدارة، إلى سحق التكاليف، وإلى فرض عقوبات سياسية، بل إلى دراسة المبادئ الأخلاقية الشاملة.

ما هو الاكتشاف المدني؟

والاكتشاف المدني هو العملية الرسمية التي تقوم بها الأطراف في الدعوى القضائية بتبادل المعلومات وجمع الأدلة قبل المحاكمة، وهي تحكمها المحاكم الاتحادية بموجب القواعد 26 إلى 37 من القواعد الاتحادية للإجراءات المدنية، وتطبق قواعد مماثلة في معظم محاكم الولايات، والغرض الأساسي من الاكتشاف هو جعل عملية التقاضي أكثر عدلاً عن طريق إزالة المفاجآت وتشجيع التسوية عن طريق الشفافية وتضييق المسائل التي يجب النظر فيها، كما أن الاكتشاف يحافظ على الأدلة في وقت مبكر.

فالكشف ليس محدوداً، فبموجب القاعدة 26(ب)(1) من قانون منع الفساد، يجب أن يكون الاكتشاف متناسباً مع احتياجات القضية، بالنظر إلى أهمية المسائل، والمبلغ الذي يثير الجدل، وموارد الأطراف، وتعقيد التقاضي، والعبء الذي يقع على الطرف المجيب، وقد أصبح مبدأ التناسب هذا بالغ الأهمية عندما تتراجع المحاكم عن الطلبات الواسعة للغاية التي تسعى إلى دفن الخصوم في نطاق غير ذي أهمية.

الأنواع الرئيسية من أساليب الاكتشاف

ويخدم كل أسلوب اكتشافي غرضاً متميزاً، ويجمع بين المتقاضين المهرة من أجل تكوين صورة إثبات كاملة، ويُستدلى على ذلك نظرة موسعة على أكثر الأساليب شيوعاً.

الاستجواب

والاستجوابات هي أسئلة مكتوبة موجهة إلى طرف آخر يجب الإجابة عنها تحت القسم، وتقصر المحاكم الاتحادية عدد الاستجوابات )عادة ٢٥، بما في ذلك الأطراف الفرعية( للحد من الاستخدام المفرط، وهي مفيدة بصفة خاصة للحصول على معلومات أساسية، مثل هوية الشهود، ووجود الوثائق ذات الصلة، ونظريات الطرف في القضية، والصياغة الدقيقة ضرورية: تقديم ردود مبهمة أو أكثر اتساعا، ودعوة اعتراضات دقيقة.

الإيداعات

وتشمل الإيداعات استجواب شاهد عن طريق الفم تحت القسم، يسجله مراسل المحكمة (وبالصورة المصورة غالبا)، ويسمح للمحامين بتقييم مصداقية الشاهد، أو القفل في الشهادة المقسمة، واستكشاف مواضيع بعمق تتجاوز ما يمكن أن توفره الردود الخطية، وتكون إيداعات ممثلي الشركات بموجب القاعدة 30 (ب) (6) قوية بوجه خاص، حيث يتكلم الشخص المعين عن الكيان نفسه، وتتمثل أفضل الممارسات في إعداد وثائق غير مكتملة، وتجنبا لطرح الشهود.

طلبات الإنتاج

أما طلبات إنتاج الوثائق، والمعلومات المخزنة إلكترونياً، أو الأشياء الملموسة فهي مجموعة العمل من الاكتشافات الحديثة، ويجب على الأطراف أن تنتج وثائق في حوزتها أو حضانة أو سيطرة ذات صلة ومتناسبة، وهذا يعني اليوم التعامل مع المحفوظات الإلكترونية وقواعد البيانات وتخزين الغيوم والبيانات الوصفية، ويبدأ واجب الحفاظ على مبادرة الفضاء الإلكتروني بمجرد توقع معقول للمقاضاة، وقد يؤدي الفشل في ذلك إلى فرض عقوبات محددة النطاق بدلاً من الطعن في طلبات الشراء.

طلبات القبول

وطلبات القبول من أحد الأطراف قبول بيانات وقائع محددة أو رفضها (أو صحة الوثائق) وإذا لم يرد الطرف المجيب في الوقت المناسب، يعتبر كل مسألة مقبولة، وطلبات القبول أدوات قوية لتضييق القضايا، وإلغاء الحاجة إلى إثبات الوقائع التي لا جدال فيها في المحاكمة، وربما كسب الحكم الموجز، وينبغي استخدامها بعد اكتشاف آخر يوضح الوقائع وينبغي صياغتها على أنها بيانات بسيطة وغير مشفوعة بتحفظات.

الامتحانات البدنية والعقلية

يجوز للمحكمة بموجب المادة 35 أن تأمر الطرف الذي تكون حالته البدنية أو العقلية " في خلاف " بأن يقدم إلى خبير محايد فحصاً، وهذه الطريقة شائعة في حالات الإصابة الشخصية، وسوء التصرف الطبي، والتمييز في العمل، ويجب على الطرف الطالب أن يبدي سبباً وجيهاً، وعادة ما يقوم بإجراء الفحوص طبيب أو أخصائي نفسي، ويتلقى الطرف المُسجِّل تقريراً خطياً يمكن استخدامه في المحاكمة.

الخطوات الإجرائية في عملية الاكتشاف

وتظهر عملية الاكتشاف في سلسلة من الخطوات المنظمة، رغم وجود تباينات تبعا للولاية القضائية وتعقيد الحالة.

الكشف الأولي (المادة 26(أ)(1))

ودون انتظار طلبات الاكتشاف الرسمية، يجب على الأطراف أن تقدم تلقائياً إفشاءات أولية تتضمن أسماء الشهود الذين يحتمل أن يكون لديهم معلومات يمكن اكتشافها ومعلومات الاتصال بهم، ونسخة أو وصف للوثائق، ووكالة الاستخبارات المالية الموجودة بحوزتهم، وحساب الأضرار، واتفاقات التأمين، وقد حددت هذه الإفصاحات مرحلة الاكتشافات اللاحقة، وقد يؤدي عدم الكشف الأولي إلى استبعاد تلك الأدلة أثناء المحاكمة.

The Discovery Plan and Scheduling Conference

وفي وقت مبكر من هذه القضية، كثيرا ما تشارك الأطراف في مؤتمر للقاعدة الاتحادية 26 (و) ( " عقد اجتماعات وتداول " ) لمناقشة نطاق الاكتشاف، وأي مسائل تتعلق بحفظ مبادرة الأمن والتعاون في أوروبا، وما إذا كانت ستوافق على خطة اكتشاف، وتوقيت الأحداث الرئيسية، ونتيجة لذلك، يقترح ترتيب مواعيد تحدد المواعيد النهائية لاكتشاف الوقائع، واكتشاف الخبراء، واختتام مرحلة الاكتشاف.

طلبات الاكتشاف الرسمي

وبعد الكشف الأولي، تقوم الأطراف بالاستجواب، وطلبات الإنتاج، وطلبات القبول، والإخطارات المتعلقة بالإيداع، ولكل نوع من أنواع الطلبات شروط توقيت وخدمة خاصة بها، وعلى سبيل المثال، يجب تقديم الاستجوابات وطلبات القبول بحيث تكون الردود مستحقة قبل نهاية الاكتشاف، وينبغي للطرف العامل أن يتتبع جميع المواعيد النهائية وأن يكتشف في وقت مبكر بما يكفي لمغادرة المكان المخصص للمتابعة.

الردود والاعتراضات

وللطرف المجيب فترة محددة (تبلغ مدتها 30 يوما في المحكمة الاتحادية) لتقديم ردود خطية، أما فيما يتعلق بطلبات الإنتاج، فيجب أن ينص الرد على السماح بالتفتيش والتأليف أو الاعتراض، ويجب أن يُعلن الاعتراضات بدقة ولا يمكن أن تُغذى، أما بالنسبة للاستجوابات، فيجب الإجابة على كل سؤال على حدة وبأكملة تحت القسم، ما لم يعترض على ذلك، فيمكن للطرف الذي لا يستجيب في الوقت المناسب أن يتنازل عن جميع الاعتراضات.

الإيداعات وكشف الخبراء

ويجري الإيداع عادة بعد تبادل الاكتشافات الخطية ولكن قبل نهاية اكتشاف الوقائع، ويتبع اكتشاف الخبراء مساراً مستقلاً: يجب على الأطراف أن تكشف عن تقارير الخبراء (ما لم يكن الخبير مقتصراً على استشارة المحاكمات) ثم يجوز لها أن تتخلص من الخبراء المعارضين، ويخضع اكتشاف الخبراء للمواعيد النهائية الصارمة وكثيراً ما يتطلب التنسيق فيما يتعلق بإنتاج الوثائق والبيانات من العمل الأساسي الذي يقوم به الخبير.

Discovery Motions

وتحل المنازعات المتعلقة بالاكتشافات بالطلبات المقدمة إلى المحكمة، وتشمل الالتماسات المشتركة التماسات لإرغام الطرف على الرد (الطلب إلى المحكمة بأن يطلب من الطرف الرد)، وطلبات الحماية، وطلبات الجزاءات، ويجب على الأطراف في الاجتماع والمنازعات أن تحاول حل المنازعات دون تدخل من المحكمة - وهو شرط أساسي لمعظم الطلبات التي تم اكتشافها، ويوثق المحامي الفعال هذه الجهود الحسنة الحسنة بشكل دقيق.

أفضل الممارسات لاكتشاف فعال وفعال

وتتطلب إدارة الاكتشافات جيدا الانضباط والتنظيم والتفكير الاستراتيجي، ويمكن أن تساعد أفضل الممارسات التالية على خفض التكاليف، وتفادي الجزاءات، وتعظيم قيمة الأدلة التي يتم الحصول عليها.

تنفيذ التناسب من البداية

قبل الاكتشاف، تقييم الاحتياجات النسبية للقضية، والنظر في مقدار الخلاف، وتعقيد القضايا، والثقل على الطرف المتعارض، وطلبات البيع إلى القضايا الوقائعية والقانونية المحددة بدلاً من إطلاق النار على المطالب ذات الطابع المطلق الذي يولد جبالاً من بيانات غير ذات صلة، وتتزايد استعداد المحاكم لقطع الاكتشافات التي لا تستوفي معيار التناسب.

وضع خطة شاملة لوكالة الفضاء الأوروبية

وفي عالم اليوم الرقمي، يؤدي الكشف الإلكتروني دائما دورا رئيسيا، ويعمل مع العميل في وقت مبكر لتنفيذ عقد قانوني، ومصادر بيانات الجرد، وتحديد شروط البحث المعقولة، وأميني الرعاية، واستخدام أدوات مثل EDRM]، وهو نموذج لتنظيم عملية الاكتشاف الإلكتروني، والتعاون مع المحامي المعارض بشأن شروط البحث، وبروتوكولات الاستعراض المزودة بالتكنولوجيا، للحد من المنازعات المتعلقة بحجم البيانات.

حافظ على لغز بريفلج هذا في الواقع مفيد

ويجب على الأطراف أن تكشف عن الوثائق التي تحجبها على أساس الامتياز (الموكلة إلى المسافرين، ومنتج العمل، وما إلى ذلك) ويجب أن يصف سجل الامتيازات الوثيقة (التاريخ، المؤلف، المتلقين، الموضوع) وأن يقدم تفاصيل كافية تسمح للطرف المتعارض بتقييم المطالبة بالامتياز، وتتمثل أفضل الممارسات في استخدام نموذج متسق وتحديث السجل كعوائد اكتشافية، وتتيح بعض المحاكم استخدام سجلات مفصلة لأحجام مماثلة من الاتصالات المميزة.

الاتصال والتعاون مع المستشار المعارض

فالتصرفات العدائية التي تمنع الاكتشاف المعقول للدعوات الداعية إلى فرض الجزاءات ويمكن أن تسمم الجو الذي يفصل فيه التقاضي، بل تحاول إقامة علاقة مهنية في وقت مبكر، وتتفق على التمديد عند الحاجة، وتتبادل الإيسي أوكسا في أشكال يمكن استخدامها بصورة عامة، وتصحح فورا أي إنتاج غير مقصود، وتحتاج محاكم عديدة الآن إلى " شهادة امتثال " تبين الجهود الحسنة النية قبل تقديم الطلب، ويخفض التعاون من التكاليف والسرعة في التسوية.

قابلوا جميع المواعيد النهائية ووثقوا كل شيء

والمواعيد النهائية للكشف هي مواعيد المحكمة ونادرا ما تكون مرنة، واستخدام نظام لإدارة القضايا لتتبع مواعيد الخدمة، والمواعيد النهائية للرد، وتحديد مواعيد التأشيرات، والاحتفاظ بسجل للاكتشاف يسجل تاريخ كل طلب، ورد الطرف الآخر، وأي رسائل متابعة، وهذه الوثائق لا تقدر بثمن إذا ما لزم تقديم طلب لإرغام أو الرد على طلب بالتنازل عن الجزاءات.

استخدام التكنولوجيا في استعراض الوثائق الأساسية

ويُعد استعراض الوثائق الدليلي مكلفاً ومعرضاً للخطأ، إذ توفر برامج الاكتشاف الإلكتروني الحديثة (القابلية للذوبان، واللوغيكويل، وإفيرلو) أدوات لتصحيح ازدواجية الوثائق ورقمها القياسي ووثائق البحث، وتُستخدم الترميز الافتراضي (المسمّى أيضاً بالآلية) لتحديد الوثائق المستجيبة، مع الحدّ الشديد من عبء الاستعراض البشري، وفي حين أن تكاليف التجهيز الأولية يمكن أن تكون مرتفعة، فإن شكل التعبئة في الحالات الكبيرة هائل.

مخاطر التأقلم والتحكم فيها

إن التسييس - تدمير الأدلة أو تغييرها - يمكن أن يكون مدمرة، وعندما يتوقع بشكل معقول أن يصدر عقد قانوني لوصي رئيسي، وينبغي أن يكتب الإشعارات بلغة واضحة وأن يعزز دوريا، وأن يرصد الامتثال عن طريق مراجعة البيانات، وإذا حدث تدمير غير متعمد، يتشاور مع Cornell Legal Information Institute ، ويجد لمحة عامة عن الجزاءات ذاتية.

التحديات المشتركة في مجال الكشف عن المعلومات وكيفية التغلب عليها

طلبات عامة أو غير مبررة

وكثيراً ما تقدم الأطراف طلبات الاكتشاف التي تسعى إلى الحصول على كل وثيقة أو بريد إلكتروني تمس عملية تجارية كاملة، وتستجيب بفعالية من خلال الاعتراض على أساس التجاوز المفرط وعدم التناسب، وتوفر تفسيراً محدداً للعبء (مثل عدد أمناء الاستثمار، وحجم الإيسي أو الوقت اللازم)، وتقترح بديلاً محدوداً بدرجة أكبر مثل أخذ عينات فرعية من البيانات أو الاتفاق على شروط الحماية.

إنتاج البوليفيكات المُنَحَّة وغير المُستفَر

ومن شأن إصدار وثائق متميزة أن يتنازل عن الامتياز دون قصد، ومن أجل الحماية من التنازل، واستعراض جميع الوثائق قبل الإنتاج بعناية، واستخدام الاتفاقات القائمة على التقادم (المادة 502 (د)) التي تسمح للطرف المنتج بإعادة حجب الوثائق المميزة التي تنتج عن غير قصد دون أن يتنازل عن الامتيازات المتعلقة بالموضوع برمته، وتصدر محاكم عديدة هذه الأوامر الآن بناء على طلبها.

منازعات الاكتشاف الإلكتروني بشأن شروط البحث

وكثيرا ما يؤدي وضع مصطلحات بحث شاملة وغير متجاوزة إلى عقد جلسات واسعة النطاق للمقابلة والتداول، وتتمثل أفضل الممارسات في البدء بعبارات واسعة قليلة تستند إلى الوقائع الرئيسية للقضية، واختبارها على مجموعة بيانات العينة، والتنقيح مع المحامي المعارض، والنظر في استخدام أدوات البحث المفاهيمي إذا استمر النزاع، وتوثيق جميع الاتفاقات في أمر بروتوكول صادر عن المؤسسة.

الترسيب والاعتراضات

ويدرب بعض المحامين الشهود عن طريق اعتراضات حجية أو مقترحة، وإذا ما تم الإدلاء بالشهادة في المحكمة الاتحادية (المادة 30 (ج) (2))، فإن الاعتراضات يجب أن تكون موجزة وغير ملزِمة، ولا تأمر شاهداً بعدم الإجابة إلا إذا طلب السؤال معلومات متميزة أو ينتهك أمر المحكمة، وإذا حدث إعاقة، يجوز لك تعليق الشهادة والتماس قرار من المحكمة، وتسجل دائماً سجلاً واضحاً للسلوك غير السليم.

دور التكنولوجيا في الاكتشاف الحديث

وقد تغيرت التكنولوجيا بصورة أساسية في الاكتشافات، إذ تمثل المعلومات المخزنة إلكترونياً الآن الأغلبية الساحقة من الأدلة في القضايا المدنية، وقد عُدِّل القانون المتعلق بالممارسات الإلكترونية، بما في ذلك القاعدة 34(ب) التي تشترط على الأطراف تحديد شكل الإنتاج (مثلاً، السكان الأصليون، ومؤسسة التمويل الأولي، ومؤسسة PDF) ويمكن أن تجهز الأدوات مثل الاستعراض المدعم ملايين الوثائق في أيام، غير أن يؤدي الاعتماد على التكنولوجيا أيضاً إلى مخاطر:

وتتمثل أفضل الممارسات في تعيين اتصال إلكتروني للكشف في وقت مبكر من الحالات التي يُستحسن أن يكون شخصاً لديه خبرة تقنية يمكنه الاتصال بين الأفرقة القانونية ودوائر تكنولوجيا المعلومات، ويستخدم العديد من شركات القانون حالياً محامين أو خبراء استشاريين مكرسين للكشف عن المعلومات، وبالنسبة للحالات الأصغر، فإن الحلول البسيطة مثل قراءة البريد الإلكتروني والكشف عن المعلومات على نحو مضاعف لا تزال تحقق وفورات كبيرة، ومن الضروري أن يتوفر فهم قدرات وقيود أدوات الكشف عن المعلومات الإلكترونية لأي ملجأ مبت اليوم.

المسائل الدولية والمتعددة الاختصاصات

وعندما يتعلق الأمر بالمنازعات بأطراف أو أدلة موجودة في بلدان متعددة، يصبح الاكتشاف أكثر تعقيداً، وقد تقيد قوانين حماية البيانات، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات الصادرة عن الاتحاد الأوروبي، والأنظمة الأساسية المماثلة في دول أخرى، نقل البيانات الشخصية، وستظل المحاكم الأمريكية ملزمة بإنتاج المعلومات ذات الصلة حتى وإن كانت تنتهك القانون الأجنبي، ولكنها غالباً ما تكون مراعياً للاعتبارات المتعلقة بالمجاملة.

خاتمة

والاكتشاف المدني هو المحرك الذي يدفع إلى التقاضي الحديث، إذ إن عملية الاكتشاف التي تجري بشكل جيد لا تكشف الحقيقة الوقائعية فحسب، بل تشجع أيضاً على التسوية المبكرة، وتخفف من مخاطر المحاكمة، وتضمن إدارة العدالة بصورة عادلة، ومن خلال اتباع أساليب الاكتشاف المختلفة، والتقيد بالمتطلبات الإجرائية، واستخدام التكنولوجيا الذكية، وبعد أفضل الممارسات، يمكن للمهنيين القانونيين أن يحولوا الاكتشاف من عبء ثقيل إلى ميزة استراتيجية.